En el ámbito comercial, se suelen utilizar diferentes documentos que permitan establecer relaciones de confianza entre los clientes y las empresas y, de esta manera, asegurar próximas ventas y concretar oportunidades de negocio. Uno de estos documentos es la hoja de pedido.
Con el formato hoja de pedido de Excel, podrás realizar solicitudes de mercancía de manera eficaz y llevar a cabo procesos de compraventa más seguros y estables. Pero ¿de qué se trata este término? A continuación, te explicaremos.
¿Qué es una hoja de pedido?
Una hoja de pedido es un documento comercial emitido por una empresa para ofrecer el catálogo de sus productos a sus clientes y realizar un pedido de los mismos. Este se utiliza en caso de que no se encuentren existencias disponibles de un producto en el momento de la compra, por lo que es necesario realizar una solicitud ya sea al proveedor o distribuidora del mismo o al fabricante.
En este documento se especifican todos los productos que la empresa ofrece, y el cliente tiene la oportunidad de solicitar cierta cantidad de los mismos, para continuar con el proceso de compraventa.
Guarda una función similar a una orden de compra. Sin embargo, aunque en algunas ocasiones los dos términos hacen referencia a un mismo documento, la hoja de pedido se emplea por parte de una empresa, que funciona como intermediaria de una solicitud entre un cliente y un tercero.
Partes y elementos de la estructura de una hoja de pedido
Al momento de emitir una hoja de pedido, está deben incluir los siguientes datos:
1. Datos generales del cliente: generalmente, estos se encuentran en la parte superior del documento, e incluyen lo siguiente:
- Nombre del cliente.
- Número de identificación tributario: es un código único e irrepetible que identifica tanto a personas naturales como a personas jurídicas.
- Dirección domiciliaria.
- Código postal.
- Correo electrónico.
2. Datos de los productos: son todos aquellos detalles que identifican a cada uno de los productos que se ofrecen, entre los cuales se deben incluir:
- Marca del producto.
- Línea del producto.
- Código de barras o EAN.
- Número de referencia.
- Precio unitario sin recargos por IVA u otro concepto.
3. Cantidad: es la cantidad de unidades que el cliente solicita por cada producto.
4. Valores totales: en primera instancia, se debe calcular el subtotal del pedido, es decir, la suma de los precios totales por producto. Posteriormente, se realiza el ajuste con posibles descuentos, así como con el IVA y, por último, calcular el valor total.
Plantilla hoja de pedido en Excel: Características
- Utiliza funciones matemáticas de Excel que permiten realizar cálculos rápidos.
- Cuenta con una base de datos de gran capacidad.
- Archivo exportable en formato PDF y listo para imprimir.
- Tabla de datos organizada y estructurada para un mejor manejo.
- Base de datos diseñada para realizar registros rápidos.
Cómo llenar el modelo de hoja de pedido en Excel
Para diligenciar el modelo de hoja de pedido de Excel Para Todos, solo debes seguir las instrucciones a continuación:
1. Ingresa todos los datos de los productos que deseas ofrecerle a tus clientes, incluyendo el precio unitario de cada uno.
2. El cliente, por su parte, debe especificar la cantidad de unidades que desea de cada producto e ingresar sus datos personales.
3. Finalmente, podrás observar que, en la parte superior derecha de la plantilla, se realizarán los cálculos de manera automática, y obtendrás el valor total del pedido en un instante. ¡Así de fácil puedes gestionar las solicitudes de tus clientes!
Hoja de pedido ejemplo
Beneficios de usar el formato hoja de pedido en Excel y PDF
- Puedes realizar cálculos rápidos respecto a los diferentes valores del pedido, sin necesidad de hacer operaciones matemáticas manuales.
- Te permite organizar una gran cantidad de datos en una sola tabla.
- Es una plantilla intuitiva y fácil de utilizar, pues no requieres de conocimientos previos de Excel.
- Registra, de manera rápida y sencilla, todos los productos de tu pedido.
¿Necesitas ayuda?
Puedes dejarnos tu mensaje, en caso de que necesites ayuda, tienes alguna duda o quieras realizar una sugerencia, en este enlace. Solo debes diligenciar el formulario con los datos que se especifican allí y revisaremos tu caso tan pronto como sea posible.
A través de nuestros cursos de Excel podrás ampliar tus conocimientos en cuanto al funcionamiento de esta importante herramienta y, de esta manera, aprovechar de mejor forma todos los recursos que te puede ofrecer. ¡Motívate a aprender todo lo que necesitas saber sobre Microsoft Excel y así mejorar tu vida profesional!
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