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¿Cómo lograr que las solicitudes de compra entre departamentos de tu empresa sean controladas y organizadas? con el Formato de Requisición de compra en Excel.
El formato de requisición compra en Excel, es un documento para uso interno de tu organización, sin importar a qué sector perteneces. Normalmente es usado entre áreas para solicitar compras o traslados de materiales o insumos.
¿Qué es una requisición de compra?
Es una solicitud de compra que se realiza internamente dentro de una empresa u organización, por ejemplo; comprar un computador para el departamento de marketing por deterioro o daño.
El departamento de marketing no debe realizar la compra directamente, debido a que no debe tener la autonomía para realizarlo.
Con el objetivo de controlar y monitorear las compras, el departamento de marketing realiza su formato de requisición de compra del computador y se lo remite al departamento de compras.
Ojo, no debes confundir requisición de compra y orden de compra, debido a que la primera es de uso estrictamente al interior de las organizaciones, para solicitar una compra. La segunda constituye un pedido en firme a un proveedor específico.
Estructura de la requisición de compra
Toda requisición de compra debe contar con unos elementos claves:
- Número de requisición: debe ser un número o código consecutivo, al cual se le pueda realizar un seguimiento, a su vez que una priorización de compra.
- Fecha: Determina la fecha real en la que se realizó la solicitud, con este dato y dependiendo de la urgencia de la compra, se podrá determinar la prioridad de compra.
- Identificación de persona quien solicita: Debe definir claramente quien realiza la solicitud; nombre completo y cargo.
- Departamento: al que pertenece el solicitante y hacia dónde va dirigida la compra.
- Artículos: Debe indicar la descripción y cantidad de los artículos.
Adicionalmente en la requisición de compra se pueden incluir las observaciones que se desee, ya que entre más específica sea la compra, mejor para el comprador.
Por ejemplo, si se realiza la requisición para comprar un computador para un editor de video, tendrá características diferentes a las de un computador para un contable; programas, capacidad de memoria, complementos… etc.
Características del formato hoja de requisición de compra
El formato de requisición de compra en excel, cuenta con una características especiales, que permitirá hacer solicitudes de compra claras, completas y descriptivas:
- Permite especificar la procedencia del producto a solicitar; nacional, importado, interno (se refiere al traslado de productos entre dependencias)
- Contiene un espacio para solicitante con los datos más importantes.
- Contiene espacio para detallar de manera más específica la información de la requisición.
- Permite adjuntar la información sugerida del proveedor de compra.
- Fácil de usar.
- Diseño profesional.
- Descarga gratuita en formato pdf e imprimible.
Cómo usar el formato de requisición de compra
Utilizar esta plantilla es muy sencillo. Inicia navegando hasta la hoja 👉Requisición de compra y diligencia la siguiente información:
- Almacén de entrega: Indica el almacén en donde se deben entregar los elementos pedidos.
- Procedencia: Especifica si se trata de materiales nacionales, importados, o si se trata de un traslado entre dependencias, debes escoger la opción 👉INTERNA e indicar la dependencia de la cual procede.
- Identificación: Es el bloque, siguiente a los datos de almacén y procedencia. Debes diligenciar el nombre, email y extensión del solicitante (telefónica interna).
- Especificar la fecha de la requisición y fecha preferente de entrega: Esto debe realizarse con el objetivo de cumplir con la urgencia de la demanda.
- Otra información: Departamento de compra, tipo de material; identificar a qué clase pertenece en la lista. Además identificar, para la trazabilidad, si los materiales pedidos deben asociarse a un pedido de cliente u orden de producción.
Luego, en el bloque “EN CASO DE SER NECESARIO…”, especificar con mayor detalle el tipo de producto y características esperadas.
En el cuerpo de la tabla, debes especificar las cantidades, Id, descripción y costos presuntos de los productos, para tener una valoración orientativa de la requisición de compra.
En el footer de la plantilla, puedes sugerir un proveedor para cumplir con los materiales requeridos y por último debe tener la firma autorizada, del solicitante y su jefe inmediato autorizando la requisición de materiales.
La plantilla, además cuenta con la opción de exportar el formato de requisición de compra a PDF.
Ventajas del formato hoja de requisición de compra
- Generación e impresión de la requisición de compra en PDF.
- Formato preparado para impresión inmediata.
- Permite la compra de manera organizada, según fecha de solicitud, urgencia o tipo de solicitud.
- Facilita el control de las requisiciones de compra y las solicitudes por parte de los departamentos.
- Facilita al departamento de compras controlar sus procesos entre las necesidades internas de la organización, o las compras por producción.
Tecnología aplicada al formato de requisición de compra
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