Listas desplegables en Excel
El día de hoy veremos cómo crear listas desplegables en Excel para que los usuarios que solicita el archivo o tengan acceso puedan elegir las opciones que le estamos dando.
Primero, veamos ¿Qué es una lista desplegable en Excel? Básicamente es un listado de opciones que podemos parametrizar en una celda. Estos datos pueden ser seleccionados por la persona que está usando el archivo o para que esta persona, no tenga que ingresar los datos manualmente. Sino, más bien deba limitarse a escoger lo que está dentro de nuestra lista desplegable en Excel.
¿Qué nos permite las listas desplegables en Excel? Nos permite que la persona que esté utilizando el archivo, rellene la información tal cual como nosotros la queremos. Así también, podemos evitar errores ortográficos, problemas con mayúsculas o minúsculas, formatos y todo tipo de cosas que infieran en nuestra base de datos para que deje de ser homogénea
Como hacer listas desplegables en Excel
Entonces, vamos a hacer un pequeño tutorial para ver como se hace una lista desplegable en Excel. Para lo cual, vamos a utilizar una lista de países como nuestro ejemplo.
En la celda D3 tenemos nuestro encabezado (Países) y en la celda E3 vamos a colocar nuestra lista desplegable. Vamos a irnos a la ficha datos y buscamos en herramientas de datos, el icono de validación de datos.
Ahora en Configuración en la opción de permitir, vamos a escoger lista y en origen podemos poner nuestras opciones de las listas desplegables, por ejemplo vamos a poner nuestra lista de países (España;Colombia;Alemania;Fancia)
Dentro de las opciones que nos da la validación de datos podemos poner un mensaje de entrada. Para ello, nos vamos a la pestaña de Mensaje de Entrada y configuramos nuestro mensaje. Para nuestro ejemplo voy a poner en el titulo (Países) y en mensaje de entrada (Seleccionar países autorizados) y ahora le damos en aceptar.
Ahora podemos ver nuestro mensaje que sirve de ayuda, para que los usuarios puedan identificar qué tipo de contenido puede tener esta selección de lista desplegable. También, podemos ver nuestras 4 opciones de países que parametrizamos manualmente y que el usuario ya podría escoger.
Esta es la primera opción de cómo crear una lista desplegable de Excel, escribiendo directamente en los parámetros de lista los países separados por puntos y coma, sin necesidad de comillas.
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Crear un desplegable en Excel
Otra forma de crear listas desplegables en Excel es la siguiente. Supongamos que tenemos otra hoja que se llama parámetros y en ella listamos los países.
En esta vez no vamos a escribir los países manualmente, sino que los vamos a vincular a un rango de celdas. Volvemos a datos, validación de datos, y siempre en permitir vamos a escoger listas y en origen le damos al botón y nos vamos a la hoja de parámetros y sin seleccionar el título, seleccionamos las opciones de países que queremos.
Una tercer opción de configurar una lista desplegable en Excel, es hacerlo mediante el nombre de un rango, para eso nos vamos a la hoja de parámetros nuevamente y le ponemos un nombre al rango donde están las opciones de países, una vez seleccionados los países, nos ubicamos en la opción de cuadro de nombres y le ponemos el nombre a nuestro rango, para el ejemplo le ponemos países.
Para generar el desplegable en Excel, volvemos a Datos, validación de datos, listas y en origen le damos igual (=) y escribimos nuestro nombre de rango, que para el ejemplo es países.
Ahora, ya tenemos nuestras diferentes formas de hacer listas desplegables en Excel. Esperamos que este tutorial de Excel les sea de gran utilidad y puedan compartirlo con sus compañeros, amigos o alguien que lo necesite.
