Para mejorar la calidad de tus ciclos productivos y de implementación de tus proyectos, vas a necesitar un método de gestión efectivo.

La Plantilla Ciclo PDCA (PHVA) en Excel, está diseñada para ayudarte a desarrollar este sistema de optimización en cada uno de los procesos que realices en tu empresa o negocio.

Con esta plantilla, prepárate para incrementar tu capacidad productiva.

Características del Formato PDCA en Excel

¿Qué es el Ciclo PDCA?

PDCA: De sus siglas en inglés: 

  • Plan (planear). 
  • Do (hacer).
  • Check (verificar). 
  • Actuation (actuar).

El ciclo PDCA es un método antiguo, testeado y comprobado como funcional, de mejora de calidad continua. Es un ciclo que se repite con cada nuevo proyecto, línea productiva, entre otros. A diferencia de otros métodos. Este no se termina con el último paso.

Historia y antecedentes del Ciclo PDCA

El ciclo PDCA fue desarrollado por William Deming en el año 1939. Suele llamarse Círculo Deming de la Calidad.

Fue ampliamente usado en la Segunda Guerra Mundial para reconstruir la estructura de la industria japonesa. Este método es la base del pensamiento japonés sobre cómo obtener una mejora continua.

Metodología del Ciclo PDCA para la mejora continua

La metodología PDCA es circular, en bucle, con interacciones infinitas. Continúa hasta que logres hallar la mejor solución para resolver el error que estás analizando. Esto incluye, las acciones reales que deberás tomar, para que la situación, no vuelva a aparecer en el futuro.

De igual manera, si llegaras a fallar, todo lo que harías es comenzar en el paso 1 y seguir adelante con ello. Recuerda que cada experiencia, buena o mala, enriquece tus observaciones y análisis. La experiencia incrementa tu capacidad de alcance.

Está es la fase de planeación y es una de las etapas más importantes. En esta etapa se busca que logres identificar claramente el problema a solucionar y generar el plan de acción, por lo cual, es clave que quede bien definida para obtener los resultados esperados.

La hoja de ruta de esta fase podría ser la siguiente:

  • Identifica y define el problema: Ten en cuenta métodos y procedimientos actuales.
  • Observa: Describe el problema y sus características. Ten en cuenta varios puntos de vista.
  • Analiza e investiga las causas reales del problema: Ten presente las diferencias entre causas y efectos del problema, ya que debes atacar el motivo real de la situación.
  • Plan de acción: Propón un plan de acción, para eliminar o minimizar el impacto del problema en cuestión. Define objetivos medibles (cuantitativos y cualitativos) y métodos.

Detalla los pasos a seguir de acuerdo al plan de acción definido en la etapa anterior. Debes comparar durante la ejecución, los resultados obtenidos versus los propuestos en el plan. Aquí la acción es la palabra clave. Sin ejecución, no importa lo detallado que sea tu plan. Asegúrate de llevar a cabo todo lo establecido.

  • Monitorea los resultados de la ejecución. 
  • En caso de que no obtengas los resultados esperados, debes tomar nota de los errores y volver a iniciar el ciclo en la etapa de PLAN. 
  • Esta etapa es el filtro del proceso. 
  • Aquí la palabra fracaso no existe. 
  • Aprende de tus errores y mejora tus procesos. 
  • Entre mayor experiencia, mayores bases de observación tendrás.

Una vez encuentres la solución al problema, debes estandarizar e implementar el nuevo proceso.

Es aconsejable que utilices este ciclo por cada problema o proceso, no conviene que reúnas varios procesos o problemas en un mismo ciclo.

Da a conocer ampliamente tus resultados, para que tu equipo se coordine en base a ello. Recuerda que tu grupo solo se mantendrá unido y yendo en una misma dirección, si haces posible que trabajen en bases firmes con el mercado que están tratando.

Un informe sobre este proceso bastará para que tus ejecutivos superiores y tu equipo de trabajo tengan claras las reglas del juego.

Esta metodología probada y comprobada a nivel internacional, es ahora tuya gracias a tu Plantilla PDCA.

¿Cómo utilizar la plantilla Ciclo PDCA?

Para facilitar la implementación del ciclo PDCA, hemos desarrollado dos tipos de plantilla PDCA en una sola:

  • Plantilla PDCA Quality Storyboard.
  • Plantilla PDCA Simple.

Aunque las dos conservan el mismo principio filosófico, utilizan diferente metodología operativa para su desarrollo en Excel.

  • Plan: Esta etapa, la desarrollas en la plantilla en 5 pasos:
  1. Describe el problema.
  2. Identifica el problema (aplica la metodología de los 5 porqués, para identificar las causas).
  3. Causa del problema: Sintetiza la causa real del problema.
  4. Define el objetivo principal que permite solucionar el problema.
  5. Propón tres propuestas de solución. Priorízalas y velas descartando, hasta que con alguna obtengas la solución.
  • Hacer: Define la acción a ejecutar y todas las tareas que esto conlleva, con los responsables de cada una. Así como el estatus de terminación y el resultado obtenido durante su ejecución.

  • Verificar: Testea los resultados obtenidos y compáralos con los objetivos medibles y cualitativos. Toma nota de posibles errores o acciones de mejora. En caso de que los resultados no sean los esperados, debes reiniciar el ciclo, teniendo en cuenta las oportunidades o experiencias de mejoras obtenidas en esta primera interacción.

 

  • Actuar: Toma la decisión de reiniciar el bucle, con nuevas indicaciones o estandarización y aplica la nueva solución.

Esta otra propuesta de plantilla, es un poco más simple de aplicar, se propone en una estructura de formato diferente a la anterior.

Rellena por cada fase: 

  • Actividad a realizar. 
  • Su respectivo responsable. 
  • Su fecha de inicio y fin. 
  • Así como su porcentaje de avance. 
  • Al final coloca las observaciones de retroalimentación obtenidas durante cada actividad.

Esta plantilla, te permitirá conocer el porcentaje de avance de cada etapa en el proceso.

 

Nota: Al obtener tu plantilla, te llevas estas 2 plantillas. Tú decides cuál usarás. Recuerda que no debes mezclar procesos. Así que usa cada una con cada nuevo análisis.

No tienes límites de uso.

   Aprende a usar paso a paso la Plantilla Ciclo PDCA con nuestro tutorial:  >> Ver video

Resultados y beneficios de usar la plantilla PDCA

Tecnología aplicada a la plantilla Ciclo PDCA

La plantilla ciclo PDCA de Excel ha sido diseñada con los siguientes recursos y funciones:

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dificultades o preguntas al usar tu plantilla Ciclo PDCA en Excel, puedes contactarnos aquí. Estamos dispuestos a ayudarte.

Tenemos un curso donde puedes aprender más sobre esta y otras herramientas empresariales y profesionales, con el uso de Excel.

Inscríbete aquí

Recomendado

Descubre todas las plantillas y formatos de excel para la organización, estrategia, administración y crecimiento de tu empresa o negocio.

Plantillas Relacionadas