Plantilla Ciclo PDCA (PHVA) en Excel

Precio: 12,99 €

Para mejorar la calidad de tus ciclos productivos y de implementación de tus proyectos, vas a necesitar un método de gestión efectivo.

La Plantilla Ciclo PDCA (PHVA) en Excel, está diseñada para ayudarte a desarrollar este sistema de optimización en cada uno de los procesos que realices en tu empresa o negocio.

Con esta plantilla, prepárate para incrementar tu capacidad productiva.

¿Qué es el Ciclo PDCA?

El ciclo PDCA es una herramienta de mejora continua utilizada en la gestión de la calidad y en la gestión empresarial en general. PDCA son las siglas en inglés:

Plan (planear).
Do (hacer).
Check (verificar).
Actuation (actuar).

Este modelo se refiere a un ciclo de cuatro pasos que se utilizan para mejorar un proceso o sistema continuamente.

El ciclo PDCA fue desarrollado por el ingeniero y estadístico estadounidense, W. Edwards Deming, quien es considerado uno de los padres de la gestión de calidad moderna. El ciclo PDCA se utiliza para asegurar que los procesos sean consistentes y efectivos, y para identificar oportunidades de mejora.

Los cuatro pasos del ciclo PDCA son los siguientes:

1. Plan o Planificar

Está es la fase de planeación y es una de las etapas más importantes. En esta etapa se busca que logres identificar claramente el problema a solucionar y generar el plan de acción, por lo cual, es clave que quede bien definida para obtener los resultados esperados.

La hoja de ruta de esta fase podría ser la siguiente:

Identifica y define el problema: Ten en cuenta métodos y procedimientos actuales.
Observa: Describe el problema y sus características. Ten en cuenta varios puntos de vista.
Analiza e investiga las causas reales del problema: Ten presente las diferencias entre causas y efectos del problema, ya que debes atacar el motivo real de la situación.
Plan de acción: Propón un plan de acción, para eliminar o minimizar el impacto del problema en cuestión. Define objetivos medibles (cuantitativos y cualitativos) y métodos.

2. Do o Hacer

Detalla los pasos a seguir de acuerdo al plan de acción definido en la etapa anterior. Debes comparar durante la ejecución, los resultados obtenidos versus los propuestos en el plan. Aquí la acción es la palabra clave.

Sin ejecución, no importa lo detallado que sea tu plan. Asegúrate de llevar a cabo todo lo establecido.

3. Check o Verificar

Monitorea los resultados de la ejecución.
En caso de que no obtengas los resultados esperados, debes tomar nota de los errores y volver a iniciar el ciclo en la etapa de PLAN.
Esta etapa es el filtro del proceso.
Aquí la palabra fracaso no existe.
Aprende de tus errores y mejora tus procesos.
Entre mayor experiencia, mayores bases de observación tendrás.

4. Act o Actuar para corregir los fallos

Una vez encuentres la solución al problema, debes estandarizar e implementar el nuevo proceso.

Es aconsejable que utilices este ciclo por cada problema o proceso, no conviene que reúnas varios procesos o problemas en un mismo ciclo.

Da a conocer ampliamente tus resultados, para que tu equipo se coordine en base a ello. Recuerda que tu grupo solo se mantendrá unido y yendo en una misma dirección, si haces posible que trabajen en bases firmes con el mercado que están tratando.

Un informe sobre este proceso bastará para que tus ejecutivos superiores y tu equipo de trabajo tengan claras las reglas del juego.

Esta metodología probada y comprobada a nivel internacional, es ahora tuya gracias a tu Plantilla PDCA.

Características del Formato PDCA en Excel

Plan o planificar: Definir la etapa de planificación, Identificar las causas del problema, Definir un objetivo principal y Plantear 3 propuestas de solución.
Do o hacer: Acciones a ejecutar, Definir un responsable, Seguimiento de las tareas y Efectividad de resultados.
Check o verificar el impacto de las acciones: Resultados del test, Responsable, Indicadores y Áreas de mejora.
Act o actuar: Se ha solucionado el problema, Implantar cambios y Reiniciar el ciclo.
Control detallado de actividades: Hoja con un resumen del ciclo y cada una de sus fases.

¿Cómo utilizar la plantilla Ciclo PDCA?

Para facilitar la implementación del ciclo PDCA, hemos desarrollado dos tipos de plantilla PDCA en una sola:

Plantilla PDCA Quality Storyboard.
Plantilla PDCA Simple.

Aunque las dos conservan el mismo principio filosófico, utilizan diferente metodología operativa para su desarrollo en Excel.

Hoja 1: PDCA Quality Storyboard

Plan: Esta etapa, la desarrollas en la plantilla en 5 pasos:

Describe el problema.
Identifica el problema (aplica la metodología de los 5 porqués, para identificar las causas).
Causa del problema: Sintetiza la causa real del problema.
Define el objetivo principal que permite solucionar el problema.
Propón tres propuestas de solución. Priorízalas y velas descartando, hasta que con alguna obtengas la solución.

Hacer: Define la acción a ejecutar y todas las tareas que esto conlleva, con los responsables de cada una. Así como el estatus de terminación y el resultado obtenido durante su ejecución.
Verificar: Testea los resultados obtenidos y compáralos con los objetivos medibles y cualitativos. Toma nota de posibles errores o acciones de mejora. En caso de que los resultados no sean los esperados, debes reiniciar el ciclo, teniendo en cuenta las oportunidades o experiencias de mejoras obtenidas en esta primera interacción.

Actuar: Toma la decisión de reiniciar el bucle, con nuevas indicaciones o estandarización y aplica la nueva solución.

Hoja 2: PDCA Simple

Esta otra propuesta de plantilla, es un poco más simple de aplicar, se propone en una estructura de formato diferente a la anterior.

Rellena por cada fase:

Actividad a realizar.
Su respectivo responsable.
Su fecha de inicio y fin.
Así como su porcentaje de avance.
Al final coloca las observaciones de retroalimentación obtenidas durante cada actividad.

Esta plantilla, te permitirá conocer el porcentaje de avance de cada etapa en el proceso.

Nota: Al obtener tu plantilla, te llevas estas 2 plantillas. Tú decides cuál usarás. Recuerda que no debes mezclar procesos. Así que usa cada una con cada nuevo análisis.

No tienes límites de uso.

Aprende a usar paso a paso la Plantilla Ciclo PDCA con nuestro tutorial: >> Ver video

Resultados y beneficios de usar el Formato PDCA

Utilizar un formato estructurado y lógico para que puedas manejar problemas de todo tipo, aplicando la metodología PDCA.
Te ayuda a definir claramente problemas y soluciones, a través de la comparativa de objetivos y resultados.
Fácil de usar, que requiere poco aprendizaje para que puedas implementar esta metodología en tu negocio.
Trabaja estrechamente con la norma ISO 9001, al ser un principio fundamental para la mejora continua de la calidad.
Es la base fundamental en la norma ISO 14001, para la implementación del sistema de gestión ambiental.