La plantilla de control de vacaciones en Excel, es la herramienta perfecta para realizar el seguimiento y la gestión de los periodos de vacaciones de los empleados en tu empresa.

Este formato te permite registrar información relevante, como las fechas de inicio y finalización de las vacaciones, te permitirá gestionar, calcular y liquidar de manera fácil y sin errores las vacaciones de tus empleados, por lo tanto, cuidar tu bolsillo.

Con la plantilla podrás calcular y controlar las vacaciones de tus empleados, encontrarás cargados los días festivos nacionales de España, Colombia, Chile, Perú, Panamá, Argentina, Bolivia y Ecuador. Adicionalmente, si tu país no aparece en nuestra lista, podrás adaptar los días festivos a la plantilla sin ningún inconveniente.

Características del Formato Control de Vacaciones en Excel

En la plantilla control de vacaciones en Excel, podrás encontrar que te facilita:

Cómo usar la Plantilla Control de Vacaciones de los Empleados

Usar la plantilla control de vacaciones en Excel es súper fácil.

Empieza por identificar los menús del principio de la plantilla de Excel: PARÁMETROS, LIQUIDACIÓN, CALENDARIO, DASHBOARD. 

Para realizar tu cuadro de control de vacaciones, debes ingresar la información en cada una de las hojas de la siguiente manera:

1. Parámetros

Esta hoja siempre debe ser la inicial, y aquí definirás los parámetros para el control y gestión de vacaciones.

  • Selecciona el año.
  • La jornada laboral y los días de trabajo que corresponde a la semana; si son de lunes a viernes o de lunes a sábado.
  • Selecciona el país en el cual vas a calcular las vacaciones de tus empleados.
  • En la tabla listados de días festivos o no laborales, debes diligenciar los campos de fecha, celebración y concepto, a qué corresponde cada día festivo.
  • El cuadro áreas, te permite separar la información por área de trabajo, o en su defecto mantener en todas.

2. Liquidación

Esta es la segunda hoja de cálculo en la que debes trabajar. Allí encontrarás la tabla de programación, cálculo y disponibilidad de cada empleado.

  • Debes registrar el nombre de cada empleado, uno por uno, e identificar el área a la cual pertenece. 
  • Lo siguiente a diligenciar son los datos de la zona DISPONIBILIDAD: Fecha de inicio de contrato y fecha del último corte (toma) de vacaciones. 

Automáticamente la tabla realizará el cálculo de la antigüedad, tiempo acumulado y disponibilidad de vacaciones.

  • Procede a adjudicar las vacaciones en la zona PROGRAMACIÓN, indicando fecha de inicio de vacaciones y número de días a disfrutar.
  • Finalmente se procede a liquidar las vacaciones, en el espacio al final del cuadro, indicando el salario que percibe mensual, incluyendo factores adicionales, como, auxilio de transporte, u otros. El formato realizará el cálculo automático del pago por las vacaciones.

3. Calendario

En esta hoja encontrarás la tabla con el calendario anual del cronograma de vacaciones

  • Esta opción se actualizará automáticamente cuando hayas ingresado la información de la hoja “LIQUIDACIÓN”.
  • Te permitirá observar de manera gráfica el cronograma con la programación anual de vacaciones de cada uno de los empleados de todas las áreas de la empresa, identificando inicio, final y empleados que coincidieron al tiempo en su periodo de vacaciones.

4. Dashboard

Esta hoja te mostrará un dashboard general con toda la información de la programación de vacaciones del personal:

  • Podrás visualizar el resumen, con la información condensada sobre la liquidación y programación de las vacaciones.
  • Podrás filtrar por área y conocer de cada área, el estado del personal próximo a vencerse las vacaciones, los que ya se vencieron o que se encuentran en dicho periodo de vacaciones.
  • Siempre que realices algún cambio en la plantilla para calcular las vacaciones, para refrescar toda la información debes actualizar el archivo.
  • Para actualizar puedes dar clic sobre el botón de actualizar que se encuentra en el Dashboard o hacerlo directamente desde la ficha Datos – Conexiones – Actualizar Todo.

Aprende a usar paso a paso la plantilla Control de Vacaciones con nuestro tutorial:  >> Ver video

Tabla de Vacaciones por país

Para calcular las vacaciones de tus colaboradores, la plantilla incorpora la tabla de vacaciones de cada uno de los países. Algunos países que actualmente están relacionados con sus periodos vacacionales son:

La ley federal del trabajo de México detalla que el periodo vacacional irá incrementando en dos días de acuerdo a los años acumulados. El primer año laboral será equivalente a 6 días vacacionales, luego irá aumentando en dos días hasta el cuarto año, después de este periodo los días vacacionales aumentarán en dos días cada 4 años.

Lo siguiente se ejemplifica de la siguiente forma:

Año 1: 6 días

Año 2: 8 días

Año 3: 10 días

Año 4: 12 días

De 10 a 14 años: 16 días

De 15 a 19 años: 18 días

De 20 a 24 años: 20 días

De 25 a 29 años: 22 días

De 30 a 34 años: 24 días

De 35 a 39 años: 26 días

En Colombia un trabajador tiene derecho a 15 días hábiles de vacaciones remuneradas por año trabajado o proporcional al tiempo laborado. El valor que le será pagado debe ser calculado según el salario del trabajador.

El periodo de vacaciones en España está reglamentado para que los trabajadores puedan disfrutar de 30 días de vacaciones por cada año laborado.

Si deseas incorporar otro país para calcular y controlar las vacaciones de tus empleados, por favor ponte en contacto con nosotros.

Ventajas de usar un Formato de Calendario y Programación de vacaciones

Utilizar el formato de programación de vacaciones de Excel te permitirá:

Tecnología aplicada a la plantilla control de vacaciones

La Plantilla de Excel para calcular y controlar las vacaciones de los empleados ha sido elaborada usando los siguientes recursos de Excel:

  • Tablas de Excel. 
  • BUSCARV.
  • Formato condicional.
  • Listas desplegables desde tablas.
  • Programación VBA Combobox,
  • Condicional IF
  • Gráficos de barras apiladas.
  • Función DIA.LAB.INTL.

Importante: actualmente, la plantilla de Excel está configurada para la legislación laboral aplicable en COLOMBIA, ESPAÑA Y MÉXICO. Si desea añadir algún otro país deberá contactarnos o escribirnos en los comentarios.

¿Necesitas ayuda?

Si quieres saber más sobre cómo usar la plantilla control de vacaciones en Excel, adaptarla, extenderla o reportar algún error, sigue este link y te ayudamos.

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