Formato Control de Ausentismo Laboral en Excel

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La plantilla control de ausencias en Excel, te permite realizar un seguimiento sistemático a las tasas y causas del ausentismo laboral en la empresa, ya sea por enfermedad, licencias u otros motivos.

Mantener un ordenado Registro de Ausencias Laborales, es vital para el área de recursos humanos de la empresa, debido a que permitirá contener información importante sobre el ausentismo, tales como: la causalidad, tendencia y recurrencia de estas situaciones, en pro de identificarlas, controlarlas y tomar acciones para minimizar las causas.

Características de la Plantilla de Ausentismo Laboral en Excel

Todo formato control de ausentismo laboral en excel, debe contar con unas características específicas para que sea confiable. Nuestra plantilla de ausentismo laboral cuenta con las siguientes características:

Contiene los principales indicadores de ausentismo laboral en Excel
Permite calcular el porcentaje de ausentismo total de la empresa.
Realiza una identificación completa del empleado; nombre, identificación, área, etc.
Podrás tener un registro de los motivos que causan el ausentismo laboral en tu empresa y permite registrar nuevos motivos de ausentismo.
Te permite realizar una revisión y visualización de las áreas o departamentos con mayor porcentaje de ausencias.
Contiene un Dashboard que genera un reporte del ausentismo total de la empresa, que sirve para identificar los días y meses del año, con mayor número de ausencias laborales de tus empleados.
Mantiene una base de datos con el registro completo de ausencias por: empleado, departamento, motivo y días totales.

No solo tendrás una tabla de registro de las ausencias por empleado, sino un documento automatizado para el control de ausencias.

Cómo usar el Formato de Registro y Control de Ausentismo Laboral

Usar la plantilla formato control de ausentismo laboral es muy fácil, solo necesitas seguir estos pasos:

Empieza identificando el menú de pestañas en la parte inferior del documento de excel y dirígete a la hoja “PARÁMETROS”.

Hoja de Parámetros

Encontrarás 2 tablas dentro de esta hoja, las cuales debes diligenciar de la siguiente manera:

1. Motivos: En esta tabla deberás consolidar los principales grupos de motivos causales por los cuales se produce la baja laboral. Sugerimos que se haga en grupos de enfermedades.

Ejemplo: Cuarentena, Incapacidad, licencia maternidad, cita médica, asuntos personales, etc.

2. Departamentos: En esta tabla debes listar las distintas áreas o procesos de la empresa, lo que servirá para identificar aquellas con más ausentismo laboral.

Hoja de Registros

En este apartado debes diligenciar todos los campos habilitados para rellenar, los cuales son:

Fecha registro.
Identificación.
Nombre del empleado.
Departamento o área: debes escoger uno del listado creado en la hoja PARÁMETROS.
Motivo; debes escoger uno de los motivos registrados en la hoja PARÁMETROS.
Fecha inicial y fecha final de la baja por incapacidad o permiso de ausencia.

En caso de que el departamento de área no aparezca en el listado, o el motivo de baja tampoco se encuentre, debes regresar a la hoja PARÁMETROS, e incluirlo en la tabla correspondiente.

Un ejemplo de lo anterior son: las bajas por COVID, este motivo no existía antes del 2020.

Hoja Dashboard

Cuentas con un reporte real y actualizado, por medio de un Dashboard con la información diligenciada en la hoja “REGISTROS” , de la siguiente manera:

1. Cada vez que agregues un registro en las hojas anteriores, debes realizar un proceso de actualización, para que la información se vea replicada en el dashboard. Para esto debes dirigirte a la pestaña DATOS y luego dar clic en Actualizar todo, esta acción actualizará la información de las tablas dinámicas.

2. Luego, debes diligenciar la tabla a partir de la celda V3. Allí debes parametrizar el número total de empleados, con el objetivo de que esto se refleje en el indicador correcto, lo que indicará el porcentaje de ausentismo total de la compañía.

Nota importante: Este indicador solo es válido a nivel global de la empresa, para indicar el porcentaje total real de ausencias. Si utilizas los filtros del dashboard, y no modificas la información, el indicador no será acertado, ya que la base de empleados de la compañía de la celda V2 es el total de la empresa y no del área por ejemplo.

Aprende a usar paso a paso la Plantilla de Ausentismo con nuestro tutorial: >> Ver video

Ventajas de usar el Formato Cálculo de Ausentismo Laboral en Excel

Utilizar un formato de ausentismo laboral en excel, te aporta la siguientes ventajas:

Ofrece una visión detallada de las ausencias justificadas o no justificadas de cada uno de los trabajadores.
Permite llevar un registro organizado y controlado de las ausencias de los empleados.
Facilita la identificación de tendencias y patrones de ausentismo, lo cual servirá para tomar acciones de mitigación, ya sea educativas, de limpieza y desinfección, entre otras.
Permite a los líderes de áreas y generales analizar los costos, la productividad que se ven afectados por los ausentismos.
El Dashboard realiza un resumen de días totales de baja, por área, motivo y empleado. Totalmente automatizado, dinámico y gráfico.

Tecnología aplicada a la Matriz de Ausentismo Laboral en Excel

La Plantilla de Excel para calcular y controlar el ausentismo de los empleados ha sido elaborada usando los siguientes recursos de Excel:

Tablas dinámicas.
Funciones SI condicional.
Gráficas en excel.
Segmentadores de datos.

Importante: actualmente, la plantilla de Excel está configurada para la legislación laboral aplicable en COLOMBIA, ESPAÑA Y MÉXICO. Si desea añadir algún otro país deberá contactarnos o escribirnos en los comentarios.