Ahora puedes controlar tu línea de producción y agilizar tu entrega de productos y servicios con la plantilla tablero Kanban en Excel. 

Lleva el control de todos tus proyectos fácilmente.

Esta plantilla es muy visual y detallada para darte a conocer el estatus de ejecución de las actividades del proyecto, así como al responsable de cada fase. De esta forma, podrás gestionar flujos de trabajo efectivos y eficientes.

¿Kanban qué es y para qué sirve?

Kanban es una metodología de información que necesitarás implementar para incrementar la productividad propia y la de tu negocio. 

Consiste de un tablero con notas que te permite establecer y visualizar toda la línea de producción completa, para que localices los puntos donde la línea se atasca, los resuelvas y agilices el trabajo.

Implementando los principios básicos del sistema Kanban, podrás simplificar tu autogestión y llevar un control real de la productividad.

Este concepto es cada vez más popular por su eficacia.

Hay mucho más sobre ello, que detallaremos y ampliaremos para que puedas usarlo de inmediato. 

Historia del Kanban

Para darte un panorama más amplio. Te contamos un poco de su historia. 

La palabra Kanban es de origen japonés y significa “señal visual”. 

El sistema Kanban nació en la línea de producción de carros de la famosa marca Toyota en los años 50, por David Anderson.

Su sistema vinculaba a través de tarjetas de colores determinados, acciones específicas a realizar, con el fin de alcanzar mayor productividad en la línea de ensamble. 

Por ejemplo: una tarjeta roja en una área de materia prima, significaba que dicho material debía ser repuesto de inmediato, ya que el stock estaba en mínimo y podría detener el proceso de fabricación.

Más tarde, Toyota revolucionó el mundo de la producción con el método TPS (Toyota Production System), basándose en el tablero kanban. 

Este sistema ha sido una base fundamental para el desarrollo de las filosofías de trabajo Just in Time y Lean Management, sin las cuales hoy por hoy, no se entendería el concepto de productividad, costos, calidad y satisfacción del cliente.

¿Cómo funciona la metodología Kanban y su tablero?

Los fundamentos teóricos son la base de la implementación de tu sistema Kanban.

En Excel para Todos queremos que te beneficies completamente de esta filosofía del trabajo. Adaptamos los 6 principios más conocidos de Kanban a tu plantilla tablero kanban, para su uso en Excel así:

1. Visualiza el flujo de trabajo: Crea una columna por cada paso o etapa del proceso o proyecto en gestión. 

Por ejemplo: – Backlog de ideas o requerimientos – En proceso – Hecho. Este sería un tablero básico, en nuestra plantilla de tablero Kanban en Excel, hemos creado etapas con mayor detalle: 

  • Backlog.
  • Programado.
  • En desarrollo.
  • Testing (revisión)
  • Hecho.

Escribe tus tareas, detallando cada actividad necesaria en cada etapa. Deberás pegarlas e irlas arrastrando, por cada una de las columnas en donde se encuentra tu actividad, hasta la última etapa de terminado.

Recuerda que siempre debes establecer el límite de trabajo, es decir, la cantidad de tarjetas máximas que puede haber en cada proceso. Nuestro tablero Kanban en Excel, está diseñado para gestionar un máximo de 8 tareas en cada etapa.

 

2. Elimina interrupciones que provoquen la desviación del proceso, aumentando los tiempos y costos.

 

3. Gestiona el flujo: Mueve continua e ininterrumpidamente las tareas a través de cada etapa, hasta llegar a la etapa HECHO.

 

4. Crea políticas visibles para todo tu equipo de trabajo.

 

5. Recuerda retroalimentar cada proceso o etapa, para mejorar continuamente.

 

6. Mejora en equipo: Tu modelo Kanban, necesita la integración y punto de vista de todos los implicados. De este modo, pueden mejorar y crecer como equipo

Ventajas de tener un tablero Kanban

✓Incrementa y estimula el rendimiento propio y de tu equipo.

✓Organiza visualmente tu actividad mediante columnas, guías y tarjetas de colores para la coordinación con cada miembro de tu equipo de trabajo. 

✓Simplifica cada tarea y optimiza tu tiempo.

Ejemplo del sistema Kanban en Excel

En nuestra plantilla Kanban en Excel, tenemos un ejemplo de tablero, para procesos administrativos y de servicios de una empresa. Kanban puede adaptarse a un único proceso o a procesos multidisciplinarios. Normalmente el movimiento de tarjetas lo realiza una única persona, se conoce hoy en día cómo product owner o dueño del proceso.

La plantilla de tablero Kanban en Excel, esta totalmente formulada y automatizada.

Cómo usar la plantilla tablero Kanban

Usar tu plantilla tablero Kanban es muy fácil. Solo debes seguir estos simples pasos:

  1. Navega por los menús del inicio de tu hoja, dando clic sobre 👉 Parámetros.

  2. Diligencia las columnas área y/o líder de acuerdo a su equipo de trabajo, cada área o persona tendrá asignado un color de tarjeta, con la cual será identificado fácilmente en el tablero.

  3. Navega hasta la hoja TABLERO KANBAN.

  4. Cómo lo mencionamos anteriormente, el tablero de tu plantilla está diseñado para 5 etapas y un máximo de 8 actividades o tarjetas por etapa. Las etapas de nuestro tablero Kanban a utilizar son:

  • Backlog de Ideas.
  • Programado.
  • En Desarrollo.
  • Testing.
  • Hecho.

5. Para cada tarjeta, deberás diligenciar una descripción. Luego en la parte derecha escoge al responsable (se alimenta del equipo formado en la hoja parámetros). Pon la fecha en que cada tarea deberá estar entregada o lista para pasar a la etapa siguiente. 

Nota: Las tarjetas que estén caducadas en fecha de entrega estarán resaltadas en rojo.

6. Verás las estadísticas de tu tablero Kanban así: En la parte superior de cada etapa, el tablero te irá indicando la cantidad de tarjetas activas y la concentración porcentual de actividades en cada etapa. Así podrás  identificar retrasos o posibles cuellos de botella.


7. Podrás ver los cambios o movimientos de las tarjetas, de una etapa a otra, copiando y pegando.

 

Nota: La plantilla tiene algunos bloqueos de hoja, pero no tiene ninguna clave. Podrás desbloquearla solo con ir a Revisar – Desproteger hoja.

Resultados de usar la plantilla Kanban

Costo: Ejecutar un tablero Kanban en Excel, es mucho menos costoso que gestionarlo a través de alguna herramienta online.

Adaptabilidad: Tu tablero puede adaptarse fácilmente a la necesidad de tu empresa o proceso. 

Alertas y estadísticas complementarias de la gestión del tablero, para que tengas un control total.

Tecnología aplicada a la plantilla Kanban

La tecnología usada en tu plantilla de Excel para descargar es: 

Esta plantilla es aplicable para Excel en sistemas operativos Windows y Mac.

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda en la implementación de tu plantilla Kanban, no dudes en contactarnos. Si deseas aprender a crear recursos como estos, te invitamos a explorar nuestros cursos de Excel, donde podrás aprender Excel de forma rápida, fácil y práctica.

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