El formato de Agenda en Excel, es una herramienta creada por Excel Para Todos, para que nunca olvides tus actividades, compromisos o cualquier información importante.
Contar con una agenda en excel, te permite realizar todas tus anotaciones importantes en un archivo digital. Así mismo, como toda agenda, podrás utilizarla como recordatorio de tus tareas o eventos en el futuro, pero también como recuerdo de lo que hiciste en el pasado.
¿Por qué debería llevar una agenda en Excel?
Tendrás toda tu información importante almacenada de manera segura, fácil de utilizar, en un archivo digital, al cual le puedes realizar copias de seguridad.
La agenda en excel está diseñada de manera práctica y muy funcional con el objetivo de permitir al usuario y/o la Empresa a llevar un Record de todas sus actividades diarias y semanales que deben realizarse, con el objetivo de llevar un control de las mismas.
La agenda digital, permite realizar trazabilidad de todas las actividades, incluso del almacenamiento de las mismas.
Estructura de la plantilla de agenda en Excel
Para comprender el uso y la función de este formato de Agenda en Excel, a continuación te explicaremos detalladamente los campos que contiene:
- Fechas: En la esquina superior izquierda encontrarás 2 espacios correspondientes a la fecha. Allí encontrarás el primer y último día de la semana seleccionada.
- Objetivos de la Semana: Contiene un espacio principal que permite visualizar los Objetivos Generales de la semana, esto sirve para comprender la relación con cada una de las actividades diarias.
- Actividades Pendientes (Urgentes): Permite visualizar las actividades pendientes y que requieren resolverse con urgencia, es decir, las prioridades de la Semana.
- Actividades Diarias: Permite hacer una relación de las actividades específicas de cada día (Los 7 días de la semana) con su respectiva franja horaria y un Check para identificar si la actividad ya se realizó o aún está pendiente.
- Notas Importantes: Permite escribir notas relevantes, aprendizajes o situaciones particulares del día a día que el usuario desee recordar, como las tareas pendientes para la siguiente semana.
Características del formato de agenda en Excel
Cuando uses esta plantilla, encontrarás que cuenta con las siguientes características:
- Muestra la información de todas las actividades, tanto pendientes como realizadas en el transcurso de una semana determinada.
- Contiene ayudas visuales, con el fin de ayudar al usuario y/o la empresa para que tengan el control de las actividades realizadas, por realizar y su respectivo seguimiento.
- Tiene una conexión estratégica con los objetivos claves de la semana y un control de las actividades urgentes pendientes por realizar.
- Suele guardarse como comprobante de las actividades realizadas en periodos semanales, pero con información a detalle de día y hora.
Cómo usar la agenda de actividades diarias en Excel
En el documento, identifica y ubica la hoja 👉AGENDA EXCEL, y dirígete a ella. Todo el proceso de la agenda se realizará en esta única hoja:
1) Fechas:
Inicia todo el proceso digitando la fecha de inicio de la semana primer día (encima de fecha inicio semana) de la semana que deseas agendar.
Este campo inicial que debes diligenciar está identificado campo color rosa, todos los demás días se actualizarán de manera automática.
Al diligenciar esta fecha de inicio, no sólo alimentará la fecha final de la semana, sino que cambiará todos los días de la agenda.
2) Tareas diarias y objetivos semanales:
En la sesión objetivos de la semana, debes escribir los Objetivos Generales planteados para ese periodo de tiempo.
Esto lo realizas para ser más productivo, con ello podrás destinar los días exactos de la semana en los cuales trabajarás para alcanzar estos objetivos.
Recuerda: quien no sabe hacia dónde va, todos los caminos le sirven.
3) Priorizar:
En la sesión actividades pendientes, es el espacio para indicar todas las tareas o actividades urgentes, es decir, a las que debes dar prioridad y desarrollar de primero.
Seré prioridad la realización de estas tareas y de desarrollo rápido.
4) Estructura de trabajo:
Cada día de la semana, podrás trabajarlo de manera independiente, aprovechando la siguiente estructura:
Columnas color rosa: Encontraras en cada día 2 columnas de color rosa:
- En la primera columna rosa se debe seleccionar una de las 2 opciones, para indicar si ya realizaste o no una actividad. “✖” si la actividad está pendiente o “✔” si la actividad ya se realizó.
- En la segunda columna rosa debes seleccionar la hora en la que planeas ejecutar la tarea o actividad. Las horas se encuentran listadas, y su configuración está dada para todo un día en rangos de 30 minutos.
- La tercera columna es la columna blanca, en esta columna se debe escribir o registrar la actividad o tarea que vas a realizar en ese periodo de tiempo
- En la primera columna rosa se debe seleccionar una de las 2 opciones, para indicar si ya realizaste o no una actividad. “✖” si la actividad está pendiente o “✔” si la actividad ya se realizó.
Si requieres más de 30 minutos para una actividad, simplemente deja un espacio y registra otra actividad en el tiempo en que estés disponible
La dinámica anterior se repite de la misma forma para cada línea y cada uno de los 7 días de la semana.
5) Notas Importantes:
Escribe información relevante, aprendizajes o situaciones particulares del día a día que el usuario desee recordar.
De igual manera, si una actividad queda pendiente para terminar la semana próxima o en otra fecha, debes registrarla allí.
6) Imprimir o guardar:
Debes dar click sobre la imagen del PDF, de esta manera, se generará un archivo en dicho formato de manera automática, ya sea para que mantengas una copia digital, impresa o ambas.
7) Para desproteger la hoja “AGENDA EXCEL”
Debes digitar la contraseña 1234.Para realizar esta acción, solo debes dar click derecho sobre la hoja, seleccionar Desproteger hoja y digitar la contraseña.
Ventajas del formato de agenda personal en Excel
Utilizando la agenda en excel, obtendrás las siguientes ventajas:
✔Utilizarás un formato amigable y fácil de usar donde te permitirá diligenciar, registrar y controlar los Objetivos, las Urgencias y las Actividades de toda la semana.
✔Permite detallar de manera exacta el horario y día de la planeación de cada actividad.
✔Plantilla formulada para crear las fechas y horarios de la semana de manera automática.
✔Documento con un bonito diseño profesional, que permite mantener una vista ordenada de las tareas.
✔Formato Exportable a PDF.
✔Formato configurado para impresión inmediata.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes alguna duda o inquietud acerca del uso de esta u otra plantilla, puedes contactar a nuestro equipo de soporte, ingresando en este link.
Nos encantará ayudarte.
Saludos
Equipo Excel Para Todos
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