Cuadro de Mando Integral

Un Cuadro de Mando Integral (en inglés, Balanced Scorecard) es un esquema de gestión empresarial que permite analizar, de manera general, el progreso de una empresa en relación con el tiempo y en términos financieros. Es una herramienta fundamental en el análisis de la proyección de una empresa a futuro y tenerla en cuenta se hace necesario para todo emprendedor.

Sabemos que es importante para el desarrollo de tu idea y, por ello, encontrarás aquí todos los conceptos que necesitas saber para aplicar correctamente un Cuadro de Mando Integral y, por lo tanto, garantizar el éxito de tu empresa.

¿Qué es el Cuadro de Mando Integral?

Un Cuadro de Mando Integral es una estructura de control o gestión de estrategias de una empresa, cuya integración garantiza el cumplimiento de los objetivos de la empresa o negocio con respecto al tiempo y el contexto económico.

El estudio del contexto en que se enmarca cada una de las tareas y objetivos de la empresa, tanto temporal como comercial, también concierne a la implementación de un Cuadro de Mando Integral en tanto que, a través de él, se examinan los logros de la empresa, que se traducen en cifras numéricas e informes analíticos del desarrollo.

Es una herramienta de análisis de crecimiento de la empresa de manera general; incluyendo el progreso financiero; la optimización de los procesos; la expansión comercial; y la capacidad y relaciones del personal. Cada uno de estos aspectos se analizan desde unas perspectivas propias al aspecto en cuestión: 

  • Perspectiva financiera.
  • Perspectiva del cliente.
  • Perspectiva de los procesos internos.
  • Perspectiva de aprendizaje y crecimiento.

Cabe destacar, de igual manera, el concepto de comparación entre los objetivos pasados y los presentes, así como la definición de objetivos futuros, pues a partir de estos puntos de vista, se analizan estrategias óptimas para cada instante, según su efectividad en el pasado y su verificación en el presente.

¿Para qué sirve el Cuadro de Mando Integral?

La utilidad y, por lo tanto, la importancia de implementar un Cuadro de Mando Integral a una empresa o negocio radica en la capacidad de analizar, durante la marcha, los resultados que se obtienen simultáneamente a la implementación de estrategias en los procedimientos de la empresa. Controlar y coordinar, de manera integral, las partes de la empresa y sus resultados, es la función principal de un Cuadro de Mando Integral.

La característica que define un Cuadro de Mando Integral es la simultaneidad de análisis de los objetivos de toda índole, así como la verificación y ejecución de los procedimientos individuales que constituyen el progreso de la empresa. El resultado de esto es la optimización y disposición de soluciones en el momento oportuno.

Perspectivas del Cuadro de Mando Integral 

Un Cuadro de Mando Integral se enfoca en varias perspectivas que constituyen el panorama general del crecimiento de la empresa en diversos aspectos. Cada una de estas perspectivas están unidas unas a otras, por lo que sus consecuencias individuales también se corresponden entre ellas. Estas perspectivas son:

Perspectiva Financiera

Este enfoque concierne al ámbito financiero de la empresa, focalizándose en el análisis de capital e inversiones y la proposición de soluciones que permitan aumentar las fuentes de ganancias y reducir los gastos. Esto incluye progreso económico en términos de ganancias y pérdidas; garantización del capital y las inversiones; y las estadísticas de crecimiento de la empresa en materia financiera con respecto al tiempo y el valor adquirido.

 Perspectiva del Cliente

La percepción del cliente es la garantía de un constante progreso económico en la empresa, por lo que se hace necesario analizar las necesidades y demandas del público objetivo al que se dirige, así como plantear nuevas estrategias para la generación de espacios de comunicación entre el público y la empresa en la búsqueda de retroalimentación.

 Perspectiva de Procesos Internos

Desde este punto de vista se consideran la efectividad y eficacia de los procesos internos de una empresa, lo que abre el camino a la proposición de soluciones y estrategias que permitan la optimización de los mismos en relación a la calidad de los resultados que se logran a través de ellos.

 Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento

Por último, el elemento más valioso de una empresa es su personal, el talento humano que es el motor de la empresa. Por lo tanto, desde esta perspectiva se pretende analizar las relaciones interpersonales de los miembros de la empresa, así como su satisfacción y compromiso con ella. También se establecen métodos de formación y aprendizaje que permitan el enriquecimiento de los recursos con los que puede contar el personal.

Metodología del Cuadro de Mando Integral

La metodología de un Cuadro de Mando Integral se basa en la identificación de los aspectos que constituyen una empresa y en los que se cimenta sus procedimientos y su progreso. Por ello, se establecen esas perspectivas definitorias que esclarecen las necesidades y objetivos de cada uno de los aspectos o elementos de la empresa.

De igual manera, se hace uso de parámetros numéricos y gráficos que representen la viabilidad a futuro de la empresa, la eficacia de la estrategia implementada a los procedimientos y la efectividad de estos. Gran parte de la metodología se centra en el tratamiento de datos actuales y su constante actualización, con el objetivo de responder a los resultados que representen. 

Elementos del Cuadro de Mando Integral   

Los elementos que conforman un Cuadro de Mando Integral contribuyen a la integración de las partes individuales de la empresa en razón de un fin colectivo o general, así como al análisis de los procesos con respecto al tiempo. Estos elementos son:

  • La estrategia: se refiere al método seleccionado en que se fundamentan todos los procedimientos que contribuirán a la realización de un objetivo preestablecido. La estrategia es, en todo caso, una ruta a seguir a la hora de tomar decisiones y de efectuar procesos en pro de un fin.
  • Los indicadores: también denominadores KPIs o indicadores de rendimiento, son los parámetros que permiten establecer, de manera gráfica, matemática y concisa, la efectividad y eficacia de los procesos desde cada una de las perspectivas de un Cuadro de Mando Integral. 

Estos indicadores son datos que proporcionan información de las circunstancias  actuales de la empresa en distintos términos. Tener a la mano un informe que contenga estos datos permite futuros análisis en retrospectiva. 

  • La estructura de actividades: la estructuración y división de responsabilidades es una parte fundamental en el Cuadro de Mando Integral, pues facilita la toma de decisiones, la focalización de los objetivos específicos, y la agilización de los procedimientos.
  • El público objetivo: establecer un público objetivo esclarece los objetivos que se quieren alcanzar, y en él se basa la adaptación de una estrategia. 
  • El talento humano: el personal y su interdependencia con los objetivos de la empresa, es un elemento a considerar, pues es el principio de la efectividad y eficacia, y la garantía de los resultados de la empresa.

Todos los anteriores elementos son de suma importancia a la hora de crear un Cuadro de Mando Integral, pues cada uno prioriza cierto enfoque en pro de aportar soluciones óptimas para cada caso.

Objetivos del Cuadro de Mando Integral

Los principales objetivos de un Cuadro de Mando Integral son:

  • Aumentar el desempeño de la empresa en materia económica.
  • Proporcionar datos que permitan analizar las circunstancias actuales.
  • Llevar a cabo un informe que represente un análisis comparativo entre las circunstancias y los resultados pasados con los actuales.
  • Permitir una respuesta rápida y adecuada a las circunstancias y necesidades del momento.
  • Coordinar los esfuerzos individuales para alcanzar un objetivo en común.
  • Brindar un panorama general de la empresa.

Ventajas y desventajas del Cuadro de Mando Integral

Las ventajas y desventajas de la implementación de un Cuadro de Mando Integral se pueden estimar de acuerdo a la flexibilidad y la potencialización del mismo a las estrategias aplicadas dentro de los procedimientos de la empresa. 

Ventajas

  • Una de las ventajas que ofrece la implementación de un Cuadro de Mando Integral se refleja en la optimización de los procedimientos a partir de la definición de unos enfoques específicos para cada uno de ellos. Es decir, a través de un Cuadro de Mando Integral, se dividen las responsabilidades para facilitar la rápida resolución de problemas, dependiendo del enfoque específico del procedimiento.
  • La interdependencia entre actividades también es una ventaja que se traduce en la organización y coordinación de la empresa, cuya consecuencia es la eficacia y efectividad de los procesos de acuerdo a sus fines específicos y al objetivo general de la empresa.
  • El análisis constante del presente con el pasado, así como del presente en sí, permite un constante mejoramiento de la empresa en distintos ámbitos, pues de acuerdo a ello, se permiten maniobras que respondan a la necesidad del momento.
  • A través de un Cuadro de Mando Integral se conoce mejor el contexto en que se desempeña la empresa, facilitando la adaptación de las estrategias a las circunstancias de manera oportuna.
  • Todas las anteriores ventajas se traducen en beneficios económicos y en rentabilidad, así como en constante crecimiento financiero de la empresa.

Desventajas

  • Al implementar un Cuadro de Mando Integral se hace necesario analizar constantemente los indicadores correspondientes a cada aspecto de la empresa, por lo que una parte de los esfuerzos de esta se deben focalizar en este procedimiento.
  • La intención de proveer un panorama general de los aspectos que constituyen la empresa, aunque tiende a ser un beneficio, también dificulta determinar las posibles características individuales de cada uno de los aspectos, pues no se examinan los detalles.

¿Cómo hacer un Cuadro de Mando Integral?

Para facilitar la ilación y esclarecer las causas y las consecuencias de los procesos mediante los cuales se implementa un Cuadro de Mando Integral, se podrían definir las siguientes etapas, siempre considerando las perspectivas de una empresa:

  1. Establecer una estrategia: principalmente, se debe establecer una estrategia en la que se sustenten las decisiones y los procedimientos que se van a llevar a cabo dentro de la empresa.
  1. Definición de los objetivos: en esta fase se esclarece qué se quiere lograr, se depuran los objetivos específicos, y se contextualizan los esfuerzos en pro de los objetivos.
  1. División de responsabilidades: se refiere a la asignación de responsabilidades, así como a la jerarquización de las labores, que resulta en la organización de la empresa.
  1. Planificación de actividades: se definen fechas de entrega, métodos de trabajo y conformación de equipos con el fin de llevar a cabo la ejecución de las tareas de manera ordenada.

Revisión de los resultados: a partir de los indicadores, se revisan los resultados y se establecen nuevas rutas y estrategias a seguir.

Cuadro de Mando Integral ejemplo

Para ofrecer una visión cercana a la aplicación de un Cuadro de Mando Integral, se puede exponer el siguiente ejemplo:

Una empresa informática desea afianzar una relación más cercana con sus clientes, pues esperan recibir una constante retroalimentación por parte de ellos, para considerar distintos métodos para mejorar su productos y servicios. 

  1. Primero, definen su estrategia: dado que lo que se quiere lograr es establecer un lazo de comunicación con los potenciales clientes, se propone un blog de contenido de interés para fomentar la comunicación entre empresa y cliente. El blog como estrategia brindará a los clientes más información al respecto de sus productos, enfocándose en temáticas relacionadas con las necesidades del público objetivo.
  1. Una vez definida la estrategia, se establecen los objetivos específicos y se depura el objetivo principal. Para ello, se esclarece a qué público se desea llegar, y cuáles medios son los mejores para lograrlo. 
  1. Ahora que los objetivos ya están bien definidos, se disponen de los recursos disponibles, se conforman los equipos y se exponen los objetivos específicos para cada uno. En este caso, se asignan programadores, redactores, promotores y supervisores.
  1. Se planifican las actividades de cada equipo, por ejemplo: maquetar el blog en primera instancia; programarlo; diseñar el material gráfico y publicitario del mismo; escoger y redactar los contenidos; y probarlo.
  1. Por último, y una vez finalizadas las actividades, se analizan los resultados mediantes la recolección de datos que representen el progreso durante la puesta en marcha del proyecto en cuestión.

En cuanto a las perspectivas, deciden definirlas de la siguiente manera:

  • Perspectiva financiera: analizan los gastos realizados a lo largo del proceso, y se comparan con las ganancias obtenidas a partir del blog. En este caso, se puede estudiar el crecimiento de las ventas a partir de la promoción efectuada mediante el blog. 
  • Perspectiva del cliente: el blog en sí mismo es una herramienta de retroalimentación, así que a través de él se observa la percepción y opiniones de los clientes, así como sus respuestas frente al contenido expuesto.
  • Perspectiva de procesos internos: el desarrollo del blog, que incluye programación del mismo, el diseño gráfico y la redacción del contenido, son algunos de los procesos internos que se analizan desde esta perspectiva en la búsqueda de verificar la eficacia de los mismos, con respecto al tiempo y la calidad de los resultados, y su optimización.
  • Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: el personal, entre quienes se cuentan: programadores, diseñadores gráficos, redactores, supervisores, testers se examinan a través de esta perspectiva, incluyendo sus relaciones, su capacidad y formación, en pro de mejorar estas características mediante métodos de aprendizaje.

En este caso, se podrían aumentar los conocimientos con respecto al lenguaje de programación utilizado y proveer a los diseñadores gráficos de mejores herramientas informáticas, como algunos ejemplos.

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