Gestión de proyectos: qué es, fases y metodologías más usadas
La gestión de proyectos es la organización de los elementos que, integrados, conforman un plan en ejecución. Esto implica la división de esfuerzos cuyos resultados individuales conducen al objetivo general de la idea en cuestión cuando se integran correctamente. En efecto, es una metodología que garantiza la eficacia de los procesos correspondientes.
A continuación, te presentamos qué es la gestión de proyectos, su importancia, las metodologías más usadas, así como sus ventajas y desventajas.
¿Qué es la Gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la metodología en que se fundamenta la viabilidad y eficacia de un proyecto, en tanto que se disponen sus partes individuales con un fin en específico que, en conjunto, conducen al fin general al que se quiere alcanzar. Esta metodología se establece de acuerdo al contexto social y económico del momento, con lo que se calcula la rentabilidad del proyecto.
Estos elementos que conforman al proyecto se traducen en:
- La identificación y asignación de personal y su posterior desempeño.
- El tiempo.
- El capital.
- La capacidad de trabajo.
- La estructuración de las actividades (así como un cronograma que disponga tiempos para la finalización de cada tarea).
- Supervisión de los procesos.
- Control de calidad.
- Los recursos de los que se dispone.
El factor liderazgo y diseñar un organigrama, de manera que cada proceso tenga y se enfoque en un fin específico, es importante a la hora de gestionar un proyecto. Dividir estos esfuerzos logra cierta fluidez en los procesos, cuyos obstáculos se reducen a las características del proceso. Asimismo, el liderazgo permite la unión de las partes al establecer una visión única, de manera que las partes se correspondan las unas a las otras.
Importancia de la Gestión de proyectos
La importancia de la gestión de proyectos radica en que permite tener un panorama general del desarrollo llevado a cabo por las partes integrantes del proyecto, dando lugar a responder oportunamente a las dificultades que se presenten en el camino, y documentar los hitos y logros del proyecto.
Por una parte, la gestión de proyectos brinda los métodos específicos para cada campo que integre el proyecto y, en consecuencia, las herramientas y soluciones precisas para cada proceso. Como resultado, se agilizan los procedimientos y la finalización de actividades al ordenarse y definir sus fines específicos.
Los beneficios de la gestión de proyectos se definen en términos de agilidad y garantía. Esta garantía se logra a través del estudio del contexto en que se desempeña el proyecto, lo que permite la adaptación de las soluciones a las necesidades del momento y una correspondencia entre los procesos internos del proceso con los acontecimientos del entorno.
¿Cuál es el objetivo de la Gestión de proyectos?
Los objetivos de la gestión de proyectos se pueden clasificar de la siguiente manera:
Objetivos internos:
Los objetivos internos de la gestión de proyectos se refieren a los resultados de los procedimientos internos del proyecto, como lo son el cumplimiento de los tiempos de finalización de actividades, la correspondencia entre las actividades y el manejo de personal.
Es decir, estos objetivos se enfocan en las partes que constituyen el proyecto. Estos objetivos son:
- Establecer rutas claras para cada actividad.
- Garantizar la correspondencia de las partes del proyecto.
- Disponer herramientas precisas para el momento y la naturaleza de cada problema.
- Unificar los resultados individuales en un objetivo general.
Objetivos externos:
Los objetivos externos de la gestión de proyectos conciernen al estudio de la factibilidad del proyecto en el entorno en que se va a desempeñar. En general, el objetivo es garantizar esta factibilidad que permita producir beneficios mediante el proyecto.
Estos objetivos son:
- Conseguir un constante ingreso de inversión para el proyecto.
- Garantizar la rentabilidad del proyecto en el medio.
- Disponer de medios que garanticen el progreso del proyecto.
Las 5 fases de la Gestión de proyectos
La gestión de proyectos presenta una estructura de fases o etapas que facilita establecer tareas y soluciones para cada punto del desarrollo del proyecto.
1. Análisis de viabilidad del proyecto
El objetivo principal de un proyecto es ser rentable. Por lo tanto, el análisis de viabilidad es la fase en la que se consideran los recursos disponibles y por conseguir para garantizar la rentabilidad del proyecto. De igual manera, se analiza el enfoque de la naturaleza del proyecto y su factibilidad en el entorno, lo que permite modificarlo antes de emprender su desarrollo.
2. Planificación detallada del trabajo
Una vez que se verifica la rentabilidad del proyecto, se dividen los esfuerzos considerando un cronograma y unos objetivos específicos para cada uno de ellos. Se identifica y asigna personal, según sus capacidades, a cada esfuerzo que tiene un fin específico que integra, junto con otros, el objetivo del proyecto. Es decir, es la fase donde se considera el tiempo, el trabajo y los recursos que se deben disponer.
3. Ejecución del proyecto
En esta fase, se inician las labores correspondientes para la realización del proyecto. Es decir, se lleva a cabo la previa planeación del proyecto. Aquí, se verifica la disponibilidad de recursos de toda índole, así como su disposición.
4. Seguimiento y control del trabajo
La simultaneidad de los procesos hace necesario un constante monitoreo del cumplimiento de los objetivos específicos de cada uno, así como la rápida resolución de los obstáculos que se presenten en la marcha. También se hace necesario considerar la calidad de los resultados obtenidos en cada proceso. Esta fase es de suma importancia, pues garantiza la efectividad del personal.
5. Cierre del proyecto
Finalizados cada uno de los procesos que contribuyeron a la realización del proyecto, se analizan los resultados individuales y el cumplimiento de los objetivos preestablecidos. Hecho esto, se evalúan posteriores modificaciones útiles para el proyecto en cuestión u otros, además de preparar un documento que incluye lo anterior.
Metodologías para la Gestión de proyectos
Cada proyecto exige una metodología propia que se adapte a sus objetivos. La siguiente es una lista de metodologías de gestión de proyectos que puede servir al momento de escoger la más adecuada:
Ágil
Esta metodología se fundamenta en la retroalimentación y una constante comunicación con los usuarios. Se basa en la promoción de pequeños logros, que conforman el objetivo principal del proyecto, entre los clientes potenciales del proyecto, esperando de ellos una retroalimentación que permita el constante mejoramiento, mediante modificaciones, del proyecto en su forma final.
Modelo de cascada
El modelo cascada se refiere a una metodología que se define en términos de causa y efecto. Es decir, cada fase finalizada es el principio necesario de la fase que le sigue, y así mismo es la consecuencia de una fase anterior.
Metodología Scrum
En la metodología Scrum prima la división de esfuerzos, pues se basa en la definición de proyectos internos, denominados Sprints, que contribuyan al objetivo general del proyecto. Es importante, asimismo, la correspondencia de las partes que garanticen la unificación de los resultados.
Metodología Kanban
La metodología Kanban se basa en la focalización de las etapas del desarrollo de un proceso, a través de tarjetas que representan la importancia de una actividad en el contexto del proceso en específico. Así, se consideran tanto el tiempo límite como la relevancia de la actividad, en comparación con otras, lo que permite tomar decisiones rápidas según la necesidad.
Metodología Scrumban
Scrumban nace de la unificación de las metodologías Scrum y Kanban, pues la división de esfuerzos se traslada al método empleado en Kanban: las tarjetas que representan la importancia de actividades. De esta manera, se obtiene mayor control del flujo de trabajo, pues las actividades más importantes se identifican y se prioriza su realización sobre las secundarias.
Metodología PRINCE2
La característica principal de esta metodología es el control. PRINCE2 (Proyectos en Entornos Controlados) es una metodología que permite controlar todos los aspectos de un proyecto, y se fundamenta en siete características:
- Definir los motivos que hacen necesario el proyecto en su entorno, y comprobando así su importancia.
- Retroalimentación tanto interna como externa.
- División de esfuerzos bien definidos.
- Jerarquía de responsabilidades.
- Estructuración de las actividades y objetivos mediante etapas.
- Focalización en los resultados.
- Adaptación a las circunstancias que rodean al proyecto.
Metodología Lean
El método Lean tiene como principal objetivo reducir la necesidad de utilizar recursos a través de un proceso de depuración por el cual se identifican los procesos más importantes, y considerando cuáles no lo son tanto, enfocándose así solo en los primeros e invirtiendo los recursos solo en estos.
Guía PMBOK® del Project Management Institute (PMI)
La metodología PMBOK en realidad es una guía estandarizada de la gestión de proyectos. La mayoría de características propias de la gestión de proyectos están influidas por esta guía, pues definió los principios y etapas de este proceso.
Ventajas y desventajas de la Gestión de proyectos
La gestión de proyecto ofrece una gran cantidad de ventajas que garantizan el éxito interno del proyecto, así como el éxito entre los clientes o usuarios del mismo. Sin embargo, se debe ser cuidadoso a la hora de adoptar cierta metodología, pues algunas podrían originar más desventajas que ventajas a tu proyecto.
Los beneficios de la Gestión de proyectos
Como se ha dicho, los beneficios de la gestión de proyectos son tanto internos como externos, entre ellos:
- Disposición efectiva de los recursos disponibles.
- Disposición eficaz del tiempo.
- Coordinación de las partes integrantes del proyecto.
- Constante progreso en cuanto a la optimización de las actividades.
- Toma de decisiones oportunas.
Las desventajas de la Gestión de proyectos
Si bien adoptar una metodología en específico es parte esencial de la gestión de proyectos, podría suponer asimismo un problema si no se adapta a los objetivos y necesidades del proyecto, lo que podría producir desorganización, riesgos económicos e incluso, una mala gestión de la metodología podría resultar en el fracaso del proyecto. Por lo tanto, es importante analizar con detenimiento este aspecto antes de adoptar una metodología.
Gestión de proyectos ejemplos
Tener un ejemplo a la mano que sirva de guía al momento de empezar a gestionar tu proyecto supone un gran apoyo. Aquí, te proporcionamos un ejemplo general que representa los pasos generales de la gestión de proyectos:
El ejemplo en cuestión es una empresa de informática que ha iniciado un proyecto con el fin de establecer un medio de comunicación entre clientes y la empresa, además de proporcionar información de temas relacionados con los productos que ofrecen, así como propiciar la comercialización de los mismos.
- Análisis de viabilidad del proyecto: primero, se identifican las personas que harán parte del proyecto, así como los recursos disponibles, en este caso programas informáticos, redes, equipos electrónicos, con el fin de programar un blog. Así mismo, se predisponen cada uno de los elementos anteriores a una tarea en específico:
Unos conformarán el equipo programador del blog; otros verificarán la calidad del mismo; algunos se enfocarán en encontrar posibles errores; un grupo de redactores producirá el contenido del blog; y por último, otros promocionarán el blog.
- Planificación detallada del proyecto: el proyecto ya tiene sus partes dispuestas a trabajar. Ahora se establecen unos objetivos para cada equipo, garantizando su relación con el conjunto. En consecuencia, se definen las fechas límites así como las actividades individuales de cada etapa del proceso.
- Ejecución del proyecto: el proyecto ha comenzado. El líder o un grupo de supervisores aseguran el cumplimiento de las funciones correspondientes de cada equipo de trabajo. De igual manera, observan posibles dificultades internas y se proporcionan soluciones.
- Seguimiento y control del trabajo: mientras el plan se pone en marcha, se registran los hitos del desarrollo de la idea, y paralelamente se verifican los objetivos y los procesos.
- Cierre del proyecto: el proyecto ha terminado. Por último, se hace una revisión de los objetivos alcanzados, posibles recomendaciones y se redacta un documento que sirva de guía para futuros proyectos.
Plantilla Gestión y administración de proyectos en Excel
La gestión de proyectos es una parte fundamental en el desarrollo de cualquier proyecto, pues garantiza su rentabilidad y la obtención de beneficios. Por ello, te ofrecemos una plantilla con todas las características propias de la gestión de proyectos que te ayudarán a planificar tus actividades ordenadamente. ¡Ahorra tiempo y agiliza tu proyecto!
