Cronograma de actividades o proyectos: ¿Qué es y cómo hacerlo?
¿El tiempo no te rinde con tantas tareas pendientes? ¿Se te cruzan las actividades y pierdes oportunidades?
Hay algo que puedes hacer para organizar tu día a día, de tal modo que puedas administrar tu tiempo de manera efectiva: crear un cronograma de tus actividades o proyectos.
En este artículo te contaremos qué es un cronograma, para qué sirve, cómo hacerlo y cómo adaptarlo a tus actividades o proyectos que tengas o estés pensando en desarrollar.
¿Qué es un cronograma?
Es una programación gráfica de cada tarea a ejecutar organizadamente, con horarios delimitados y fechas establecidas, para controlar cada actividad en el espacio y el tiempo.
Algunos llaman a las personas más organizadas, controladores. Pero lo cierto es que, sin organización, tu vida puede ser un parque de atracciones con largas subidas y caídas rápidas y estrepitosas.
Imagínate que tienes cita con tu dentista a las 11:00 AM y olvidaste que la reunión principal para la entrega del proyecto de tu equipo es a las 10:00 AM. Una reunión que dura poco más de una hora.
La ansiedad y el estrés toman posesión de ti. Dejas de hablar con tranquilidad, se te ve de mal humor. Tu apariencia profesional se reduce.
Tu vida puede volverse una confusión. Puedes empezar a perder credibilidad y confianza de quienes te rodean, sin un cronograma de actividades que te dé predicción de cada acción y tarea.
¿Para qué sirve un cronograma y cuál es su objetivo?
Llevar un cronograma no solamente te organiza, también te da el control para que sepas cuándo comenzar y parar una acción laboral o personal.
En proyectos personales o de trabajo, es indispensable contar con un cronograma.
Además de asignar las personas responsables de cada labor, optimiza tu tiempo y el de tu equipo de trabajo. Es una herramienta clave para tu eficiencia y la de tu equipo.
Así, puedes encontrarte haciendo más en menos tiempo.
Antes de mostrarte cómo hacerlo, veamos los fundamentos de tu cronograma y lo que debes tener presente antes de llevarlo a cabo.
La organización implica ejecución. Por esto es importante que siempre planifiques tus actividades con realidad y objetividad. Asegúrate de que todos los elementos están dispuestos adecuadamente para el logro de tus objetivos.
1. Identificar las tareas a realizar
En primera medida, debes poder saber qué acciones o tareas son las que vas a llevar a cabo. En un día, en una semana, en un mes.
Lista las tareas para cada día antes de empezar.
2. Conocer la fecha límite de cada tarea
La programación es vital. Analiza cada tarea y asegúrate de ver con realismo el tiempo estimado para completar cada acción, antes de comprometerte.
En el caso de un proyecto que requiere varias tareas completadas, establece una fecha de entrega proporcional teniendo en cuenta cualquier posible tropiezo.
Asegúrate de que el plazo máximo sea un límite holgado y no a las prisas.
3. Seguimiento a las actividades
Para que las cosas marchen en los plazos establecidos, no puedes permitirte esperar a que los otros cumplan así sin más.
Moderadamente y sin invadir sus espacios, es importante que tengas algún tipo de seguimiento adecuado.
En el caso de una reunión o cita, un simple mensaje o llamada de confirmación es suficiente.
En el caso de un Proyecto laboral, ir con los integrantes de vez en cuando a observar y solicitar los avances, es lo más adecuado.
4. Asegurar el cumplimiento y ejecución de las tareas
Para asegurarte de que lo planeado se lleve a cabo, mantén siempre abiertas tus líneas de comunicación y establece acuerdos con las personas involucradas para llevar a cabo las acciones.
Deberían poder trabajar amigablemente y como equipo, una buena relación hace posible que las cosas marchen suavemente. A diferencia de si se introduce desesperación y malos tratos, la acción se ralentiza y el trabajo se alarga.
Siempre haz un buen seguimiento para que las cosas salgan bien.
Y a los incumplimientos… Bueno, debes investigar para llegar a una decisión acertada y no impulsiva. Puede ser que requieras capacitar más, un cambio de personal o añadir más participantes para aliviar la carga.
Cómo hacer un cronograma
Ahora sí. Llegó la hora de hacer tu propio cronograma de un proyecto.
Un cronograma de actividades real, es como un milagro. Pero uno hecho sin ajustarse a la realidad y la objetividad, puede hacer tu vida una pesadilla.
Sigue estos pasos con honestidad para que tengas siempre los mejores resultados.
1. Definir el alcance del proyecto
Está es la parte escrita de tu proyecto para aprobación. También es vital para la comprensión y organización del trabajo.
Por ejemplo, vas a realizar un proyecto de limpieza.
Así tenemos: PROYECTO DE LIMPIEZA.
Describe lo que quieres lograr en tu proyecto: El propósito de este proyecto es involucrar a los miembros de la familia en la limpieza de la casa.
Cómo piensas lograrlo: Para lograrlo, debemos dividirnos las áreas de la casa entre los miembros de la familia y cada uno hacerse responsable por la organización y limpieza del área asignada.
A quién va dirigido: Pepe, Juana, Luis, Diana.
Los objetivos son: Limpieza de la cocina, de los baños, del estudio, habitaciones, comedor, sala y jardín.
Recuerda establecer la solución final: Cada uno es responsable por su propia habitación y por el estudio cada vez que sea usado a diario, así como de sus propios platos una vez que sean usados.
El domingo es día de aseo profundo. El jardinero se encarga del jardín y la señora del servicio de cocinar, lavar la ropa, los baños, y la limpieza de los pisos.
2. Listar las tareas a realizar
Ten presente antes de diseñar tu cronograma. Listar las tareas para poderlas poner tu cronograma:
- Pepe se asegura de que la sala siempre esté ordenada y sin polvo, el tapete de bienvenida limpio y el perchero y recibidor organizados sin saturación.
- Juana se asegura de que los baños siempre tengan papel, toalla, limpia, jabón líquido e informa sobre cualquier producto de cuidado personal que se esté agotando.
- Luis se encarga de que el comedor siempre tenga individuales limpios para usar y recogerlos luego de comer, así como de portavasos. Se asegura de poner la mesa y que el servilletero, salero, etc., estén llenos.
- Diana se asegura de que el mercado se guarde en los estantes y recipientes correctos. Que no hayan productos vencidos ni en mal estado. Informa sobre cualquier alimento o producto que se esté agotando. Así como de que los estantes siempre estén limpios, sin polvo.
3. Elaborar el cronograma (Diseñar tu diagrama de Gantt)
Ahora, abre tu hoja de cálculo de Excel para diseñar tu cronograma. Su cuadrícula es ideal para que puedas diseñarlo sin ninguna dificultad.
Realiza tu tabla teniendo en cuenta que las fechas deben establecerse en la parte superior de manera horizontal y las tareas en vertical en la columna izquierda.
Resalta con colores los días de entregables.
Recuerda que tu creatividad juega un papel importante. Personaliza tu diseño del cronograma de Excel con tu ingenio y necesidades propias.
Hay variaciones y más detalles sobre el diagrama de Gantt. Te invitamos a aprender más en El Diagrama de Gantt en Excel.
4. Compartir el cronograma
Ahora solo debes guardar en PDF, Imagen o en el formato que más te guste y compartir con los miembros del proyecto.
Esta parte es vital, especialmente para revisión como grupo. Asegúrate de que todos estén de acuerdo y comprendan cada parte. De esto depende la ejecución de tu proyecto.
La opinión de los integrantes es clave. Realiza los ajustes necesarios tomando en cuenta el acuerdo general.
Cómo hacer un cronograma de actividades en Excel
Aprende a crear un cronograma de actividades en Excel. En este video tutorial te mostraré paso a paso cómo organizar tu tiempo de manera efectiva utilizando esta potente herramienta.
Descubre cómo crear tablas, asignar fechas, establecer duraciones y añadir notas a tus tareas. Con estos sencillos pasos, podrás visualizar y administrar tus actividades de forma clara y ordenada.
Proyectar la viabilidad del proyecto
La viabilidad de tu proyecto depende de su entrega.
Es fundamental cumplir con las fechas establecidas y más cuando tu proyecto cuenta con varias etapas. Una supervisión adecuada con reuniones para los entregables en las fechas indicadas es vital.
Tu cronograma es una herramienta, solo diseñarlo no es suficiente. Mantener la función en marcha depende de ti. Asegúrate de que el presupuesto y demás detalles estén contemplados.
Haz que salga bien y mantén a tu equipo en acción y alineados.
Mantente alerta a las dificultades y siempre habla con tu equipo para hallar la solución juntos. Trabaja con empeño en manejar cada obstáculo y no te detengas hasta tener hecho todo.
Adicionalmente recuerda que el uso del cronograma es ilimitado. Úsalo en tu vida personal y laboral. Con esta herramienta no tendrás proyectos incompletos.
Vale la pena llevar una vida más organizada. Tu equipo de trabajo te lo agradecerá.
En Excel para Todos, siempre trabajamos para facilitar tu vida. Por eso hemos diseñado la siguiente plantilla. Descárgala si deseas simular o proyectar la viabilidad financiera de tu proyecto.
Plantilla Evaluación de Proyectos
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