Metodología Ágil Scrum: principios, roles, fases y ejemplos

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La metodología Scrum ayuda a las personas y los equipos a generar valor de forma incremental de forma colaborativa. Como marco ágil , Scrum proporciona la estructura suficiente para que las personas y los equipos se integren en su forma de trabajar, al tiempo que agrega las prácticas correctas para optimizar sus necesidades específicas.

Por esta razón, te explicamos a continuación todo lo que tienes que saber para empezar a optimizar tus procesos productivos y generar mejores resultados.

¿Qué es la metodología Scrum?

La metodología Scrum hace parte del conjunto de metodologías ágiles, cuyo objetivo es adaptarse a las demandas que exige el mercado del momento mediante la constante innovación en los procesos y resultados de las empresas. Por lo tanto, su implementación significa estar en constante contacto con las opiniones, exigencias y comentarios de los clientes

Esta metodología nace como una analogía entre el ámbito empresarial y el rugby. En este deporte se realiza un tipo de formación en grupo para devolver la pelota al juego luego de una amonestación. A esta formación se le conoce como melé (en español) o scrum (en inglés). 

Como en el rugby y en casi cualquier otro deporte, el trabajo en equipo es uno de los aspectos fundamentales de la metodología Scrum. Su enfoque está dirigido a potenciar la colaboración e integración de los miembros del proyecto, mediante la división de esfuerzos y frecuentes reuniones para mejorar la comunicación y coordinación en lo que concierne a la toma de decisiones. 

La característica que define, realmente, a este tipo de metodología ágil es el sprint. Este término hace referencia a un ciclo en que, todas las partes integrantes del proyecto, de acuerdo a sus especializaciones, desarrollan un prototipo de la idea principal, con el fin de efectuar un lanzamiento del mismo entre el público objetivo y generar comentarios. Este último aspecto conduce a su posterior análisis y supone el comienzo de un nuevo sprint.

El término utilizado para referirse a esos comentarios generados por los clientes es historia de usuario. Dentro de la metodología Scrum, y debido a su enfoque en el cliente, este concepto es la base de todo el desarrollo del sprint, desde su concepción hasta su lanzamiento. 

El carácter cíclico de esta metodología propicia la mejora continua tanto del proyecto como de la empresa en general. La innovación y la adaptación son constantes en la aplicación de este método, pues mediante estas dos características se realiza un actualización de la empresa con respecto a las tecnologías actuales del mercado así como a las demandas de los clientes. 

Método Scrum principios

Algunos de los principios que rigen la implementación de la metodología Scrum en la gestión de proyectos se encuentran o están basados en el Manifiesto Ágil, un documento redactado por los mismos fundadores de las metodologías ágiles en donde se establecen una serie de principios que definen su filosofía.

En general, los principios de la metodología Scrum son los siguientes:

  • Cooperación: aunque la división de esfuerzos sea uno de los conceptos importantes de la metodología Scrum, es importante que todas las partes cooperen entre sí, para guiar los resultados a un objetivo único. La cooperación es la base de la eficiencia del trabajo en equipo
  • Procesos cíclicos: la mejora continua depende de la repetición y constancia con que se aplican las fases de la metodología Scrum, lo que garantiza, asimismo, la actualización del proyecto o empresa. 
  • Autonomía de las partes: en la división de esfuerzos, se debe garantizar que las partes sean autónomas, es decir, capaces de resolver los problemas y ejecutar el plan de acuerdo a su disciplina particular.
  • Administración del tiempo: cada sprint debe estar planificado dentro de unos plazos de entrega definidos.
  • Aprender de la experiencia: la filosofía de la metodología Scrum está influenciada por el empirismo, es decir, del aprendizaje mediante la experiencia. Esto permite aprender durante la marcha y de manera constante.
  • El cliente como base y objetivo: siempre se tiene que tener en cuenta al cliente y sus comentarios, lo que hace necesario estar en constante comunicación con él, y utilizar los sprints como rutas de retroalimentación.

Además, existe un conjunto de valores que se deben mantener durante la aplicación de esta metodología, los cuales son:

  • Transparencia en los procedimientos.
  • Inspección de los procesos productivos y la calidad de los resultados.
  • Adaptación al medio.
  • Compromiso de los miembros del equipo.
  • Enfoque en el cliente.
  • Franqueza.
  • Respeto como valor fundamental para el trabajo en equipo.
  • Coraje en la proposición de soluciones e ideas.

Principales roles de Scrum

Dentro de la implementación de la metodología Scrum en un proyecto, existen unos roles que conservan y garantizan la eficacia de la implementación del método y de los procesos que se estén llevando a cabo en la línea productiva de la empresa o proyecto. Estos roles son:

El Product Owner (dueño del producto) 

La esencia de este rol se encuentra en su mismo nombre, pues es quien define los requisitos que debe cumplir el producto y quien establece las pautas para el desarrollo del mismo de acuerdo a las demandas de los clientes. Esta persona es quien se encarga de documentar las historias de usuarios. 

El Scrum Master (facilitador de proyectos)

Se trata de la persona encargada de dirigir, verificar y garantizar los procesos y actividades dentro del marco de la implementación de la metodología Scrum. Es quien lidera el desarrollo de los sprints y gestiona la calidad de los mismos. Es importante que esté capacitado en la gestión del capital humano.

Team Members (miembros del equipo) 

El equipo del proyecto está encargado del desarrollo del mismo en todas las áreas de especialización. En efecto, el equipo debe ser de carácter multidisciplinario. 

Fases de la metodología Scrum

El ciclo de vida de la metodología Scrum se puede resumir en cuatro fases consecutivas: historia de usuario, planificación, desarrollo y reunión. El fin de un sprint o uno de estos ciclos significa el comienzo de otro

De igual manera, es importante comprender qué es un artefacto en la metodología Scrum, antes de iniciar con la explicación detallada de las fases. Este concepto hace referencia a un documento en que se determinan ciertos detalles necesarios para el desarrollo del producto. 

En los artefactos se especifican los requisitos (donde se consideran las historias de usuario) del proyecto, el plan de actividades a seguir, las características técnicas del producto, las posibles modificaciones, en fin, toda aquella información indispensable para la correcta ejecución del proyecto.

Con lo anterior, podemos entender de mejor manera cuales son las fases que corresponden a la implementación de esta metodología:

1. Product Backlog

Esta etapa consiste en la concepción de uno de los artefactos que hacen parte de la metodología Scrum. Se recopilan las historias de usuario y se evalúa la rentabilidad del proyecto en el mercado.

 2. Sprint Planning

En esta fase se establecen los requisitos del proyecto con base a las historias de usuario recopiladas. Se detallan las características técnicas del producto y se planifica una lista de actividades ordenadas de manera prioritaria de acuerdo a las historias de usuario.

3. Sprint

El plan entra en ejecución, y se realizan entregas de las características desarrolladas de manera periódica. Generalmente, esta etapa se realiza cada cuatro semanas o incluso menos, lo que permite un mayor nivel de adaptación a las exigencias del mercado en todo momento.

4. Sprint Backlog

El segundo de los artefactos de la metodología Scrum. En esta fase se establece una lista de actividades consideradas importantes para el desarrollo del proyecto y un método para la incrementar la calidad de los resultados.

5. Daily sprint meeting

El equipo se reúne diariamente en un Scrum Board (o Junta Scrum) con el fin de comunicar las consideraciones pertinentes para el desarrollo del proyecto. Con esto se logra que el equipo trabaje colectivamente y conozca los nuevos requerimientos del proyecto durante la ejecución del mismo. 

6. Demo y retrospectiva

Al término de cada sprint, el equipo se reúne nuevamente para considerar las opiniones de los clientes luego de ser lanzado el prototipo diseñado. Además, se realiza un análisis retrospectivo del proceso, con el fin de considerar aquellos puntos favorables y desfavorables de la producción, para modificarlos en el nuevo sprint.

Metodología Scrum Ventajas y desventajas

Los beneficios de Scrum

  • Garantiza la constante actualización de la empresa con respecto a las necesidades del mercado.
  • Propicia la mejora continua de la empresa.
  • Aumenta el nivel competitivo empresarial mediante la innovación y la adaptación.
  • Permite mejorar constantemente los resultados.
  • Da lugar a modificaciones durante la marcha.
  • Es una metodología flexible.
  • Potencia el trabajo en equipo.

Las desventajas de Scrum    

  • Se mantiene cierto nivel de incertidumbre con respecto a los métodos empleados o por emplear debido a las constantes modificaciones que se pueden realizar.
  • Requiere de analizar frecuentemente el mercado y adaptarse al mismo, lo que puede generar que el proyecto cambie en sus objetivos.
  • Se debe aplicar cíclicamente.

Kanban vs Scrum

Entre las metodologías ágiles destacan tanto el método Scrum como el Kanban. Los dos buscan optimizar los procesos productivos que se están realizando dentro de un proyecto o empresa y se pueden integrar conjuntamente para gestionar los mismos. Sin embargo, aunque las dos metodologías sean de carácter cíclico, se diferencian por diversos aspectos durante su implementación. Estas son sus principales diferencias:

  • La metodología Kanban es más visual, pues hace uso de tarjetas que representan la importancia de una tarea a realizar frente a otras, dentro de un tablero de actividades, conocido como tablero Kanban. Por otro lado, la metodología Scrum está enfocada más en la práctica y en la ejecución de las tareas casi al instante.
  • Por una parte, la metodología Kanban se enfoca en los procesos o actividades y su organización, mientras que la metodología Scrum se enfoca más en el trabajo en equipo y en la ejecución del proyecto.
  • La metodología Kanban no cuenta con una estructura de fases como la metodología Scrum.

Como se mencionó en la introducción de este apartado, a pesar de ser metodologías diferentes, las dos pueden ser integradas en la gestión de proyectos. A la unificación de los métodos se le conoce como metodología Scrumban. De esta manera se priorizan las tareas más importantes a realizar, así como los prototipos que deben ser desarrollados en un principio. 

Pasos para aplicar la metodología Scrum

Mediante la misma analogía entre el ámbito empresarial y el rugby, podemos explicar de mejor manera la aplicación de la metodología Scrum en la gestión de proyectos. Un proyecto puede ser entendido como un partido de rugby, donde un equipo busca ganar el mismo. En este caso, el equipo que conforma el proyecto busca generar un producto. 

A partir de lo anterior, podemos definir los siguientes pasos:

  1. Estudiar el campo de juego: como en el rugby y en casi cualquier deporte, se estudia el campo de juego, es decir, el mercado en que se va a desempeñar el proyecto. Aquí se analiza la competencia, las exigencias del público, las nuevas tecnologías y las nuevas técnicas de producción.
  1. Planificar la estrategia: a partir de la información recopilada, se establece la formación del equipo y la estrategia ganadora. Se planifica una lista de actividades, se dividen los esfuerzos y se establece un objetivo.
  1. Se da comienzo al juego: el partido ha comenzado y todos los miembros del equipo trabajan en sus roles o, en otras palabras, se ha dado inicio al sprint. Durante la marcha, se analizan las posibles modificaciones que se deben realizar sobre la estrategia y el método de juego.
  1. Anotar el primer punto: el equipo busca abrir el marcador. Todos los jugadores fijan su meta, cumplen con su rol y anotan el primer tanto del partido. Esto se traduce en que se ha finalizado el primer prototipo o sprint del proyecto. 
  1. Reunión del equipo: luego de haber anotado el primer punto, el equipo analiza si la estrategia implementada fue la mejor o si se deben hacer modificaciones sobre la misma. En ciertos momentos, durante el juego, también se realizan breves reuniones para transmitir información de relevancia y lograr mayor coordinación entre los miembros del equipo.
  1. Repetir: la pelota entra en juego nuevamente, y el equipo repite el proceso con el fin de mejorar los resultados. A cada anotación o término de un prototipo se analizan las fuentes otra vez, se planifican otras actividades a partir de las mejoras consideradas y de las nuevas exigencias del mercado. 

Ejemplo de la metodología Scrum

Las metodologías ágiles fueron planteadas por un grupo de programadores para mejorar los procesos productivos que se llevan a cabo en el desarrollo de software. Sin embargo, se ha extendido su uso a casi cualquier tipo de industria, y la metodología Scrum es una de las más utilizadas e importantes del ámbito empresarial actual. 

Para esta ocasión, y para ilustrar de mejor manera cómo se implementa la metodología Scrum en un posible proyecto real, te expondremos el siguiente ejemplo: una empresa automotriz se ha propuesto lanzar un nuevo modelo de auto de lujo en el mercado. 

Sigamos paso a paso y fase por fase el desarrollo del nuevo modelo:

  1. Análisis del mercado: en esta etapa, la empresa analiza qué empresas están o han desarrollado autos de este estilo recientemente, qué técnicas y tecnologías pueden ser empleadas en la producción del auto y, lo más importante, cuáles son las necesidades a suplir y qué mejoras se pueden introducir para atraer la atención del cliente. Esta etapa corresponde a la fase de product backlog.

En este caso, se pueden considerar el tipo de motores utilizados para la manufacturación de este tipo de autos, el software que se incluye en los mismos, el diseño y ciertas facilidades. Además, se tiene en cuenta las opiniones de los clientes, por ejemplo, mayor espacio en la cabina.

  1. Planificación: una vez se han recopilado las historias de usuario, se efectúa el sprint planning. Se dividen los departamentos necesarios para el desarrollo del auto: departamento creativo, mecánicos, electricistas, programadores, diseñadores, ingenieros, testers, incluso un departamento de estudio de materiales. Por último se asignan las actividades a realizar.
  1. Desarrollo del automóvil: el sprint comienza y todos los departamentos ejecutan sus actividades siguiendo el objetivo establecido en equipo. Todas las partes cooperan entre sí, pues los sectores son interdependientes. En la marcha, se analizan las mejoras que se puedan efectuar. También corresponde a la fase de sprint backlog.
  1. Primer prototipo: el auto ha sido terminado. Se ha establecido que cada año y medio será promocionado un nuevo carro a partir de un modelo previamente establecido. Esto permite que se pueda seguir un modelo como base y mejorarlo constantemente con el paso del tiempo. Por lo tanto, el auto desarrollado es el primer prototipo del modelo base.
  1. Reunión: el equipo se reúne en un Scrum Board, que corresponde al Daily sprint meeting, y durante la ejecución del proyecto, se comunican las modificaciones y los problemas que han presentado.
  1. Análisis en retrospectiva y repetición: por último, se analizan las opiniones generadas entre el público desde el lanzamiento del prototipo y se hace un estudio de la eficacia de la producción durante el proyecto.

Plantilla Administración de proyectos Método Scrum

La competitividad, más que una ventaja, actualmente es una obligación, y la aplicación de metodologías ágiles en las empresas optimiza los procesos de producción y genera mejores resultados. La plantilla de administración de proyectos es, por lo tanto, una herramienta fundamental para garantizar una mejora continua, ahorrando tiempo y asegurando el crecimiento constante de tu empresa. 

Con la plantilla de administración de proyectos puedes implementar la metodología Scrum de manera sencilla, rápida y obteniendo todos los beneficios que su aplicación proporciona. Con esta herramienta puedes potenciar la capacidad productiva de tu equipo y gestionar la calidad de los resultados, garantizando el éxito de tu proyecto o empresa.

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