Tablero Kanban
Grandes empresas han alcanzado el éxito usando metodologías como el Tablero Kanban, con el cual se da un orden a la ejecución de las ideas que buscan un máximo rendimiento del flujo de trabajo.
Es por eso que traemos para ti una guía con la que aprenderás qué es el Tablero Kanban; y con un ejemplo y una plantilla de Excel, que te dejaremos al final, completarás el aprendizaje necesario para elaborar tus propias metodologías.
¿Qué es el Tablero Kanban?
El Tablero Kanban hace parte de un conjunto de metodologías ágiles, su objetivo es visualizar de manera general cada etapa de una tarea desde que es planeada hasta su realización. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales, y es a partir de ellas que se realiza una fácil lectura de los indicadores. Dada su naturaleza, permite conocer de manera inmediata qué está ocurriendo.
Un tablero Kanban o kanban board puede ser físico o digital y se construye a partir de tres columnas básicas, donde cada una representa una etapa diferente del flujo de trabajo:
- Para hacer.
- Trabajo en curso.
- Hecho.
Generalmente, cada una de estas columnas contiene una explicación breve de lo que debe realizarse, una fecha límite para comenzar y otra para terminar, así como el nombre de la persona responsable. En un tablero Kanban los equipos exhiben sus proyectos y elementos de trabajo por tarjetas que ayudan a los compañeros a discernir de manera rápida en qué se está trabajando.
Su desarrollo data desde inicios de los años 50, y se le atribuye a la industria automotriz. Fue desarrollado por Taiichi Ohno, un ingeniero de Toyota, para controlar el inventario durante la cadena de suministro, con el fin de generar más valor para el cliente sin generar altos costos. Sin embargo, surge como método en 2007, luego de años de pruebas.
A principios del siglo XXI fue cuando la metodología Kanban salió del ámbito automotriz, y en atención de su eficiencia y con aprovechamiento de las herramientas digitales, se aplicó con éxito a otros sectores más complejos.
De esa manera, los empresarios de la industria del software descubren cómo el uso de las tarjetas kanban genera un cambio positivo en la manera de suministrar productos y servicios.
Para comprender mejor el método kanban, imagina una tarjeta de memoria en la que puedes guardar todos los procesos de tus trabajos, y cada una de sus fases está disponible para que tengas acceso a ella y saber qué hacer en cada ciclo de desarrollo de las actividades.
El sistema kanban se usa como un depósito de información en tiempo real. Cuando funciona de manera correcta, permite descubrir a tiempo cualquier interrupción de las prácticas del trabajo.
¿Para qué sirve el Tablero Kanban?
Es posible usar el Tablero Kanban en cualquier entorno de trabajo, siempre y cuando lo que se busque sea observar un panorama general de los procesos, uniendo las piezas de trabajo dispersas para darles un orden al sistema. Todo con el fin de mejorar la velocidad y eliminar el caos, usando un sistema simple que se adapta a los diferentes flujos de trabajo.
Sirve, en especial, para esos casos donde el trabajo surge de manera imprevista o cuando se requiere de manera inmediata. Lo que se busca con el Kanban es que cada una de sus etapas pueda ser implementada tan pronto como esté lista, sin tener que esperar a que otras lo estén.
Un Tablero Kanban es de utilidad cuando lo que se busca es mejorar los flujos de trabajo, para que estos sean fluidos y eficientes; de igual manera, cuando se busca salir de un estancamiento de ideas y de producción que generan retrasos en el trabajo.
También, si lo que busca la empresa es mejorar los procesos sin que estos sean inmediatos, el sistema Kanban permite implementar este propósito de cambios de forma paulatina.
Su uso es importante para aquellos equipos que, dependiendo de su dinamismo, cambian de prioridades en cualquier momento.
De cualquier modo, la primacía para este método será responder a tiempo a las necesidades de los clientes.
Tipos de Tablero Kanban
Dentro de las industrias se usan algunos modelos básicos de Tableros Kanban, los cuales puedes poner en marcha en cualquier empresa:
Kanban de producción
Un tablero Kanban de producción está a disposición de todas las personas que son responsables de una actividad en la fase de producción. Este se divide en tres etapas: tarea a realizar, tarea en ejecución y tarea realizada.
Las tarjetas de producción se completan cuando se retiran los elementos que los procesos anteriores han solicitando. De esa manera, los Kanban retornan a los procesos anteriores para realizar la solicitud de nuevas piezas. Así, de manera cíclica.
Kanban de movimiento
Por su parte, el Kanban de movimiento se usa para comunicar a todos los sectores de producción acerca del momento idóneo para ejecutar una actividad o tarea. Sin este comando, no se puede realizar la siguiente fase en la cadena de producción.
Kanban electrónico o E-Kanban
El E-Kanban es una herramienta digital usada en la cadena de suministros para controlar el consumo de los clientes en tiempo real. A partir de la lectura de un código de barras, el proveedor puede identificar los elementos consumidos y que van saliendo de inventario; de esta manera, podrá gestionar un nuevo pedido con base en esa información.
¿Cómo funciona la metodología Kanban?
La metodología Kanban es fácil de usar, su sencillez permite mantener actualizado al equipo de trabajo y este puede asumirla sin ningún tipo de complicación. Esto debido a que es un método visual, el cual permite echar un vistazo para tener información inmediata del estado de los proyectos. De tal forma, se podrá poner en marcha una nueva tarea una vez culminada la anterior y así garantizar un ritmo sostenible en el equipo de trabajo.
Para definir el flujo de trabajo de cada proyecto es preciso crear un tablero al que todos los miembros tengan acceso. Se distribuirá en columnas y en cada una de ellas se anotará el estado de las tareas. De manera efectiva, al tener control visual sobre todo lo que se está haciendo, será asignada la siguiente tarea para ser realizada.
En la medida en que se avanza por el tablero, al ser un tablero continúo, las tarjetas no serán desplazadas y por lo tanto se le puede dar prioridad a las secciones más importantes que se van acumulando al inicio.
Principios de Kanban
Los principios de Kanban son esas características que ofrece una serie de ventajas y que lo hacen diferenciar de otro tipo de metodologías que son aplicables a una empresa. Estas son:
- Visualización de todas las tareas
Este principio habla de la transparencia del Kanban, puesto que nos permite conocer y comprender en cada momento en qué etapa de ejecución se encuentra un proceso.
Esta visualización es posible con varias tareas al tiempo, lo que nos permitirá dar orden y realizar modificaciones que aporten al buen funcionamiento del equipo de trabajo.
- Priorización
La priorización brinda la posibilidad de conocer cuál es la siguiente tarea a realizar, gracias a que su sistema de bloque nos ofrece una lista de los pendientes y así darle ejecución rápida al siguiente tema a tratar. Lo que implica una mejora en la gestión del tiempo y le dan orden y coherencia al trabajo.
- Mejora continua
Con el método Kanban se fomenta el cambio en todos los momentos de manera continúa. Por ser un sistema de trabajo inmediato con tareas cortas, ofrece un cambio evolutivo que no alarma o pone en resistencia a los equipos.
- Liderazgo en todos los niveles
Este principio habla de un liderazgo que deja de enfocarse en una sola cabeza como un director o gerente, y reconoce la importancia de cada uno de los miembros, los cuales trabajan conjuntamente con un esfuerzo colectivo.
De esta manera, respetando el rol y la responsabilidad de cada miembro, se identifican los cambios y se implementa una colaboración.
- Calidad garantizada
Cuando se aplican todos los principios del método Kanban, en especial el de la mejora continua, se fomenta un arraigo en la mentalidad del equipo de trabajo que influye en la consecución de mejores resultados, lo cual se traduce en una mejor calidad en el producto o servicio que se le ofrece a los clientes.
Propósitos de Kanban
El propósito principal de la metodología kanban busca la posibilidad de identificar el estado de cada tarea con tan solo mirar el tablero. Con solo una mirada, se podrá enfocar de manera rápida cuál es el estado actual del proceso y cuál es la siguiente tarea en lista para ser desarrollada.
Por lo tanto, se puede decir que otro de sus propósitos es reconocer en qué momento existe un exceso de tareas en proceso que afectan a la producción, así como detectar las tareas que aún no se han ejecutado y que por algún motivo no se empiezan, para cumplirlas pronto y así evitar los retrasos; lo que permite obtener un indicador constante de cómo están marchando las cosas.
Ventajas y desventajas de usar un Tablero Kanban
Si bien el Tablero Kanban cuenta con unas ventajas que son un beneficio para las empresas que se apoyan en él, también es preciso reconocer que viene acompañado de algunas desventajas, tal como observamos a continuación.
Los beneficios de Kanban
- Medición del rendimiento.
- Organización del flujo de trabajo.
- Permite cumplir con los tiempos de entrega.
- Distribución de las tareas.
- Mejora la calidad del producto.
- Evita la acumulación del trabajo.
Las desventajas de Kanban
- Coste.
- Es limitado.
- No aplica para todos los proyectos.
- No permite anticiparse a un gran aumento de la demanda.
¿Cómo hacer un Tablero Kanban?
Ahora, vamos a aprender cómo se hace un Tablero Kanban, en tan solo 5 pasos:
- Visualizar el flujo de trabajo
Para este primer paso, consigue un tablero blanco y realiza una división en varias columnas, donde en cada una estará la etapa correspondiente al flujo de trabajo. La pizarra o tablero puede ser físico o virtual. Un ejemplo puede ser:
| Pedido recibido | Pago cobrado | Producto enviado | Producto entregado |
- Identificar los trabajos que realizamos
En este paso debes identificar el trabajo que realizas de manera habitual, tal como empacar el pedido, despacharlos o realizar un seguimiento de entrega. Se recomienda, para lograr una mejor visualización y detalle, asignar una etiqueta de color para cada tarea.
- Escribir tareas en tarjetas y pegarlas en el tablero
Luego de haber establecido una etiqueta de color por cada tarea, escribe una sobre una tarjeta y pegala en la columna dentro del tablero a la que corresponda. A cada tarea se le dará una prioridad, donde las más urgentes estarán en la parte superior de la columna.
- Empieza a trabajar con el Tablero Kanban
Para mantener un alto flujo de trabajo, empieza con las tareas que están en la parte de arriba de la columna; cuando termines, estará lista para pasar a la columna siguiente, donde será ubicada en la parte de abajo.
- Mejora el flujo de trabajo
Con un tablero Kanban lo que se busca es mantener el trabajo fluido, eficiente y consistente; por eso, cuando trabajes con uno tendrás la capacidad de observar a nivel general un proyecto y el estado en el que se encuentra. De esa manera, responde de forma instantánea a cualquier problema. Ninguna columna deberá estar sobrecargada de tareas, y para lograrlo es necesario limitarlas.
Tablero Kanban ejemplo
Un ejemplo de Tablero Kanban, lo podemos observar en la ejecución de un proyecto tecnológico, donde el equipo de trabajo se divide en las tareas básicas.
Su orden secuencial, cada uno encabezando una columna, sería: Diseño – Desarrollo – Revisión de Código – Prueba e implementación
| Diseño | Desarrollo | Revisión de Código | Prueba e implementación |
| Todas las tarjetas que tengan prioridad, dentro del tablero, pasarán a diseño. | Una vez todo lo relacionado con el diseño esté completado, la tarjeta está lista para pasar a la columna de Desarrollo. | Las tarjetas que llegan a esta columna son aquellas que indican que un Desarrollo está listo para probar su código de programa. De ser necesario, se realizan cambios al diseño, antes de pasar a la columna de Prueba e Implementación. | Aquí se realizará el testeo final del programa desarrollado, lo que implica un final en el proyecto e implementación del producto. |
Plantilla Tablero Kanban en excel
Para que tengas una visión general y clara de un proyecto, puedes usar esta plantilla de Excel con la que podrás poner ejecución un modelo Kanban. Así tendrás, junto con tu equipo de trabajo, una idea clara de lo que hace cada uno y de la etapa en que se encuentra cada proceso.
Controla las líneas de producción de tus productos o servicios con la Plantilla Tablero Kanban en Excel