Control de inventarios

El control de inventarios es una función que debes aprender si estás pensando en abrir un negocio o quieres mejorar tus habilidades empresariales y de administración. 

En este artículo aprenderás sobre el control de inventarios, los diferentes sistemas para llevarlo a cabo, además de cómo minimizar los costos de almacenamiento y evitar pérdidas de ventas.

Al final, encontrarás una plantilla de Excel con la que podrás practicar los conocimientos adquiridos y llevar el control de tus inventarios.

¿Qué es el control de inventarios y para qué sirve?

El control de inventarios es una técnica usada para administrar y supervisar el flujo de la mercancía o productos que se encuentran en almacenes y bodegas. Su objetivo principal es garantizar que la cantidad de productos disponibles sea suficiente para satisfacer la demanda de los clientes, a la vez que influye en la disminución de los costos de almacenamiento y previene pérdidas de ventas por la falta de stock.

Los tipos de empresas que usan el control de inventarios varían desde pequeños negocios que manejan un stock limitado hasta grandes empresas que manejan una cantidad considerable de productos. 

Sin importar a cuál grupo pertenece, cada empresa suele usar un sistema de control de inventario para asegurarse de contar con la cantidad suficiente de mercancía para satisfacer las necesidades de sus clientes.

Si el negocio es uno que da sus primeros pasos en el mundo empresarial, el control de inventarios le ayudará a evitar problemas de sobreestimación o subestimación del inventario. 

Una práctica recomendada es iniciar el inventario con un registro detallado y actualizado de manera constante en la medida que se realizan nuevas compras o ventas. De igual manera, se recomienda contar con un sistema de clasificación de productos para determinar cuáles tienen una mayor rotación y requieren un mayor nivel de control y seguimiento.

Importancia del control de inventarios

Cualquier negocio que maneje productos o materias primas requiere de un control de inventarios. Esto debido a la importancia de esta técnica, la cual se explica en los siguientes puntos:

  • Maximiza la rentabilidad

Mantener un inventario de forma adecuada y evitar la falta o el exceso de stock influye en el aumento de rentabilidad de una empresa o negocio.

  • Optimiza los costos

Un buen control de inventarios ayuda en la reducción de los costos de almacenamiento y en la organización de nuevos productos.

  • Mejora la eficiencia

Con un control de inventarios se mejora la eficiencia de la cadena de suministro y la productividad general de la empresa o negocio.

Objetivos del control de inventarios

Los objetivos del control de inventarios se enfocan en asegurar que la empresa cuente con la existencia suficiente de mercancía para cumplir con la demanda de los clientes, a la vez que minimiza los costos de almacenamiento.

Esto también influye en la reducción de los costos de pedidos y los tiempos de entrega.

En concreto, el control de inventarios tiene como objetivo mantener un equilibrio entre los niveles de inventario y la demanda del mercado.

Elementos del proceso de control de inventarios

El proceso de control de inventario costa de unos elementos claves, los cuales se clasifican en objetivos, políticas, planes y normas, y sistemas y procedimientos. Veamos cada uno:

1. Objetivos

Los objetivos del control de inventario deben estar bien definidos para garantizar la efectividad del proceso. 

Un objetivo del proceso de control de inventarios podría ser mantener un nivel de inventario mínimo para asegurar que no hay escasez de productos.

2. Políticas

Las políticas establecen reglas y procedimientos para el manejo de inventarios.

Un ejemplo de este elemento es que cada empleado registre cada transacción de inventario y que se realicen conteos de manera regular para asegurar la precisión del registro.

3. Planes y normas

Los planes y normas establecen los límites de los requisitos para el control de inventarios.

Un plan de control de inventarios podría establecer que se debe contar con un stock mínimo de 50 unidades por un producto, y que se debe realizar un nuevo pedido cuando las existencias lleguen a 25 unidades.

4. Sistemas y procedimientos

Los sistemas y procedimientos corresponden a las herramientas usadas para realizar el control de inventarios y garantizar su efectividad.

Un sistema de control de inventarios podría incluir un software especializado para registrar las transacciones de inventarios. Por su lado, un procedimiento apuntaría a que los empleados realicen conteos cíclicos para identificar falencias en el inventario y corregirlas.

Tipos de sistemas de control de inventarios

Existen dos tipos de sistemas de control de inventarios: periódico y permanente. Veamos cada uno a continuación:

Sistema de control de inventario periódico

Este sistema requiere que el inventario se realice en intervalos regulares, como semanal o quincenalmente. Si bien es un sistema de menos costo, este carece de la precisión que ofrece un sistema de control de inventario permanente.

Sistema de control de inventario permanente

Con el sistema de control de inventario permanente se mantiene un registro continúo y actualizado de las existencias en la medida que se realizan las transacciones de compra y venta. Este sistema suele ser más costoso que el sistema periódico, pero el nivel de precisión también es más alto.

Métodos de control de inventarios

Existen diferentes métodos de control de inventarios, los cuales garantizan que la empresa no tenga demasiado o poco inventario. A continuación, veremos los métodos más comunes:

Método PEPS

Este método indica, hablando en términos del producto, que el “primero en entrar, sea el primero en salir”. En términos simples indica que los artículos que ingresan primero son los primeros en venderse. Este método es recomendable para las empresas o negocios que manejan productos perecederos.

Método stock de seguridad

Este método consiste en mantener una cantidad de inventario mínima, para contar con la preparación suficiente en caso de que la demanda aumente de forma repentina y así evitar pérdida de ventas por falta de existencias.

Método ABC

El método ABC se basa en la clasificación de los productos en atención de su nivel de importancia. Cada categoría A, B y C, se divide de acuerdo al volumen de ventas y su valor. En ese orden, los productos de categoría A son los de mayor importancia y requieren de una administración con mayor atención.

Método UEPS  

El nombre de este método quiere decir “primero en entrar, primero en salir”. Los artículos comprados recientemente serán los primeros en venderse. Este método es usado por empresas que comercian con productos que tienen una vida útil prolongada.

Método conteo cíclico

Este método implica contar una parte del inventario en un momento determinado en lugar de contar todo el inventario a la vez. De esta manera, se evitan interrupciones en las operaciones normales de la empresa y permite una gestión eficiente del inventario.

Método FIFO y LIFO

FIFO significa “primero en entrar, primero en salir” y LIFO, “último en entrar, primero en salir”. Son dos métodos diferentes de evaluación del inventario, donde FIFO hace alusión a que los artículos más antiguos son lo que se venden primero, mientras que LIFO implica vender primero los artículos más recientes.

Método EOQ

Este método hace referencia al tamaño óptimo del pedido y consiste en determinar el nivel del inventario que minimiza los costos totales de la empresa. Su objetivo consiste en minimizar los costos de almacenamiento y los costos que implica ordenar nuevos productos.

Cómo implementar un sistema de control de inventarios

Implementar un sistema de control de inventarios eficiente ayuda a minimizar costos, mejorar la eficiencia, y garantizar el cumplimiento de la demanda. Para lograrlo, solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Establece niveles de inventario

Es importante definir el nivel mínimo y máximo de inventario para cada producto, lo que permite mantener suficiente cantidad de stock sin incurrir en exceso de inventario.

2. Planeación de la demanda

Prever la demanda de los productos de la empresa ayuda a determinar la cantidad necesaria de inventario para cubrir las ventas.

3. Clasificación del inventario

Categoriza los productos según el nivel de demanda de cada uno, valor y tamaño de rotación. Los productos populares serán los de mayor prioridad en el control de inventarios.

4. Manejo de políticas de inventario

Establece políticas de inventarios con el objetivo de determinar situaciones tales como exceso de existencias, escasez, productos obsoletos, devoluciones y demás escenarios que puedan presentarse.

5. Trazabilidad del inventario dentro del almacén

Diseña un sistema que busque rastrear los productos desde el momento que ingresan al inventario hasta que son vendidos o usados. Estos pueden ser códigos de barras, software de seguimiento de inventario o dispositivos de escaneo.

6. Proveedores: socios estratégicos

Identifica a los proveedores relevantes y establece relaciones sólidas con ellos. De esta manera, podrás asegurarte de obtener productos o servicios a tiempo y en la calidad esperada.

7. Exactitud de inventario

Para asegurarte de que el inventario es preciso, debes realizar conteos regulares de la mercancía. Para ello, puedes usar herramientas de seguimiento y monitoreo para mantenerte informado y ajustar los niveles del inventario de acuerdo a las necesidades propias de cada momento.

Control de inventarios ejemplo

Para una comprensión clara sobre el concepto de control de inventarios, veamos un ejemplo práctico:

Supongamos que una ferretería tiene en su inventario un producto denominado “llave inglesa”, cuya cantidad inicial en stock es de 20 unidades. 

En marzo, se realizaron las siguientes entradas y salidas del producto:

Entradas: Se compraron 10 unidades de llave inglesa a un proveedor. 

Salidas: Se vendieron 5 unidades de llave inglesa y se regresaron 2 al proveedor por defectos de fabricación.

La tabla con la información del inventario actualizo sería la siguiente:

ProductoCantidad inicialCantidad de entradaCantidad de salidaCantidad en stock
Llave inglesa20 unidades10 unidades7 unidades23 unidades

En este caso y con esta información, la ferretería puede llevar un control sobre su inventario, lo que le facilitará realizar las compras y las ventas de sus productos.

Cómo crear un control de inventario en Excel

Con Excel resulta sencillo crear un control de inventarios, debido a su interfaz fácil de usar, con funciones de cálculo automatizado y herramientas de visualización de datos. Todo ello contribuye en la creación de tablas y gráficos para analizar y gestionar la información del inventario. 

Dicho esto, veamos algunos pasos para crear un control de inventarios en Excel:

  1. Crea una lista de productos

El primer paso siempre será incluir la lista de productos del stock que desees incluir. En esta se registra el nombre y la cantidad inicial de cada producto. Para ello, selecciona una celda en Excel y escribe el nombre del producto; en la celda siguiente, la cantidad inicial:

Crear una lista de productos
  1. Agrega más columnas

Luego de registrar los productos del inventario, agrega columnas para registrar la cantidad de productos que ingresan y los que salen. Solo debes dar clic derecho sobre la cabecera de la columna donde deseas adicionar otra y seleccionar “insertar”. Luego escribe el encabezado correspondiente como “Cantidad de entrada” o “Cantidad de salida”:

Agregar columnas a una tabla en Excel para un control de inventarios
  1. Calcula el saldo actual

Para calcular el saldo actual de cada producto en el inventario, agrega una nueva columna al final de la tabla y denomina su encabezado con las palabras “Saldo actual”.

En la primera fila de la columna escribe la fórmula:

= cantidad inicial + cantidad de entrada – cantidad de salida

Con esta fórmula se resta la cantidad de productos que salieron del inventario de la cantidad inicial y sumará la cantidad de productos que ingresaron al inventario:

Calcular saldos de un inventario
  1. Agrega un formato y gráficos a la tabla

Finalmente, y para que la información sea fácil de leer e interpretar, puedes agregar formatos a las celdas, dando clic derecho sobre las que deseas formatear y luego seleccionar “formato de celdas”, como el formato de moneda para los valores en dólares o euros según el caso.

También puedes agregar gráficos para mejorar la visualización. Esto se hace seleccionando los datos y haciendo clic en “insertar gráfico” en la pestaña “insertar”. Una vez hecho esto, eliges el gráfico, como un gráfico de barras o un gráfico circular:

Crear un control de inventario en Excel

Plantilla Control de Inventarios en Excel

Esperamos que con esta información mejores la gestión del inventario de tu empresa o negocio. Recuerda la importancia de implementar un buen sistema de control de inventarios para lograr el éxito comercial.

Una manera de implementarlo, la encuentras al descargar la plantilla de control de inventarios en Excel que dejamos para ti. 

Plantilla GRATIS Plantilla Control de Inventarios en Excel

Además, si requieres información adicional relacionada con el mundo empresarial, te animamos a dar un recorrido por nuestro blog donde encontrarás artículos de interés para tu propósito.

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