Cómo hacer una tabla en Excel

En este tutorial vamos a ver cómo hacer una tabla en Excel paso a paso, cómo darle estilo, cómo nombrarla, ordenar y filtrar los datos en ella. Además, veremos cómo eliminar los filtros y cómo eliminar una tabla en Excel sin afectar los datos que ya tengamos procesados.

Saber cómo crear una tabla en Excel te ayudará a organizar y visualizar la información de forma amigable. Aquí te vamos a explicar cómo hacerlo de forma fácil y usar las funciones de Excel para operar con la información que queramos.

Cómo hacer una tabla en Excel paso a paso

Una tabla en Excel es un formato especial que se le da a un rango de celdas mediante el comando Tabla que se encuentra ubicado en la ficha de Insertar >>  dentro del grupo de tablas. Al crear una tabla en Excel se nos insertan automáticamente los filtros sobre cada uno de los encabezados de las columnas.

Por lo cual, al trabajar con tablas en Excel vas a poder notar que son herramientas muy útiles y dentro de sus principales ventajas, está la manera en cómo podemos organizar y resaltar información importante o crear un documento en el que la información se encuentre bien presentada. Además, podremos crear gráficos en Excel para presentar e interpretar la información de forma más clara.

Antes de que veamos cómo crear una tabla en Excel consideremos las siguientes recomendaciones:

  • La información (datos) debe estar organizada en filas y columnas.
  • Los encabezados se ubicaran en la primera fila. Por lo cual, debes usar una descripción corta para relacionar los datos contenidos en cada una de las columnas.
  • Cada columna debe tener el mismo tipo de datos, ejemplo, fechas, números, valores o texto.
  • En cada fila ubicaremos los detalles de un solo registro. Por ejemplo, nombre de empleado, productos, artículos, categorías, etc.
  • No debemos tener filas o columnas en blanco

Una vez que nuestros datos o la información que tenemos en Excel cumplen con estas condiciones, podemos proceder a crear una tabla en Excel.

Como ejemplo, utilizaremos los datos de un informe de ventas, donde tendremos datos como: la referencia, el nombre del cliente, la ciudad, fecha, valor de venta, coste de envío y el total.

Datos para crear una tabla en Excel

Crear una tabla en Excel

Para crear una tabla en Excel debemos seleccionar primero las celdas del rango de datos y podemos crearla de dos maneras:

  • La primera opción para crear una tabla en Excel es ir directamente y pulsar el comando Insertar >> Tabla y se nos abrirá un cuadro de diálogo que nos muestra el rango que contiene los datos.
  • La otra opción que podemos emplear, es mediante el atajo de teclado CTRL + T. No olvides que primero debes seleccionar el rango donde quieres implementar la tabla en Excel.
Crear una tabla en Excel

Ya sea que usemos una opción o la otra, Excel nos detectará si hay una fila con encabezados y se mostrará seleccionada la opción de “La tabla tiene encabezados”. Solo deberás validar esta opción, el rango de datos y pulsar aceptar.

Al pulsar el botón de aceptar habremos creado una tabla en Excel, el cual tendrá un estilo predeterminado de color azul que se alterna con las filas. Además, en los encabezados tendremos un color un poco más oscuro y podremos visualizar los filtros que son los botones que se incluyen con una flecha, los cuales, nos permitirá filtrar y organizar la información.

Tabla en Excel

Tenga en cuenta que si la tabla no tiene encabezados, Excel insertará nombres genéricos como Columna 1, columna 2, Columna 3, etc. Por lo cual, Excel siempre requiere que la primera fila tenga encabezados para poder clasificar la información, de lo contrario los insertará el mismo.

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Tabla en Excel con estilo y formato

Anteriormente hemos visto cómo hacer una tabla en Excel con un estilo predeterminado, vimos que para insertar una tabla en Excel solo debemos ir al comando Insertar >> Tabla o usar el atajo rápido CTRL + T. Sin embargo, en Excel podemos crear una tabla con un estilo y formato diferente. Para ello utilizaremos otra opción para crear una tabla en Excel.

Al igual que en la anterior opción debemos seleccionar nuestro rango de datos y vamos a ir a la ficha de Inicio y dentro del grupo de estilos vamos elegir la opción “dar formato como tabla”. Inmediatamente damos clic en esta opción se nos despliega una variedad de estilos, los cuales podremos elegir a nuestro gusto.

Tabla en Excel con estilo y formato

Luego de haber elegido nuestro estilo aparecerá el cuadro de diálogo de dar formato como tabla, en el cual, se nos mostrará el rango de datos que estamos eligiendo para hacer una tabla en Excel, así como la opción de “La tabla tiene encabezados” y al hacer clic en aceptar habremos creado nuestra tabla en Excel.

Como hacer una tabla en Excel con estilo

Si queremos cambiar el estilo, basta con hacer clic en cualquiera de las celdas dentro del rango e ir a la ficha de Herramientas de Tabla >> Diseño y elegir otra opción de color para nuestra tabla en Excel. De igual manera, si queremos eliminar el estilo pero queremos conservar la funcionalidad de la tabla, podemos ir directamente a la ficha de Herramientas de Tabla >> Diseño >> Estilos de Tabla >> Borrar.

Borrar estilo de una tabla en Excel

Nombrar una tabla en Excel

Las tablas de Excel son objetos que se pueden identificar y utilizar en un libro de Excel. Por lo cual, al momento de crear una tabla en Excel se le asigna un nombre de manera automática, como por ejemplo: Tabla 1, Tabla 2, Tabla 3, etc. Si deseamos conocer el nombre de las tablas en Excel que contiene nuestro libro de Excel podemos dar clic en el cuadro de nombres como se muestra en la siguiente imagen.

Nombre de una tabla en Excel

Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de nuestra tabla, es ir a través de la ficha Herramientas de Tablas >> Propiedades >> Nombre de la Tabla y allí mismo, podemos cambiarle el nombre a una tabla en Excel.

Cambiar nombre a una tabla en Excel

El nombre que tiene o asignamos a una tabla en Excel es importante para crear referencias hacia ella mediante algún tipo de fórmula. Además, podemos usar el nombre de la tabla en el caso de que estemos trabajando con código VBA.

Como ordenar y filtrar una tabla en Excel

Para ordenar y filtrar los datos solo debemos hacer clic en las flechas de filtro, en la cual se nos mostrará varias opciones.

La primera sección que nos encontramos nos permite ordenar la información. Si Excel detecta valores que son numéricos nos brinda la posibilidad de ordenar de mayor a menor o de menor a mayor. Pero, si por el contrario detecta valores de texto nos permitirá ordenar de la A – Z u ordenar de Z – A.

En la siguiente sección nos muestra los diferentes filtros que podemos aplicar a los datos de la tabla y dependiendo del tipo de datos que contenga en la columna se nos mostrará una opción de filtrado diferente.

Filtrar datos en una tabla en Excel

Excel nos permite realizar o aplicar varios filtros en una misma tabla de datos, es decir, que en nuestro ejemplo podemos filtrar por compras mayores a $100.000 y así mismo filtrar por ciudad, etc.

Eliminar filtros de una tabla en Excel

Si bien los filtros son una de las características más útiles de una tabla de datos en Excel, es probable que en alguna ocasión quieras eliminarlos. Para hacer esta modificación solo debemos seleccionar cualquiera de las celdas y luego ir a la ficha de Datos >> Ordenar y Filtrar >> y dar clic sobre la opción de Filtro.

Una vez demos clic allí, nos eliminará los filtros creados en los encabezados de nuestra tabla en Excel. Con esta opción podemos activarlos o desactivar los filtros en una tabla de Excel.

Cómo eliminar una tabla en Excel sin afectar los datos

Ahora, si por alguna razón necesitas eliminar una tabla en Excel pero deseas conservar los datos podemos hacerlo de la siguiente manera. Vamos a la ficha de Herramientas de Tablas >> Diseño >> Herramientas y pulsamos la opción que dice Convertir en Rango.

Eliminar una tabla en Excel sin afectar los datos

Al dar clic sobre esta opción nos mostrará un cuadro de confirmación que nos pregunta si estamos seguros en convertir la tabla en Excel a un rango normal. Al pulsar en el botón Si se eliminara la definición de la tabla pero los datos se conservarán en la hoja.

Además, si teníamos un estilo aplicado se mantendrá en el rango de celdas. Pero si queremos eliminar ese estilo, basta solo con seleccionar el rango de celdas y luego, ir a la ficha de Inicio >> Modificar >> Borrar >> Borrar formatos y con esto nos quedará el rango de las celdas sin ningún tipo de formato aplicado anteriormente.

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Esperamos que este tutorial sobre cómo hacer una tabla en Excel haya sido de mucha ayuda para ti. Recuerda que las tablas en Excel nos permiten organizar y acceder fácilmente a la información que necesitamos.

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