Etapas de un proyecto
Si piensas llevar a cabo un proyecto con éxito, te invitamos a conocer las diferentes etapas que debes seguir para lograrlo.
En el siguiente artículo encontrarás las principales 5 etapas de un proyecto, desde el inicio hasta la evaluación y cierre. De igual manera, hallarás la importancia de cada una y cómo se deben ejecutar para cumplir con los objetivos de una idea de negocio.
Al finalizar, dejaremos para ti una plantilla de Excel para que evalúes y realices el seguimiento de tus proyectos.
¿Qué son las etapas de un proyecto?
Las etapas de un proyecto son las fases que requiere cumplir y son necesarias para su realización, las cuales configuran su ciclo de vida.
Dicho de otra manera, las etapas de un proyecto corresponden al camino que este debe seguir, partiendo desde su inicio hasta llegar a su realización. Son las que permiten a un proyecto compararse con un ser viviente, porque el proyecto nace, crece y termina para darle continuidad a otros. Estos tres momentos son cruciales para que el mismo se lleve a cabo.
No obstante, y aunque no es obligatorio seguirlas al pie de la letra, son cinco las principales etapas que comprenden el ciclo de vida de un proyecto:
- Inicio
- Planificación
- Ejercicio
- Monitoreo y control
- Cierre
Cada etapa será desarrollada de manera amplia y completa en párrafos siguientes. Por ahora, basta con comprender que, si bien son las fases habituales de un proyecto, no corresponden a una regla que deba cumplirse con rigidez.
Seguir este paso a paso es una recomendación que surge a partir de investigaciones, análisis y experiencias anteriores de profesionales especializados; por lo tanto, ponerlas en práctica aumenta las posibilidades de cumplir con las metas y alcanzar los objetivos de un plan de negocio.
Estas cinco etapas son aplicables desde pequeños proyectos hasta proyectos empresariales complejos. Entre ellos, podemos encontrar algunos ejemplos:
- Proyectos de construcción: inicia desde la planificación y establecimiento de objetivos y termina en la completación, inspección y entrega del inmueble u obra.
- Proyectos de Software: este surge desde el análisis de requisitos y proyección de alcance y finaliza en implementación, mantenimiento y soporte.
- Proyectos de Marketing: nace desde la investigación de mercado y análisis de la audiencia hasta llegar a la etapa de evaluación y análisis de resultados.
- Proyectos de investigación y desarrollo: su primera etapa es la investigación y revisión de literatura y la última, la comunicación y exposición de conclusiones.
Importancia de las etapas en la gestión de proyectos
Antes de iniciar un proyecto debemos entender la importancia de estar preparados para saber “qué, cuándo y dónde” tomar decisiones que le den un rumbo a la gestión de proyectos que la conduzca a su consecución.
Es por ello que aplicar cada una de las etapas de un proyecto se hace necesario; así se definen objetivos que si bien al principio parecen estar dispersos entre sí, al final estarán anclados y garantizarán una perspectiva realista de las ideas.
En la siguiente lista encontrarás una exposición que amplía la importancia de las etapas en la gestión de proyectos:
- Permite trazar un cambio hacía un producto final.
- Ayuda a realizar un análisis sobre las posibilidades realistas y obstáculos del cumplimiento del proyecto.
- Desde las etapas del proyecto es posible tener una perspectiva amplia de los factores de riesgo, y así evitar inconvenientes.
- Al encontrar a tiempo los traspiés, incluso antes de que se generen, es posible evitar el entorpecimiento del cumplimiento de los objetivos.
- Abarca el comienzo de la búsqueda de financiamiento, la cual se incluye dentro del desarrollo del proyecto.
- Al desarrollar las etapas de un proyecto, se definen las competencias y habilidades, y se determina qué recursos materiales y humanos se requieren para alcanzar la meta propuesta.
- Ofrece una visual de lo que será o puede ser el producto final.
- Facilita determinar si cada objetivo es alcanzable y si existe la posibilidad de llegar al final del proyecto.
Pasos o etapas de un proyecto
En la realización de un proyecto resulta de ayuda una hoja de ruta que sirva de guía y facilite su desarrollo y cumplimiento.
Una vez concebida la idea de un proyecto, se precisa dividirlo en varias fases, pasos o etapas que den orden a la gestión y permita que este sea realizable. Estas etapas son cinco: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.
Etapa 1: Inicio
En esta primera etapa se precisa claridad respecto a cuál es el proyecto que se quiere ejecutar.
Si bien el proyecto aún no está en marcha, las etapas que siguen están condicionadas a ésta, dado que es donde se valora y analiza su viabilidad. Por ello es importante identificar y definir el objetivo del proyecto, así como elaborar un plan de acción.
Identificación del objetivo del proyecto
En este punto se debe responder la pregunta “de qué trata el proyecto” y partir de su respuesta reflexionar cómo conseguirlo.
No se requiere abarcar todas las respuestas de inmediato, puesto que en las demás etapas contarás con otras perspectivas que permiten resolver todos los interrogantes analizados desde otra dimensión. Sin embargo, es preciso ser realista en cuanto a la meta, para que esta pueda ser alcanzada.
Definición del objetivo del proyecto
La definición del objetivo del proyecto corresponde a lo que se espera lograr cuando se cumpla y ensamble cada una de las etapas, tales como los entregables, los activos, cómo aumentar la producción y la motivación del personal.
Estos objetivos deben ser realistas y alcanzables; asimismo, su duración debe contar con un límite. Al finalizar el proyecto, los objetivos serán medibles en indicadores.
Elaboración del plan de acción
Todo proyecto requiere de la elaboración de un plan de acción, el cual surge desde el inicio de sus etapas. Este se define como la hoja de ruta que ayuda y permite cumplir con los objetivos y alcanzar las metas del proyecto.
Etapa 2: Planificación
Luego de que la idea inicial del proyecto tenga vía libre para su ejecución, es preciso contar con un plan que sirva de ilustración y que permita llevar a cabo cada paso del proyecto.
Su finalidad es generar productos de calidad, prepararse para posibles situaciones de riesgo, crear aceptación y comunicar a las partes interesadas como clientes, proveedores y socios.
Esta planificación orienta al equipo respecto a los recursos requeridos, alcance del proyecto, programación y presupuestos.
Definición de los recursos necesarios
Los recursos necesarios para que un proyecto pueda ser realizable y cumplirse en condiciones adecuadas son, principalmente, los recursos humanos, financieros y materiales. Estos se definen de manera anticipada con el objetivo de controlar los costos y aumentar la eficiencia del proyecto.
Definición del alcance del proyecto
Dentro del alcance del proyecto se da respuesta a los interrogantes que buscan dar solución respecto a los límites, recursos, costos, metas y demás tareas que se requieren para que el proyecto se cumpla. Una vez definido el alcance del proyecto, será informado por escrito en un documento denominado “declaración de alcance”.
Programación del proyecto
La programación del proyecto son las pautas que indican qué hacer y cuáles son los recursos que se habrán usado al finalizar el plan. Por lo tanto, en él se plasman las fechas de inicio y finalización, y los objetivos que requieren ser cumplidos en cada etapa para que el proyecto se complete dentro del tiempo estipulado.
Presupuesto del proyecto
El presupuesto del proyecto hace referencia al costo total proyectado para obtener resultados en un periodo específico. Incluye un informe detallado de los costos requeridos para dar cumplimiento al proyecto. Entre otros, contempla:
- Costos directos: gastos relacionados directamente con la realización del proyecto.
- Costos indirectos: ayudan con las actividades diarias; pero no se calculan o rastrean con facilidad, como el mantenimiento de máquinas, servicios de limpieza, etc.
- Costos fijos y costos variables: son aquellos que permanecen inalterables, sin importar cuánto tiempo dure la realización del proyecto.
- Mano de obra y materiales: la mano de obra corresponde a la suma de dinero que se destina al pago de salarios de los empleados o contratos por prestación de servicios; los costos materiales se refieren a las inversiones realizadas en materia prima.
- Costos de viajes: si la planificación del proyecto incluye viajes, también deben ser presupuestados. Estos viajes están directamente vinculados a las actividades del proyecto.
Etapa 3: Ejecución
Después de dar inicio y planificar el proyecto, sigue la ejecución, una de las etapas más fundamentales. En ella, se ejecutan los entregables dirigidos al cliente para satisfacer sus necesidades. El líder del proyecto, y el correspondiente por cada equipo de trabajo, asignará tareas, supervisará el progreso y ejecutará las actividades planificadas.
Asignación de tareas a los miembros del equipo
La asignación de tareas permite organizar de manera efectiva los recursos y la mano de obra usados para lograr los objetivos de cada etapa de un proyecto. Un negocio o empresa usa la asignación de tareas como una manera de obtener beneficios de los recursos y de los roles interpretados por cada miembro del equipo.
Supervisión del progreso del proyecto
En esta parte se verifican los puntos claves que permitan identificar la manera en la que el proyecto avanza, siempre buscando que los objetivos se cumplan dentro del tiempo estipulado. De igual manera, se validan los costos y la calidad del trabajo y el producto.
Aunque en principio la supervisión del progreso del proyecto implica trabajar con mucha información, la carga disminuye al usar herramientas visuales como un Diagrama de Gantt, cronogramas, hojas de ruta, tableros de planificación, entre otras.
Llevar a cabo las actividades planificadas
Llevar a cabo las actividades planificadas quiere decir que se implementan o realizan las tareas y acciones previstas para el correcto desarrollo del plan o proyecto. Buscando siempre alcanzar los objetivos en un tiempo determinado.
Incluye la coordinación de recursos, monitoreo y seguimiento del proyecto, así como la toma de decisiones para dar solución a inconvenientes surgidos de manera imprevista. Llevar a cabo las actividades planificadas es convertir el proyecto en una realidad perceptible.
Etapa 4: Monitoreo y Control
En la medida que los equipos de trabajo avanzan con la ejecución del proyecto, se deben monitorear constantemente para comprender su avance. Esto con el objetivo de garantizar el cumplimiento de las fechas, evitar el avance de alguna dificultad, calcular el rendimiento y evaluar las variaciones de costos y tiempos. Cuando se insiste en el monitoreo y control, el proyecto se mantiene en marcha.
Seguimiento y evaluación constantes
El seguimiento y la evaluación deben ser constantes para garantizar la detección de cualquier irregularidad que amenace la continuidad del proyecto. Corregir a tiempo las dificultades, reduce los efectos perjudiciales. Es preciso que la evaluación cuente con una alta participación de los miembros del equipo.
Estas evaluaciones se pueden realizar a partir de indicadores como:
- Satisfacción del cliente: mide exactitud de la información brindada, su frecuencia, rapidez y formatos en los que se presentan.
- Tareas completadas: mide el grado de finalización de una tarea y otros efectos directos e indirectos del proyecto.
- Reducción de costos: mide el grado de reducción de tiempo del personal cuando recopila, trata y analiza la información. Así como el tiempo de respuesta entre el trámite y la gestión de los pedidos y entregas.
Asegurarse de que el proyecto siga el plan y se cumpla dentro del presupuesto y el plazo establecido
Se precisa que el proyecto sea visible de manera clara para poder medir y evaluar de forma rápida su ejecución, así realizar un seguimiento del mismo y asegurar que se estén invirtiendo los recursos adecuadamente y asegurar que las labores se realicen dentro de las fechas establecidas. Caso contrario, también permite tomar decisiones adecuadas que devuelvan el proyecto a su curso.
Etapa 5: Cierre
El cierre es la última etapa de las cinco que debe cumplir un proyecto. En esta se comunica la finalización del proyecto a las diferentes partes, y a la vez permite liberar recursos para otros proyectos.
En la finalización del proyecto se evalúa y documenta el alcance que tuvo. Con esta información se busca aprender de los errores e implementar procesos que garanticen el éxito en proyectos similares.
Finalización del proyecto
Al finalizar el proyecto se revisan las tareas completadas y se verifican los motivos por los cuales no se dio cumplimiento con otras. De igual manera, se liberan recursos y se da cierre de manera oficial al proyecto.
Entrega de resultados
Un proyecto finalizado implica la entrega de resultados a las personas o grupos interesados en el proyecto, los cuales pueden verse beneficiados o afectados por el éxito o el fracaso en el cumplimiento de los objetivos. En la entrega de estos resultados se demuestra y verifica el cumplimientos de los requisitos del plan de proyecto.
Documentación final
Para terminar a cabalidad el proyecto, se elabora una documentación final en la que se incluyen los diferentes informes, manuales, documentos técnicos y demás necesarios para la ejecución y continuidad del proyecto.
Conclusiones y recomendaciones
Esperamos que en este artículo hayas encontrado toda la información que buscabas sobre las etapas de un proyecto.
Recuerda que la planificación adecuada de un proyecto es esencial para que este sea exitoso. Cada una de sus cinco etapas representan un papel importante en el cumplimiento de los objetivos.
También es preciso y recomendable asignar un equipo de trabajo con la capacidad y disposición para cumplir con cada etapa del proceso, y asegurar una comunicación estable y fluida con todos los interesados en el proyecto.
Una manera de conseguir y mantener el ánimo del equipo consiste en celebrar los logros y dar relevancia a acontecimientos importantes a lo largo de cada una de las cinco etapas de un proyecto.
Cuando las etapas de un proyecto se implementan y se ejecutan de manera cuidadosa, se aumenta la posibilidad del triunfo del negocio a largo plazo.
A ello contribuye la asignación de un equipo competente, la comunicación, seguimiento y control. Así como la preparación requerida para enfrentar desafíos.
Descargar Plantilla de Evaluación de Proyectos
Las cinco etapas de un proyecto son fundamentales para alcanzar el éxito; para lograr que cada fase sea abordada con la atención y cuidado suficiente, puedes descargar nuestra plantilla de Excel de Evaluación de proyectos.
Con ella podrás medir el progreso de tu proyecto en cada una de sus cinco etapas y asegurar el cumplimiento de los objetivos.
