Costos fijos
El ámbito productivo es uno de los más importantes de una empresa, pues constituye en gran medida la base de su rentabilidad. Sin embargo, existen otros factores y obligaciones que, aunque no están estrechamente relacionados con la producción, son de gran importancia para mantener en funcionamiento al negocio durante un periodo de tiempo extenso y suponen una estructura fundamental del mismo. En este contexto se incluyen los costos fijos.
Gestionar correctamente este tipo de costos permite ejecutar planes financieros eficazmente reduciendo el margen de riesgos, y por esta razón, es importante conocer de qué se tratan. En este artículo te explicaremos a qué se refiere este concepto, cuál es su importancia, sus tipos, cómo calcularlo y te brindamos algunos consejos para reducirlos.
¿Qué son los costos fijos?
Los costos fijos, o generales, son los gastos en los que debe incurrir una empresa, de manera periódica, por concepto de obligaciones fiscales, tasas de intereses, mantenimiento o pago de nómina. Es decir, son todos aquellos costos que no se ven afectados o modificados por la etapa productiva de la empresa, sino que son constantes y conservan su estado durante un extenso periodo de tiempo.
Estos costos fijos no dependen de la capacidad de producción o venta de la empresa, lo cual se puede considerar como un aspecto variable e indefinido, sino que guardan relación con los elementos que perduran dentro de la estructura del negocio, y que suponen un gasto constante que solo puede ser modificado por algún cambio interno, como la adquisición, la depreciación o amortización de los activos fijos o movimiento de capital humano estable.
Constituyen la base financiera para la estructura física y teórica de la empresa (edificios, locales, organización administrativa), y por esta razón se debe tener en cuenta el modelo de negocio empleado, pues en algunos es necesario incurrir en más costos que otros para conservar su estado y rentabilidad.
Importancia de los costos fijos en una empresa
La importancia de los costos fijos en una empresa radica en que son la base para el correcto funcionamiento del negocio a nivel administrativo y general, sin los cuales no se puede llevar una correcta gestión de las actividades productivas y, por lo tanto, generar los beneficios económicos esperados.
Podemos destacar algunos aspectos para explicar la importancia de los costos fijos, por ejemplo:
- Permiten determinar el costo que implica el funcionamiento de la empresa.
- En los estudios de presupuestos, suponen una gran ayuda al momento de prever posibles gastos proyectados a largo plazo. Por esta misma razón, son un apoyo para tomar decisiones correctamente.
- Facilitan la identificación de gastos innecesarios o la reducción de aquellos que no requieren de una gran inversión.
- Ayudan a plantear estrategias que permitan maximizar la rentabilidad de la empresa.
Características de los costos fijos
- Son constantes, pues no existen factores significativos que afecten su valor. Por esta razón, son independientes de la capacidad de producción y venta de la empresa.
- Son independientes de los precios pagados por la producción de la empresa.
- Conservan su valor de manera estable durante largos periodos de tiempo, ya sea varios meses o, incluso, años.
- Generalmente, hacen referencia a los gastos incurridos debido a las actividades administrativas de la empresa.
- Se les pueden denominar gastos, pues no hacen parte de la producción de la empresa.
Tipos de costos fijos
Dentro de una empresa existen diversos tipos de costos fijos, pues se enfocan en un ámbito en concreto de la estructura y organización del negocio. Estos son:
Costos de infraestructura (alquiler, impuestos de propiedad, costos de mantenimiento y reparación).
Son los costos relacionados a los locales y el mantenimiento de los mismos, así como los impuestos correspondientes por su posesión. Cabe destacar que la infraestructura de una empresa es uno de los activos fijos más importantes, pues es el lugar donde se desarrollan la mayoría de operaciones.
Costos de personal (salarios, beneficios, seguros).
El capital humano es la base para el constante movimiento de una empresa, y por esta razón, implica uno de los costos fijos más importantes. Estos hacen referencia al pago de salarios (incluyendo prestaciones) que corresponde al personal empleado en un periodo de tiempo y labor específicos.
Costos de depreciación (maquinaria, edificios, equipos).
La depreciación es uno de los conceptos más importantes de la contabilidad de una empresa y, en términos generales, se refiere a la pérdida de valor que los bienes sufren debido al deterioro de los mismos a lo largo de su vida útil.
Costos de servicios públicos (electricidad, agua, gas).
Estos costos hacen referencia a todos aquellos gastos en los que se incurre para que los procesos llevados a cabo en los locales se realicen correctamente. Se consideran un costo fijo indirecto, que no afecta a la producción de manera cercana.
Costos de tecnología (software, hardware, redes)
Al igual que el anterior tipo de costo fijo, es un costo indirecto. Es el conjunto de gastos relacionados al ámbito tecnológico de la empresa, es decir, costos de mantenimiento, revisión y reparación de dispositivos informáticos. Un caso particular es el de la industria de telecomunicaciones, pues aquí sí suponen un costo directo.
Diferencia entre costo fijo y costo variable
Los costos fijos y variables son los principales costos que se consideran dentro de las diferentes partidas de la contabilidad de una empresa y el cálculo de estos dos conceptos es de suma importancia para conocer su estado financiero. Sin embargo, existen ciertas características que los diferencian uno de otro, principalmente la variabilidad de los valores a lo largo del tiempo.
Los costos fijos, por una parte, no se ven afectados por el volumen de producción de la empresa y, por lo tanto, sufren menos cambios durante mayores intervalos de tiempo. Los costos variables sí presentan mayor variabilidad respecto a sus valores, pues están relacionados a la etapa productiva de la empresa, la cual puede ser modificada de acuerdo a factores como los precios de las materias primas y la cantidad de unidades a producir.
Cuáles son los costos fijos de una empresa
La mayoría de empresas cuentan con unos costos fijos que comúnmente , a pesar de que el modelo de negocio difiera uno de otro, son iguales. Todos hacen parte de la clasificación anteriormente descrita y se pueden mencionar entre ellos:
- Arrendamiento de locales.
- Costo por mantenimiento de maquinaria.
- Salarios.
- Seguros.
- Servicios públicos (internet, agua, energía, gas).
- Tasas de interés.
- Depreciación.
- Servicios externos de aseo, asesoramiento profesional.
¿Cómo calcular el costo fijo?
El cálculo necesario para conocer el costo fijo de una empresa implica una serie de pasos a seguir y, principalmente, tres fórmulas. A continuación, te explicamos este proceso en detalle:
- La primera etapa de este proceso implica la identificación de todos los costos fijos en los que debe incurrir la empresa, los cuales, posteriormente, se suman. Generalmente, este cálculo se realiza definiendo un periodo de tiempo mensual o anual.
Al considerar los costos fijos individuales de manera mensual, solo se realiza una suma. En caso contrario, si se realiza para un año, se aplica la fórmula:
Costo fijo anual = Costo fijo mensual · 12 meses.
En cualquier caso, se consideran gastos como arrendamientos, servicios públicos, costos administrativos, impuestos, cuya suma es igual al costo fijo total.
- Posteriormente, se calcula el costo fijo unitario, es decir una división entre el coste fijo total (anual o mensual) y el número de bienes producidos. Es decir:
Costo fijo unitario = Costo fijo total / Total de unidades producidas.
- Una vez hecho todo esto, el costo fijo total puede ser utilizado, junto al costo variable total, para determinar el costo total incurrido en un periodo de tiempo. Esto se hace aplicando la fórmula:
Costo total = Costo fijo + Costo variable.
Y, por lo tanto, a partir de esta misma fórmula también se puede determinar el costo fijo:
Costo fijo = Costo total – Costo variable.
Veamos algunos breves ejemplos para ilustrar este procedimiento contable.
Ejemplos de costos fijos
Costo fijo mensual
En general, todas las empresas cuentan con unos costos fijos similares. Para esta ocasión podemos definir los siguientes precios para cada gasto:
| Local: | $30.000 |
| Servicios públicos: | $10.000 |
| Servicios de mantenimiento: | $5.000 |
| Transporte: | $11.000 |
| Salarios de los empleados del área de administración o finanzas: | $25.000 |
| Gastos por materiales o insumos de trabajo (programas informáticos, papelería): | $20.000 |
| Total: | $101.000 |
Costo fijo anual
Ahora, si se está realizando el cálculo para un año, lo único que se debe hacer es multiplicar cada uno de los costos fijos por 12 meses:
| Local: | $30.000 · 12 meses = | $360.000 |
| Servicios públicos: | $10.000 · 12 meses = | $120.000 |
| Servicios de mantenimiento: | $5.000 · 12 meses = | $60.000 |
| Transporte: | $11.000 · 12 meses = | $132.000 |
| Salarios de los empleados del área de administración o finanzas: | $25.000 · 12 meses = | $300.000. |
| Gastos por materiales o insumos de trabajo (programas informáticos, papelería): | $20.000 · 12 meses = | $240.000 |
| Total: | – | $1.212.000 |
Costo fijo y variables
Por último, se puede calcular el costo total a partir de la suma entre el costo fijo y el costo variable de la empresa durante un periodo de tiempo. En primera instancia, consideramos el costo fijo unitario. Esta información será empleada para evaluar un semestre. Para ello hacemos lo siguientes:
$101.000 / 100 unidades = $1.010 por unidad.
Esto suponiendo que se produjeron 100.000 unidades en un mes. Este valor no presenta variación.
Ahora, se calculan los costos variables a partir del volumen de la producción y la mano de obra empleada:
| Primer mes: | $100 |
| Segundo mes: | $200 |
| Tercer mes: | $300 |
| Cuarto mes: | $400 |
| Quinto mes: | $500 |
| Sexto mes: | $600 |
Esto ocurre debido a que, en este caso, se supone que tanto la mano de obra como la producción aumentaron, y por lo tanto, los costos también lo hicieron.
Por último se suman los costos fijos y los costos variables por mes para evaluar los costos totales mensuales:
| Primer mes: | $100 + $1.010 = | $1.110 |
| Segundo mes: | $200 + $1.010 = | $1.210 |
| Tercer mes: | $300 + $1.010 = | $1.310 |
| Cuarto mes: | $400 + $1.010 = | $1.410 |
| Quinto mes: | $500 + $1.010 = | $1.510 |
| Sexto mes: | $600 + $1.010 = | $1.610 |
¿Cómo reducir los costos fijos de una empresa?
Los costos fijos suponen una importante carga financiera para una empresa y, en ciertos casos, es necesario buscar opciones y estrategias para reducirlos con el fin de obtener mayor libertad a la hora de ejecutar un nuevo plan. En este apartado, te daremos algunos consejos a partir de los cuales podrás disminuir este tipo de gastos:
- Una gran mayoría de estos costos se deben a contratos con un precio establecido por un amplio periodo de tiempo. Por ejemplo, los contratos de arrendamiento o de prestación de servicios. Para reducir el gasto generado por este aspecto se puede llevar a cabo una renegociación de los mismos, buscando que tanto la empresa como el proveedor obtengan los beneficios esperados.
En algunos casos, la renegociación de un contrato no es posible, por lo que siempre se puede realizar un estudio de los diversos proveedores y los precios establecidos en el mercado para escoger el mejor negocio.
- A menudo, los costos fijos provienen de actividades involucradas en los procesos administrativos de la empresa que, en realidad, no son necesarios o suponen un grado de complejidad innecesario. Por esta razón, optimizar este tipo procesos, depurando aquellos elementos improductivos, permite reducir los gastos para realizar inversiones más eficaces en diferentes aspectos.
Para este consejo, se pueden aplicar diferentes metodologías ágiles, como la metodología Kaizen o aplicar un diagrama de Ishikawa, lo que permite identificar posibles pérdidas generadas por costos innecesarios.
- El planteamiento inicial de los costos fijos en los que se debe incurrir no significa que sea permanente. El progreso y evolución de la empresa implican ciertos gastos para cada una de las etapas y, a su vez, desechan otros que no son necesarios. Reevaluar los costos para cada etapa permite eliminar aquellos que no generan un impacto significativo en la empresa, y plantear otros que sí lo hagan.
- Uno de los costos fijos que genera mayores egresos es el pago correspondiente al personal administrativo. Para reducir este tipo de gasto es recomendable buscar estrategias que permitan obtener una mayor flexibilidad laboral.
Conclusiones y recomendaciones
Los costos fijos son una confiable fuente de información, a partir de los cuales se pueden realizar los diferentes estudios financieros y contables con el fin de garantizar la rentabilidad de la empresa. Por esta razón, se debe realizar un constante control y seguimiento de los mismos para mantener en constante funcionamiento los diversos procesos administrativos y productivos, en los que se incluyen los costos variables.
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