Presupuesto: qué es, importancia, objetivos y características
Antes de ejecutar algún plan, nada es más importante que contar con un presupuesto para tener una visión clara respecto a los gastos que tendrás cuando decidas poner en marcha tu proyecto.
Pero ¿qué es un presupuesto?¿Y para qué sirve? Las respuestas las tendrás a continuación. Además, aprenderás sobre su importancia, cuáles son sus objetivos y cuáles son sus características.
¿Qué es un Presupuesto?
Un presupuesto es un documento donde se registra el cálculo anticipado de los gastos necesarios e ingresos previstos para un determinado periodo de tiempo. Su fin es expresar en términos de dinero un plan de acción para realizar un proyecto, y que le permita reaccionar a una persona, natural o jurídica, ante una eventualidad económica.
Cuando se hace un presupuesto es necesario tener claridad sobre los ingresos y los gastos dentro del periodo de tiempo de su vigencia. De esta manera, se podrá prevenir y aplicar medidas correctivas a los errores financieros.
Para ello, se debe identificar de dónde proviene el dinero y en qué se está gastando; una manera de lograrlo es apuntando todos los ingresos y los gastos que se tienen antes de iniciar el presupuesto.
Se puede realizar con el método clásico, usando lápiz y papel. También existe un método virtual para los que encuentran molesto el hecho de rayar, borrar y otras veces tachar; es posible a través del uso de las herramientas informáticas, bien sea en un bloc de notas digital, en un archivo de Word o Excel.
Sea cual sea tu manera preferida de hacerlo, acude a la realización de un presupuesto cada que tengas un proyecto que implique gastos, así contarás con una base donde apoyarte para tomar decisiones relacionadas con un nuevo negocio, un curso para mejorar tus habilidades e incluso tu próximo viaje.
Existen diversos tipos de presupuestos, entre ellos:
- Presupuesto de compras.
- Presupuesto de flujo de caja.
- Presupuesto de tesorería.
- Presupuesto de marketing.
Las definiciones de cada uno las explicaremos más adelante; sin embargo, desde ya podemos decirte que cada tipo establece que un presupuesto es una cifra anticipada donde se estima el costo que puede generar el cumplimiento de un objetivo.
¿Para qué sirve un Presupuesto?
Un presupuesto sirve para organizar las cuentas, y de esta manera tener control sobre la economía, lo que nos permitirá tener una visión amplia para priorizar gastos, fijar objetivos y tener cómo darle frente a algún acontecimiento imprevisto que implique un gasto de dinero.
Cuando se cuenta con un presupuesto es posible definir los gastos que podemos asumir y así hacer un mejor uso del dinero. Esto se logra a partir del conocimiento de cuánto ganamos por nuestro trabajo o cuánto recibimos por otros conceptos como bonificaciones, honorarios, rendimiento de inversiones, cobro de alquileres, entres otras fuentes de ingresos.
De igual manera, un presupuesto sirve para saber cómo llega el dinero, también conoceremos hacía dónde va. Con realizar una división de los gastos, entre los necesarios y los que no lo son, tomaremos decisiones de consumo responsables.
Con un presupuesto se puede establecer metas, las cuales tendrán un plazo (corto, mediano o largo) y será alcanzable si los gastos se ajustan a un patrón de consumo y a un ahorro regular.
Objetivos de un Presupuesto
Al realizar un presupuesto, probablemente lo haces sin tener presente que este cuenta con unos objetivos concretos. Si quieres saber cuáles son, los conocerás a continuación:
- El tiempo es determinante para crear un presupuesto; por lo mismo, el primer objetivo de esta lista abarca planear de manera integral y sistemática todas las acciones a realizar por un determinado periodo de tiempo. El dinero presupuestado debe alcanzar para suplir las necesidades que surgen a partir de la puesta en marcha de un proyecto.
- De igual manera, uno de los objetivos de un presupuesto es garantizar el control y la medición de los resultados cualitativos y cuantitativos. Si el presupuesto se genera para una entidad, a este objetivo se le debe adicionar el fijar responsabilidades a cada una de las áreas, todo con el fin de cumplir con las metas previstas.
- Coordinar las diferentes fuentes de los recursos, para así asegurar la marcha y el cumplimiento de un plan.
- Otro objetivo de un presupuesto, es determinar los recursos económicos, los cuales pueden ser estratégicos para una empresa o un área de la misma.
Importancia del Presupuesto
Un presupuesto es importante porque a partir de su realización es posible priorizar los gatos, llevar un seguimiento de estos y los ingresos para tener un control sobre ellos. Así, determinar cuánto dinero queda para el ahorro y contar con un fondo para atender alguna emergencia o imprevisto.
Características de un Presupuesto
Para tener conocimiento certero de que estamos ante un presupuesto, es preciso analizarlo desde sus características:
- Regular: se realiza teniendo en cuenta los gastos reales durante un periodo de tiempo determinado.
- Integral: tiene en cuenta todos los puntos de interés y las diferentes perspectivas. Si es dentro de una empresa, se tendrán en cuenta todas las áreas.
- Previsivo: se realiza con el fin de organizarse y prepararse para actuar en un tiempo futuro.
- Cuantitativo: se estipula en términos monetarios; es decir, en cuánto se requiere para desarrollar el cumplimiento de un objetivo.
- Orientado a fines: siempre busca ser una herramienta que ayuda con el alcance de una meta.
- Detallado: deber ser claro y con todos los detalles posibles, que brinden la información necesaria para responder antes las diversas situaciones.
- Realista: los datos que se registran en un presupuesto deben ser objetivos, con un histórico real con información concreta y de fiar.
- Flexible: siempre estará disponible para ajustarse, en atención a premisas iniciales incompletas o circunstancias cambiantes.
Elementos del Presupuesto
Existen seis elementos claves que te ayudarán a comprender la estructura de un presupuesto y a tener claridad durante su planificación:
- Los recursos necesarios para alcanzar los objetivos.
- Contexto del marco social, político o económico en el que se desarrolla.
- La definición de los objetivos.
- Detalle de los ingresos esperados y los posibles gastos.
- La forma en qué se busca alcanzar los objetivos.
- Todas las personas necesarias para su ejecución.
Tipos de Presupuesto
Los tipos presupuestos se clasifican de acuerdo a su flexibilidad, periodo de tiempo en los que se ejecutan, campo de aplicación o función de una persona o empresa. Veamos una definición concreta de cada uno:
Presupuesto maestro
En él se une, en un documento, el presupuesto operativo y el presupuesto financiero. Por lo tanto, se puede decir que es una planificación completa de presupuesto.
Presupuesto operativo
Es el que recoge los datos correspondientes a los gastos y los ingresos ordinarios de una empresa.
Presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas es un informe donde se detallan los ingresos estimados de una empresa por la ejecución de las ventas dentro de un periodo de tiempo determinado.
Presupuesto de producción
En este documento se deja detalle de los gastos posibles en la fabricación de mercancía o realización de servicios.
Presupuesto de compras
Es un documento donde se determina el dinero que se gastará en la adquisición de materias que una empresa o negocio requiere para producir.
Presupuesto de flujo de caja
Dentro de este documento se trata de pronosticar el comportamiento de los ingresos y egresos de efectivo para un periodo determinado.
Presupuesto de tesorería
Hace parte de la cadena presupuestal de una empresa y busca recabar su información financiera para convertirla en información de términos monetarios.
Presupuesto marketing
Es el presupuesto en el que se estipulan los recursos que serán asignados a los gastos de publicidad, campañas, estrategias de comunicación, entre otras actividades relacionadas.
Ventajas y desventajas del Presupuesto
Hacer un presupuesto te sirve de guía para comprender cómo saldrán los planes en relación al dinero, lo que permite contemplarlo en sí mismo como una ventaja; sin embargo, no todo es un beneficio. Lo creas o no, un presupuesto también cuenta con unas desventajas, tal como veremos.
Los beneficios del Presupuesto
- Con un presupuesto se puede dar orden a los gastos, sin importar si estos son personales, familiares o empresariales.
- Te ayuda a no gastar más dinero del que recibes.
- Evita que tengas problemas de dinero si te ajustas a su resultado.
- Restringe los gastos innecesarios.
- Te guía para alcanzar metas de ahorro a corto, mediano y largo plazo.
Las desventajas del Presupuesto
- Al ser un supuesto que está justificado en proyecciones y estimaciones, es posible que los datos en los que confiamos no sean correctos.
- Es posible que no se tengan en cuenta los imprevistos suficientes, o se presente uno diferente para el cual no estamos preparados; por lo que no tendremos una manera de reaccionar correctamente.
- Si queremos que el presupuesto sea lo más fiable posible, debemos invertir mucho tiempo en su realización.
Cómo hacer un Presupuesto
Ahora que ya tienes la información suficiente para dar una definición de presupuesto, te invitamos a seguir estos cuatro pasos que te guiarán en la elaboración de uno:
- Establece objetivos:
El motivo principal para elaborar un presupuesto siempre será un objetivo, el cual será a corto, mediano o largo plazo.
- Realiza un presupuesto realista:
El presupuesto debe ser posible de cumplir, no estar alejado de tu realidad económica, por lo que la honestidad contigo mismo será fundamental.
- No sobreestimes los ingresos:
Para ello tendrás en cuenta los ingresos que recibes de forma regular, como el pago de un salario; no debes tener en cuenta ingresos inciertos, es decir, que solo son un supuesto.
- Prioriza gastos:
Registra todos tus gastos diarios y ocasionales. De esta manera, administras bien tus recursos sin caer en gastos innecesarios e inesperados que afecten el cumplimiento de tu meta.
Ejemplo de Presupuesto
Hasta aquí hemos visto todo lo que necesitas saber sobre un presupuesto, ahora veamos un ejemplo para ampliar tu conocimiento:
En una empresa se piensa realizar una fiesta para festejar el día de los niños a los hijos de sus empleados. Sin embargo, el pago de los salarios será dentro de dos días y varios clientes no han pagado a tiempo sus deudas. Sumado a ello, el aire acondicionado de una de las áreas requiere mantenimiento porque no está enfriando lo suficiente.
En ese orden de ideas:
- Se hace una suma de los salarios a pagar en el próximo corte, incluyendo bonificaciones, horas extras y demás.
- La empresa solicita a uno o más proveedores una cotización para el mantenimiento del aire acondicionado. Así sabremos el valor aproximado a pagar por la reparación.
- Como no sabemos si los clientes pagarán antes de la fiesta de los niños, ese posible ingreso de dinero no se tendrá en cuenta dentro del presupuesto.
- Una vez separados todos los gastos obligatorios, la empresa podrá
realizar un presupuesto para la fiesta de los niños, que será realista y se ajustará a su capacidad económica sin afectar a otros proyectos y obligaciones.
Plantilla de Presupuesto en Excel
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