Presupuesto maestro
La planificación financiera es una de las etapas más importantes respecto a la gerencia empresarial, siendo el presupuesto maestro uno de los elementos fundamentales de la misma. En este último, se realiza un proyección de las actividades que se llevarán a cabo, dentro de una empresa, en función de un intervalo de tiempo, así como las ganancias que se esperan obtener a partir de sus resultados.
Es un instrumento útil a la hora de realizar un análisis comparativo entre el estado actual de una empresa y su situación futura, en términos económicos y con respecto a su rentabilidad. Por esto, es de suma importancia que conozcas de qué se trata y cómo puedes elaborar uno, aspectos que te explicaremos en el presente artículo.
¿Qué es el presupuesto maestro?
El presupuesto maestro es un documento que recopila una serie de estimaciones, a partir del comportamiento y situación financiera de una empresa, con respecto al futuro de la misma. Se trata de un plan financiero para un tiempo en específico, sujeto a ciertas proyecciones que permiten prever el funcionamiento del mismo en diferentes ámbitos.
En la etapa posterior a la planificación financiera, es decir, la etapa operativa de la empresa, el presupuesto maestro se convierte en una especie de historial mediante el cual se pueden realizar diversas comparaciones concernientes al cumplimiento de los objetivos establecidos previamente.
Se le puede considerar un plan de las diferentes actividades o acciones y los resultados dentro de unos contextos determinados, como lo son el entorno comercial, el capital, la mano de obra disponible, aspectos que afectan la rentabilidad de la empresa directamente. El conjunto o informe de todos estos ámbitos se refleja en un presupuesto maestro.
¿Importancia del presupuesto maestro?
El presupuesto maestro es una pieza fundamental para la planificación financiera de una empresa, pues permite prever, mediante unas estimaciones económicas, de qué manera se comportarán las distintas áreas en un determinado límite de tiempo, lo que brinda un campo de acción para tomar decisiones oportunas.
No solo destaca por el pronóstico que supone su aplicación, sino por el registro de datos que pueden ser analizados en retrospectiva una vez ha pasado el tiempo al cual se había proyectado el estudio. En definitiva, permite conocer a profundidad tanto el interior de la empresa (procesos administrativos y productivos) así como el exterior (mercado, competencia).
Características del presupuesto maestro
- Determina los objetivos y logros alcanzables y de qué manera se pueden cumplir.
- Realiza una comparación, en función del tiempo, de los estados financieros y sus hitos en el desarrollo de la empresa, estableciendo puntos modificables.
- Destaca por su carácter analítico y comparativo.
- Ciertos aspectos, como los datos numéricos y estadísticos, lo hacen una herramienta de medición.
Presupuestos que integran el presupuesto maestro
El presupuesto maestro compila todos los presupuestos realizados en distintas áreas financieras de una empresa, con el fin de presentar un informe completo sobre la inversión de los recursos y su administración. Estos presupuestos son:
- Presupuesto de ventas: se refiere a la proyección de ventas generadas en un determinado lapso de tiempo, y las ganancias netas obtenidas a través de ellas.
- Presupuesto de producción: es aquel presupuesto en el que se estiman los recursos necesarios involucrados en la fabricación de los productos de una empresa.
- Presupuesto de compras: es la estimación de capital que deberá ser invertido en la compra de recursos para fabricar los productos.
- Presupuesto de tesorería: este presupuesto hace referencia al análisis de flujo de dinero, en términos de entrada y salida, dentro de un intervalo de tiempo.
- Presupuesto de capital: es el presupuesto concerniente a las posibles inversiones de una empresa, y la posibilidad que puedan darse a futuro.
Generalmente, los anteriores presupuestos se incluyen dentro de los presupuestos operativo y financiero, sin embargo, la clasificación aquí expuesta abarca más detalles respecto a lo que constituye un presupuesto maestro en lo que concierne a la actividad empresarial.
Ventajas y desventajas del presupuesto maestro
Ventajas del presupuesto maestro
- Favorece la toma de decisiones con respecto a inversiones futuras y el desarrollo de nuevos productos o servicios.
- Garantiza el retorno de la inversión, así como la obtención de ganancias a través de una estrategia financiera.
- Brinda un panorama general de la empresa, incluyendo aspectos como su funcionamiento, el cumplimiento de los objetivos, su rentabilidad y la respuesta del público.
- Ayuda a establecer actividades de acuerdo a los distintos departamentos de la empresa.
- Establece un amplio panorama de las ganancias obtenidas en función del tiempo.
- Da lugar a analizar los gastos y establecer si es necesario minimizarlos en proporción a los beneficios.
- Permite elaborar una planificación financiera de manera completa y concisa.
- Resulta una herramienta fundamental en la asignación, distribución e inversión de recursos, así como del capital humano.
- Permite observar posibles errores en las operaciones de la empresa para corregirlos de manera oportuna.
Las desventajas de un presupuesto maestro
- La modificación de variables puede afectar las proyecciones realizadas, por lo que es necesario elaborar uno nuevamente.
- Contiene información general del área financiera de una empresa, por lo que el análisis de ciertos detalles específicos no se puede realizar a través de él.
- La información que brinda mediante las proyecciones y estimaciones realizadas puede no ser precisa, pues los datos son solo supuestos y aproximaciones de lo que puede ser en realidad.
Pasos para elaborar un presupuesto maestro
Al momento de elaborar un presupuesto maestro, se deben tener en cuenta las siguientes indicaciones o pasos:
- Definición de objetivos: tanto de si se trata de un nuevo proyecto como si una empresa busca establecer una nueva estrategia comercial, el primer paso a realizar es definir los objetivos. A partir de ellos podemos tener una base o una primera proyección de lo que queremos alcanzar, a qué medios necesitaremos recurrir y si es posible hacerlo.
- Definición de la estrategia: la base del correcto funcionamiento de una empresa es la aplicación de estrategias o metodologías ágiles, buscando establecer una ruta de acción la cual se puede seguir en caso de tener que modificar ciertos aspectos.
- División de departamentos: esta etapa se trata de clasificar los departamentos de la empresa de acuerdo a los distintos presupuestos que serán recopilados en el presupuesto maestro, de manera que cada uno se encargue en aquel en que se especializa.
- Análisis financiero: los distintos departamentos realizan un informe de la situación del área en que se clasifican y sus proyecciones en materia económica. Cabe destacar el uso de la estadística como principio de toda investigación.
- Elaboración del presupuesto maestro: una vez todos los departamentos han concluido su análisis, se realiza el presupuesto maestro incluyendo todos los presupuestos calculados. La información se ordena de manera concisa, pues constituye una especie de resumen.
Cabe destacar que las proyecciones pueden diferir dependiendo del área en que se haya realizado, por lo que la redacción del informe busca encontrar un equilibrio entre todas las conclusiones, así como soluciones aplicables a las distintas situaciones.
Ejemplo de un presupuesto maestro
El siguiente ejemplo te puede ayudar a comprender de mejor manera cómo se elabora un presupuesto maestro para una empresa. Para ello, expondremos una visión general de las distintas conclusiones y resultados del análisis financiero llevado a cabo en cada una de las áreas de la organización:
Una nueva empresa de juguetes ha establecido, como objetivo, retener un alto porcentaje del capital, con el fin de invertirlo en otras áreas, optimizando el flujo de dinero y reduciendo gastos innecesarios. El presupuesto maestro se realiza considerando un lapso de tiempo de 11 meses.
Cada uno de los departamentos realiza su presupuesto, con altas probabilidades de que lo establecido como objetivo se cumpla, a excepción del área de ventas, pues el reporte de la situación actual no indica un incremento considerable de compras por parte de los clientes, lo que sugiere nuevas modificaciones.
Una vez se redacta el presupuesto maestro, se busca un equilibrio entre las proyecciones optimistas y las que no lo son, como la del área de ventas, con el fin de encontrar nuevas estrategias que aplicar.
Conclusiones y recomendaciones
La gestión empresarial abarca una gran cantidad de responsabilidades, y requiere de tener los conocimientos precisos para afrontar las diversas problemáticas que se puedan presentar en el desarrollo normal de una empresa. De igual manera, elementos como el presupuesto maestro constituyen una fuente de información que garantizan el cumplimiento de objetivos y un mayor control sobre los procesos.
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Por otra parte, la planificación financiera supone una labor de gran concentración, pues requiere de utilizar fórmulas matemáticas para alcanzar la precisión en las conclusiones, por lo que el uso de herramientas como Microsoft Excel facilitan inmensamente este tipo de tareas.
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