Presupuesto operativo

Presupuesto operativo

El ámbito empresarial se encuentra en constante movimiento, y las diversas actividades que se llevan a cabo tanto fuera como dentro de la empresa, son un factor que debe ser controlado y analizado de manera continua, tanto económica como productivamente. Para ello, se realiza un presupuesto operativo.

El presupuesto operativo abarca todos aquellos factores relacionados con los gastos e ingresos de una empresa, y su implementación es una de las fases más importantes a llevar a cabo en cualquier plan financiero. A continuación te explicaremos todo lo que necesitas saber para aplicarlo a tu negocio correctamente. 

¿Qué es el presupuesto operativo?

Un presupuesto operativo es un registro de cada uno de los ingresos y gastos efectuados en un periodo de tiempo determinado, cuyo comportamiento refleja el funcionamiento de una empresa

Se incluye dentro del cálculo del presupuesto maestro, y abarca todos los factores relacionados a la producción y generación de beneficios de una empresa, haciendo una proyección de los resultados económicos efectuados a partir de las ventas de un producto.

De esta manera se calculan todas aquellas inversiones necesarias para que un producto pueda terminarse y, posteriormente, ser comercializado, garantizando la obtención de ganancias y administrando los valores que suponen un flujo de dinero para la empresa.

Objetivos del presupuesto de operación

  • Trazar los objetivos económicos y de ventas, de una empresa, a mediano o largo plazo.
  • Brindar un mayor control de los gastos necesarios para llevar a cabo la producción de los bienes.
  • Proyectar los ingresos obtenibles.
  • Establecer un campo de acción en caso de que las ventas no estén cumpliendo las expectativas.
  • Evitar gastos innecesarios producidos por posibles errores efectuados en los procesos productivos de la empresa.
  • Invertir los recursos económicos y materiales correctamente.
  • Observar el funcionamiento y desempeño de la empresa.
  • Facilitar la toma de decisiones de manera anticipada y oportuna.

Componentes del presupuesto operativo

El presupuesto operativo se puede entender como una clasificación o división del presupuesto maestro, que incluye un tipo de presupuestos enfocados a todos los procesos que involucran una entrada de ingresos y una inversión del capital o, en otras palabras, gastos. 

Este conjunto de presupuestos se conforma a partir de los siguientes componentes:

Presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas es aquella proyección o estimación de posibles ventas en un periodo de tiempo determinado, lo que incluye un análisis del mercado y un estudio retrospectivo de las ventas obtenidas en el pasado.

Presupuesto de producción

El presupuesto de producción se enfoca en la definición de gastos necesarios para que la etapa productiva de una empresa cumpla con los objetivos económicos planteados en un inicio, de manera que se cubra la demanda de mercado a partir del volumen de la producción.

Presupuesto de mano de obra 

Este presupuesto se incluye dentro del presupuesto de producción, aunque se puede elaborar de manera individual. Se refiere a los gastos relacionados al capital humano, es decir, los salarios y su relación con la cantidad de unidades producidas en un determinado intervalo de tiempo.

Presupuesto de materias primas 

Al igual que el presupuesto de mano de obra, el presupuesto de materias primas se calcula dentro de la documentación de gastos realizada en el presupuesto de producción. En este se estiman los gastos que se producen en la adquisición de los materiales necesarios para fabricar un determinado producto.

Gastos indirectos de producción

Es otro de los presupuestos que se suelen incluir dentro de un presupuesto de producción, en el cual se calculan los gastos producidos por aquellos factores que, aunque participan en los procesos productivos de una empresa, no lo hacen directamente, por ejemplo, los servicios como el agua, la energía y el gas, u otros impuestos relacionados con el arrendamiento. 

Diferencia entre presupuesto operativo y financiero

El presupuesto maestro se suele definir considerando los dos tipos de presupuestos existentes en el ámbito empresarial: el presupuesto operativo y el presupuesto financiero, los cuales abarcan, dependiendo de su enfoque, unos tipos de presupuestos específicos. Por esta razón, es importante conocer sus diferencias, las cuales explicaremos a continuación:

  • El presupuesto operativo se enfoca tanto en los factores productivos como en los económicos, y establece una relación entre los dos aspectos que representa la rentabilidad de la empresa a partir de la producción y comercialización de bienes. Por otra parte, el presupuesto financiero se enfoca, únicamente, en los factores económicos de la empresa.
  • El presupuesto operativo, como su nombre lo indica, se realiza a nivel operacional, es decir, considerando aspectos que se presentan durante el desarrollo y evolución de las operaciones llevadas a cabo dentro de la producción de un bien, mientras que el presupuesto financiero es más analítico, pues solo se centra en las cifras sin considerar otro tipo de factores que puedan afectar estos valores.

Estructura del presupuesto operativo

Al elaborar un presupuesto operativo, se suele seguir cierta estructura que facilita la lectura de las distintas conclusiones a las que se pueden llegar. Esta estructura es:

  • Ventas: es aquel ingreso recibido a partir de la comercialización de bienes y su posterior compra por parte de los clientes.
  • Costos variables: son aquellos costos que dependen del comportamiento de las ventas estimadas, de manera que la cantidad de las mismas es proporcional a los gastos a los que se tendrá que incurrir para poder sustentarlas. 
  • Margen de contribución: representa la rentabilidad de la empresa a partir de la relación entre ventas y costos variables. También recibe el nombre de beneficio bruto. Se calcula a partir de la fórmula Ventas – Costos Variables.
  • Costos fijos: se refieren a los costos que, sin importar las ventas efectuadas o que se puedan generar, conservan su valor.
  • Costos contables: se refieren a factores como la depreciación debido a la pérdida de valor de un producto o unas acciones en el mercado, posibles daños materiales y otro tipo de variables que suponen una reducción en las ganancias reales de la empresa.
  • Interés: son aquellos gastos producidos por un préstamo bancario, los cuales se deben cubrir mediante la contribución económica de cuotas mensuales. 
  • Ganancias: constituyen el beneficio real de una empresa, cuya obtención no supone un retorno de los gastos, sino una cantidad de ingresos adicional. Es la resta de todos los anteriores valores.

Esta estructura supone una secuencia de variables que se tiene en cuenta para calcular las ganancias reales de una empresa, la cual se tiene en cuenta para la aplicación de la fórmula de un presupuesto de operación.

Fórmula para calcular el presupuesto de operación

La fórmula empleada para calcular un presupuesto de operación es:

Ventas – Costos fijos – Costos variables – Costos contables – Interés

Mediante la aplicación de esta fórmula se puede obtener, condensado, un gran bloque de información relacionado a la actividad y desempeño de una empresa, a partir de un solo dato numérico. 

¿Cómo hacer un presupuesto de operación en Excel?

Microsoft Excel es uno de los programas profesionales más utilizados por las empresas, y por esta razón, se posiciona como uno de los softwares cuyo manejo se puede considerar como un requisito en todo currículum vitae. Por otra parte, facilita la aplicación de diversas fórmulas y cálculos, como lo son el presupuesto de operación, por lo que aquí te enseñaremos cómo hacer uno fácilmente.

Para ello, solo debemos diseñar una tabla para cada presupuesto que vayamos a calcular, de manera que los datos se puedan organizar, y utilizamos las fórmulas que Excel permite utilizar para realizar operaciones matemáticas. 

  1. Presupuesto de ventas: se estiman las ventas que se desean generar en un determinado intervalo de tiempo, considerando el valor por unidad de cada producto. Se multiplica el precio unitario por las ventas estimadas, seleccionando las dos celdas que incluyen estos valores y utilizando el operador *.
Estimación de ventas | presupuesto operativo
  1. Presupuesto de producción: ahora, se calculan las unidades que se deben producir para generar las ventas anteriormente estimadas, aplicando la fórmula ventas + inventario final – inventario inicial.
Calcular unidades a producir presupuesto operativo
  1. Presupuesto de materias primas: en esta etapa se consideran las medidas de cada material utilizado para la confección de una unidad del producto, así como su costo por bien fabricado y el total. Para ello, se multiplica el costo por unidad por el total de material utilizado.
Presupuestar materias primas | presupuesto operativo
  1. Presupuesto de mano de obra: aquí solo se multiplica el valor pagado por hora para fabricar un producto por la cantidad de horas necesarias para fabricar la cantidad de productos requerida.
Presupuesto mano de obra | Presupuesto operativo
  1. Presupuesto de gastos indirectos: en esta fase se consideran los diversos impuestos y gastos producidos por servicios como el gas, la energía y el agua, y se suman.

Ejemplo de un presupuesto de operación

Ahora que ya sabes cómo realizar un presupuesto de operación, solo nos queda mostrarte un breve ejemplo de cómo aplicarlo en una situación real. En este caso, se trata de una empresa de camisas, que al finalizar el año busca determinar si la empresa está siendo rentable y de qué manera se comportará en el año siguiente.

Para ello, solo se siguen los pasos anteriormente descritos para la elaboración de un presupuesto de producción, proceso que se puede llevar a cabo en Excel, y se obtiene lo siguiente:

  1. Presupuesto de ventas:
Presupuesto de ventas en el presupuesto operativo
  1. Presupuesto de producción:
Presupuesto de producción en el presupuesto operativo
  1. Presupuesto de materias primas:
Presupuestar materia prima en el presupuesto operativo
  1. Presupuesto de mano de obra:
Mano de obra | presupuesto operativo
  1. Presupuesto de gastos indirectos:
Gastos indirectos presupuesto operativos

Conclusiones y recomendaciones

Aprender constantemente y entrar en contacto con los temas más importantes del ámbito empresarial es la garantía del continuo progreso de tu negocio, así como de su innovación y competitividad. Asimismo, el empleo de herramientas, como lo es Microsoft Excel, optimiza los procesos analíticos que se deben llevar a cabo para realizar este tipo de cálculos que suponen la elaboración de un presupuesto.

Por esta razón, te invitamos a seguir aprendiendo acerca de otros temas de sumo valor, los cuales tratamos en nuestro blog, donde podrás encontrar artículos similares a este y tutoriales como el que explicamos aquí.

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