Diagrama de PERT
Un diagrama de PERT es un método de organización de actividades para representar, gráficamente, la relación entre tareas y el período de tiempo que conlleva terminar cada una de ellas. De esta manera, los gerentes pueden abordar las distintas etapas de un proyecto oportunamente y establecer un seguimiento de las mismas.
Es uno de los esquemas más utilizados en la administración de empresas en los procesos de planificación y, por lo tanto, es de suma importancia saber aplicarlo eficazmente. Por esta razón, en este artículo te explicaremos de qué se trata y cómo puedes implementarlo en tu proyecto correctamente.
¿Qué es el diagrama de PERT?
Un diagrama de PERT o Técnica de Revisión y Evaluación de Proyectos, de acuerdo a sus siglas, es un tipo de gráfico utilizado en la gestión de proyectos en el diseño de un cronograma de actividades, es decir:
- Definición de fechas límite y tiempo de desarrollo.
- Descripción de actividades de manera secuencial.
Una de sus características principales es la representación de las actividades mediante una red o sistema de nodos, a través del cual se exponen las relaciones, dependencias y requisitos existentes entre las diferentes tareas de un proyecto.
¿Para qué sirve el diagrama de PERT?
El diagrama de PERT cumple una función fundamental en los sistemas de producción de una empresa, pues permite organizar las actividades secuencialmente, lo que brinda un mayor control sobre los procesos involucrados en un proyecto, logrando definir una ruta de seguimiento para realizar modificaciones oportunas durante la marcha.
La implementación de este gráfico favorece la correcta administración del tiempo, con el objetivo de aprovecharlo al máximo. Esto se traduce en una mejora competitiva con respecto a la generación de resultados.
Diferencias entre PERT y CPM
El método de la ruta crítica es otro de los sistemas similares al diagrama de PERT, utilizados en la dirección de proyectos. Muchos de sus elementos y su apariencia general se asemejan al diagrama que estamos tratando en este artículo, sin embargo, existen ciertas diferencias considerables que deben ser tenidas en cuenta a la hora de elaborar uno de los dos.
- El método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method) permite asignar recursos e invertirlos a cada actividad involucrada en el proyecto. El diagrama de PERT se inclina a la definición de tiempos.
- Aunque el diagrama de PERT define los hitos de un proyecto y su secuencia, no establece las tareas más importantes del mismo para la inversión de recursos, a diferencia del diagrama CPM que sí lo hace.
Diferencias entre un diagrama de Gantt y PERT
El diagrama de Gantt es una de las herramientas de gestión de proyectos más empleadas en la definición de cronogramas, por lo que vale conocer las diferencias que presenta con respecto al diagrama de PERT:
- A primera vista, la principal diferencia entre un diagrama de PERT y uno de Gantt es su esquema gráfico, pues el primero se basa en una red de nodos en pos de la representación de las relaciones entre actividades, mientras que el segundo se basa tanto en una tabla de datos como en un diagrama de barras lateral, uno de los gráficos estadísticos utilizado en estadística descriptiva.
- El diagrama de Gantt se enfoca más en la representación del tiempo mediante el diagrama de barras, mientras que el diagrama de PERT se enfoca en la relación de las actividades.
Elementos del diagrama PERT
- Nodos: representan los hitos del proyecto, es decir, cada una de las actividades necesarias para el comienzo de otra, y se ordenan numéricamente, de izquierda a derecha, y de arriba hacia abajo.
- Conectores: son las figuras que representan la relación o interdependencia de las distintas actividades del proyecto, y definen la secuencia de los procesos.
- Conectores de línea punteada: representan un periodo de inactividad, pues se está a la espera de que otra actividad que se está desarrollando simultáneamente sea terminada.
Ventajas y desventajas del diagrama de PERT
Ventajas del diagrama PERT
- Su elaboración es sencilla, y se puede hacer mediante distintos programas informáticos.
- Es flexible, pues permite realizar cambios de manera oportuna y fácil.
- Facilita la comunicación de la situación actual de un proyecto a los miembros del equipo.
- Permite observar el progreso de un proyecto en función del tiempo.
- Se obtiene un mayor control sobre los procesos productivos, tanto en lo concerniente al tiempo como al cumplimiento de los mismos.
- Brinda un modelo al cual recurrir en el momento de realizar modificaciones sobre el proyecto.
Desventajas del programa PERT
- En procesos de gran complejidad, puede que su interpretación se dificulte debido a la extensión de la red de actividades.
- La fechas establecidas y los tiempos de duración de las actividades se estiman de manera probabilística, por lo que puede que el diagrama no llegue a ser preciso en ciertas ocasiones.
- Abordar proyectos que requieran de una gran red de actividades, puede ser difícil mediante su implementación, pues la definición de hitos y su secuencia puede llegar a ser un proceso complejo.
Cómo hacer un diagrama de PERT
La elaboración de un diagrama de PERT se puede abordar de diferentes maneras, sin embargo, se recomienda seguir las siguientes etapas para implementarlo, correctamente, a nuestros proyectos y para potenciar su efectividad.
1. Enumera los hitos
Esta etapa se refiere a la definición de las actividades, así como su jerarquización. En este último aspecto, es importante tener en cuenta la importancia de cada una de las tareas con respecto al desarrollo del proyecto, de manera que se establezca una relación de principio y efecto.
2. Identifica la secuencia
La enumeración de hitos permite establecer la ruta secuencial de las actividades. En esta etapa se observa la relación de dependencia entre las distintas tareas, para definir cuáles constituyen un requisito para el comienzo de otra.
3. Determina los criterios de tiempo
Aquí se determinan las distintas fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas involucradas en el proyecto, así como la duración de las mismas. A estos elementos se les conoce como criterios de tiempo y, con respecto a las fechas, siempre se considera la más temprana posible tanto para comenzar una actividad como para terminarla.
4. Elabora tu diagrama PERT
Ahora que tienes todos los elementos necesarios, puedes dibujar tu diagrama de PERT manualmente o mediante un programa informático. Cabe destacar que debes considerar que el diseño del gráfico sea comprensible tanto para ti como para los demás miembros del equipo.
5. Complementa el diagrama PERT con una ruta crítica
Los diagramas de PERT pueden complementarse con el método de la ruta crítica para conocer la duración de tiempo mínima necesaria para que el proyecto esté completado, de acuerdo a la realización de las distintas tareas que lo conforman.
Ejemplos de diagrama de PERT
Los diagramas de PERT se pueden implementar en todo tipo de labor administrativa e, incluso, permite observar la efectividad del proceso así como su rentabilidad. Para ilustrar de mejor manera este aspecto, te exponemos los siguientes ejemplos donde se ha implementado este gráfico en la búsqueda de distintos objetivos.
Método PERT para el lanzamiento de un producto
En este caso, la aplicación de distintas herramientas y metodologías es fundamental, por lo que te recomendamos visitar nuestro artículo de metodologías ágiles para que las puedas aplicar a los procesos de tu empresa.
Método PERT para preparar una propuesta de proyecto
Crear un plan de negocios permite exponer el valor de nuestra propuesta a los posibles inversores, por lo que te invitamos a leer nuestro artículo donde te explicamos cómo crear uno.
¿Cómo hacer un diagrama PERT en Excel?
La mayoría de este tipo de gráficos se pueden realizar en programas informáticos, entre ellos Microsoft Excel, la herramienta por excelencia en cualquier labor que requiera un análisis de datos. Para diseñar un diagrama de PERT en este programa, solo debemos seguir estas instrucciones:
- Antes de empezar a diseñar cualquier gráfico, ya sea un gráfico estadístico como un diagrama de barras o un histograma, es recomendable organizar nuestros datos en una tabla.
Cabe destacar que la estimación del tiempo que una actividad necesita para ser terminada se calcula mediante la fórmula Fecha de finalización – Fecha de Inicio + 1. Esto se hace seleccionando las celdas correspondientes a cada término.
La columnas Dependencia hace referencia, por otra parte, a la relación entre actividades, de manera que al graficar nuestro gráfico de PERT, podamos tener una guía.
- De igual manera, al realizar un diagrama de PERT, se intenta llevar un seguimiento de las etapas productivas de un proyecto y, por lo tanto, una buena práctica es definir las fechas mediante una tabla.
- Los nodos se pueden realizar mediante cuadros, circunferencias o cualquier otra figura geométrica. Sin embargo, las dos primeras son las más utilizadas. Para dibujar una de estas formas nos dirigimos a la pestaña Insertar y, posteriormente, a la sección Ilustraciones. Allí, seleccionamos la opción de la esquina superior derecha.
- Se desplegará un menú con varias figuras ilustrativas. Escogemos una de ellas y clicamos sobre la hoja de cálculo. Mediante el comando Ctrl + C y Ctrl + V podemos copiar y pegar la cantidad de nodos necesarios para diseñar nuestro diagrama de PERT, teniendo en cuenta el número de actividades y un nodo adicional que indica el final del proyecto.
- Podemos organizarlos de acuerdo a las fechas que hemos establecido en nuestra tabla. Ciertas actividades requieren que dos o más estén completas previamente para poder empezar su desarrollo. Asimismo, esas dos actividades pueden terminar en distintos periodos de tiempo, por lo que las ordenamos de la siguiente manera:
Así, el primer nodo, que es el que más tiempo requiere para ser terminado se ubica en la línea principal, mientras que el segundo, se ubica más abajo debido a que requiere de menos tiempo y es igualmente necesario para empezar la tercera actividad.
- Para enumerarlos, seleccionamos uno de ellos y en la pestaña Formato, nos dirigimos a la herramienta Cuadro de Texto. De esta manera, podemos escribir cualquier texto sobre ellos. Este proceso se repite con cada nodo.
- Para dibujar los conectores, repetimos el tercer paso, y seleccionamos uno de los tipos de flechas. Para conectar los nodos que se encuentran en distintas alturas, es recomendable utilizar la flecha señalada en la imagen. Para los nodos que se encuentran en un mismo nivel podemos utilizar la simple.
Al dibujar una flecha, podemos unirla con los puntos de conexión de los nodos, de manera que si tenemos que posicionarlos en otras ubicaciones se mantengan conectados.
- Para personalizarlos, nos dirigimos a la herramienta Contorno de forma, en la pestaña Formato, donde podremos escoger el color y el grosor. En el caso de los conectores punteados, utilizamos la opción Guiones.
- Ahora, solo debemos etiquetar cada uno de los conectores con el nombre de la actividad y la duración de la misma.
En el caso del conector de línea punteada, la actividad necesaria ha sido terminada, pero a su vez, requiere de que otra también lo esté, por lo que se establece un periodo de inactividad entre el siguiente proceso y el terminado. Por esta razón, no se define ninguna etiqueta y, en consecuencia, tampoco existe un lapso de tiempo de actividad.
Conclusiones y recomendaciones
Este tipo de herramientas gráficas son un apoyo vital e, incluso, la base para la mayoría de procesos productivos de cualquier tipo de organización, pues sin ellas, el control sobre las etapas que hacen parte de un proyecto se reducen, afectando la productividad y calidad de los resultados.
Otro punto a favor de la implementación de estas herramientas en el ámbito empresarial es su fácil elaboración en programas informáticos, permitiendo optimizar el análisis de las tareas y actualizarse en cuanto a los nuevos métodos y tecnologías, lo que resulta en la continua innovación de la empresa.
Como hemos mencionado en distintas ocasiones, Microsoft Excel es uno de los programas más utilizados para la creación de este tipo de gráficos. Es por esto que es tan importante saberlo manejar e implementar las herramientas para potenciar los beneficios de su manejo.
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