Diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica empleada para representar las etapas de un proyecto durante un determinado período de tiempo. Su implementación brinda un mayor control sobre las actividades a realizar, por lo que se convierte, en el ámbito empresarial, en un elemento fundamental en el desarrollo de una empresa.
En este artículo te explicaremos de qué se trata esta importante herramienta, qué elementos debes tener en cuenta y cómo implementarla correctamente en tu proyecto.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es un tipo de diagrama de barras empleado en la gestión y dirección de proyectos para medir el progreso de las actividades que pertenecen a un plan en desarrollo. Su definición se extiende hasta el concepto de herramienta, pues es utilizado para organizar las tareas de un proyecto en función del tiempo y llevar un registro de los resultados durante la ejecución del mismo.
Hace parte de los gráficos empleados en la estadística descriptiva para representar datos. Con respecto a esto, se refiere a que representa el comportamiento de un conjunto de datos para su posterior interpretación en el análisis del mismo. En la gestión de proyectos, por lo tanto, permite observar la productividad dentro del desarrollo de una idea.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Al igual que otros tipos de gráficos estadísticos, el propósito de un diagrama de Gantt es representar gráficamente el comportamiento de unos datos, en este caso, el desarrollo y progreso de un proyecto, a partir de unos valores numéricos.
En el ámbito empresarial, donde destaca su implementación como herramienta de gestión de proyectos, sirve para obtener un panorama de la cantidad de esfuerzo y tiempo que se requiere para llevar a cabo ciertas actividades dentro de un proyecto. Esto facilita administrar los grupos de trabajo y garantiza que la asignación de tareas se realice de manera adecuada.
Una de las características que hacen del diagrama de Gantt un elemento funcional es la precisión de la información que brinda en el análisis del progreso del proyecto, lo que constituye una garantía de que las conclusiones y resultados sean los esperados.
Diferencia entre cronograma y diagrama de Gantt
Aunque el diagrama de Gantt está intrínsecamente relacionado con el concepto de cronograma, del que toma algunos de sus elementos, los dos son herramientas distintas y su aplicación depende de qué objetivos deseamos alcanzar mediante su implementación.
Entre sus diferencias podemos destacar las siguientes:
- El diagrama de Gantt es más detallado, pues abarca tanto el lapso de tiempo y fechas en que se realiza una determinada actividad como la interdependencia de la misma con otras que hacen parte del proyecto. Por otra parte, el cronograma solo aborda una lista de actividades y sus fechas de entrega de manera general.
- El diagrama de Gantt representa la información de manera visual, mientras que el cronograma es únicamente una lista de datos escrita textualmente.
- Como gráfico estadístico, el diagrama de Gantt puede ser implementado junto a otras fórmulas propias de la estadística descriptiva para tratar los datos recopilados, por ejemplo, el porcentaje de productividad o de tareas terminadas. En un cronograma, no se pueden implementar estas fórmulas.
Características del diagrama de Gantt
Entre las características que definen un diagrama de Gantt se cuentan:
- Es un tipo de gráfico estadístico empleado en estadística descriptiva, en especial, el ámbito empresarial.
- Generalmente, las barras están orientadas horizontalmente.
- Aborda distintos elementos de la gestión de proyectos, como los tiempos necesarios para realizar las actividades así como la interdependencia de las mismas.
- Es un tipo de diagrama de barra empleado junto a una tabla de datos.
- Existen diversos softwares mediante los cuales se puede realizar un diagrama de Gantt, entre ellos Microsoft Excel.
Elementos del diagrama de Gantt
Los elementos que conforman un diagrama de Gantt son:
- Diagrama de barras: es una de las características que diferencian un diagrama de Gantt de un cronograma. Aquí, se representa, generalmente de manera horizontal, el lapso de tiempo en que se desarrollará una actividad, dentro de unos intervalos definidos por las fechas de inicio y finalización.
- Tabla de datos: en esta parte se incluyen todos los datos que hacen parte de un cronograma común, es decir, los nombres de las actividades, sus fechas de inicio y finalización y el lapso de tiempo en que se llevarán a cabo.
- Porcentajes: en algunos casos, se suele realizar una escala en la que se determina el porcentaje de trabajo realizado en función del tiempo.
Ventajas y desventajas del diagrama de Gantt
Ventajas del diagrama de Gantt
- Facilita la interpretación y comprensión de los datos que representan el progreso de un proyecto.
- Permite visualizar la cantidad de esfuerzo y tiempo necesario para realizar una actividad en específico.
- Jerarquiza las actividades según su importancia dentro del proyecto, lo que permite identificar de qué manera se relacionan y cuáles se deben realizar en primera instancia..
- A través del uso de porcentajes, se puede identificar si en los lapsos de tiempo definidos se pueden cumplir las actividades establecidas.
- Brinda información de manera precisa, concreta y clara.
- Aborda una gran cantidad de información de manera detallada, mediante un gráfico sencillo y de fácil comprensión.
Desventajas del diagrama de Gantt
- En grandes proyectos, su implementación se puede dificultar, pues será necesario realizar un mayor esfuerzo en la organización de las actividades, así como en la posterior comprensión de la interdependencia de las mismas en el gráfico.
- No es una herramienta flexible ni adaptable a las posibles modificaciones que se deban realizar en el desarrollo del proyecto, pues supondría un constante cambio de los datos para representarlos correctamente en todo momento.
- El trabajo se debe adaptar a lo definido en el diagrama de Gantt con respecto a los tiempos establecidos.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?
Al momento de realizar un diagrama de Gantt debes ser específico en los objetivos y actividades a realizar, de manera que se reduzcan los elementos más complejos del proyecto a sus partes más simples. En este aspecto, puedes hacer uso del método SMART.
Los pasos que debes seguir para implementar un diagrama de Gantt a tu proyecto son los siguientes:
1. Define tu proyecto
Todo proyecto inicia con una idea, sin embargo, tener una no es suficiente para empezar a desarrollar actividades. Por lo tanto, es necesario que a aquella idea general se le agreguen los detalles pertinentes para que se puedan determinar los objetivos que se desean alcanzar. En este paso se pregunta qué es lo que se quiere hacer, cómo hacerlo, qué características definen el proyecto y qué objetivos se buscan cumplir.
2. Haz una lista de tareas
Ahora que se tienen todos los detalles que están involucrados en nuestro proyecto y podemos explicar de qué se trata realmente, debemos establecer una ruta por la cual podemos alcanzar los objetivos planteados en el paso anterior. Es decir, se realiza una lista de actividades de manera que cada una de ellas cumpla con un rol dentro del desarrollo del proyecto. Cada actividad debe ser detallada, de manera que su fin sea específico.
3. Detecta la relación de las tareas
Un proyecto se puede entender como una red de actividades, donde cada una contribuye a la otra y viceversa. Por esta razón, es necesario identificar de qué manera se relacionan las tareas para llevar un mayor control sobre las mismas y sobre sus resultados.
4. Establece los tiempos
En este paso, se definen las fechas límite entre las cuales se realizarán cada una de las actividades establecidas previamente. Es importante que los lapsos de tiempo sean realistas, considerando la dificultad que tendrá cada tarea asignada.
5. Asigna las tareas
Esta fase se refiere a la conformación de equipos en función de sus capacidades y habilidades, de manera que cada uno de ellos cumpla un rol en específico en el proyecto. Se consideran, por ejemplo, las profesiones incluidas en el capital humano, y la interdependencia de las actividades dentro de la ejecución del trabajo.
6. Verifica el progreso
El diagrama de Gantt es una herramienta que propicia el constante mejoramiento y observación sobre los procesos productivos de la empresa, mediante el análisis de los porcentajes de trabajo realizado. Durante la ejecución de las actividades, se revisa la efectividad de las mismas así como los resultados y su calidad.
Diagrama de Gantt ejemplos
Para ilustrar de mejor manera cómo implementar un diagrama de Gantt en un proyecto, te presentamos el siguiente ejemplo. En este caso, se trata del desarrollo de un videojuego, donde incluiremos sólo algunas de las actividades que se llevan a cabo en este contexto.
Para realizar el ejemplo, seguiremos los pasos anteriormente descritos para hacer un diagrama de Gantt:
- Definir qué videojuego se va a desarrollar: sabemos que el proyecto se trata de un videojuego, sin embargo, es importante definir todos aquellos detalles que lo rodean, por ejemplo, el género del mismo (terror, acción, aventura), a qué edades estará dirigido, qué lenguaje de programación será implementado, entre otros.
- Realizar una lista de actividades: una vez se tienen todos los detalles definidos y podemos explicar de qué se trata realmente nuestro videojuego, procedemos a realizar una lista que incluya todas aquellas actividades que pertenecen al desarrollo del mismo. Entre ellas, podemos mencionar:
- Redacción de la historia.
- Storyboard.
- Diseño de personajes.
- Diseño de escenarios.
- Modelado 3D de escenarios.
- Modelado y animación 3D de personajes.
- Programación de funciones.
- Programación de niveles.
- Programación de físicas.
- Diseño de material publicitario.
- Tráiler.
Cabe destacar que cada actividad debe cumplir una función dentro del proyecto y relacionarse con otras, de manera que a partir de unas se pueda desarrollar ella, y a partir de la misma se puedan realizar las demás. Otra característica de la definición de tareas es que deben ser precisas y específicas.
- Identificar la interdependencia de las tareas: como mencionamos anteriormente, cada tarea cumple un rol dentro de todo el desarrollo del proyecto, por lo que es importante conocer de qué manera dependen unas de otras para llevar un control del trabajo correctamente. Por ejemplo, no se puede realizar un storyboard sin haber redactado la historia.
- Definir los periodos de tiempo para cada actividad: en este momento se definen las fechas de inicio y entrega de actividades, teniendo en cuenta el esfuerzo y la cantidad de trabajo que será necesaria implementar para lograr los resultados óptimos.
- Asignar las tareas: cada grupo de trabajo es asignado para cada una de las actividades de acuerdo a sus habilidades y profesiones. En este caso, se pueden mencionar animadores, programadores, publicistas y artistas.
- Verificar el proceso: a medida que el proyecto se va desarrollando, se evalúan los resultados de cada una de las actividades y se comparan de manera que lo obtenido se asemeje a lo esperado.
Ejemplo diagrama de Gantt de un proyecto
Podemos graficar nuestro diagrama de Gantt a través de Microsoft Excel, solo debemos diseñar una tabla y hacer uso de las plantillas que este programa brinda:
Pasos para hacer un diagrama de Gantt en Excel
Como hemos mencionado en el apartado anterior, Excel es una herramienta que facilita la creación de distintos gráficos estadísticos y diagramas, entre ellos, el diagrama de Gantt. Los pasos a seguir para realizar uno son muy simples, por lo que te recomendamos visitar el siguiente tutorial para saber cómo diseñar uno de manera fácil y rápida e, incluso, personalizarlo de acuerdo a tus gustos:
>> Diagrama de Gantt en Excel: Cómo crearlo y personalizarlo <<
Además del tutorial, también dejamos a tu disposición una plantilla de diagrama de Gantt que podrás descargar de forma gratuita y adaptarla a tus necesidades.
Plantilla de Diagrama de Gantt
Podrás gestionar tus proyectos de forma RÁPIDA Y SENCILLAConclusiones y recomendaciones
La implementación de herramientas tales como el diagrama de Gantt permiten optimizar el trabajo y garantizar un mayor control sobre los procesos productivos de una organización. Asimismo, la aplicación del método estadístico en conjunto con estas herramientas brinda una precisión superior en la definición de conclusiones, además de proporcionar un amplio panorama a partir del cual se puede administrar de mejor manera el tiempo.
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