Administración de proyectos
La administración de proyectos representa una manera de plasmar los objetivos que se quieren alcanzar dentro de una empresa o negocio en un periodo de tiempo determinado, bien sea el incremento de las ventas, el rediseño de un producto o la implementación de mejoras locativas de una área.
En los siguientes párrafos encontrarás el concepto de la administración de proyectos y cómo esta técnica te permite cuantificar y lograr los objetivos propuestos.
¿Qué es la administración de proyectos?
La administración de proyectos es una técnica o metodología con la que una empresa emplea de manera eficiente sus recursos, con el fin de alcanzar los objetivos o satisfacer necesidades dentro de un periodo de tiempo establecido.
Su gestión se logra a partir de todas las acciones realizadas para alcanzar un propósito. Con un enfoque metódico cumple con los procesos que permiten la administración para conseguir objetivos específicos, medibles, realistas y alcanzables.
Estos objetivos se obtienen por medio de la creación de planes estratégicos, los cuales están encaminados hacia el aumento de la productividad, control de los costes y eficacia en los procesos.
Cuando, a través de la administración de proyectos, se cumple con lo acordado, es preciso la creación de informes, planes de negocio o planes de dirección que den cuenta de la meta alcanzada.
Importancia de la administración de proyectos
Si has llegado hasta este punto y te preguntas cuál es la importancia de la administración de proyectos, tenemos varios puntos que darán respuestas a tus dudas.
La administración de proyectos es importante porque con ella se da cumplimiento a cuatro objetivos concretos, los cuales definimos a continuación:
- Control de riesgos
Este objetivo se refiere al proceso donde se implementa los planes de respuesta para atender los riesgos y realizar un seguimiento a los ya identificados; de igual manera, monitorear los riesgos residuales, evaluar riesgos nuevos y evaluar la efectividad de su proceso de gestión.
- Gestión de costos y plazos
En la gestión de costos se calcula, asigna y controla los costes del proyecto, para predecir los gastos y evitar la posibilidad de exceder el presupuesto.
Por su lado, la gestión de plazos se refiere al tiempo que se puede retrasar el cumplimiento de una actividad dentro de la gestión del proyecto, sin que este retraso interfiera con la fecha de finalización.
- Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente
Cada negocio está orientado a alcanzar la satisfacción del cliente, por lo mismo todos los procesos puestos en marcha dentro de la empresa buscan el cumplimiento de este objetivo a través de la administración de proyectos.
- Aumento de la productividad
Con el uso de una metodología ágil como la administración de proyectos, se mejoran los procesos dentro de la empresa y aumenta la productividad, siempre y cuando esta técnica se adopte de una manera adecuada que atienda a las necesidades particulares del negocio.
Fases de la administración de proyectos
Las fases de la administración de proyectos son aquellos elementos que definen su ciclo de vida, con los cuales se impulsan las estrategias necesarias para lograr el fin. Estas fases se comprenden a partir de los siguientes 5 ítems:
Inicio
La primera fase de un proyecto surge de un estudio sobre su viabilidad. Esta se logra comprender a partir de la evaluación de los objetivos y alcance del proyecto.
De igual manera, es determinante la capacidad de la empresa para ejecutar, los recursos con los que cuenta para su implementación, los costos, y los riesgos en los que pueda incurrir mientras se implementan las estrategias.
Planeación
Una vez finalizada la primera fase o etapa de la administración de proyectos, pasamos a la planeación; reconociendo en esta su importancia debido a que conlleva la preparación y coordinación de varios aspectos como:
- El trabajo en equipo
La administración de proyectos es liderada por un director de proyectos, y se constituye con personal de diferentes capacidades, con el cual se coordina la fase de gestión, se controla el presupuesto, se lidera la comunicación, se manejan las relaciones externas y se producen los documentos como informes que den muestra de los procesos y de los resultados.
- Definición de metas y objetivos
Los objetivos intermedios o hitos, se comprenden como todos aquellos procesos que, al unirse uno con otro, conforman el sendero que nos guía en el avance de un proyecto de manera sostenible. Es preciso establecer fechas y plazos alcanzables en los que se busca cumplir con cada etapa de planeación, ejecución y control del proyecto.
- Identificación de la gobernabilidad
Este punto hace referencia al método usado para dar un orden, entre los que se comprende la gestión operativa y la gestión estratégica. A partir de la identificación de la gobernabilidad se categorizan las responsabilidades y los roles que cada parte debe cumplir como por ejemplo: facilitar la comunicación, simplificar la toma de decisiones, entre otros que aporten en el avance del proyecto.
- Evaluación de los riesgos
Siempre existirá una cantidad mínima de riesgo dentro de la ejecución de cualquier proyecto, pero con una administración adecuada es posible estar preparado para enfrentar cualquier contratiempo o riesgo que esté asociado al resultado final.
En la etapa de planeación se realiza una lista de riesgos con la ayuda de una matriz DOFA, la cual permite identificar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas del proyecto.
Asimismo, se debe establecer una fecha de tope para las tareas críticas y anticiparse a las soluciones luego haber contemplado los posibles riesgos.
- Estimación de costes
Los costes se estiman a partir de la elaboración de un presupuesto, donde se establecen las inversiones monetarias de manera anticipada, las cuales buscan responder a los gastos relacionados con recursos humanos, pago a proveedores, creación de páginas web, viáticos, materiales, etc.
Ejecución
Después de haber abordado la fase de planeación, tenemos todo listo para ejecutar y poner en marcha el proyecto.
En esta fase se desarrollan todas las actividades necesarias para dar cumplimiento al proyecto. Es importante tener visión completa sobre las tareas que se están realizando, se recomienda para ello adoptar estrategias que permitan dividir una tarea en subtareas.
Control
En esta etapa se realiza un seguimiento y control sobre el proyecto ejecutado, teniendo en cuenta todas las variables como el valor ganado.
También se comprenderá si se está cumpliendo con los plazos y si se cumple con el presupuesto. La importancia del control dentro de la administración de proyectos radica en que se mantiene un compromiso constante con el cumplimiento del objetivo final.
Conclusión
En la etapa de conclusión o cierre se consideran todas las gestiones realizadas. A través de un análisis se conocerán los resultados del trabajo, donde se llegará a una conclusión detallada de los alcances y falencias que se lograron con la ejecución del proyecto.
Se recomienda abordar todos los problemas críticos en una reunión con el personal que hizo parte del proyecto. En la reunión también deben abordarse el cumplimiento de los indicadores y así tener una visión clara de lo que salió bien y de lo que debe mejorar.
Diferencia entre gestión y administración de proyectos
Es posible confundirse con los términos cuando estamos frente a la ejecución de un proyecto, y es por ello que es comprensible que no encuentres la diferencia entre gestión y administración de proyectos. Pero no te preocupes, a continuación tendrás a tu disposición una lista de sus diferencias:
- La administración de proyectos se encarga de crear las políticas que se deben cumplir en un proyecto; la gestión de proyectos se encarga de ejecutarlas.
- Las decisiones tomadas por la administración de proyectos son para beneficio de una empresa; la gestión de proyectos toma sus decisiones en respuesta a las imposiciones de la administración de proyectos.
- La administración de proyectos planifica y ejecuta acciones de alto nivel; la planificación de proyectos realiza actividades de nivel funcional.
¿Cómo administrar tus proyectos?
Teniendo claridad en este punto sobre las fases de la administración de proyectos, es momento de que aprendas cómo administrar tus proyectos.
Primero, debes tener en cuenta que cada proyecto es único y diferente con relación a los demás; sin embargo, la administración de proyectos se puede adaptar en atención a los entornos en que se vaya a gestionar.
Comprendiendo esto, podemos decir ahora que para administrar tu proyecto:
- Define y organiza
Es preciso que identifiques las necesidades de tu negocio o los objetivos que tengas con un proyecto. Luego diseña las estrategias y clarifica las exigencias competitivas.
- Planifica
En la planificación formas un equipo con las personas adecuadas que se desempeñen adecuadamente en el rol que les asignes. Crea grupos en atención a sus intereses y asigna las tareas. Para tener un mayor orden, elabora un cronograma y un plan de comunicación.
- Ejecuta
Una vez definido tu proyecto, organizado y planificado, realiza acciones de supervisión a los avances del proyecto. Así tendrás un control sobre los progresos, determinarás a tiempo si se está cumpliendo con los presupuestos, el tiempo y la calidad. Finalmente, debes analizar los riesgos y actuar ante ellos de acuerdo a lo planificado.
- Finaliza
Cuando el proyecto esté finalizado, se evalúa el desempeño del equipo de trabajo, se archivan los documentos relacionados con la ejecución y se aprende de los errores y las fortalezas.
Aquí, ya estarás listo para iniciar con la administración de un nuevo proyecto donde los resultados serán mejores, debido a lo aprendido en el proyecto que termina.
Ventajas de la administración de proyectos
Son varias las ventajas que se aprecian en la administración de proyectos. A continuación, te dejamos una lista de las ventajas más visibles:
- Garantiza resultados precisos y eficientes. Esto se logra a partir de la organización, un plan permite cumplir con las fechas de entrega.
- Satisfacción del cliente. Cuando el resultado de un producto es satisfactorio, esto se verá reflejado en la percepción del cliente, quien es, en últimas, la persona por la cual queremos mejorar en nuestro trabajo.
- Aumento de la calidad. La administración de proyectos influye positivamente en la calidad del producto o el servicio.
- Posición competitiva. La organización durante la ejecución de un proyecto, brinda las herramientas necesarias para lograr una ventaja competitiva.
- Aumenta la productividad. Reduce de manera considerable los procesos de trabajo con la creación de rutas de trabajo óptimas y ajustadas a la realidad.
- Orden. El orden es uno de los elementos principales que fomentan el cumplimiento de un objetivo. En la administración de proyectos este orden se logra con un cronograma de actividades.
- Fomenta el trabajo en equipo. Dadas las exigencias actuales del mundo empresarial, se vuelve indispensable el trabajo en equipo y la motivación de los colaboradores. La administración de proyectos garantiza el trabajo en equipo, la comunicación fluída y la participación.
- Oportunidades para expandir el negocio. La administración de negocios está estrechamente relacionada con el aumento del conocimiento de la actividad comercial de una empresa, lo que permite reconocer oportunidades para la expansión del negocio.
- Adaptación al mercado cambiante. Con la gestión ágil y flexible, la administración de proyectos permite adaptarse a los cambios del mercado.
Herramientas de administración de proyectos (Plantillas en Excel)
Durante la iniciación de un proyecto, aplicaciones similares a Word, Excel y Sharepoint, se usan como herramientas de administración de proyectos para darle un impulso con mayor rendimiento y mejorar la gestión de su ciclo de vida.
Para reducir imprecisiones y actualizarse en tiempo real respecto a la administración de proyectos, te dejamos una plantilla en Excel con la que podrás ahorrar tiempo mientras trabajas en el alcance de tus objetivos.
