Método Kaizen: qué es, características y cómo aplicarlo

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El método Kaizen es un sistema de gestión empresarial, de origen japonés, cuya aplicación constante sobre los procesos productivos de una empresa supone una mejora continua de la misma. 

Su valor como filosofía se extiende tanto a la práctica empresarial como a la personal. En este artículo te explicamos, a detalle, qué es, cuál es su importancia y cómo aplicarlo correctamente en cualquier ámbito.

¿Qué es la filosofía Kaizen?

La filosofía Kaizen es un modelo empresarial de optimización, el cual tiene como principio la mejora continua de los procesos productivos de una empresa. Su aplicación supone una serie de cambios pequeños, realizados de manera constante, sobre las líneas de producción. 

La metodología Kaizen encuentra sus raíces en la cultura japonesa, lo que explica su carácter moderado y el nivel de organización al que apunta en cuestiones financieras y productivas. Una de las ideas que conforman esta filosofía es, efectivamente, el ahorro, pues propone la reducción de los gastos, así como de los procesos que, al ser analizados, se encuentra que no producen ningún efecto relevante en la productividad.

Otro de los pilares que cimientan esta filosofía es la practicidad y la ejecución de los planes diseñados en un inicio. Al implementar el método Kaizen, se analizan, durante su ejecución, todos aquellos factores de productividad que contribuyen a la realización de los objetivos de la empresa. 

Asimismo, el método Kaizen se caracteriza por su enfoque humano, pues en su implementación se considera a la empresa u organización como un conjunto de personas que integran la realización de unas actividades. Por esta razón, la constancia en el análisis, no sólo en términos técnicos y económicos, sino de las relaciones interpersonales, es un factor que constituye la aplicación de este método.

¿Para qué sirve la metodología Kaizen?

El objetivo principal de la metodología Kaizen es la mejora continua, es decir, optimizar la productividad de una empresa, mediante el control de todos los factores que puedan afectar, de manera directa o indirecta, este aspecto. Por lo tanto, su importancia en el sector empresarial radica en su papel como principio de eficacia.

Una de las ventajas del método Kaizen es, pues, la eficacia, una característica que permite, en menos tiempo, alcanzar los resultados que se han planteado inicialmente. De igual manera, la eficacia de una empresa se traduce en mejores resultados, y como consecuencia, un mayor nivel de competitividad a partir de la calidad de los productos.

En términos económicos, sus ventajas se reflejan en el pulimento de procedimientos, lo que supone la reducción de los gastos en aquellos aspectos que no contribuyen a la eficacia y productividad de la empresa. En efecto, la identificación de estos aspectos permite invertir en otros de mayor importancia y en nuevas soluciones. 

En este último punto, que es en realidad uno de los objetivos principales del método Kaizen, se logra que, a través de unos recursos mínimos, se alcancen mejores resultados. Es decir, se reduce la complejidad de las tareas a sus partes más importantes, básicas y necesarias y, en consecuencia, se consigue un mayor nivel de organización y se expande el campo de maniobra

Los 10 principios del método Kaizen

El método Kaizen resume su filosofía en diez principios que deben tenerse en cuenta para la mejora continua de una empresa. Estos son:

  1. Innovación: los métodos y técnicas tradicionales son una fuente de información y una base aplicable para las empresas. Sin embargo, seguir de manera rígida estos métodos supone una contradicción de la mejora continua. La innovación permite expandir la baraja de soluciones a los posibles problemas y proporciona métodos más eficaces que correspondan a las necesidades del momento. 
  1. Proposición de soluciones: a menudo, las dificultades, aunque son obstáculos para la productividad empresarial, también constituyen una fuente de datos que pueden ser tomados en cuenta para la proposición de soluciones. Asimismo, esta última operación debe ser realizada al instante, así como la implementación de las soluciones, reduciendo el tiempo en que perdura el problema. 
  1. Creatividad: el valor creativo de una empresa es fundamental para la mejora continua de los procesos y de sus resultados, y uno de sus recursos más importantes, pues es la base de una renovación continua y de una mejora de los procesos productivos.
  1. Acción activa: el método Kaizen es de carácter práctico, y uno de sus principios es la constante actividad, en contraposición a la teorización. Esta acción activa garantiza la ejecución de las decisiones y soluciones, y permite ahorrar más tiempo y más dinero. 
  1. Constante evolución: el enfoque en la mejora continua se funda en la constante evolución de la empresa, con respecto al tiempo. Este principio reúne la creatividad y la innovación, además del análisis retrospectivo de los procesos y sus resultados, y afecta de manera positiva a la competitividad empresarial.
  1. Trabajo en equipo: una empresa es, en realidad, un conjunto de personas con unos objetivos individuales y colectivos, las cuales constituyen el verdadero motor de los procesos productivos. Como conjunto, las relaciones entre las personas y su integración es un aspecto vital, cuyo estudio se toma en cuenta en la aplicación del método Kaizen.

Este principio está ligado con la administración del capital humano. Pues visitar nuestro artículo sobre Capital humano y conocer de qué se trata y cuál es su importancia. 

  1. Aprendizaje: la base de toda evolución y progreso es el aprendizaje. Este principio es una constante en la implementación de este sistema de gestión, tanto en la identificación de dificultades y sus posibles soluciones, como en el estudio del contexto bajo el cual se encuentra una empresa. 
  1. Acción antes que perfección: desear alcanzar la perfección, aunque como ideal juega un papel importante en la planificación de los procesos y los resultados, a menudo perjudica la ejecución de las actividades por el mismo temor de no cumplir con ese requerimiento. En tales casos, las pérdidas de tiempo y dinero debido a la continua planificación e indecisión, exceden los beneficios. 

Por otro lado, la acción y su simultáneo análisis permite, tanto obtener los beneficios que se esperan mediante la ejecución de los procesos, como el continuo perfeccionamiento de los mismos. 

  1. Soluciones rápidas: las respuestas oportunas frente a las diversas dificultades garantizan el desarrollo normal de la empresa en sus procesos y son un indicador de eficacia productiva. 
  1. Recursividad: este principio se refiere a la consideración de todo elemento, incluso las mismas dificultades, como un recurso de provecho para invertir en el progreso de la empresa. 

Las 5 S del método Kaizen

Las 5 S son una serie de pasos o factores que, integrados, significan una correcta implementación del método Kaizen en la gestión empresarial. Cada uno de ellos tiene como propósito optimizar los procesos y proporcionar los elementos necesarios para la organización de la empresa. Estos son:

Seiri (clasificar)

Se refiere a la identificación de los procesos o elementos que no aportan a la productividad de la empresa y aquellos que sí lo hacen. Clasificarlos de acuerdo a los anteriores criterios permite optimizar la línea productiva, conservando sólo aquellos elementos indispensables y dando lugar a posibles inversiones sobre ellos y a la creación de nuevos procesos más eficaces.

Seiton (ordenar)

Una vez clasificados los elementos y procesos más importantes y necesarios, se procede a su ordenamiento. Aquí, se evalúa la disposición de los mismos en la línea productiva, de manera que se integren óptimamente.

Seiso (limpieza)

Mantener un entorno de trabajo limpio y verificar constantemente el estado de las herramientas, garantiza la calidad de los resultados, pues da lugar a la correcta disposición de los elementos integrantes de los procesos.

Seiketzu (estandarizar)

Mantener informados a los integrantes de los procesos productivos de las mejoras que han de realizarse, y comprobar que estas son efectivas, son tareas que están enfocadas en la organización y control de la empresa. Este proceso de estandarización se refiere a la definición de unas líneas generales para la ejecución de los pasos de una actividad.

Sheitzuke (disciplina)

Por último, la disciplina es uno de los valores más importantes tanto a nivel personal como empresarial. La constante práctica es uno de los principios del método Kaizen, cosa que sólo se puede lograr mediante el cumplimiento de los requerimientos de la empresa en los momentos justos, así como de sus objetivos. Este mismo aspecto solidifica, asimismo, el constante progreso. 

¿Cómo se aplica el método Kaizen en una empresa?

La aplicación del método Kaizen está íntimamente relacionada con el Ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar, actuar), pues los pasos que se llevan a cabo están enfocados en el perfeccionamiento de la empresa con respecto a sus procesos y sus resultados. 

El esquema que propone el ciclo PDCA puede tener un enfoque basado en el método Kaizen, y su aplicación se podría explicar de la siguiente manera, siguiendo los pasos del primero y las 5 S del segundo:

  1. Planificar: en esta etapa entra en juego la clasificación de aquellos elementos indispensables para el desarrollo de la empresa y su posterior disposición, es decir, su ordenamiento. En este último paso, se evalúan los objetivos y los medios por los cuales se pueden alcanzar, y se dividen y asignan responsabilidades
  1. Hacer: esta etapa supone la experimentación de lo planeado previamente en un contexto real, lo que permite determinar las posibles dificultades y se documentan sus posibles soluciones.
  1. Verificar: la estandarización predomina en esta etapa por la constante verificación de los resultados y de la efectividad de los procedimientos en el desarrollo de la empresa. Realmente, se trata de un periodo de prueba y verificación, donde se proponen nuevas mejoras a partir de la observación de la ejecución de los procesos.
  1. Actuar: culminado el periodo de prueba, se pasa al periodo de ejecución donde se ponen en práctica todos los procesos y mejoras planeadas inicialmente. Este proceso se hace simultáneamente al constante análisis de los resultados, lo que permite proponer cambios al sistema. Todo el proceso de producción se encuentra bajo una constante verificación. 

En este último paso, es importante mantener la limpieza y la disciplina, garantizando la eficacia de los procedimientos y la calidad de los resultados.

También puedes visitar nuestro artículo Ciclo PDCA o PHVA. Allí te explicamos los pasos que garantizan una mejora continua mediante la aplicación de este método.

Ejemplos del método Kaizen en empresas

Por último, para contextualizar el método Kaizen y su aplicación en un posible escenario real, exponemos el siguiente caso a manera de ejemplo:

El mercado tecnológico evoluciona rápidamente y, por lo tanto, la competitividad es un rasgo cada vez más relevante y su consideración se hace necesaria para destacar en el entorno. En este caso, una empresa de teléfonos móviles, aunque cuenta con un nivel de ventas estable, con respecto a sus competidores, muestra una clara desventaja, la cual se puede traducir como una ausencia de innovación y creatividad.

Esta carencia significa grandes pérdidas a futuro, por lo que se hace indispensable su temprana solución. El método Kaizen es, por lo tanto, ideal para este caso, pues su implementación establecerá las rutas por las cuales se pueden optimizar los procesos productivos de manera eficaz y corresponderse con las necesidades actuales del mercado de manera innovadora y creativa.

Se ha propuesto el lanzamiento de un nuevo modelo de teléfono móvil, cuyas funcionalidades reflejen la nueva perspectiva que ha tomado la empresa. En este momento, se empieza a implementar el método Kaizen:

  • Planificar: primero, se identifican los procesos obsoletos, aquellos que, para esta ocasión, no contribuyen al lanzamiento del nuevo producto. Una vez identificados, también, aquellos que sí afecta positivamente la producción, se disponen de manera que cumplan su objetivo específico, en este caso, la selección de materiales, programación, ensamblaje de las piezas, etcétera. 

Asimismo, la novedad del producto implica la innovación y la creatividad en los procesos, por lo que se analizan nuevas técnicas, propuestas y se estudia el mercado.

  • Hacer: se han planificado las actividades. Ahora, es importante observar cómo se ejecutarán esas tareas cuando se esté manufacturando el nuevo producto. Para esto, se reúne al equipo y se realiza una simulación, observando cómo se desempeñan los trabajadores de manera individual y colectiva. El trabajo en equipo es fundamental para la línea de producción.
  • Verificar: ahora, se verifican las mejoras y soluciones propuestas frente a las dificultades surgidas en la simulación. Aquí, el aprendizaje ante los errores conduce a la mejora continua de la línea de producción. Por ejemplo, se pudo haber presentado el caso de que ciertos materiales no se adaptan de la mejor manera a las características del producto, por lo que se deben analizar materiales diferentes.
  • Actuar: una vez se ha realizado la verificación de los procesos, se empieza la producción formal del nuevo producto. Cabe destacar que se debe garantizar la limpieza del entorno del trabajo, como las fábricas de máquinas ensambladoras, salas de computación, síntoma de la estabilidad laboral. De igual manera, la disciplina es la base para lograr la producción del teléfono móvil y su éxito.

Plantilla Ciclo PDCA (Mejora Continua) en Excel

El enfoque propuesto en el método Kaizen consigue mejores resultados con un esquema de gestión empresarial como el propuesto por el Ciclo PDCA. Así, los dos se complementan mutuamente y constituyen una herramienta primordial en la mejora continua de las empresas.

Por estas razones, te ofrecemos la plantilla Ciclo PDCA, que incluye todas las características y facilidades para que puedas implementarlo, de manera rápida y sencilla, a tu negocio. ¡Ahorra tiempo y garantiza tu constante perfeccionamiento empresarial!

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