Diagrama de flujo
Una imagen habla más que mil palabras y esta es la razón por la cual un diagrama de flujo, es una herramienta perfecta para describir procesos, sistemas, procedimientos o cualquier tipo de información que desees explicar.
Te invitamos a que nos acompañes en este post, para descubrir, reconocer y realizar los diagramas de flujo.
¿Qué es un Diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo, como su nombre lo indica es un diagrama o representación gráfica de un proceso, procedimiento o sistema, que contiene una serie de acciones a seguir, una tras de otra, que comparten un objetivo común.
Su aplicación es usual en procesos industriales y organizacionales, programas computacionales, procesos logísticos, tareas laborales, entre otros.
“Cualquier tipo de empresa puede beneficiarse de los diagramas de flujo”
¿Para qué sirve un Diagrama de Flujo?
El objetivo principal del Diagrama de Flujo es que puedas seguir visualmente la secuencia de acciones del proceso que quieres diagramar.
La diferenciación de los procesos, lo puedes realizar con ayuda de las descripciones de cada uno, y los diversos símbolos que se utilizan para identificarlos.
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Tipos de Diagrama de flujo
Existen varios tipos de diagramas de flujo, que han descrito numerosos autores o que han adaptado a sus propias versiones, entre los más conocidos encontramos a: Alan B. Sterneckert, Andrew Veronis, Marilyn Bohl y Mark A. Fryman.
Hoy hablaremos de los tipos de diagramas más comunes y utilizados.
Diagrama de flujo de Decisión
El diagrama de decisión, cómo su nombre lo indica, representa el proceso de generación de decisiones.
Considera las ideas que se gestan, la información a tener en cuenta, la intervención de las partes interesadas y administración de tareas.
Con este diagrama, puedes realizar seguimiento a las estrategias, el impacto que tienen las decisiones y el cumplimiento de metas.
Diagrama de flujo Lógico
El diagrama de flujo lógico se enfoca en las actividades, condiciona los procesos a respuestas rápidas y lógicas: SI o NO.
Es útil para identificar cuellos de botella en los procesos, lo que te permite instaurar la posible solución.
Se utiliza mayormente en el desarrollo de algoritmos.
Diagrama de flujo de Sistema
Este diagrama, incluye los dispositivos que se utilizan dentro del proceso y que permiten la circulación del flujo de datos. Ejemplo, computadores, maquinaria, impresoras, etc.
Diagrama de flujo de Producto
El objetivo del diagrama de flujo de producto es visualizar todas y cada una de las etapas necesarias para la fabricación de un producto o servicio.
Diagrama de flujo de Proceso (PFD)
Esta clase de diagramas de flujo, muestran la secuencia de pasos o actividades que hay que seguir dentro de un proceso; desde el inicio, actividades, puntos de decisión y final.
Diagrama de flujo de Documento
Realiza un seguimiento de los documentos necesarios dentro de un proceso, semejante a un manual de documentación.
Tiene la finalidad de controlar el flujo y cumplimiento de la documentación.
Diagrama de flujo de Datos (DFD)
El diagrama de flujo de datos (DFD) traza el flujo de los datos o información de un proceso.
Diagrama de flujo de Programa
Este diagrama representa la secuencia de instrucciones que se siguen dentro de la programación o desarrollo de software.
Es muy útil, porque sigue la secuencia exacta del programa, y condiciona la utilización de fórmulas matemáticas específicas y operaciones lógicas.
Características de un Diagrama de flujo
Como ya lo hemos dicho, el objetivo de un diagrama de flujo es expresar de manera visual un proceso. Para esto emplea símbolos que representan de forma esquemática todos los pasos por los que atraviesa ese proceso.
Para que sea un diagrama de flujo ideal, debe cumplir con las siguientes características:
- Debe ser fácil de leer.
- Su interpretación debe ser visual.
- La información debe ser sintetizada.
- Utiliza simbología.
- De fácil análisis.
- Debe identificar procesos rápidamente.
- Debe integrar todos los aspectos de los procesos.
Partes y elementos de un Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo, se adecuan al proceso en el que estemos trabajando, por lo tanto, puede contener un indeterminado número de partes, sin embargo, cuenta con cuatro elementos principales:
- Entidad: son las fuentes que traen o absorben la información desde y hacia el diagrama de flujo (entradas y salidas de datos)
- Proceso: es la actividad que transforma el flujo de datos.
- Almacén de datos: es el sitio en que se guardan los datos para su uso en un futuro
- Flujo de datos: es el movimiento de los datos entre un proceso u otro, ya sea interno o externo.
Símbolos y figuras de Diagramas de flujo
Los símbolos y figuras dentro de un diagrama de flujo, han sido estandarizados por el Instituto Nacional Americano de Estándares (ANSI) para que su lectura sea posible, independiente del entorno en el que se desarrolle.
Óvalo: Se le conoce como terminal y representa el inicio o final del proceso.
Flecha: Línea de Flujo muestra la dirección y orden de los procesos, guiando los pasos de un símbolo a otro.
Rectángulo: Se llama proceso y representa un conjunto de operaciones que dan un resultado.
Rombo: Identifica las decisiones, u operaciones condicionales.
Paralelogramo: Entrada, simboliza la entrada de datos.
Hoja de papel: Salida, significa la salida de datos, por ello semeja la impresión de una hoja.
Comentario: Anotación, muestra una información adicional a tener en cuenta.
Rectángulo doble lateral: Proceso predefinido. Notifica que ese proceso ha sido definido en otro lugar.
Círculo: puede ser solo o con una letra interna. Representan conectores entre actividades, la letra es el etiquetado.
Pentágono: Significa un conector fuera del diagrama, generalmente con un proceso externo.
Triángulo boca abajo: Es un archivo definitivo, es decir, un documento que se guarda de forma permanente.
Triángulo boca arriba: Archivo temporal, con tiempo limitado de almacenamiento.
Estructura de un diagrama de flujo
Existen 4 tipos de estructuras comúnmente usadas en los diagramas de flujo
- Secuencia: Se trata de diagramar una secuencia de pasos que se ejecutan uno tras de otro. Es la estructura más básica y utilizada.
- Decisión: También conocido como condicional. Es perfecto para utilizarlo en la toma de decisiones, teniendo en cuenta el flujo de datos que ingresa al diagrama. Se utiliza a menudo en programación de algoritmos.
- Ciclo: Se utiliza en casos donde es necesario repetir múltiples pasos hasta obtener la respuesta o acción necesaria para salir del ciclo y continuar el diagrama.
- Caso: Es una estructura de decisión, que posee más de dos situaciones posibles, para seguir el proceso determinado por la respuesta.
Diagrama de flujo ventajas y desventajas
Todo tiene sus pro y sus contra, a continuación te detallaremos las ventajas y desventajas de los diagrama de flujo.
Las ventajas del Diagrama de flujo
1) Permite la rápida comprensión de un proceso: debido a que es visual, la interpretación de los procesos es más fácil
2) Permite una comunicación fluida: cada persona del equipo de trabajo podrá visualizar fácilmente los pasos del proceso, por lo tanto, la comunicación al respecto será más fluida
3) Mejora la productividad: debido a que se podrá identificar fácilmente los aspectos que afecten la productividad, se podrán encontrar oportunidades de mejora y optimización
4) Identifica problemas: identifica los cuellos de botella o fracturas del proceso, permitirá una pronta corrección.
5) Permite documentar: todo lo que ocurra dentro del proceso es analizable y documentable para conocer el actuar, en cualquier caso.
6) Excelente para la capacitación de nuevos empleados, debido a que es más fácil explicar los procesos.
Las desventajas del Diagrama de flujo
1) Inicialmente es difícil de desarrollar: dependiendo de la complejidad de los procesos, es difícil de documentar y desarrollar por la cantidad de actividades que hacen parte del proceso.
2) Es intolerante a los errores: errar en un solo proceso, puede estropear todo el flujo de datos, por lo tanto, el resultado.
3) Requiere conocimiento previo, o estudio del tema antes de desarrollarlo, debido al uso de los símbolos y elementos que lo conforman.
Cómo hacer un Diagrama de flujo
El orden o manera en la que se hace un diagrama de flujo, depende del proceso que estés diagramando, la persona que lo realiza, el tipo de diagrama, entre otras.
Sin embargo, existen ciertos pasos que debes tener en cuenta siempre que vayas a iniciar a realizar tu diagrama:
1) Define tu objetivo: Quien no sabe para donde va, todos los caminos le sirven, y en los diagramas de flujo es completamente necesario tener en claro el objetivo o meta al que quieres llegar.
2) Define tu público objetivo: Es necesario tener en claro a quién va dirigido el diagrama, para identificar el lenguaje que utilizarás (expresión), la complejidad, los conceptos y elementos que representarán el diagrama.
No es lo mismo hacer un diagrama para un programador de sistemas integrados, que para un operario de una máquina industrial.
3) Establece el tipo de diagrama de flujo y la estructura: Depende de la complejidad de tu diagrama de flujo, deberás elegir una estructura que te permita diagramarlo por completo. Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y símbolos, cada uno con características diferentes.
4) Organiza las tareas en orden cronológico y ten a la mano la información que ingresarás a tu diagrama de flujo.
5) Asignar símbolos a cada tarea.
6) Crea un borrador: Este es solo sugerencia por nuestra parte, crea borradores en papel, será más fácil después, hacer tu diagrama en el ordenador.
Ahora, ponte manos a la obra. Ya tienes todo listo, ahora ve a por ello.
Reglas para armar un diagrama de flujo
Es muy fácil hacer un diagrama de flujo, pero también existen reglas que seguir para su desarrollo.
- Todo diagrama debe tener inicio y fin.
- Solamente puedes utilizar líneas rectas en dirección vertical y horizontal.
- No deben existir líneas sin conexión. Todas deben indicar la dirección del flujo del diagrama hacia un símbolo; conexión, proceso, impresión, decisión o fin de diagrama.
- La dirección de lectura del diagrama debe ser de arriba abajo, de izquierda a derecha o las dos combinadas.
- La simbología de los diagramas debe ser la estandarizada, independientemente del uso del diagrama; ejemplo un lenguaje de programación.
- Utilizar los comentarios para expresar ideas adicionales que permitan la comprensión del diagrama.
- En caso que el diagrama sea muy grande y complejo, recuerda enumerar las páginas y utilizar los conectores adecuados.
Como observamos, son reglas generales, que en su aplicación, permitirán un mejor desarrollo del diagrama de flujo.
Diagrama de flujo ejemplos
Podríamos dedicar cientos de post para evidenciar ejemplos de uso de los diagramas de flujo, sin embargo, te mostraremos 2 ejemplos fáciles de comprender.
Documentación de un proceso
En este ejemplo, pretendemos llevar correctamente la documentación de un proceso de quejas y reclamos.
Inicia cuando un cliente instaura una queja o reclamo, en ese momento la información ingresa al diagrama de flujo, se registra y se envía al área encargada de su respuesta.
El área de servicio al cliente, debe determinar a qué área corresponde el reclamo, e indagar por la situación. Tan pronto sea identificada, debe documentar el proceder y la respuesta y compensación (si aplica) que se le dará al cliente.
Puede cerrarse con el contacto con el cliente para identificar su conformidad.
Proceso de selección de personal
Este diagrama sería perfecto para guiar el proceso de selección de personal en una empresa.
Se debe registrar desde el momento en el que se presenta la vacante, o puede venir desde el proceso de terminación de contrato de un empleado.
Los requisitos para el cargo deben ser condicionales para que el selector pueda decidir. Y terminaría en el momento en que el personaje cumpla todas las condiciones e ingrese al proceso de contratación.
Diagrama de flujo de una Empresa
Son muy amplios los campos en los que una empresa puede incluir un diagrama de flujo de sus actividades, desde procesos administrativos, contables, producción, compras, recursos humanos e incluso de marketing.
Desde procesos físicos, documentación hasta protocolos en casos de crisis.
Diagrama de flujo en Programación
Los diagramas de flujo son muy utilizados en programación, ya que grafican el esquema en el que actuará un algoritmo.
Es fácil imaginar todo el proceso y los pasos que el programa debe realizar, previendo los problemas o soluciones que se pueden presentar.
Realizar el diagrama de flujo de manera correcta, es completamente necesario para el desarrollo del programa en el lenguaje de programación deseado.
Diagrama de flujo de Efectivo
Este es utilizado en el sector financiero, para realizar seguimiento, interpretar y analizar las variables, el comportamiento y los rubros de un sistema financiero.
Cómo crear un Diagrama de flujo en Excel
Excel es un medio maravilloso y predilecto para crear diagramas de flujo.
Anteriormente se podía realizar de manera manual, utilizando los formatos de forma y las fechas. Sin embargo, ahora existe una herramienta en Excel llamada Vision Data Visualizer, que tiene predeterminadas todas las herramientas, símbolos y líneas necesarias para realizar tu diagrama de flujo, de manera fácil y rápida, atrayendo los datos de tu tabla.
A continuación te daremos el paso a paso para crear tu propio diagrama de flujo en Excel, de manera fácil y rápida.
Paso 1
Abrir un archivo nuevo de excel, realizar la tabla con los datos, especificando correctamente cada campo.
- Identificar con códigos cada proceso.
- Nombre del paso o proceso a documentar.
- Cuál sería el siguiente paso luego de realizada la acción e identificarlo por su código.
- Etiqueta los conectores, si requieren si o no, de lo contrario se entiende por un proceso continuo.
- Tipo de forma que contendrá el paso a ejecutar.
Al igual que cuando se realiza formulación, es necesario identificar el tipo de forma adecuada, por su nombre dentro del diagrama de flujo:
- Inicio, iniciar o start
- Decisión
- Proceso
- Subproceso
- Datos
- Fin
- etc
Recuerda que la información que compartes en Excel, debe ser clara y correctamente identificada para que el sistema pueda ejecutar tus órdenes.
Paso 2
Señalar la tabla de datos que quieres diagramar, con esto le estarás indicando a Excel, que esa es la información que debe ir en el diagrama.
Abre el Visual Data Visualizer, de la siguiente manera:
- Ubica la pestaña Insertar
- Complementos
- Ubicar el Visual Data Visualizer y abrirlo
En caso de que tu versión de Excel no lo tenga, debes ingresar a obtener complementos. De ahí te enviará a la tienda de office, dondé podrás descargar el Visualizer, sin complicaciones.
Paso 3
Antes de ingresar, podrás elegir el tipo de diagrama que quieres crear, recuerda que tenemos en horizontal, vertical, jerarquía etc.
La razón por la cual te sugerimos que hagas borradores en papel de tu diagrama, es que puedas compartir y confirmar que la diagramación ha quedado correcta en Excel, también tendrás en claro la información que debe llevar tu tabla.
Paso 4
Dale al botón crear. ¡Ya tendrás hecho tu diagrama de flujo!
La principal ventaja de esta herramienta, no solo es la rapidez de diagramación, sino la posibilidad de actualizar la información.
Cada vez que alimentes tu tabla de datos, puedes actualizar el diagrama y de manera inmediata se cambiarán los datos del diagrama.
Conclusión, desarrollar diagramas de flujo en tu negocio, independientemente de la empresa o proceso que quieras desarrollar, son una excelente opción para comprender, analizar y hacer seguimientos.
Será más fácil para ti mostrar la información que quieres compartir y para la persona que la recibe, será más fácil de comprender.
