Diagrama de Pareto
Si requieres identificar las áreas de tu empresa o actividad que necesitan mejorar, una de las herramientas que puedes usar es un diagrama de Pareto para apoyar tus análisis y obtener la fuente correcta de los problemas.
En este artículo te vamos a enseñar qué es un diagrama de Pareto, para qué sirve, sus características, cómo hacerlo y cómo llevarlo a cabo en Excel.
¿Qué es el diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto es una gráfica en barras, dónde las barras son ubicadas de mayor a menor, ayudando a establecer el orden de importancia. Mide la frecuencia de cada aspecto que estás graficando y también su porcentaje acumulado.
Es bastante útil en el análisis de situaciones que van mal. Y usado correctamente, puede ayudarte a definir los cambios que debes implementar para revertir la escena actual.
Se basa en un principio, el principio de Pareto, desarrollado por el italiano Vilfredo Pareto en el año 1897 que dice que: “el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos dedicados. El 20% de las causas provocan el 80% de las consecuencias. El 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados”.
Lo descubrió en una investigación sobre los patrones de riqueza en Inglaterra.
Como resultado descubrió que el 20% de la población disfrutaba del 80% de la riqueza. Así encontró que el 10% o el 5% de la población posee el 65% o el 50% de las riquezas totales.
Ampliando su observación, notó que esta regla se duplicaba en otras áreas.
Por ejemplo:
El 80% de tus productos, los obtienes con un 20% de esfuerzo.
O viceversa, el 80% de tu tiempo en el trabajo, sólo genera un 20% de resultados.
Esta herramienta, para un administrador, es invaluable.
Por ello es importante que sepas cuándo usar exactamente este tipo de diagrama.
¿Para qué sirve el diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto sirve para ayudarte como ejecutivo, a cuantificar los resultados problemáticos más relevantes de tu negocio, para determinar cuáles son las acciones o inacciones que están generando estos inconvenientes. Y que de este modo, puedas tomar decisiones firmes, acertadas y concretas para generar un cambio positivo.
No sirve para otros usos. Es vital en el análisis de situaciones que requieran cambios para mejorar la calidad de un servicio, de un producto o cambiar la rentabilidad de un área evaluando importancias.
Para poder usarlo, es necesario entonces que segmentes tu actividad y cuantifiques la frecuencia de cada segmento. Puedes apoyarte de encuestas, valores estadísticos reales del último período, etc.
Características de un diagrama de Pareto
Algunas de las características de un diagrama de Pareto son:
- Se compone de barras que muestran la frecuencia importante de la problemática representada.
- Las barras se muestran en orden descendente.
- También se compone de líneas que muestran el porcentaje acumulado de los efectos negativos.
- Cuando la línea de porcentaje acumulativa es ascendente, indica que el efecto negativo es significativo, por lo tanto, es indispensable encontrar la causa con prontitud y resolver la situación.
Ventajas y desventajas del diagrama de Pareto
Para que tu uso del diagrama de Pareto sea el más óptimo, te presentamos algunas de sus ventajas y desventajas:
Ventajas
El diagrama de Pareto, te ayuda a concentrarte en las mejoras que le brindarán los mejores beneficios a tu empresa.
También te proporciona una descripción clara de los problemas principales para evitar que tus problemas empeoren.
Es una herramienta de apoyo, de fácil interpretación sencilla para resolver problemas dentro del negocio.
Desventajas
Para encontrar las causas principales del problema o defecto representado en el diagrama de Pareto, es necesario que apliques una herramienta de análisis de causa raíz. Debes elegir la que más te aplique.
El diagrama no muestra la gravedad de la consecuencia.
Tampoco puede ser usado para predecir daños futuros. Analiza los que ya ocurrieron.
Se limita a algunos casos dónde aplique el principio 80/20.
Cómo hacer un diagrama de Pareto
Para que tu diagrama de Pareto sea claro y útil, debes seguir los siguientes pasos para realizarlo:
- Determina cuál es el problema que vas a analizar. Debes realizar un sondeo con tu equipo y colaboradores para llegar a la problemática actual.
- Escoge un periodo de tiempo significativo para la realización del análisis y toma de datos, de tal forma que puedas encontrar el problema constante pese a los cambios.
- Desarrolla una tabla de datos, clasificándolos por factores que muestran el problema, por ejemplo, quejas y reclamos frecuentes y constantes, justificaciones a las ventas bajas más frecuentes.
- Establece la frecuencia de cada rubro. Una frecuencia es el valor que se repite en un período de tiempo.
- Ordena los datos de mayor a menor.
- Añade una columna de porcentajes acumulativos y determina el valor de cada uno. Lo puedes obtener multiplicando el valor de cada uno por 100 y dividiendo esta cifra en la cantidad total de los rubros.
- Grafica estos datos en un diagrama de barras en orden descendente. Donde el eje X muestra el valor de la clasificación o rubro en una escala a 100 y el eje Y, el nombre como tal de la categoría.
- Grafica la línea de porcentaje acumulado para determinar qué porcentaje representan tus problemas.
- Evalúa objetivamente cuales son los problemas principales y determina las causas. Para esto, debes usar alguna herramienta adicional de causa raíz. Hay cinco métodos que puedes usar para determinar las causas o razones, determina la que se ajuste más a la situación.
- Desarrolla la estrategia más adecuada y objetiva para resolver el problema y hazle seguimiento. Asegúrate de que esa solución se lleve a cabo completamente, para que el problema sea resuelto.
Para agilizar tu proceso con el diagrama de Pareto, te dejamos el paso a paso en Excel.
Pasos para realizar un diagrama de Pareto en Excel
Hacer tu diagrama de Pareto en Excel te ahorrará dolores de cabeza y agilizará el proceso anterior.
Para usar Excel al realizar el diagrama, sigue estos pasos:
- Realiza tu tabla de contenido en dos columnas. La columna de la izquierda con las categorías (nombre de cada categoría) y la dos con las cifras de los valores de cada una.
- Selecciona la tabla y dale clic a Insertar > Insertar Gráfico Estadístico > Histograma > Diagrama de Pareto.
- Ahora configura las categorías haciendo clic con el botón derecho sobre el eje horizontal de tu gráfico e ingresa a Formatos de ejes > Opciones de eje.
- Se te desplegará un menú con las siguientes opciones:
- Por categoría, con esta opción se trazan las categorías en el eje horizontal ordenadas por orden descendente.
- Automático, está opción ya está prediseñada para realizar el ancho de columna automáticamente. Por defecto, cuando los datos de tu tabla son nada más de una columna sin categorías, se activa esta opción.
- Ancho de rangos, usa un valor decimal para indicar el ancho de categoría.
- Número de rangos, pon el número de categorías de tu tabla de datos.
Ya tu diagrama está listo para que lo intérpretes y desarrolles tu estrategia.
Para darte mayor realidad sobre esto, te dejamos un ejemplo.
Ejemplo de diagrama de Pareto
Para realizar el ejemplo, supongamos que quieres medir qué te genera mayores resultados en tu negocio porque estás teniendo pérdidas y haz recibido devoluciones y quejas. Realizas un análisis de los informes de ventas de los últimos meses y encuentras que las cifras varían de acuerdo al tipo de cliente. Replicas está revisión en los tipos de productos y encuentras también varias diferencias, incluso en tu producto estrella, las cifras no son las que pensabas.
Realiza tu tabla de datos:
Seleccionas tu tabla e insertas tu Diagrama de Pareto.
Ahora puedes ver que tu producto 5 presenta la mayoría de los problemas y las quejas y devoluciones vienen principalmente de los clientes tipo 1.
Ahondas y encuentras que el 80% de los defectos provienen del 20% de los vendedores que hacen promesas de características que ese producto no tiene y en realidad, no se debe a defectos del producto en sí.
Así que emites una estrategia para que se desarrollen catálogos específicos de las características reales de cada producto y se lleve a cabo una capacitación en cada vendedor y vendedor nuevo futuro con ejercitación de cada speech que se le dará a los clientes.
Esta herramienta te hará fluir administrativamente. Úsala completamente y dale mayor fluidez a tu producción.
¿Necesitas ayuda?
Esperamos que este contenido haya sido útil para ti, si tienes dudas sobre cómo hacer tu diagrama de Pareto en Excel, puedes contactarnos aquí.
Recuerda que tenemos otras herramientas administrativas con Excel que puedes implementar y que harán más fácil tu vida como ejecutivo.
