Cotización (Cómo hacer una, Incluye ejemplo y formato)

Saber realizar una cotización es una habilidad que puedes adquirir solo con invertir unos cuántos minutos, pero te será útil durante toda la vida si cuentas con un negocio.

Hoy te enseñaremos cómo hacer una cotización y con un ejemplo te explicaremos el paso a paso ideal para elaborar una. Al finalizar, dejaremos para ti un formato con un modelo de cotización en Excel para que pongas en práctica lo aprendido.

¿Qué es una cotización?

Una cotización es un documento que cumple un rol de soporte dentro del inicio de una transacción comercial, lo que significa que se usa para asignar un valor o precio a un determinado producto o servicio. No es un compromiso de compra, por lo tanto no genera un registro contable; sin embargo, es de utilidad como comprobante de lo acordado previo a la celebración de un negocio.

Como varias de las palabras en español, la etimología de cotización proviene del latín, surge de la palabra quotus y significa cuánto. 

Por lo tanto, si queremos saber cuánto vale algo, ya sea un mantenimiento de pintura en nuestro hogar o el precio que vamos a pagar por el último celular de moda, solicitamos al pintor o al vendedor un documento de cotización donde observaremos los datos que informan de la descripción del servicio o producto que queremos adquirir, en compañía de los valores determinados en dinero que debemos pagar en caso de aceptar el trato.

Con un formato de cotización elaborado como es debido, incluso podrás compararlo fácilmente con otra proforma o cotización adquirida en la competencia. De esa manera, eliges lo que más te convenga con base en el análisis de los diferentes datos plasmados en los documentos.

También, puedes ser un vendedor que desea conseguir nuevos clientes, y para ello ejecutas diferentes gestiones como realizar una cotización. Una cotización bien elaborada es la pincelada inicial sobre el lienzo en el que se pinta una venta. Las demás pinceladas las darás con un buen producto o servicio y una atención memorable.

Para qué sirve una cotización

Habiendo abarcado la definición de cotización, nos disponemos a explicar para qué sirve. Una cotización sirve para diferentes cosas; sin embargo, te enseñaremos las de mayor importancia:

  • Informar el precio:

Una cotización sirve para establecer e informar el precio de un producto o servicio, es usada normalmente por el área de compras de una empresa antes de decidir sobre una negociación. 

  • Ayuda a agilizar la operación

Sirve, además, para no tomar a los proveedores a la ligera. Hacerlo, genera la posibilidad de aumentar las afectaciones de la operación de un negocio. Imagina, por ejemplo, no exigir una cotización formal a un proveedor, y este te promete un precio por determinado insumo de manera verbal. Aceptas. Cuando el pedido llega te encuentras con la sorpresa de que el valor de la factura es mayor al negociado.

En el ejemplo, la presencia de la cotización te sirve para demostrar el acuerdo y no retrasar la producción por la ausencia del insumo, el cual puede faltar mientras se acuerdan unos términos diferentes para continuar con la negociación.

  • Garantiza el orden 

Cuando una empresa acostumbra a solicitar una cotización de productos o una cotización de servicios a cada proveedor, dependiendo del caso, es una empresa que garantiza el orden y es reflejo de su responsabilidad, pues siempre tendrá a su disposición los datos que les brindará la organización necesaria antes de realizar las compras.

De igual manera, si aún te preguntas para qué sirve una cotización, sirve para detallar la falta de información y, si las dudas persisten, siempre estarás a tiempo de contactar al vendedor para resolverlas antes de tomar decisiones de compra.

Elementos de una cotización

Es todo un arte elaborar un formato de cotización y hacer de este un documento claro, conciso y detallado. Dominar este arte es uno de los primeros pasos para llegar a cada cliente y enamorarlo de tu propuesta. Porque saber cómo elaborar una cotización, usando cualquiera de sus diferentes técnicas de redacción, nos conducirá a alcanzar la meta.

Sin importar la técnica usada, lo que sí importa son los elementos de la cotización. Unos elementos básicos que siempre deben incluirse en una:

Datos de quien vende

Si es una empresa o una persona natural la que ofrece el producto o servicio, su razón social o su nombre debe estar dentro de la cotización. Este dato estará acompañado de su registro mercantil, su domicilio, teléfono y correo electrónico.

Datos del cliente

Dentro de la cotización no puede faltar el nombre del comprador. De igual manera, como ocurre con el vendedor, debe incluir el máximo de datos posibles en aras de su individualización. Es decir, dirección, teléfono y demás información similar.

El concepto

Este es uno de los datos importantes porque detalla todos los elementos que conforman el producto o servicio que se está cotizando. Un concepto puede incluir varios productos o servicios, así como los nombres, horas (si es el caso), materiales usados, y otros costos asociados.

Dentro del concepto, también se pueden incluir el número de unidades de cada elemento que lo conforma, el costo de cada una de ellas o el costo en grupo como cuando estamos ante decenas y docenas.

Importe

Cuando hablamos de importe estamos haciendo referencia a la cantidad de dinero que vale una mercancía. Este será desglosado indicando su base, lo que es lo mismo decir, su concepto sin impuestos. A parte irá el valor del impuesto en un tanto por ciento. Por lo tanto, al final aparecerán dos valores, uno correspondiente a la mercancía y el otro al impuesto. La suma de ambos será asumida por el cliente.

Forma de pago

Elegir una forma de pago adecuada es el resultado de un estudio previo. Esto porque durante la negociación es posible que te encuentres con la necesidad de realizar un anticipo, lo que no ocurre con frecuencia cuando la cantidad a adquirir es pequeña y su valor requiere de poco efectivo. 

Sin embargo, si es lo contrario y la cotización es elevada, es preciso establecer un porcentaje del valor total como anticipo. De esta manera, dentro del formato de cotización también se establecerán los pagos de los abonos restantes.

Otros elementos que se pueden incluir son:

  • Plazo de entrega
  • Garantía y soporte
  • Condiciones legales

Diferencia entre cotización, estimación y presupuesto

Aunque es común no encontrar una diferencia entre presupuesto y cotización, es preciso comprender que se tratan de dos conceptos diferentes. Lo mismo ocurre con la estimación, la cual suele confundirse con los dos primeros.

Cotización:

La cotización es un documento elaborado antes de efectuarse una venta. Allí se estipulan los datos que ofrecen información sobre los productos o servicios. Esta es entregada al cliente, quien decidirá si está de acuerdo con las condiciones, luego de realizar una evaluación de los costos y descripciones.

Estimación:

La estimación hace referencia a una suposición, un ideal del valor a invertir en algún proyecto, servicio o producto. Esta suposición e incertidumbre es el resultado de una falta de detalle de la que no carece la cotización y el presupuesto.

Presupuesto:

El presupuesto hace referencia a los recursos económicos que tiene un negocio o empresa para invertir. Esta inversión es una estipulación de un total que será puesto a disposición para adquirir productos o servicios, la cual puede prever los gastos e ingresos para un determinado periodo.

Cómo hacer una cotización

Luego de analizar sus elementos, nos disponemos a ver el proceso de cómo se hace una cotización. Para ello, debemos ponernos en situación, adelantarnos al momento cuando el cliente prospecto solicita un presupuesto de tus servicios.

Tan importante como redactar una cotización, es tener presente que el tiempo tiende a  jugar en nuestra contra, más teniendo en cuenta si el cliente requiere la información lo antes posible. 

En la actualidad es sencillo resolver esta situación, si ya tienes claros los elementos de una cotización. Solo tienes que seguir al pie de la letra los enunciados. Es decir, datos del vendedor, del cliente, concepto, importe, etc. Estos datos puedes plasmarlos en cualquier documento, sin importar que sea en tinta con puño y letra o ayudándote de los recursos tecnológicos.

En el último caso solo debes contar con una plantilla preestablecida en Excel o en Word. Así te ahorras la diligencia de enunciar cada uno de los elementos y tu cliente tendrá en tiempo récord la cotización solicitada.

Cotización en Excel

Tener conocimientos en Excel y la aplicación de sus fórmulas, te facilitará elaborar una propuesta sencilla, pero completa. Solo debes realizar lo siguiente:

  • Automatizar la tabla. Es decir, crear fórmulas y autosumas. Esto con el fin de evitar errores manuales.
  • Usar los bordes y sombreados en la parte de los valores.
  • Convertir el archivo en PDF.

Cotización en Word

Si bien Excel y sus tablas son las preferidas entre estudiantes y empresarios, existen personas que se sienten cómodas usando Word. En este caso, se guarda un archivo que incluye las partes de la cotización con los espacios en blanco que serán diligenciados con los datos de cada cliente.

Sin embargo, si optas por esta modalidad, se recomienda insertar una tabla de Excel dentro del documento de Word, en la parte en que se dan los detalles del precio. Así, las operaciones automatizadas evitarán los errores.

Ejemplo de cotización

Analicemos la cotización con un ejemplo. Para ellos vamos a seguir un paso a paso:

  1. Identificar la información de la empresa:

Para este ejemplo, nuestra empresa será de confecciones. Se llamará Camisas S.A. Este nombre será la información de la empresa, junto con su número de registro, dirección y teléfono.

Camisas S.A

Nit. 80000999

Av. 20 # 3 – 14 

Tel: 3456754

  1. Incluir los detalles de la cotización

En este apartado incluimos los datos que deseemos con completa libertad. Puede ser la fecha, el folio, número de factura, vigencia de la propuesta, entre otros.

2 de oct de 2022

Folio 1

Factura n° 23

Con vigencia hasta el 3 de noviembre de 2022

  1. Información del cliente.

Aquí se ingresan los datos de contacto del cliente. De igual manera, es una oportunidad para corroborar la información con el fin de mantener la comunicación entre las partes.

Miguel Pastrana

Calle 18 N. 25 – 16

Celular: 302XXXXXXX

  1. Descripción del producto o servicio

La descripción del producto es importante en cada cotización, sin importar que sea corta o extensa, siempre y cuando sea suficiente para detallar lo relevante.

Camisas de algodón para hombre, con estampado de águila en la espalda, color negro, talla M.

  1. Detalle del costo

En esta parte se recomienda usar un cuadro donde se discriminen los valores entre costo unitario y precio total. También incluiremos el valor del impuesto.

ProductoCantidadPrecio UnidadPrecio Total
Camisa negra con estampa de águila talla M25$12.000$300.000
Subtotal$300.000
IVA del 19 %$57.000
Cotización$357.000

Formato de cotización en Excel

Para automatizar el proceso, un formato de cotización en excel es la alternativa que te ayudará a ahorrar tiempo, evitar errores y garantizar una buena propuesta. 

Por eso, tal como lo prometimos, dejaremos para ti una plantilla con un formato de cotización en Excel, solo debes descargarla y tendrás al instante los espacios libres para ser diligenciados con la información de tu empresa y la de tu cliente.

Formato de Cotización

Gestiona de forma rápida y eficientemente todas las cotizaciones de tus clientes. Podrás llevar un control detallado de tus cotizaciones y realizar el seguimiento y la trazabilidad de cada negocio.

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