Organigrama de Empresa: qué es, tipos, características y ejemplos
Los organigramas tienen una gran variedad de usos y pueden estructurarse de diferentes maneras. La aplicación más frecuente de un organigrama es mostrar la estructura de una empresa, gobierno u otra organización.
A continuación te contaremos más sobre esta herramienta, te enseñaremos cómo crearla, además de ejemplos que te ayudarán a diseñar el organigrama perfecto para tus necesidades.
¿Qué es un Organigrama?
Es la representación visual de la estructura organizativa de una empresa, se refleja cada persona con la función que ejerce dentro de la misma. Este gráfico plasma el flujo de información y la jerarquía de los empleados de mayor a menor mediante figuras, líneas, tipo de carácter, fotos, ilustraciones e iconos.
¿Para qué sirve un Organigrama?
La dirección y el departamento de Recursos Humanos son los encargados de desarrollar un organigrama para la empresa, éste por su parte posee las siguientes utilidades:
- Planificación de objetivos: Permite asignar todo tipo de tareas a desempeñar por cada uno de los empleados, con la finalidad de establecer metas accionables.
- Ascenso y contratación: En el organigrama se puede implementar las características de un nuevo empleado. En caso de ascenso, el personal fijo va a tener conocimiento sobre el cargo a ocupar.
- Reestructuración: Tiene como finalidad intercambiar roles para aprovechar el potencial en un área específica de cada empleado. También, permite detectar fallos en la estructura empresarial dando como resultado la optimización de las funciones.
- Comunicación efectiva: Cada empleado le rinde cuentas al jefe directo de forma correcta, y viceversa.
Tipos de Organigramas y su clasificación
Existe una gran variedad de organigramas, a continuación tienes una completa clasificación de cada uno.
1. Según su estructura y representación gráfica
Organigrama horizontal
Se despliega de izquierda a derecha en columnas, comenzando por la persona de mayor jerarquía y continuando con subdivisiones de los demás niveles jerárquicos. Fomenta el intercambio de ideas y opiniones (dinámica dialogística). Además, este tipo de organigrama aporta seriedad.
Organigrama vertical
Es el organigrama empresarial más utilizado, clásico y rígido en cuanto a responsabilidad y autoridad. Se despliega de arriba hacia abajo, estando el líder máximo en la parte superior y los siguientes niveles jerárquicos en la parte inferior. Viene siendo una especie de pirámide, también recibe el nombre de organigrama lineal.
Organigrama circular, radial o sectorial
Este organigrama está conformado por un círculo, en cuyo centro se encuentra la máxima autoridad. Mientras que hacia fuera se van situando los cargos de menor responsabilidad.
Las empresas que aplican este modelo poseen una estructura más integradora, por consiguiente, permiten la interacción directa entre trabajadores y la persona de mayor liderazgo. Además, fomentan la autonomía en los empleados y una mayor responsabilidad.
Organigrama escalar
Tiene una estructura vertical, se utilizan sangrías en vez de líneas. En el primer puesto se coloca la más alta jerarquía sin sangría, luego el segundo cargo con sangría, y así sucesivamente. Mientras más espacio en la sangría, menor responsabilidad en la entidad. También es llamado organigrama tabular.
Organigrama mixto
Consiste en la combinación del organigrama vertical y horizontal. Tiene como inicio el cargo de mayor jerarquía, luego se bifurca de arriba hacia abajo las diferentes áreas y para finalizar se dividen horizontalmente los departamentos. Este tipo de organigrama se aplica en empresas con un elevado número de empleados.
2. Según las características de la empresa
Organigrama jerárquico
El líder ocupa la parte superior y el organigrama se despliega mostrando los puestos de menor autoridad, definiendo un diseño escalonado. Es más rígido en cuanto a las funciones de cada trabajador, aunque facilita la comunicación entre superior y subordinado. Las políticas se basan en la separación y delegación de funciones.
Organigrama matricial
Las empresas que tienen más de un director y desarrollan proyectos simultáneos tienden a usar este tipo de organigrama. Suelen combinarse los organigramas horizontales, donde se definen los departamentos y jefes de dichos puestos, y los verticales, donde se despliegan los proyectos y sus directores. En la intersección de esas dos líneas, se ubican los trabajadores. Fomenta el trabajo en equipo entre empleados.
Organigrama divisional
Este tipo de organigrama se despliega de forma vertical, porque cada división tiene sus propios departamentos. Para ahorrar costos las empresas aplican la mezcla de matricial y divisional. Aplicando el diseño divisional trabajan en base de diferentes zonas geográficas, una cartera de productos amplia y diversos mercados.
Por su alto coste, estas entidades facturan elevadas sumas de dinero y están en constante evolución. También, poseen divisiones independientes que poseen otros departamentos de diferentes especialidades.
Organigrama geográfico
Lo utilizan las empresas que tienen sedes operativas en diferentes territorios (continentes, países, ciudades, entre otras), las cuales tienen características socioeconómicas o socioculturales similares. El organigrama geográfico forma parte del divisional. En primer lugar, se coloca el directivo para luego desplegar las divisiones que conforman las áreas geográficas. A continuación, se colocan los departamentos manteniendo la estructura y la jerarquía.
Organigrama por productos
Las empresas medianas y grandes que posean amplia cartera de productos pueden implementar este tipo de organigrama en el divisional. La persona de máxima autoridad tiene dominio sobre los artículos que a su vez se dividen en departamentos.
Organigrama de bloque
Es parecido al jerárquico, también posee atributos del escalar. Tiene estructura vertical, en la parte superior se coloca la persona de mayor responsabilidad y en la parte inferior encontramos los empleados dispuestos en bloques. Las empresas grandes emplean este organigrama, ya que les permiten especificar funciones e implementar cadenas de mando extensas.
Organigrama de pirámide invertida
En la parte superior se encuentran los empleados de menor rango, en el medio los subordinados y en la parte inferior se muestra el cargo máximo. Las empresas que emplean este diseño brindan capacitaciones constantes a los empleados con la finalidad de que sean los primeros en detectar problemas, tengan actitud proactiva y puedan comunicarlos a sus superiores.
Organigrama en red
Se representa gráficamente por una serie de nodos que conectan a los individuos. Las empresas que deciden utilizar este tipo de organigrama acuerdan las funciones a ejercer e involucran a todos los empleados en la toma de decisiones. De esa manera, logran flexibilidad y agilidad tanto en los procesos internos como externos.
3. Según la escala del negocio
Organigrama microadministrativo
Está constituido por una empresa o entidad. Los cargos directivos, departamentos y empleados se disponen de mayor a menor responsabilidad manteniendo la jerarquía.
Organigrama macroadministrativo
Se conforma por organizaciones que poseen dos o más empresas relacionadas entre ellas, las cuales tienen objetivos en común.
Organigrama mesoadministrativo
Está constituido por varias empresas que abarcan el mismo sector y están ubicadas en la misma zona, muestra el volumen aproximado de actividad y las características estructurales.
4. Según su función, objetivo o utilidad
Organigrama funcional
Se representa verticalmente, parte de un directivo para luego dividirse en departamentos que incluyen las funciones que ejerce cada empleado.
Organigrama estructural
Posee los mismos principios que el organigrama funcional.
Organigrama general
Este organigrama lo aplican en la mayoría de las empresas, puede poseer los atributos de cualquier diseño según las características respecto a cada entidad. Se despliegan los cargos, hasta llegar a los empleados de menor rango. Debe ser fácil de leer y simple.
Organigrama informativo
Las empresas plasman la estructura de forma general y simplificada, es abierto a todo público para que conozcan los departamentos y cargos.
Organigrama analítico
Este diseño contiene información específica sobre la estructura organizacional de cada empresa. Está dirigido a las personas que tenga el cargo máximo en dichas entidades para que lleven a cabo la detección de problemas y necesidades, tales como: errores de funcionamiento, análisis de relaciones laborales, fallos estructurales, distribución, entre otros.
Características de un Organigrama
Las características generales de los organigramas son las siguientes:
- Comprensión de la comunicación dentro de una empresa.
- Representación y exposición de los niveles de jerarquía (de arriba hacia abajo o viceversa), según sea el caso.
- La estructura jerárquica de cada empresa se plasma de manera simple o compleja, dependiendo a quien esté dirigido.
- Representación de la estructura organizacional y funcional.
- En la mayoría de los casos, las divisiones están conectadas con flechas direccionales.
- El diseño del carácter puede ser circular, vertical y horizontal, según los requerimientos de cada empresa.
Partes y elementos de un Organigrama
Los organigramas se representan gráficamente por figuras, que pueden ser: círculos, rectángulos, elipses, entre otros, con la finalidad de diferenciar los cargos. Además, poseen líneas rectas y de 90 grados para crear conexiones. Las fotografías son para dar a conocer al personal. En menor medida, se utilizan iconos e ilustraciones.
En cuanto a la estructura del organigrama, se divide en:
- Ápice estratégico: Está conformado por las personas que ocupan cargos directivos, las cuales se encargan de asignar tareas y aprobar procesos que afectaran negativa o positivamente a la empresa.
- Línea media: Están ubicados entre el ápice estratégico y los demás empleados. Su función es gestionar los equipos de trabajo, por ende, la comunicación es importante.
Núcleo de operaciones: Es el recurso humano que está a cargo de realizar las funciones aprobadas por los cargos directivos. Se encargan de la producción, distribución de los productos y/o servicios.
Ventajas y desventajas de un Organigrama
Depende de los cargos directivos desarrollar el que más se ajuste a las necesidades y perfil de cada entidad.
Las ventajas de usar un Organigrama
- Un organigrama bien elaborado da como resultado relaciones fructíferas y cooperativas.
- En algunos organigramas no existen las líneas de la jerarquía, mantienen un acercamiento entre directivos y trabajadores. Eso incentiva el trabajo en equipo, aparte de la autonomía.
- Ayudan a establecer una estructura, los trabajadores tendrán coordinación guiándose por ella.
Facilita la gestión de los recursos humanos.
Las desventajas de usar un Organigrama
- En algunos casos los empleados pueden tener conflictos de intereses.
- Existe la posibilidad de que haya un colapso debido a los niveles de jerarquía. Además, pueden producir rigidez e inflexibilidad.
- La limitada cantidad de trabajadores puede dar como resultado problemas entre ellos.
- Las relaciones informales, que aportan en la realización de tareas sin un contrato, no se colocan en los organigramas.
- Deben ser actualizados constantemente, cuando las empresas llevan a cabo la rotación de puestos.
- No especifican cómo van a ejercer cada rol, solo plasman las líneas de autoridad.
Cómo hacer un Organigrama
Con la finalidad de elaborar un organigrama efectivo, se deben seguir los siguientes pasos:
- Identificación de la cadena de mando: Consiste en establecer una jerarquía compuesta por los niveles de mando, las personas que toman las decisiones, tienen liderazgo y las funciones que van a ejercer los empleados dentro de cada empresa.
- Segmentación de los departamentos: La creación de los departamentos, sean independientes o conjuntos, conllevan un análisis de puestos. Pueden ser: marketing, recursos humanos, finanzas, dirección, entre otros.
- Asociación de tareas: Se trata de la delegación de tareas a cada empleado.
- Establecimiento del ámbito de control: Se refiere a la cantidad de empleados que tiene a cargo una persona. Una vez definido, se puede determinar el nivel de dependencia o independencia de cada trabajador.
- Obtención de una visión global: Se plasman los cargos desde el mayor rango hasta el menor.
- Diseño del organigrama: Se debe seguir el patrón de la identidad corporativa que posee cada empresa, por ejemplo: colores, figuras, marca gráfica (logotipo), entre otros elementos. Es necesario elaborarlo de forma digital y sin recargarlo, para que todos tengan acceso al organigrama y sea entendible.
Ejemplo de un Organigrama
Starbucks es una empresa que se destaca por su marketing. Su producto estrella es el café. Posee 20.000 sedes alrededor del mundo. Emplean un organigrama vertical, de arriba a abajo. Los cargos se disponen de la siguiente forma:
Luego se despliegan los supervisores, el área de talento humano y de último los baristas.
Cómo hacer un organigrama en Excel paso a paso
1. Da clic en la pestaña insertar, luego en SmartArt.
2. En el cuadro de diálogo selecciona la categoría llamada “Jerarquía” y escoge el organigrama que más se ajuste a los requerimientos de la empresa.
3. Coloca el nombre y apellido de cada empleado con sus respectivos cargos en el nivel correspondiente.
4. Dándole clic al botón “añadir formas”, en la pestaña llamada diseño, puedes agregar más figuras (rectángulos, círculos, entre otras).
5. Por último, dale clic en la pestaña llamada “formato” para luego modificar la forma de la figura en el botón “cambiar figura”. También, puedes personalizar el color de las figuras en “relleno de figura” y “delineado de figura”. Además, puedes hacer lo mismo con el texto. Esto tiene como finalidad diferenciar los puestos.
A partir de una investigación, análisis y desarrollo profundo sobre la actividad de una empresa en específico, obtenemos un resultado acertado en cuanto a la funcionalidad del organigrama. Se debe actualizar cada vez que haya un cambio interno.
A continuación te dejamos otros temas relacionados con la organización, crecimiento y desarrollo de tu empresa, negocio o proyecto.
