Administración: qué es, importancia, características, principios y objetivos
La Administración es fundamental para dar orden a las gestiones que buscan lograr los objetivos planteados por una persona u organización. Cuando se implementa se garantiza el cumplimiento de cada etapa de un proyecto.
Para comprender mejor su concepto, te invitamos a iniciar este recorrido por la Administración para descubrir qué es, su importancia, sus características, sus principios y objetivos.
¿Qué es la Administración?
La Administración es un proceso constante que dirige el trabajo individual y colectivo con el fin de dar cumplimiento a los objetivos propuestos, los cuales se alcanzan a partir de la consideración de las condiciones particulares y del entorno. La palabra administración proviene del latín minister, que se traduce como “hacía el control”.
La Administración se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr una repercusión positiva en la eficacia y en la eficiencia de una actividad desarrollada por una persona o una organización.
Fue con el auge de las grandes compañías, durante la Revolución Industrial, que se reconoció como disciplina. Desde allí, los estudios especializados en Administración empiezan a realizarse de manera formal para cumplir con la demanda de profesionales en la administración de recursos, por parte de las empresas.
¿Para qué sirve la Administración?
La Administración sirve para mantener el orden y las actividades bajo control, así como la forma en que se desarrollan y el aprovechamiento al máximo de los recursos humanos y materiales.
Además, si se aplica una correcta administración, con ella se podrá:
- Definir objetivos acordes a las organizaciones y planes de trabajo.
- Apoyar el funcionamiento de un equipo de trabajo.
- Impulsar la efectividad del trabajo y la velocidad con que se ejecutan las tareas.
- Evitar cometer los mismos errores una y otra vez, teniendo en cuenta los antecedentes de lo que se hizo y no salió como se esperaba.
- Prever y dar soluciones a través de la creatividad, reconociendo las condiciones cambiantes.
- Delegar actividades equitativamente.
- Tomar mejores decisiones.
- Realizar seguimiento a todos los procesos que requieran medición de resultados.
Funciones de la Administración
Luego de observar una lista que nos indica para qué sirve la administración, estamos preparados para comprender sus funciones:
- La principal función de la Administración atiende a sus principios. Es decir, planificar, organizar, dirigir y controlar el desarrollo de un proyecto.
- Otra de sus funciones es controlar las actividades administrativas y financieras.
- De igual manera, tiene como función dirigir el proceso de comercialización y búsqueda de mercados.
- Además, busca formular y evaluar la administración de los proyectos.
Objetivos de la Administración
Con la Administración se intenta alcanzar seis objetivos principales:
- Evitar el desorden y la confusión
- Aumentar la productividad
- Reducir la incertidumbre ante las acciones que buscan establecer metas
- Impulsa el desarrollo personal de los trabajadores
- Atraer clientes y mantenerlos
- Crear valor social y empresarial para todos los grupos de interés
¿Cuál es la importancia de la Administración?
A Continuación expondremos cuatro puntos que nos indicarán cuál es la importación de la Administración:
- Permite tener claridad respecto a un organigrama
La principal función de la Administración es organizar a un equipo de trabajo con un objetivo claro, de tal manera que se puede saber con quién consultar determinados cuestionamientos. Un organigrama permite establecer y comprender mejor las responsabilidades de cada área y cada miembro que la conforma.
- Permite canalizar y gestionar las necesidades del talento humano
Otro punto que nos hace reconocer la importancia de la Administración, se encuentra en que con ella se logra medir la productividad de los colaboradores y determinar si su trabajo contribuye al logro del objetivo planteado.
- Ayuda con la gestión eficaz de los recursos
Para que los recursos sean gestionados adecuadamente, se requiere de una buena administración para que se usen de manera eficaz. Cuando hay una buena administración, esta se ve plasmada, entre otros, en una distribución viable del presupuesto, la infraestructura y las materias primas.
- Simplifica el trabajo
Otra de las tareas de la Administración es disminuir los procesos y hacerlos menos tediosos. Busca que la operación sea simple para mejorar la eficiencia y la productividad.
Principios de la Administración
Los principios de la Administración son aplicables a la vida personal, familiar y empresarial. Por lo tanto, su aplicación va más allá de la gestión empresarial. Son cuatro principios básicos: Planificación, Organización, Dirección y Control.
Planificación:
¿Qué queremos hacer y cuáles son los recursos con los que contamos? Para responder a esta cuestión, acudimos a la misión y visión de la empresa, donde se encuentra la estructura conceptual de los elementos del negocio.
Organización:
Desde este objetivo, surgen las preguntas ¿Cómo lo haremos y cuándo? Su respuesta la hallamos en la coordinación y sincronización de cada una de las partes de una empresa o negocio. De esa manera, se establecen tareas que a partir de una secuencia de cada una, se busca alcanzar la meta.
Dirección:
¿Cómo se ejecutan las acciones? La respuesta se ubica en las labores realizadas y el liderazgo que conducen las ideas. Para ello, es preciso considerar diferentes aspectos tácticos, operativos y estratégicos que nos conduzcan hacia el objetivo.
Control:
Con este objetivo nos preguntamos: ¿se está cumpliendo tal como esperamos? Es necesario comprender que algunas veces se requiere de un diagnóstico del funcionamiento de la empresa o proyecto, de esa manera contaremos con la posibilidad implementar oportunidades de mejora y alimentar al sistema con la información que nos permita dar solución a las necesidades que van surgiendo y que pueden afectar el funcionamiento.
Características de la Administración
La Administración cuenta con unas características que la identifican, las cuales son la base de cada proceso. Estas son:
- Universal: quiere decir que la Administración puede aplicarse a cualquier tipo de proceso y no es de exclusividad privada o pública. Cualquier persona u organización puede implementarla.
- Interdisciplinaria: la administración se relaciona con cualquier tipo de ciencia o disciplina que implique metodología, principios y procesos.
- Medio para alcanzar objetivos: con la Administración se logran los objetivos, gracias al orden que fomenta.
- Instrumental: quiere decir que la Administración cuenta con unos principios y aplicaciones propias que guían en la realización de cualquier actividad.
- Tipología: la Administración se divide en varias ramas o tipos, cada una atiende a disciplinas particulares.
Etapas y elementos de la Administración
La Administración pasa por varias etapas, las cuales definen sus elementos. Estas pueden ser:
- Definición: desde un principio se definen y establecen las estrategias que se pondrán en marcha para lograr un objetivo.
- Aclaración: la administración de un proyecto debe ser observado desde diferentes puntos de vista que permitan visualizar los desafíos que no se logran ver a simple vista.
- Medición: el proceso se debe medir y evaluar, después de cada informe y luego de ser completado.
- Desarrollo: aquí es importante la puesta en marcha de un plan estratégico que conlleve al desarrollo de los proyectos.
Tipos de Administración
Como se pudo apreciar antes, una de las características de la Administración es su tipología. En este orden, decimos que lo tipos de Administración pueden ser:
Pública
Es la encargada de realizar la gestión administrativa de todas las instituciones del Estado.
Privada
Se encarga de realizar la gestión administrativa de todas las entidades privadas, como empresas, que no tienen nada que ver con el Gobierno o el Estado.
Mixta
Existen entidades privadas que reciben apoyo del Estado, en ellas se aplica una administración mixta porque tiene elementos de la administración pública y de la privada.
Ejemplos de Administración
Antes dijimos que la Administración puede aplicarse a cualquier ámbito. Para demostrarlo, veamos tres ejemplos donde se clarifica su universalidad:
Administración de proyectos
Imagina tener la idea de constituir una floristería. Para empezar acudes a la planificación, donde piensas en lo que quieres lograr y evalúas los recursos con los que cuentas. A partir de este análisis, comprendes que es mejor conseguir con quién asociarse, dado que tienes mucho conocimiento sobre flores, pero poco dinero.
Cuando se logra convencer a algunos amigos, familiares o socios, se pasa a la organización, y juntos resuelven la pregunta de cómo lo harán y cuándo. Un socio aporta un local y otro el dinero.
A partir de esa organización, sigue la dirección. Es decir, ejecutar acciones. En este ejemplo, el local se surte con flores de una distribuidora que distribuye a domicilio.
Finalmente, cuando llevas tiempo con tu floristería, empiezas a preguntarte si se están cumpliendo los objetivos, para así tener un control de lo que se está haciendo, a su vez comprender las acciones a seguir para mejorar la venta de flores, como por ejemplo acudir a nuevos canales de distribución.
Administración del tiempo
El tiempo es algo que nos afecta a todos y su mala administración puede llevarnos a que se postergue el cumplimiento de nuestras metas o nisiquiera alcanzarlas.
En este ejemplo, imagina que normalmente no terminas tus tareas laborales al culminar una jornada. Es preciso, a través de la Administración, elaborar una estrategia que te permita planificar mejor tus actividades. Estableces un inicio, donde determinas un día y una hora en la cual empezar. Analizas qué te quita tiempo y eliminas esas rutinas de tus hábitos.
Cuando pasen los días, habrás descubierto que la estrategia puesta en marcha ha dado sus frutos y ahora eres un trabajador productivo.
Administración educativa
En un colegio se vuelve habitual la llegada tarde, todos los días, de diferentes alumnos de un mismo salón de clases. Desde la planificación, las directivas tratan de comprender este fenómeno que cumple varios meses.
A través de la organización se entrevistan a los estudiantes quienes manifiestan poco interés en las clases por la monotonía.
Desde la dirección se procede a capacitar a los docentes con nuevas estrategias de enseñanza dinámicas y divertidas. Con el control, luego de pasado un tiempo, se determina si las estrategias funcionan y si aumentó la puntualidad y el interés de los alumnos por el aprendizaje.
Plantilla Administración de proyectos en Excel
Hasta aquí, todo lo que debes saber sobre la Administración. Y para que tengas una manera sencilla de realizar un seguimiento al estado de tus trabajos, dejamos para ti una plantilla de Administración de proyectos en Excel, con la que podrás controlar los progresos y realizar un seguimiento que asegure el cumplimiento de tus metas.
