Contabilidad: definición, tipos, características y objetivos

Qué es contabilidad y su importancia

Desde el momento en que se planea constituir una empresa, debe existir una conciencia de la gestión contable, la cual te permitirá comprender su situación financiera y cumplir con los compromisos fiscales. 

Sin importar si se trata de una multinacional o una pequeña y mediana empresa (PYMES), cada uno de sus miembros está invitado a aprender todo lo necesario para comprender qué es la contabilidad. Es decir, su definición, tipos, características y objetivos.

¿Qué es Contabilidad?

La contabilidad es un sistema que está estrechamente vinculado con el desarrollo del comercio y se encarga de realizar el estudio de las partidas de los movimientos financieros y económicos de una empresa. Se refiere, en concreto, al hecho de anotar y registrar todos los gastos e ingresos y demás operaciones, para tener un control sobre las transacciones económicas de un negocio o empresa.

Su origen data de tiempos antiguos. Incluso antes de que existiera la literatura tal como la conocemos, el hombre llevaba los registros de sus intercambios comerciales. 

Para que te hagas una idea concreta de su antigüedad, es preciso comprender que su antecedente más lejano se ubica en Mesopotamia, por allá en el 3000 – 3200  a.C., donde en tablillas de barro con escritura cuneiforme, se dejaron guardados los registros de las diferentes actividades económicas de los sumerios.

Solo hasta finales del siglo XV, el italiano Luca Pacioli publica la que sería la primera obra sobre la partida doble: “TratusXI”; hecho que le dio reconocimiento como El Padre de la contabilidad y teneduría de libros.

En la actualidad, cuando las formas de guardar la información han evolucionado durante tantos siglos, empezando con su escritura en el barro y pasando por el papel hasta el almacenamiento en sistemas informáticos, podemos acceder fácilmente a los datos requeridos solo con introducir un comando en una computadora. Sin embargo, el método contable más extendido sigue siendo el de partida doble.

Los registros contables nacen por la incapacidad de la memoria para recordar datos infinitos; en la medida que más crece un negocio, mayor será el nivel de comprensión necesario para recordar y administrar la información. La contabilidad ha sido y será el medio adecuado para controlar la composición de un patrimonio y las operaciones que lo modifican; sus elementos esenciales son: 

  • Ingresos
  • Gastos

¿Para qué sirve la Contabilidad y qué importancia tiene?

Como hemos visto hasta ahora, la contabilidad reviste importancia y esta debe ser percibida en igual medida por la empresa y cada uno de sus socios, inversionistas, proveedores y acreedores. De igual manera, para entidades estatales de control y recaudo.

La importancia radica en que la contabilidad sirve para analizar, a partir de una muestra radiográfica, el estado actual de una empresa, independientemente del momento en que se requiera.

Entre otras, la contabilidad también sirve para:

  • Realizar proyecciones de la empresa con base en el registro contable.
  • Detectar tendencia con la ayuda del histórico del registro contable que permita anticiparse a los resultados o proyectarlos.
  • Ofrecer información financiera que permita la toma de mejores decisiones, estudiando las falencias y fortalezas, para implementar gestiones que optimicen los recursos de la empresa.
  • Conocer, a través de los registros, el estado de la empresa en un estado anterior y así proyectarse al futuro con los datos analizados.

Objetivos de la Contabilidad

La contabilidad cuenta con unos objetivos generales y unos objetivos específicos, tal como observamos a continuación:

Objetivos generales:

El objetivo general de la contabilidad, es decir, la percepción que podemos hacer de ella en un sentido amplio, es elaborar cuentas. A partir de ellas, informar de manera continua la situación financiera de una empresa o negocio. Por lo mismo, debe ser un sistema usado tanto por las pymes como por las multinacionales.

De igual manera, la contabilidad tiene como principal objetivo identificar los movimientos de dinero de la empresa, llevar el registro de cuánto entra y cuánto sale. Todas las transacciones financieras se registran en un libro de contabilidad denominado libro mayor.

Vale señalar que la contabilidad se basa en algunos principios contables como:

  • Principio de empresa en funcionamiento
  • Principio de independencia de los ejercicios
  • Principio de prudencia

Objetivos específicos:

La contabilidad también cuenta con unos objetivos específicos que van de la mano con la práctica de registrar los asientos contables, durante un periodo delimitado en el que se dejan anotados todos los flujos financieros:

  • Ser clave en la toma de decisiones

La contabilidad suministra la información necesaria y fiable para tomar decisiones estratégicas. Todo ello a partir del cierre del ejercicio económico y la elaboración de documentos contables obligatorios y provisionales.

  • Ser instrumento de gestión

Como instrumento útil de gestión, la contabilidad permite evaluar la viabilidad de un modelo de negocio que la empresa tiene o piensa poner en marcha. Esto se logra con el cálculo de la rentabilidad de una partida.

  • Ser soporte de información

El soporte de información que ofrece la contabilidad será dirigido a todas las áreas de una empresa, con el fin de que cada sector cuente con la posibilidad de apoyarse en los soportes contables para evaluar su actividad.

  • Cumplir con las obligaciones impuestas por la ley

La legislación obliga a cada empresa a llevar la contabilidad, la cual le permite mostrar una imagen fidedigna de su situación económica. Por lo mismo, a través de la contabilidad se deben gestionar documentos como libros contables, estados financieros, registros, facturas, etc; y se deberán conservar durante varios años. Así, cuando una entidad estatal requiera los registros, estos podrán ser suministrados de manera inmediata.

Características de la Contabilidad

La contabilidad cuenta con unas características o cualidades propias, que le permite distinguirse. Es así como decimos que la contabilidad debe ser:

  • Comprensible: debe ser fácil de entender por cualquier persona que tenga acceso a ella.
  • Relevante: comprende los datos más importantes de las transacciones.
  • Fiable: no debe contener errores que sean significativos y entorpezcan la objetividad de un análisis.
  • Oportuna: se puede disponer de ella en el momento requerido o el cual sea útil para quien accede a ella.
  • Comparable: la contabilidad tiene que ser consistente y uniforme. Así debe prevalecer en el tiempo para todas las empresas.

Tipos de Contabilidad

Como recurso del procedimiento analítico, la contabilidad es usada a nivel general para identificar la situación financiera de cualquier ente económico. Su desarrollo se da en diferentes ámbitos, los cuales se clasifican en los siguientes tipos:

Contabilidad pública

Cuando hablamos de contabilidad no es extraño que lo primero que se viene a nuestras mentes sea la contabilidad pública; sin embargo, esta es solo uno de los tipos de contabilidad y se dedica al registro y fiscalización de todas las operaciones económicas y financieras de la administración pública.

El Estado es el encargado de crear sus estructuras que abarcan el patrimonio público generado para el bienestar común de la sociedad.

Contabilidad privada

Por su lado, la contabilidad privada se encarga de las finanzas de las empresas privadas e instituciones independientes y da información sobre el estado económico del negocio, acompañada de los resultados del ejercicio.

Lo que permite tener una visión completa del estado financiero y apoyarse en ella para tomar decisiones que impidan pérdidas de dinero.

Contabilidad financiera

Otro de los tipos de contabilidad es la contabilidad financiera, la cual se encarga de resumir, analizar e informar sobre todas las transacciones financieras de un negocio.

Para lograrlo, se preparan informes de los estados contables y financieros, con el fin de que los entes económicos que deseen tener conocimiento al respecto, cuenten con una herramienta para su interpretación y comparación.

Contabilidad de costos o analítica 

La contabilidad de costos, conocida también como contabilidad analítica, se usa para registrar, analizar y distribuir los costos utilizados en una producción.

A través de ella se conoce el costo de un producto o servicio, cuyo análisis permite la gestión y la administración de dicha producción; de esa manera, contribuye a los planeamientos y la toma de decisiones de una empresa.

Contabilidad administrativa o gerencial

Como su nombre lo indica, la contabilidad administrativa es un sistema que ofrece información a la administración. Su uso se da con el único fin de recoger los datos necesarios, los cuales son puestos a disposición para el uso interno de una empresa. Todo ello para facilitar la toma de decisiones al área administrativa.

Contabilidad fiscal o tributaria

La contabilidad fiscal se enfoca en aspectos meramente tributarios, por lo que también es conocida como contabilidad tributaria. Es la encargada de imponer las normas contables con las que el fisco busca alcanzar sus objetivos.

A partir de ellas, se generan todos los procedimientos necesarios para garantizar la recaudación y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Contabilidad social

La contabilidad social es un tipo de contabilidad que contempla la información generada por una entidad, la cual refleja los diversos aspectos sociales que impactan su actividad. Constituye, además, un proceso en el que una empresa presenta un balance de su acción social, dando a su vez muestra de un comportamiento ético.

Contabilidad de servicios

Cuando estamos ante el concepto de contabilidad de servicios, estamos ante un tipo de contabilidad con un enfoque contable empleado por las empresas del sector servicios. Recoge todos los registros relacionados con los gastos incurridos y los ingresos percibidos cuando se presta un servicio.

Ejemplo básico de Contabilidad en una Pyme

Hasta esta parte hemos aprendido juntos todo lo necesario sobre la contabilidad. Ahora, con el fin de profundizar, analicemos el siguiente ejemplo básico de contabilidad para una Pyme. Para ello, imaginemos que tenemos una empresa de ventas de libros, su nombre será Librería General S.A.S

Para llevar una contabilidad básica de nuestra empresa debemos:

1. Abrir una cuenta de banco a nombre Librería General S.AS 

Allí se mantendrá todo el dinero del negocio, cuya administración depende de la estructura legal de la empresa.

2. Categorizar los gastos

La categorización de los gastos se realizará por departamento, para ello es necesario guardar, llenar y revisar los recibos generados y adquiridos por Librería General S.A.S

3. Cumplir con el pago de los impuestos, salarios y otras retenciones

Para lograrlo, nuestra empresa, Librería General S.A.S, debe registrar todos los días la categorización de los gastos, ingresos, y otros procesos con recibos y documentos.

4. Configurar un programa de nómina

Es decir, debemos determinar si el personal será empleado de nuestra empresa o será un independiente que nos preste sus servicios. Cada uno representa un modelo diferente en su configuración para deducir impuestos.

5. Establecer un método para recibir los pagos

Debemos determinar a través de qué medios recibiremos los pagos por la venta de los libros. Si la venta es online, el pago podrá ser a través de métodos electrónicos como transferencias. También puede ser pago contraentrega y en efectivo. Si la tienda es física, el pago se recibirá con tarjeta o en efectivo, de acuerdo a la escogencia del cliente.

6. Cumplir con las obligaciones fiscales

Sabemos que nuestra contabilidad se lleva correctamente cuando cumplimos con el pago de nuestros impuestos. Estos son una obligación deducible, que se cumple de acuerdo a nuestro tipo de empresa.

7. Evaluar los procesos

La frecuencia con la que revisamos y evaluamos los procesos y las estrategias, a través de los métodos contables, determina el nivel de control que tenemos sobre nuestra librería. Para ello, se recomienda una auditoría cada cierto tiempo para evitar que se nos escape hasta el más mínimo detalle que afecte la continuidad de la empresa.

8. Contratar a un contador

Finalmente, para que nuestra Librería General S.A.S lleve como debe ser una contabilidad confiable, libre de errores, se recomienda la contratación de un profesional en contaduría que realice el proceso y analice los movimientos para garantizar un correcto proceso contable.

Plantilla contable para Pymes – Control de ingresos y gastos

Más importante que aprender es poner en práctica lo aprendido. Es por eso que dejamos para ti una plantilla contable para Pymes con la que tendrás control sobre los ingresos y los gastos de tu negocio. 

Aplicación registro contable y libro mayor

Lleva el registro y control contable de la operación de tu negocio con la Plantilla Registro Contable y Libro Mayor en Excel.

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