Libros contables
Las empresas deben realizar un constante ejercicio contable, el cual supone el registro de todas las operaciones y transacciones (tales como la compra de activos, la venta de productos, la salida de dinero) llevadas a cabo durante su actividad económica. Todos estos registros se evidencian en los libros contables.
Los libros contables constituyen una parte importante de la contabilidad de la empresa e, incluso, se pueden considerar como el más valioso de los instrumentos contables, debido a su capacidad de informar, representar y documentar la situación financiera de forma precisa. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este concepto.
¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son documentos que contienen los detalles de las operaciones y transacciones realizadas por una empresa durante un periodo de tiempo específico. En estos, se registran los ingresos y egresos causados por la actividad económica del negocio.
Cada anotación que se realice en cualquiera de los libros contables se le conoce como registro contable o asiento contable. Estos registros se realizan de manera cronológica, según la fecha en que se realice la operación, en el libro diario. Al final del ciclo contable (periodo de tiempo durante el cual la empresa lleva a cabo sus acciones), estos detalles se trasladan, de manera general, al libro mayor.
A la práctica de registrar o anotar las diferentes transacciones en los dichos documentos se le conoce como teneduría de libros, la cual sigue los principios de la contabilidad por partida doble, en donde se define que toda operación representa un aumento en los valores de una cuenta y, a su vez, una disminución en los valores de otra. Conceptos relacionados a este tema son:
Anteriormente, se utilizaban libros físicos con el fin de realizar los registros pertinentes de cada operación llevada a cabo por la empresa. Sin embargo, en la actualidad, el uso de herramientas informáticas y de computación han reemplazado los archivos en papel, por lo que la gestión de los libros contables se realiza a través de programas de procesamiento de datos, como Microsoft Excel.
Otras acepciones utilizadas para referirse a los libros contables son libros de comercio, libros de contabilidad mercantil o libros oficiales.
¿Para qué sirven los libros contables?
Los libros contables son instrumentos de gran relevancia para la gestión contable y financiera de las empresas, en primera instancia por su utilidad en cuanto a informar y representar, de manera detallada, la situación y panorama de la empresa durante la ejecución de sus actividades.
La función principal de los libros contables es la documentar los detalles de cada una de las operaciones y transacciones efectuadas durante un periodo de tiempo relacionando, de esta manera, entradas y salidas de dinero con el hecho que las produce. Con esto se logra cierta continuidad y coherencia respecto a la actividad empresarial, pues permite conocer las causas y los motivos por los cuales se tuvo que hacer un egreso o se obtuvo un ingreso.
Importancia de los libros contables en la gestión financiera de una empresa
Los libros contables poseen una doble importancia: una legal, o jurídica, y otra financiera. Respecto a la primera, el Estado dispone de unas leyes y obligaciones fiscales que las empresas deben cumplir. Esto se hace con el fin de evitar fraudes, evasión de impuestos y conocer la capacidad que poseen las organizaciones para responder a dichas obligaciones.
Todos estos deberes deben ser gestionados con el fin de realizar una correcta planificación financiera, puesto que suponen un importante gasto que debe ser suplido y considerado para evitar pérdidas o tener que hacer uso, de manera urgente, del capital destinado a otros factores.
En cuanto a la importancia financiera, los libros contables se utilizan como base para el cálculo de estados financieros, a partir de los cuales se puede conocer la salud financiera de la empresa y sobre la cual, se decide si se puede emprender cierta acción o no en el futuro, además de establecer estrategias que faciliten su desarrollo económico.
Tipos de libros contables
Existe una extensa lista de libros contables que se deben tener en cuenta durante el ejercicio contable de la empresa. Dos grandes grupos abarcan dos tipos de libros, según la obligatoriedad de su registro o no. Estos son:
Libros contables principales (son obligatorios y deben ser registrados)
En el ámbito empresarial y contable, existe un consenso respecto a los libros contables que, obligatoriamente, se deben registrar. Por lo general, esta clasificación parte de lo regido por la ley de cada país, además de ciertas prácticas extendidas que han demostrado la importancia de estos libros en específico. En estos, se registran, de manera global y general, la actividad de la empresa durante el periodo evaluado.
Libro de inventarios y balances
Al inicio del ciclo contable, se debe realizar un balance de la situación patrimonial de la empresa, así como lo que dispone en su inventario. Toda esta información se plasma en el libro de inventarios y balances, especificando la cantidad de existencias físicas disponibles para su comercialización y el precio unitario de las mismas.
Por otra parte, también incluye los códigos de las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, con el fin de actualizar la información contenida en las mismas.
Libro diario
El libro diario, o libro de entradas originales, es el libro contable donde se registran las operaciones diarias, o según la fecha que se indique, que realiza la empresa durante el ciclo contable. En este, se añade una descripción detallada de la transacción, especificando el rol que juega el negocio en la misma (acreedor o deudor).
Libro mayor y balance
El libro mayor y balance es el conjunto de anotaciones realizadas durante el mes. El registro de este libro se realiza mediante la lectura del libro diario y el traslado de su información al libro mayor, de manera general.
Cada página del libro mayor es una cuenta, la cual abarca todas las operaciones realizadas durante el mes por la empresa, según se trate de una cuenta de activo, de pasivos o patrimonio.
Libro de actas (para personas jurídicas) y juntas de socios
El libro de actas y juntas de socios es un libro contable utilizado en empresas constituídas como persona jurídica (es decir, como una sociedad). En este se registran todos los encuentros efectuados durante el periodo, incluyendo detalles como la cantidad de asistentes, fecha y hora, asunto tratado, entre otros.
Libro de acciones o de registro de socios
Las acciones que vende una empresa son un importante medio para aumentar el capital de la misma. Dicha venta se debe registrar en el libro de acciones o de registro de socios, con el fin de evidenciar el monto total de las acciones vendidas. Cabe destacar que este valor se abona en el haber, debido a que, en realidad, las acciones han sido vendidas y, por lo tanto, suponen una salida.
La venta de acciones supone, por otro lado, también un ingreso de dinero, el cual se registra, por lo general, en el libro de caja o en un libro de activos específico.
Libros contables auxiliares (son voluntarios)
Los libros contables auxiliares son ampliamente utilizados por las empresas, pues registran hechos concretos, y no tan generales como lo hacen los demás libros. De esta manera, se pueden clasificar las distintas operaciones y transacciones según su naturaleza (sea esta una inversión, un gasto, el movimiento de caja, etcétera). Debido a que en la ley no se encuentra una descripción propia de estos libros, se emplean de manera voluntaria.
Libro de caja
En el libro de caja se registran las entradas y salidas en efectivo generadas por la actividad económica de la empresa, ya sea por la venta de un bien o la prestación de un servicio durante el día, por el pago inmediato de transporte de mercancía o, en general, por cualquier movimiento de dinero.
Libro de bancos
El libro de bancos se utiliza para registrar todas las operaciones bancarias realizadas por la empresa, a través de sus cuentas de banco. Es un libro auxiliar ampliamente empleado, debido a que se puede verificar que el saldo de la cuenta corresponda a las transacciones que se han llevado a cabo, por lo que se pueden identificar fraudes y notificarlos rápidamente.
Libro de clientes
En el libro de clientes se realiza la contabilización de las transacciones realizadas entre la empresa y cada uno de sus clientes, teniendo en cuenta facturas, notas de débito o notas de crédito emitidas, entre otros documentos de valor que evidencian la operación llevada a cabo entre las dos partes.
Libro de proveedores
En el libro de proveedores se evidencian todas las transacciones realizadas entre la empresa y sus proveedores de bienes o servicios. Es similar al libro de clientes, sin embargo, quien lleva la contabilidad es quien juega el rol de deudor, a través de la compra de bienes o el pago de un servicio.
Libro de gastos
Durante el ejercicio empresarial, se pueden producir diferentes gastos que deben ser suplidos para continuar con los procesos planificados para el periodo en curso. Existen diferentes cuentas que evidencian dichos gastos y se recopilan en el libro de gastos, un tipo de libro de pasivos, en los que se debe tener presente que, al presentarse una salida de dinero, se debe anotar en el haber.
Libro de ventas
Los libros auxiliares de ventas son sumamente importantes para la gestión contable de una empresa, pues dicha operación afecta los valores de varias cuentas contables, como los ingresos, el inventario o los impuestos. En estos se registran todos estos aspectos, teniendo en cuenta que se trata de un libro de activos.
Libro de mercancías
El libro de mercancías se refiere al conjunto de registros relacionados a la compra de mercancías por parte de la empresa, las cuales pueden estar destinadas para su posterior venta o no. Por lo tanto, se considera como una cuenta de activos.
Libro de inversiones
Las inversiones que realiza una empresa a otra también se deben contabilizar en el libro de inversiones, en donde dicha operación se considera como un activo, debido a que de la misma se espera un retorno o beneficio económico.
Libro de anticipo de impuestos y contribuciones
En algunas ocasiones, las empresas pueden acceder a la devolución del impuesto debido al pago anticipado del mismo, por lo que es necesario contabilizar tanto los impuestos que, efectivamente, deben ser pagados, y aquellos que suponen un saldo a favor de la empresa. Esta información se registra en el libro de anticipo de impuestos y contribuciones, y se considera un libro de activos.
Mientras que la posible devolución se carga en el debe, los impuestos a pagar se acreditan en el haber. La utilidad de este libro radica en la compensación de los impuestos relacionados a la actividad de la empresa.
Libro de impuestos sobre las ventas por pagar
El libro de impuestos sobre las ventas por pagar se refiere a los registros relacionados al Impuesto al Valor Agregado o IVA. Este se considera como un libro de pasivos, donde se debe anotar el valor del impuesto generado debido a la venta de un producto, o la prestación de un servicio, junto al valor neto del mismo.
Libro de IVA retenido
El IVA retenido es una manera que el Estado lleva a cabo, con el fin de garantizar que las empresas paguen sus impuestos. Este consiste en la retención de un porcentaje del IVA, como su nombre lo indica, por parte del prestador de servicios o vendedor, durante un periodo de tiempo específico, durante el cual, dicha retención debe quedar registrada en el libro de IVA retenido.
Libro de propiedades, planta y equipo
El libro de propiedades, planta y equipo contiene todos aquellos activos fijos y tangibles, cuya finalidad es la producción de bienes o la prestación de un servicio. En este libro se registran todas las transacciones necesarias para la adquisición del activo, ya sea que se obtenga a través de la compra del mismo o por su creación a partir de materiales.
Libro de aportes sociales
Los aportes sociales son los aportes de capital que realizan los socios de la empresa al momento de constituirse como persona jurídica. Estos ingresos deben ser debidamente registrados en el libro de aportes sociales, teniendo en cuenta que todo aporte supone el ingreso de un bien y una salida de dinero respecto al capital social.
Ventajas de mantener una contabilidad ordenada en un empresa
La contabilidad y, en específico, la teneduría de libros, son deberes importantes para una empresa. Sin embargo, de esta actividad, y de realizarla correcta y ordenadamente, se pueden extraer valiosos beneficios, entre los cuales se pueden mencionar:
Cumplimiento legal
Cada país exige el cumplimiento de ciertas leyes y deberes específicos (que pueden variar de un lugar a otro) por parte de la empresa. Entre ellos se encuentra la teneduría de libros, práctica que evidencia el ejercicio empresarial durante un periodo de tiempo específico, a partir de la cual, además, se realiza el debido cálculo de impuestos sobre el patrimonio.
De esto, se puede inferir dos beneficios: el primero consiste en la evitación de problemas legales y de posibles demandas por fraude, por no exponer las evidencias suficientes respecto a las fuentes del movimiento de efectivo. El segundo se refiere a la capacidad que posee la empresa de prever los impuestos derivados del beneficio obtenido, lo que facilita la disposición de recursos y la posterior repartición de los resultados.
Transparencia financiera
La transparencia financiera es un aspecto fundamental para conservar relaciones seguras y estables respecto a los socios de la empresa, así como de las demás partes interesadas. El pleno conocimiento de las finanzas y cuentas, por parte de los directivos e inversores, permite transmitir mayor confianza al momento de llevar a cabo un nuevo proyecto, pues las personas involucradas en el mismo tienen la garantía de que sus aportes sean usados de manera adecuada.
Tomar de decisiones informada
Los libros contables son informes que representan, de manera precisa, la situación financiera de la empresa. A partir de esta información, se pueden tomar mejores decisiones y realizar una mejor planificación financiera que propicie el progreso económico y comercial del negocio.
El conocer la situación de la empresa, permite establecer rutas de acción y estrategias que mejoren los resultados en los próximos periodos de actividad, eviten las pérdidas y reduzcan los gastos. Incluso durante la marcha, la contabilidad facilita la corrección de decisiones ya tomadas, así como el establecimiento de relaciones con mejores socios.
Plantilla Registro Contable y libro Mayor en Excel
La contabilidad es una actividad tan importante y beneficiosa, como extensa y rigurosa. Por esta razón, en Excel Para Todos, hemos desarrollado la Plantilla Registro Contable y Libro Mayor para que puedas desarrollar el ejercicio contable de tu empresa, de manera correcta y sencilla.
Sin necesidad de instalar robustos programas, puedes realizar una gestión contable completa a través de nuestra plantilla, a través de la cual podrás crear los asientos contables correspondientes al ciclo contable de tu empresa, además de llevar al día el libro diario y el libro mayor de contabilidad. ¡Aprovecha esta oportunidad para llevar la contabilidad de tu negocio de manera sencilla, segura y eficaz!
