Libro diario
La contabilidad es una tarea que se debe realizar de manera recurrente e, incluso, diaria, con el fin de que las empresas puedan observar, detalladamente, los movimientos comerciales y financieros derivados de su actividad económica. Estos registros contables se asientan en los denominados libros contables, siendo uno de ellos el libro diario de contabilidad.
En este artículo, te explicaremos de qué se trata el libro diario, cuál es su importancia en la contabilidad de las empresas, cómo se utiliza y cuáles son sus principales características. Además, al final del mismo, te dejaremos una eficaz herramienta para llevar a cabo una correcta contabilidad, de manera sencilla, práctica y beneficiosa.
¿Qué es el libro diario y para qué sirve?
El libro diario es un documento contable donde se registran, de manera cronológica, todas las operaciones realizadas en el día a día de la actividad de la empresa. A cada una de estas anotaciones se les denomina asiento contable y se debe especificar la cuenta de la transacción.
El libro diario sigue el esquema del sistema de partida doble, el cual consiste en anotar, en dos cuentas distintas (una para los ingresos y otra para los egresos), el importe de la transacción. Es decir, cada entrada o salida de dinero, en una cuenta, supone su contraparte en otra cuenta. Por lo tanto, al final, dichos importes deben estar igualados.
Importancia del libro diario en la contabilidad de una empresa
La actividad empresarial supone el constante movimiento comercial y financiero, lo que implica la compra de activos, la venta de productos y, en general, una gran cantidad de transacciones.
Dicho dinamismo puede resultar en un gran problema cuando no se ha realizado un seguimiento persistente de la actividad empresarial. Esto se debe a que, al momento de realizar un análisis financiero, cabe la posibilidad de que no se tenga un panorama preciso de la situación de la empresa, lo que puede perjudicar la planificación financiera de la misma y, en consecuencia, generar posibles pérdidas.
Por lo tanto, la importancia del libro diario radica en su capacidad de recopilar una gran cantidad de información detallada y precisa, vital para comprender la situación actual de la empresa, y a partir de la cual se pueden prever problemas financieros, plantear soluciones eficaces y fomentar el progreso económico empresarial.
Además, el libro diario adquiere un valor legal, puesto que las leyes fiscales de todos los países exigen la teneduría de este libro contable. Por lo tanto, no sólo brinda beneficios para la empresa, sino que también es una evidencia de que la misma está realizando su actividad de forma correcta, respaldando su legalidad y evitando problemas judiciales.
Características del libro diario
- Registra, de manera cronológica, las transacciones realizadas por la empresa.
- El registro de las transacciones se hace siguiendo la filosofía del sistema de partida doble.
- Los créditos y los débitos deben estar igualados al final de hacer el cargo y el abono respectivo de cada uno en las cuentas.
- Cada registro incluye fecha, nombre de la cuenta o descripción de la operación y el importe.
- Es obligatorio y es una exigencia legal en todos los países.
Diferencias entre el libro diario y libro mayor
Los principales libros contables utilizados en la contabilidad de empresas son el libro diario y el libro mayor. Es importante, pues, conocer sus diferencias, con el fin de que se pueda realizar un correcto ejercicio contable de la empresa y estar informado respecto a la situación de la misma. A continuación, te explicamos:
- El libro diario registra las transacciones de la empresa en orden cronológico, mientras que en el libro mayor, estos movimientos se asientan según la cuenta. Esto se debe a que cada hoja, folio o página de este último, se relaciona a una cuenta contable específica.
- Los registros del libro diario se realizan, como su nombre lo indica, diariamente. Por otra parte, en el libro mayor, estos se hacen, por lo general, cada mes.
- Mientras que en el libro diario se registran, directamente, las transacciones diarias de la empresa, en el libro mayor, se realiza una traslación de los asientos del libro diario.
¿Qué se registra en el libro diario?
En el libro diario se registran todas las transacciones realizadas durante el ciclo contable de la empresa, es decir, adquisición de activos, aumento de los pasivos, compra de bienes o uso de servicios, venta de productos, salida de mercancía del inventario. En fin, todas aquellas operaciones que suponen un ingreso o un egreso (de efectivo o cualquier otro concepto) que se produzca en la empresa.
Es importante recordar que todas estas operaciones se clasifican en dos tipos de cuentas : cuentas de activos y cuentas de pasivos. Dependiendo de la cuenta en la que se enmarque la transacción, esta se registra en el debe o en el haber.
Así, en caso de que la operación sea una cuenta de activos, aumenta el valor en la columna del debe y disminuye en el haber. Por el contrario, si la cuenta es de pasivos o patrimonio, disminuye en el debe y aumenta en el haber.
Estructura del libro diario
Cada una de las hojas del libro diario se divide en cierto número de columnas, cuya finalidad es clasificar y organizar cada uno de los datos del registro contable que se hace. Cada columna, por lo tanto, hace referencia a un dato en específico, los cuales son:
- Fecha de la transacción.
- Número de referencia o correlativo de la transacción, el cual corresponde a la cronología en que se hace la misma.
- Descripción de la transacción: se especifican las cuentas contables relacionadas al movimiento financiero de la empresa, además de incluir su código, el cual puede variar según las leyes de teneduría de libros contables de cada país o Plan Único de Cuentas (PUC).
- Número de folio en el libro mayor: es decir, el número de cuenta en el libro mayor donde se hace la respectiva traslación de asientos al final del ciclo contable.
- Debe o Débito: es decir, los ingresos derivados por cada operación realizada y, por lo tanto, supone un aumento de los activos.
- Haber o Crédito: todo egreso derivado de la operación financiera ejecutada, la cual supone un aumento de los pasivos.
¿Cómo se registran las operaciones en el libro diario?
A continuación, te explicaremos paso a paso, cómo se deben registrar las operaciones en el libro diario, así como algunas instrucciones de importancia para evitar posibles errores:
- Registrar la fecha de la transacción.
- Especificar el número consecutivo de la transacción. Es decir, si la operación anterior fue numerada como 1, entonces la siguiente se numera como 2, y así sucesivamente.
- Anotar el código de la cuenta y el nombre de la misma, siguiendo el Plan único de Cuentas del país en cuestión.
- Apuntar el número del folio al que corresponde la cuenta respecto al libro mayor. Se debe tener en cuenta que las páginas de este último se encuentran numeradas según el tipo de cuenta.
- Anotar los débitos en la columna del debe.
- Anotar los créditos en la columna del haber.
- Conservar la igualdad entre el resultado final de los débitos y de los créditos. Esto se refiere a que
En algunas ocasiones, los errores de digitación pueden resultar en un problema legal, por lo que seguir estos pasos adecuadamente garantiza que, no solo se tenga un panorama preciso de la situación contable de la empresa, sino que eviten implicaciones por posible fraude. Por lo tanto, evita:
- La alteración de los valores del libro.
- La eliminación de las hojas del libro.
- La ausencia de valores en los registros.
- Una consecución sospechosa de las fechas.
Ejemplo de libro diario
Ahora, veamos un ejemplo práctico y sencillo de un libro diario, mediante el cual se puede observar, de mejor manera, el registro de cuentas en el debe y el haber:
| Fecha | No. de Referencia | Detalle o Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|---|
| 21/08/2023 | 001 | Inmueble | $100.000,00 | – |
| 21/08/2023 | 002 | Cuentas por pagar | – | $50.000,00 |
| 21/08/2023 | 003 | Caja | – | $50.000,00 |
| – | – | – | $100.000,00 | $100.000,00 |
Se puede notar, entonces, que el 21 de agosto del 2023, se registró la adquisición de un inmobiliario, cuyo valor era de $100.000,00. En consecuencia, se hace el debido registro en el haber, especificando la salida de dinero originada por la compra de dicho activo. En este caso, el pago se realizó a través de dos medios: un préstamo bancario y la caja. Así, al sumar el valor acreditado, se iguala al valor debitado.
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