Ciclo contable
Una de las características de la actividad empresarial es su dinamismo y el constante movimiento de las empresas respecto a relaciones comerciales, adquisición de bienes y transacciones. Estas acciones, y sus resultados, deben ser revisados de manera periódica, con el fin de identificar oportunidades y problemas, e implementar las estrategias necesarias para dichos casos. Es aquí donde surge el concepto de ciclo contable.
En este artículo, te explicaremos de qué se trata el ciclo contable, cuáles son sus etapas y qué pasos debes tener en cuenta para garantizar que tu empresa realice un correcto ejercicio contable, así como una óptima planificación financiera para futuros períodos de actividad empresarial.
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es el periodo durante el cual una empresa desempeña su actividad económica, a través de diversas operaciones y transacciones, las cuales quedan registradas, de manera cronológica, en los libros contables.
Durante este intervalo de tiempo, la empresa debe realizar, de manera paralela a sus acciones, un constante registro de los ingresos y egresos efectuados, tanto en el libro diario como en el libro mayor, con el fin de realizar un balance final, calcular el resultado del ejercicio y determinar si este ha sido óptimo o no (si se han obtenido una ganancia o se han generado pérdidas).
Generalmente, el ciclo contable abarca un periodo equivalente a un año, aunque también puede suponer intervalos de tiempo menores, tales como un semestre o un trimestre. En cualquier caso, el ejercicio contable se realiza de manera cíclica, por lo que el final de un periodo supone el inicio de otro. Esta forma de proceder es importante, pues permite a las empresas obtener información actualizada de su situación en todo momento.
Objetivos del ciclo contable en una empresa
Los objetivos del ciclo contable son:
- Registrar las operaciones de la empresa, respecto a las transacciones, adquisición de bienes, ventas y adjudicación de obligaciones.
- Realizar un registro histórico de la situación de la empresa durante periodos pasados.
- Identificar cada una de las actividades realizadas durante un periodo, así como los ingresos y egresos derivados de las mismas.
- Servir como base para el cálculo de los estados financieros.
- Facilitar la toma de decisiones respecto a las estrategias a implementar para aprovechar oportunidades, resolver problemas y mejorar el desempeño empresarial.
- Brindar un panorama detallado y preciso de la situación empresarial, en cuanto a cuentas.
Etapas del ciclo contable
El ciclo contable se divide en tres etapas fundamentales, con unas características específicas que se deben tener en cuenta para que, al finalizar el ejercicio, se obtengan resultados precisos y se pueda analizar, de manera correcta, la situación económica de la empresa.
Apertura
El inicio del ciclo contable consiste en la revisión del patrimonio de la empresa, es decir, de sus activos y pasivos, así como de los resultados del anterior periodo. A partir de esta información, se realiza un inventario detallado de la disponibilidad de recursos y de las obligaciones actuales a tener en cuenta durante el nuevo periodo.
Es durante esta etapa donde, también, se inicia la apertura de los libros contables, tales como el libro mayor y el libro diario, con el fin de registrar el inventario de la empresa, así como las transacciones realizadas durante la actividad económica.
Movimiento
Esta etapa comprende el registro de las operaciones comerciales de la empresa en el libro diario. Por lo tanto, el contador tiene en cuenta documentos tales como facturas, letras de cambio, pagarés, entre otros, los cuales representan una transacción.
Este registro contable se realiza diariamente o, en su defecto, cuando se realice cualquier tipo de transacción comercial. Dicho registro se deja plasmado en las cuentas contables y cuentas T.
Cierre
El ciclo contable culmina en la etapa de cierre. En este periodo, se realiza una recopilación de todos los registros del libro diario, y se trasladan al libro mayor. También se lleva a cabo el ajuste de cuentas (es decir, el registro de una operación cuya naturaleza no ha permitido que se anote con anterioridad y que afecta el balance), en caso de que sea necesario.
Finalmente, el ejercicio contable termina y se procede al cálculo de estados financieros, tales como el estado de resultados y el balance general, con el fin de evaluar las estrategias necesarias para mejorar en el próximo ciclo contable.
Pasos para una correcta elaboración del ciclo contable en una empresa
A continuación, te explicaremos una serie de pasos que debes tener en cuenta para elaborar, correctamente, el ciclo contable de tu empresa. Estos elementos son fundamentales, y constituyen una importante parte de la contabilidad en general. Dicho esto, veamos de qué se trata:
1. Balance de situación inicial
Al iniciar el ciclo contable, la empresa cuenta con un patrimonio determinado, el cual supone el punto de partida para el desarrollo de las actividades empresariales. Es por esta razón, que se debe realizar un balance de la situación inicial con el fin de reflejar dichas posesiones y obligaciones, las cuales deben coincidir con el balance final del anterior periodo.
2. Apertura de la contabilidad
La apertura de la contabilidad consiste en realizar el primer asiento contable del año, conocido como asiento de apertura. En este se registran las cuentas saldadas, cuyo saldo debe ser cero, al final del ciclo contable anterior. Por lo tanto, la contabilidad de la empresa empieza en cero, y lo que se busca es analizar la variación de este valor a lo largo del ejercicio.
3. Registro de las operaciones del ejercicio
Durante el ejercicio contable, se registran cada una de las operaciones que la empresa lleve a cabo, en cuentas específicas (cuenta de activos, cuenta de pasivos, cuenta de inventario, entre otras) y en el libro diario de contabilidad.
Cada una de estas operaciones suponen un ingreso o un egreso, lo que debe quedar registrado en el debe y el haber de las cuentas. En el debe se registran los aumentos del activo, mientras que en el haber, los aumentos del pasivo.
Aquí, es importante tener en cuenta el concepto de sistema de doble partida de contabilidad y los conceptos de cargo y abono.
4. Periodificación
A lo largo del ciclo contable, se pueden realizar operaciones cuyo efecto (ingreso o egreso) no corresponda al mismo periodo. Este aspecto es necesario tenerlo en cuenta, pues en los libros diarios de contabilidad se debe registrar, únicamente, aquellas actividades producidas durante el año. Por esta razón, es necesario considerar lo siguiente:
- Ingresos y gastos acumulados o devengados: son aquellos que, aunque la operación se haya realizado durante el periodo, no suponen un movimiento de caja hasta el próximo ejercicio. Por ejemplo, la prestación de un servicio que aún no ha sido pagado.
- Ingresos y gastos diferidos: son aquellos que suponen un movimiento de caja durante el ciclo, pero su operación no se ha llevado a cabo. Por ejemplo, se solicita que con antelación, se realice un abono para la prestación de un servicio que solo solo se realizará para el próximo periodo.
5. Ajustes previos a la determinación de los resultados del ejercicio
Por lo anterior, es necesario realizar un ajuste de cuentas o asientos de ajuste. Su objetivo es identificar errores, revisar la depreciación de valor y cuentas de crédito ya saldadas, entre otros aspectos que permiten evitar problemas a la hora de calcular el resultado del ejercicio.
6. Balance de comprobación de sumas y saldos
El balance de comprobación de sumas y saldos consiste en comparar todos los saldos de la columna del debe y los del haber, con el fin de determinar si el cómputo de los mismos se ha realizado correctamente. Esto se determina revisando que los dos saldos sean iguales y, en caso de que no sea así, se debe realizar, de manera urgente, una revisión de los registros con el fin de identificar el error.
7. Cálculo del resultado
El resultado del ejercicio se calcula a través de la cuenta de pérdidas y ganancias. En esta, se evidencian el total de los gastos de la empresa, así como de los ingresos, con el fin de determinar el beneficio obtenido por la empresa durante este periodo.
En caso de que los ingresos sean mayores que los egresos, el saldo de la empresa es acreedor, suponiendo una ganancia. Por otra parte, si estos son menores, se dice que el saldo es deudor, lo que significa una pérdida.
Finalmente, las cuentas de ingresos y egresos quedan, nuevamente, en cero, constando en el patrimonio de la empresa.
8. Cierre de la contabilidad
El cierre de la contabilidad supone la creación de un asiento contable de cierre, en donde se deben saldar todas las cuentas, cuyo resultado final debe ser cero. Es por esto que, durante esta actividad, se pueden detectar posibles errores de registro, en caso de que, al realizar la respectiva comparación entre el debe y el haber, no dé cero.
Este asiento es sumamente importante, debido a que, al inicio del próximo ciclo contable, se puede revisar los resultados del anterior y generar el asiento contable de apertura.
9. Cuentas anuales
Al realizar el cierre de la contabilidad, la empresa dispone de un máximo de tres meses para realizar las cuentas anuales, donde se evalúan diversos aspectos financieros como parte del resultado final del periodo. Algunas de estas cuentas son:
- Estado de pérdidas y ganancias.
- Balance general.
- Ganancias retenidas.
- Memoria contable.
Además, se debe presentar una propuesta, en la que se planteen estrategias de mejora, con el fin de que el próximo ciclo contable suponga un progreso para la empresa.
10. Distribución del resultado
Finalmente, el resultado del periodo culminante se distribuye entre los socios (accionistas, inversores o personal directivo) en forma de dividendos. Es importante destacar, sin embargo, que de dicho resultado, por lo general, se extrae un porcentaje (generalmente, el 20%), conocido como reserva legal, con el fin de brindar cierta seguridad y crear un fondo de capital a partir del cual, la empresa, puede continuar con su actividad económica.
Importancia del ciclo contable en la gestión financiera de una empresa
El ciclo contable es uno de los conceptos más importantes dentro de la contabilidad de empresas y, por lo tanto, de la gestión financiera de las mismas. Las finanzas no se explican sin una sólida base contable, la cual consiste en el registro constante de las operaciones llevadas a cabo por la empresa, de lo que derivan importantes beneficios tales como:
- Toma de decisiones más acertadas.
- Implementación de estrategias eficaces.
- Desarrollo empresarial con base en los resultados históricos de las operaciones llevadas a cabo en el pasado.
- Constante conocimiento de la situación financiera de la empresa.
El ciclo contable y, en general, la contabilidad, destacan por su capacidad informativa. Es este uno de sus aspectos más importantes, pues la realización periódica de este ejercicio permite obtener una visión detallada y general de la situación, y es esta información la que define el rumbo que debe tomar la empresa para mejorar progresivamente.
La importancia del ciclo contable se extiende no solo a nivel empresarial, sino también mercantil e, incluso, macroeconómico. La economía también presenta cierto comportamiento cíclico, por lo que una evaluación simultánea entre la contabilidad de una empresa y la situación económica de un mercado o país, es indispensable para planificar estrategias que correspondan a la realidad interna y externa de la organización.
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