Factura: Qué es, elementos, tipos y cómo hacerla
Desde una Pyme hasta una multinacional tienen la obligación de expedir una factura. No es extraño, por lo tanto, contar con uno de estos documentos en nuestras manos, ya sea por la compra de un café o por un servicio de mantenimiento realizado en la oficina.
Si tienes un emprendimiento es importante que aprendas a usarla. En este artículo encontrarás toda la información necesaria para comprender qué es una factura, para qué sirve, cuántos tipos existen y cómo hacer una.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento fundamental para todas las empresas, independientemente de su tamaño, en el que se registra la información detallada correspondiente a la entrega de bienes y prestaciones de servicio.
De esta manera, se constata que la transacción comercial se ha realizado bajo disposiciones legales y en condiciones satisfactorias tanto para el vendedor como para el comprador.
Su validez fiscal permite comunicar que se han abonado los diferentes impuestos. A falta de ella, se dificulta representar la justificación de cualquier operación comercial. La factura garantiza que dicha operación cumpla con los requisitos necesarios para considerarse legal.
Para qué sirve una factura
Una factura sirve principalmente para demostrar que una parte ha pagado a otra la realización de un servicio o el valor correspondiente por un producto adquirido. A su vez, otorga derechos tanto al que la expide como al que la recibe.
Veamos algunos de estos derechos:
- Con una factura el comprador podrá exigir, en un tiempo estipulado por la ley mercantil, la devolución del dinero por alguna falta en el producto o servicio.
- El vendedor, por su parte, cuenta con la posibilidad de demostrar que un pago no se ha realizado. Así, con factura en mano, podrá acudir ante la justicia correspondiente para reclamar.
- En una factura ambas partes encontrarán una garantía que les permita dar solución a cualquier conflicto que surja entre ellas.
- Tanto el comprador como el vendedor cuentan con un documento con el cual demostrar los ingresos y los gastos. En la factura, se incluyen deducciones de impuestos como el IVA (Impuesto al Valor Agregado).
- Para efectos tributarios, todas las empresas deben acreditar sus gastos a través de la factura, la cual debe incluirse dentro de la contabilidad de la empresa.
Importancia de la factura
La importancia de una factura se aprecia en especial medida cuando tienes una empresa, porque con ella puedes gestionar y tener control sobre el pago de impuestos, cobros y pagos, y compras y ventas por línea de negocio.
- Control de pago de impuestos
Cuando registras las facturas en un programa de facturación, este te recuerda qué impuestos tienes qué pagar y, a partir de esta información, separar el IVA por las ventas (devengado) y el IVA por las compras (soportado). De esta manera, pagar el valor correspondiente por impuestos a la Agencia Tributaria.
- Control sobre cobros y pagos
Con la factura y su uso también puedes gestionar y tener control sobre los cobros y los pagos realizados por tu empresa o negocio, al comprender cuáles están pagas y cuáles están pendientes de cobro o de pago.
Este control te permite, incluso, comprender qué clientes son buenos pagando y que clientes son más difíciles frente a este concepto.
- Control por ventas de línea de negocio
Si la empresa cuenta con diferentes líneas de negocio o de actividad, lo cual implica trabajar con diferentes series de facturación, es posible distinguir cuál de las líneas factura más y genera un mayor volumen de ingresos.
Partes y elementos de una factura
Todo documento que se desee presentar como factura debe contar con unas partes y elementos imprescindibles para que sea considerada como tal:
Número de factura
El número de la factura es un dato único que permite identificarla dentro del registro contable. Por lo mismo, y a pesar de ser un aspecto en principio sencillo, se debe tener especial cuidado y control con él.
En un mismo año no se pueden tener varias facturas con un número igual, cada una debe contar con un consecutivo: un número que sigue luego de otro y así sucesivamente.
Fecha y lugar de emisión
La fecha de emisión tiene especial trascendencia a efectos tributarios, dado que indica el periodo de la facturación. Esta puede expedirse con la fecha de la operación y con la fecha de facturación en caso de que ambas sean diferentes.
De igual manera, la fecha permite determinar el momento en el que se imputan los impuestos, porque a partir de la emisión de la factura empieza a correr el plazo para el pago.
Fecha y lugar de vencimiento
La fecha de vencimiento corresponde al plazo comprendido entre la emisión y la fecha en que se debe abonar o pagar la deuda.
Datos fiscales del vendedor y el comprador
El vendedor y el comprador están obligados a responder ante la Agencia Tributaria por las ventas y compras realizadas. Por ello, la inclusión de los datos fiscales del emisor y el receptor deben estar contenidos dentro de la misma. Estos son:
- Nombres y apellidos o razón social
- NIF
- Dirección, teléfono y email
Descripción
Esta corresponde al listado detallado de los productos o servicios que se están cobrando, junto con una explicación y el precio.
Impuestos asociados a la operación comercial
Las operaciones comerciales normalmente están sujetas a impuestos que deben ser incluidos dentro de la factura, como el IVA y el IRPF. Se debe especificar y aplicar el porcentaje correspondiente. En caso de existir una exención fiscal, esta debe incluirse con un argumento o justificación legal.
Importes
El importe hace referencia al concepto de lo que se está cobrando dentro de la factura. Este debe contener de manera clara el precio del producto o servicio y los impuestos que se suman a ellos, así como las exenciones en caso de que aplique.
Formas de pago
Entre el vendedor y comprador se pueden acordar diferentes formas de pago de la factura; entre ellos, los más comunes son:
- Pago por anticipado
- Pago de contado
- Pago por abonos
- Pago con tarjeta o transferencia
- Pago en efectivo
Recomendado
Lleva el registro y control de ingresos y gastos de tu negocio o empresa.
Tipos de facturas
Como observamos, una factura es un documento que deben expedir los diferentes negocios, y dada la variedad de los tipos de empresas, es preciso que existan también diferentes tipos de facturas:
Factura simplificada
La factura simplificada es un tipo de factura que no está obligada a contener toda la información exigida por la legislación. Esta factura sustituye lo que comúnmente se conoce como un ticket.
Factura ordinaria
La factura ordinaria es el documento de mayor uso para demostrar las transacciones. Su uso cotidiano sirve para demostrar las transacciones comerciales, incluyendo en su contenido todos los datos relacionados con la venta.
Factura proforma
La factura proforma no constituye un documento contable; sin embargo, en ella se registran todos los datos de una factura de venta. Su uso es meramente informativo, ya que brinda la información al cliente de cuánto cuesta un producto y servicio. Cuando la oferta es aceptada, los mismos datos de la factura proforma serán los que se incluyan en la factura de venta.
Factura rectificativa
En la factura rectificativa se ingresan las correcciones realizadas a una factura previa, la cual fue expedida con errores. Estos errores deben ir detallados en el concepto de la cotización; así, se generarán los balances contables con la información correcta.
Factura recapitulativa
La factura recapitulativa recapitula varias facturas, y la última anula las facturas anteriores; de esta manera, adquiere validez contable. Como requisitos principales, la recapitulación no debe superar el mes, sus transacciones deben ser detalladas y su emisión debe ser dirigida a la misma empresa o persona natural.
Factura electrónica
La factura electrónica es un tipo de factura que se ha implementado en varios países con el fin de optimizar los procesos de tributo. Es una factura propiamente dicha, pero su forma de entrega es a través de medios electrónicos virtuales como un email.
Diferencia entre factura y recibo
Aunque comúnmente la factura y el recibo de pago son interpretados como sinónimos, es preciso comprender que entre ambos conceptos existen diferencias.
La factura implica que se han establecido unas condiciones de pago, como un modo de efectuarse y un tiempo.
Por su lado, el recibo implica que una transacción fue realizada y se entrega como comprobante de esta.
Visto de este modo, una factura recibida puede hacer las veces de recibo. El recibo en sí, no es más que una declaración del pago condicionado en la factura.
¿Cómo realizar una factura?
Para realizar una factura puedes acudir a una hoja de papel, usar un documento de Word, o hacerla en Excel. Solo debes incluir sus partes y elementos, los cuáles son:
- Número de factura
- Fecha y lugar de emisión
- Fecha y lugar de vencimiento
- Datos fiscales del vendedor y el comprador
- Descripción
- Impuestos asociados a la operación comercial
- Importes
- Formas de pago
Ejemplo de factura
Para que la claridad sea mucho mayor, usaremos los datos anteriormente expuestos para elaborar una factura, de esta manera tendrás un ejemplo en el cual apoyarte para hacer las tuyas:
Factura n° 00023-2022
Medellín, 8 de diciembre de 2022
El pago de esta factura puede realizarse hasta el 30 de diciembre de 2022, en la cuenta N° xxxx
- Vendedor: Camisetas Ltda
- Nif: xxxx
- Teléfono:xxxx
- Dirección: xxxx
- Comprador: Jorge Cárdenas
- DNI: xxxx
- Teléfono:xxxx
- Dirección: xxxx
- Descripción: 20 camisetas de manga corta, en material de algodón, color negro, talla M.
- Valor unitario: 25000
- Valor total: 500.000
- IVA: 95.000
- Total: 595.000
El pago se realizará en un plazo de 22 días calendario, a través de transferencia bancaria.
¿Cómo hacer una factura en Excel?
Una de las herramientas útiles para realizar una factura es Excel. A continuación, te mostraremos el paso a paso para hacer una, y te mostraremos tambien, como hacerlo aprovechando sus diferentes plantillas.
Para hacer una factura en Excel, puedes seguir estos pasos:
- Abre una nueva hoja de cálculo en Excel.
- Crea un encabezado para la factura, incluye el nombre de tu empresa, el número de factura y la fecha de emisión.
- Crea una tabla con las siguientes columnas: “Cantidad”, “Descripción”, “Precio unitario” y “Total”.
- Ingresa los productos o servicios que se están facturando en las filas correspondientes de la tabla.
- Utiliza las fórmulas de Excel para calcular el total de cada fila y el total de la factura.
- Agrega una sección de “Notas” o “Términos y condiciones”.
- Añade un espacio para la firma del cliente.
- Guarda la hoja de cálculo como un archivo de Excel.
Es importante mencionar que existen plantillas ya predefinidas para hacer facturas en Excel, y solo tienes que adaptarla a tus necesidades y rellenar los campos necesarios.
Para hacer una factura con las plantillas de Microsoft Excel, puedes seguir estos pasos:
- Abre Microsoft Excel en tu computadora.
- Haz clic en “Archivo” y luego en “Nuevo“.
- Busca la opción “Facturas” en la sección de “Plantillas populares” o en la categoría “Contabilidad y finanzas”.
- Selecciona la plantilla de factura que más se asemeje a tus necesidades y haz clic en “Usar plantilla“.
- Reemplaza la información de ejemplo con la información de tu empresa y de tus clientes.
- Ingresa los productos o servicios, calcula los totales de la factura y agrega notas o condiciones.
- Guarda la factura como un archivo de Excel.
Recuerda que puedes personalizar la plantilla de factura según tus necesidades, y puedes agregar o quitar campos según sea necesario.
Ejemplos de facturas en Excel
Con Excel puedes elaborar diferentes facturas, la misma interfaz te ofrece diversidad de plantillas con diseños y colores entre los cuales encontrarás el que más se adapte a tu negocio.
Veamos un ejemplo de una factura, elaborada en Excel, donde usamos los mismos datos del ejemplo de la factura de las camisetas:
Plantilla de Facturación en Excel
Hemos llegado al final. Esperamos que en este punto cuentes con toda la información necesaria para realizar tus propias facturas.
Para ayudarte con el proceso, dejamos para ti una plantilla de facturación en Excel elaborada por expertos en el tema, donde encontrarás todos los elementos necesarios para crear este documento.
