Factura proforma
La factura proforma es un documento usado por las empresas para agilizar y asegurar el cumpliemiento de un acuerdo comercial, sin acudir directamente a una operación de compraventa ni implicar un compromiso entre las partes.
Si quieres saber más, en este artículo aprenderás qué es una factura proforma, para qué sirve y en qué momentos puedes utilizarla.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento, previo a la factura, usado en el ámbito comercial para asegurar las condiciones de un acuerdo de venta. Agiliza el proceso de facturación, siendo una herramienta que permite evitar errores en la contabilidad y clarifica las cuentas de cara al cliente.
Una factura proforma simplifica un contrato de compraventa: contiene las condiciones, descripción, datos de proveedor, fabricante, forma de pago, así como las condiciones de envío o entrega.
La información contenida en la factura proforma debe comprenderse como una oferta en la que se estipulan los datos reales del vendedor y del comprador.
Cuando la claridad sobre las condiciones es suficiente, se debe formalizar el negocio. Para ello, se podría usar un contrato de compraventa; pero este solo se recomienda cuando los pedidos son grandes. Cuando la cantidad es baja, lo recomendado es utilizar la factura proforma.
Por ser un documento previo a la factura, una factura proforma no tiene validez fiscal ni contable. Esta validez se encontrará, una vez enviado el pedido, en la factura comercial, la cual se usa para despachar y pagar los aranceles e impuestos.
¿Para qué sirve una factura proforma?
La factura proforma cumple un rol meramente informativo, dado que va dirigida por parte de un proveedor al cliente, con el fin de que este último tenga todos los detalles relacionados con los productos que posteriormente serán facturados.
Por su funcionalidad, es fácil encontrar similitud entre la factura proforma y el presupuesto. Sin embargo, el presupuesto se envía previo al negocio, y la factura proforma aparece en un segundo momento, luego de aprobado el presupuesto. Con la factura proforma, el cliente tendrá a su disposición los datos para analizarlos y darles el visto bueno para continuar con la negociación.
La factura proforma también sirve para justificar el valor de las mercancías cuando pasan por la aduana, motivo por el cual es un documento usado con regularidad en operaciones de comercio exterior.
Datos y requisitos que debe contener una factura proforma
Como todo documento, la factura proforma cuenta con unos datos y requisitos que deben cumplirse para garantizar su validez. En principio, estos datos y requisitos son los mismos contenidos en la factura de venta:
- El título de “Factura proforma”.
- Fecha de emisión.
- Datos del proveedor: razón social, datos de contacto, CIF, entre otros exigidos por sector en el que se desarrolla la negociación.
- Datos del cliente: razón social, NIF e información de contacto.
- Descripción de la mercancía. Esta debe ser detallada, debe contener información sobre la cantidad, peso, color del producto, etc. Entre más exhaustiva la descripción, mejor.
- Precio. Este debe se debe clasificar entre unitario y total. De igual manera, se deben incluir los costes adicionales como el traslado de mercancía y debe ser claro respecto a la divisa en la que se realizará el pago.
- Deben de indicarse los impuestos o retenciones a aplicar.
¿Tiene validez jurídica una factura proforma?
La factura proforma, como pudimos observar en sus características, se diligencia con los mismos datos de una factura; lo que conduce a cuestionarnos sobre su validez jurídica.
Para hallar la respuesta debemos comprender primero su naturaleza, es decir, su razón de ser.
Aunque una factura proforma incluye todos los elementos de la factura, solo podemos comprenderla como una factura provisional, cuya información y datos podrán ser modificados en cualquier momento antes de darse por finalizada una operación.
Por lo tanto, una factura proforma no tiene validez jurídica. Esta se logra una vez sea realizado el cierre de la venta, la cual tendrá una factura como documento jurídico válido.
No obstante, dicho lo anterior, se podrá acudir a la factura proforma para validar que sean los mismos contenidos en la factura y así solicitar claridad sobre alguna inconsistencia.
¿Se puede contabilizar una factura proforma?
Entendiendo hasta este punto la legalidad de la factura proforma, la cual puede seguirse discutiendo, estamos ante otra duda que recae sobre su contabilidad. ¿Se puede contabilizar una factura proforma?
La respuesta corta es no; no se puede contabilizar. Su justificación se halla en que la factura proforma es un documento meramente informativo, sin efectos contables o fiscales. Por lo tanto es un documento que no será válido para presentar ante la agencia tributaria.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Como observamos en párrafos anteriores, una factura proforma se parece al presupuesto; sin embargo, entre ambos conceptos existen diferencias que veremos a continuación:
- El presupuesto es un documento previo, en el que se discuten los precios, tarifas y demás detalles de una negociación. La factura proforma viene luego de aceptado el presupuesto, y en ella están contenidos los detalles y valores, a modo de borrador, que se reflejarán en la factura.
- El presupuesto se debe entender como una propuesta dirigida al cliente, el cual puede aceptarla o no. La factura proforma permite comprender una relación comercial desarrollada entre el cliente y el vendedor, dado que se elabora luego de la aceptación del presupuesto.
- En el presupuesto puede existir mayor discrepancia entre los términos y el precio final. En la factura proforma, nos encontramos con una información que será igual a la de la factura final.
- El presupuesto presupone una relación comercial abierta, mientras que la factura proforma está asociada a una relación comercial desarrollada y formal.
Diferencia entre factura comercial y factura proforma
La factura comercial y la factura proforma son dos documentos que comparten las mismas características. Sin embargo, existen unas diferencias que es preciso que comprendas:
- La principal diferencia entre la factura comercial y la factura proforma es que la factura comercial se usa para solicitar el pago definitivo; mientras que la factura proforma cumple la función de ser un borrador de la factura comercial; por lo tanto, siempre será la primera en existir.
- Una factura proforma suele usarse antes de realizar un envío, sin solicitar un pago antes. Por su lado, la factura comercial se emite cuando los productos han sido enviados y entregados al cliente.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Para realizar una factura proforma, solo debes seguir los siguientes 5 pasos:
- Indica que se trata de una factura proforma. Esta nominación es importante para que no sea confundida con una factura comercial, teniendo en cuenta que no tienen la misma validez a pesar de sus similitudes.
- Registra la fecha. La fecha le ayudará al cliente a no confundir la factura proforma con otra emitida con anterioridad, dado que estas no se enumeran como las facturas.
- Ingresa los datos del vendedor y el cliente. Estos datos son: nombre o razón social, NIF (número de identificación fiscal), y dirección.
- Ingresa la información sobre los productos y servicios, junto con sus precios. En este apartado se registra la información de los productos o servicios en venta, con una descripción lo más detallada posible. El precio debe ser claro y se debe discriminar los conceptos por otros pagos como impuestos y costos de envío.
- Registra los importes totales. El importe final será informado con claridad al cliente dentro de la factura proforma. Se añadirán impuestos y retenciones.
Factura proforma ejemplo
A continuación, dejamos para ti un ejemplo de una factura proforma, con cual podrás guiarte para laborar este tipo de documentos:
¿Cómo hacer una factura proforma en Excel?
Excel es una herramienta indispensable para cualquier negocio, y no es de extrañar dadas sus ventajas. Una de ellas es que nos permite realizar una factura proforma en tan solo 5 pasos:
- Accede a la interfaz de usuario de Excel.
- Dirigete a las plantillas y en el cuadro de búsqueda escribe “facturas” (sin comillas).
- Elige uno de los formatos de factura.
- Abre el formato de factura seleccionado y modifica el titulo por el de “factura proforma”.
- Ingresa la información de tu cliente y empresa.
Plantilla modelo de factura proforma en Excel
Para finalizar este recorrido, dejamos para ti una plantilla modelo de factura proforma en Excel, con la que podrás informar fácilmente a tus clientes sobre las condiciones de una operación económica a realizar.
En este formato encontrarás preestablecidos todos los elementos de la factura proforma, solo debes completar los campos con los datos de tu empresa o negocio y los de tus clientes.
