Recibo de pago
Los procesos contables de un negocio, empresa o, incluso, una persona, necesitan ser registrados mediante la implementación de diversos documentos, que evidencien y validen las operaciones de este tipo. En el caso de las transacciones comerciales, se emplea un recibo de pago, el cual permita determinar las circunstancias y características precisas de un pago correspondiente a una cuenta de cobro o una factura.
En este artículo te explicaremos de qué se trata un recibo de pago, qué requisitos debe cumplir y cómo hacer uno correctamente.
¿Qué es un recibo de pago?
Un recibo de pago es un documento contable que registra el recibimiento de una suma de dinero por parte de un comprador o deudor. Se trata de un certificado legal que evidencia la transacción de efectivo en los procesos comerciales.
La emisión de un recibo de pago se realiza después de que el cobrador, también llamado librador, ha enviado una cuenta de cobro o factura a un deudor o librado. En este se específica el monto a pagar, el cual una vez recibido, se evidencia en el comprobante de pago.
Por una parte, se puede definir como un registro de los ingresos de un negocio por cada una de sus actividades, así como un documento legal al que un cliente puede recurrir como evidencia del cumplimiento de sus obligaciones.
Debido a su gran implementación en el sector comercial, puede encontrarse en cualquier papelería en diferentes tipos de formato, aunque también se puede realizar personalmente a través de un documento escrito o diseñado en un programa informático.
¿Para qué un recibo de pago?
Los recibos de pago constituyen una garantía de que se ha efectuado un pago, en el caso de que se incurra en un cobro adicional a una deuda que ya ha sido saldada. Por una parte, la emisión de un recibo de pago se traduce en una obligación, por parte del cobrador, con el fin de que éste declare, formalmente, el recibimiento de una suma de dinero de parte de un deudor.
De igual manera, la emisión de recibos de pago permite establecer lazos de confianza entre los distintos proveedores de productos o servicios y sus clientes, pues el cliente podrá confiar en que sus pagos están siendo reconocidos.
Otra de las utilidades de un recibo de pago es su valor en los procesos contables de un negocio, pues a partir de este documento se puede examinar la entrada de efectivo con respecto a un período de tiempo determinado.
Partes que debe incluir un recibo de pago
La validez legal de un recibo de pago depende del correcto cumplimiento de sus requisitos. A continuación, detallamos qué elementos y datos debe incluir un documento de este tipo:
- Denominación y razón del documento: en los libros de contabilidad o asientos contables se manejan una gran cantidad de documentos, por lo que es importante aclarar en el encabezado del recibo de que se trata de un comprobante de pago.
- Datos: en la parte superior del recibo de pago, se escriben los datos del emisor del documento, es decir, quien ha recibido el pago. Entre estos datos se encuentran el número de identificación de la persona natural o jurídica beneficiada, correo y teléfono. De igual manera, se expresan el lugar y la fecha de emisión del documento.
- Recibí de: en la mayoría de recibos de pago existe un espacio acompañado con esta expresión, que hace referencia a la persona o empresa que ha efectuado el pago.
- Suma recibida: aquí se expresa el valor monetario recibido tanto numérica como textualmente.
- Por concepto de: se refiere a otra expresión utilizada en la mayoría de recibos de pago, donde se debe aclarar la razón por la que se ha realizado la transacción, ya sea por la venta de un producto, el pago de unos intereses o la prestación de unos servicios.
- Firmas: tanto el librado (deudor) como el librador (cobrador), deben firmar al final del recibo.
Cómo hacer un recibo de pago
Al diseñar y llenar un recibo de pago, se deben tener en cuenta todos los datos anteriormente mencionados y ciertos aspectos importantes que hacen parte de la emisión del mismo, entre los cuales se pueden mencionar:
- La empresa o persona que ha prestado un servicio o vendido un producto es quien debe emitir el documento.
- Tanto el cobrador como el deudor deben portar una copia del recibo de pago.
- En caso de que sea necesario expresar algún tipo de información relevante, se puede hacer en un apartado adicional.
- Debe ser archivado en los asientos contables de la persona o empresa, con el fin de que el régimen tributario al que pertenezca la misma pueda deducir los impuestos correspondientes a la declaración de renta.
Ejemplo de recibo de pago
La implementación de nuevas tecnologías y programas informáticos ha significado un progreso en la conservación de documentos importantes, así como en la transmisión y empleo de los mismos en diferentes lugares. Para el presente ejemplo utilizaremos, por lo tanto, una de nuestras plantillas diseñadas en Microsoft Excel.
En este caso, un publicista, es decir, una persona natural con negocio, ha recibido la suma de 1126 Euros de una empresa de helados, por concepto del diseño de marca de la misma y el desarrollo de un proyecto publicitario. En términos generales, el presente recibo de pago emitido expresa estos datos, sin embargo, también se evidencia otros de gran importancia, entre los cuales se pueden mencionar:
- El apartado de observaciones permite expresar ciertos aspectos característicos de la transacción, en caso de que la sola mención del concepto o razón del pago no sean suficientes o para expandir la información. En este ejemplo, solo se hace mención de que se ha pagado una prestación de servicios publicitarios, en especial, en el diseño de logo y de material POP (Punto de Compra).
- El apartado de impuestos permite calcular el beneficio neto obtenido restando el IVA y otro tipo de retenciones, lo que supone un dato de interés al momento de declarar renta. El publicista, por lo tanto, realmente obtuvo 828 Euros.
De igual manera, se llenan los espacios correspondientes a los demás datos, como el correo, el teléfono, el número de recibo emitido, la fecha y el NIT.
Formato de recibo de pago en Excel
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