Nota de Débito
Durante los procesos de compraventa se pueden presentar diferentes situaciones que pueden afectar el precio o monto a pagar de los productos o servicios comprados. Toda esta información se debe registrar, correctamente, en un documento contable que permita conocer el estado de cuentas de una empresa. Entre estos documentos se encuentran las notas de débito.
Las notas de débito garantizan una buena práctica en las transacciones comerciales y permiten realizar correcciones y ajustes rápidos a las cuentas de cobro. En este artículo te explicaremos de qué se trata este importante documento contable, de qué manera se debe diligenciar y cómo puedes diseñar una para tu empresa o negocio.
¿Qué es una nota de débito y para qué sirve?
Una nota de débito es un documento comercial emitido por una empresa para informar a un cliente sobre un cargo adicional a una factura, aumentando, de esta manera, el precio a pagar por la compra de un producto o servicio.
Este incremento se puede presentar debido a un error durante la facturación de la compra o por ciertos gastos o intereses adicionales sobre la misma. Así, debido a que la nota de débito tiene validez legal y fiscal, las empresas pueden realizar dicho aumento en el saldo a pagar, y el cliente adquiere la obligación de acceder al mismo.
Importancia de la nota de débito
El ejercicio contable se vale de un importante número de documentos, con el fin de registrar, de manera adecuada, todas las actividades económicas realizadas por una empresa. Es por esta razón que las notas de débito son tan relevantes, en especial, en los procesos de compraventa, pues permiten identificar cambios en los precios de las transacciones.
En general, las notas de débito se utilizan para corregir errores o reajustar el precio de venta de un producto por cierto concepto, manteniendo la consistencia en la información contable de la empresa, y asegurando que la transacción se haga correctamente.
Por otra parte, las notas de débito se tienen en cuenta durante el diligenciamiento del arqueo de caja, por lo que es un documento relevante para evaluar los estados de flujo de efectivo diarios en negocios donde se realicen constantes transacciones.
¿Cuándo se debe emitir una nota débito?
Las notas de débito se emplean tanto en el ámbito comercial como en el bancario, y las razones por las que una nota se emite pueden variar dependiendo del sector en que se esté realizando la operación financiera.
A continuación, te explicaremos en qué casos se debe emitir una nota de débito según el sector en que te desempeñes:
Emisión de nota de débito comercial
Una nota de débito comercial se emite, en los procesos de compraventa, cuando:
- La factura presenta un error respecto a los precios de los productos o servicios comprados.
- Existe un interés sobre el producto comprado, por ejemplo, por vencimiento de los plazos de pago establecidos, es decir, intereses por sobregiro.
- Se presenta un gasto de envío, también conocido como gasto por flete.
- Se debe cobrar un porcentaje por concepto de comisión.
Emisión de nota de débito bancaria
Las notas de débito bancarias, también denominadas boletas de depósito, se utilizan en los siguientes casos:
- Pago de cheques a nombre de la cuenta bancaria.
- Impuestos sobre el débito o el crédito.
- Pago por manejo de tarjeta.
- Cargo sobre una transferencia bancaria.
- Sobregiros o intereses por mora.
Requisitos que debe llevar una nota de débito
Las notas de débito deben incluir, obligatoriamente, ciertas características o datos relativos a la transacción en cuestión. Aunque en algunos formatos se agregan ciertos conceptos relacionados propiamente al proceso de compraventa, en general, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:
- Nombre y número de identificación tributario, tanto de la empresa emisora como del cliente (por ejemplo, en España es el NIF; en Estados Unidos, el EIN; o en Colombia, el NIT).
- Número de la nota de débito emitida.
- Documento relativo, es decir, la factura sobre la cual se hace el cargo.
- Datos generales: en este caso, se agrega información complementaria sobre la emisión de la nota, como lo es la fecha en que se emite, dirección domiciliaria de la empresa y del cliente, y el número de teléfono de los mismos.
- Número de cuenta bancaria de la empresa emisora: esto se agrega en caso de que el depósito se deba hacer a través de una transacción bancaria.
- Cantidad que se agrega al precio inicial.
- Concepto o razón de la nota de débito.
Diferencia entre nota de débito y crédito
Durante una transacción comercial, puede ser necesario emitir diferentes documentos contables, como lo son la nota de débito y la nota de crédito. Aunque estos tienen algunas similitudes en cuanto a los casos en los que se emplean (debido a una anormalidad en el proceso), son diferentes y se utilizan en situaciones distintas.
La principal diferencia entre estos documentos es que las notas de débito se utilizan en caso de que se deba agregar un costo sobre una factura, mientras que las notas de crédito se emplean para descontar un valor sobre la compra de un producto, ya sea por un descuento establecido, un error o una devolución del mismo.
¿Cómo llenar una nota de débito?
El diligenciamiento de una nota de débito se debe realizar teniendo en cuenta todos los datos mencionados anteriormente, de la siguiente manera:
- Datos de la empresa: en este espacio, se deben incluir todos aquellos datos de contacto de la empresa emisora de la nota, como lo es el nombre, la dirección, el teléfono. También se debe registrar el Número de Identificación Tributario o Fiscal de la misma.
- Datos del cliente: al igual que en el caso anterior, se deben incluir toda la información del cliente, sea este una persona natural o una persona jurídica.
- Datos del documento y la factura: se especifican tanto la fecha de elaboración de la nota como la de la factura sobre la cual se hace el cargo. Asimismo, se debe mencionar el número de referencia de esta última.
- Concepto de la nota: en aquellos casos donde se emite la nota por un solo valor, únicamente se debe agregar una breve descripción de las razones del cargo y se especifica en monto a pagar.
Sin embargo, si se trata de una factura donde a cada producto se le debe adicionar un valor, se debe especificar el nombre de cada uno de estos, el monto adicional a pagar por cada unidad y el total.
- Impuestos y valores totales: a menudo, también se debe realizar el cálculo por concepto de impuestos, como lo es el IVA. Finalmente, se agrega el valor total a pagar.
- Firmas: los contadores y auditores, al final de la nota, deben agregar sus respectivas firmas.
Ejemplo de nota de débito
La empresa de bienes raíces Atlas ha emprendido el planeamiento de un complejo residencial, por lo que ha realizado una compra, por un valor de 100.000 Euros, a la compañía de construcción Ceres. Sin embargo, debido a que el lugar donde se edificará el recinto se encuentra a una distancia considerable desde la ubicación de la empresa, se debe aumentar el precio inicial por concepto de gastos de envío.
Este sobrecosto se informa a través de una nota de débito, por un valor de 10.000 Euros, la cual será conservada por la empresa de bienes raíces una vez sea entregada.
¿Cómo anular una nota de débito?
En algunos casos, se puede emitir una nota de débito por error, lo que hace necesario anular a la misma, para realizar el respectivo registro contable de manera correcta. Para ello, se debe emitir una nota de crédito, pues esta se elabora con el fin de descontar un valor a una cuenta de cobro.
Al final del ejercicio contable, durante el diligenciamiento de las cuentas T, tanto la nota de débito emitida erróneamente, como la nota de crédito elaborada para realizar el descuento, se deben contabilizar en el debe y el haber. Esto se hace con el fin de equilibrar las cuentas.
¿Cómo hacer una nota de débito en Excel?
En contabilidad, se utilizan diferentes programas informáticos con el fin de ordenar los datos y realizar asientos contables, de manera confiable. Entre estas herramientas destaca Microsoft Excel, no solo por la gran cantidad de funciones financieras y opciones que permiten hacer cálculos rápidos, sino por la capacidad que brinda a los usuarios de crear sus propias plantillas.
Aunque existen diferentes maneras de diseñar un formato para una nota de débito, las herramientas e instrucciones que te enseñaremos a continuación, te pueden servir para crear cualquier clase de documento contable:
- En primera instancia, debemos definir los diferentes espacios que hacen parte del documento, clasificarlos, ordenarlos y designar un rango de celdas para cada uno. Generalmente, los datos generales se ubican en la parte superior del formato, mientras que el concepto y los valores a cobrar se sitúan en el centro del documento.
Para diseñar los encabezados, solo debes utilizar la herramientas Combinar y centrar, seleccionando el rango de celdas a fusionar.
- Podemos hacer uso de las diferentes herramientas de personalización de Excel, como cambiar el color de las celdas y tipo de fuente, y utilizar los Bordes, para delimitar algunas áreas del documento. Estas se encuentran en la cinta de opciones de la pestaña de Inicio, en el apartado Fuente.
- En algunos casos, será necesario realizar ciertos cálculos. Por ejemplo, para conocer el valor total del cargo sobre un producto, se debe multiplicar su valor unitario por el total de unidades y, finalmente, sumar todos los valores.
Para ello, solo debes escribir, en la barra de fórmulas, la multiplicación utilizando el símbolo asterisco (*) o, para sumar, utilizar la función SUMA y seleccionar el rango de celdas que intervienen en la operación.
- Una vez has terminado de diseñar el formato, puedes exportarlo como un archivo PDF o imprimirlo directamente.
Formato de Nota de débito
En Excel Para Todos, hemos diseñado un formato de nota de débito, éste te ayudará a llevar un mejor control financiero, registrar y documentar de manera adecuada los cambios en las transacciones.
Conclusiones y recomendaciones
La contabilidad es la base de una correcta gestión empresarial, así como del éxito comercial de una empresa. Por su parte, las notas de débito son uno de los documentos contables más importantes en los procesos de compraventa, pues garantizan que los mismos se hagan de forma correcta y justa.
En Excel Para Todos, sabemos cuán importante es la contabilidad para las empresas y, por esta razón, te invitamos a ampliar tus conocimientos sobre esta rama visitando nuestro blog, donde podrás encontrar una gran cantidad de artículos abordando diferentes temas.
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