Cuenta de Cobro
Cuando una empresa vende un producto o servicio está obligada a expedir una factura; sin embargo, existen casos en los que no se exige su expedición, como cuando el vendedor es una persona natural.
Si te preguntas cómo se hace exigible un cobro cuando la ley no obliga a expedir factura, la respuesta la hallarás en el siguiente artículo, donde encontrarás toda la información que debes saber sobre la cuenta de cobro, un documento ideal para aquellos que inician su emprendimiento.
¿Qué es una cuenta de cobro?
La cuenta de cobro es un documento comercial con un formato que permite la realización de un cobro por una venta o una deuda.
Su estructura es igual a la de la factura de compra, pero se diferencia de esta en que solo puede ser expedida por personas naturales, las cuales no están obligadas a declarar IVA. Por lo tanto, una cuenta de cobro no tiene los mismos efectos legales que una factura.
La cuenta de cobro tiene como fin demostrar que una persona o empresa tiene una obligación de pago con una persona natural por la realización de un servicio o la comercialización de un producto.
En ella se ingresa la información correspondiente a una transacción comercial, con una descripción detallada de los bienes o servicios que se han realizado, y el precio que el cliente debe pagar por el concepto.
Por ello, es importante que dentro de la cuenta de cobro se incluyan datos como nombres o razón social, fechas, precio, costos de envío (si se amerita) y otros rubros correspondientes al intercambio comercial concreto.
¿Para qué sirve una cuenta de cobro?
El principal objetivo de una cuenta de cobro es solicitar el pago luego de terminada una labor o entrega de los bienes vendidos.
Su uso se da por un proyecto único o por un proyecto recurrente. Además de formalizar una transacción comercial, la cuenta de cobro también sirve para:
- Realizar la solicitud de un pago a un cliente, para que este se realice de manera oportuna.
- Ayuda a que el profesional que presta sus servicios, como un médico o un abogado, tenga un control sobre sus cobros.
- Permite tener control sobre los pagos y la contabilidad.
- Te garantiza una protección legal cuando el cliente se niega a efectuar el pago.
Partes y elementos de una cuenta de cobro
Las cuentas de cobro deben incluir unas partes y elementos esenciales que garantizan su validez. Estos son:
- Número de cuenta de cobro:
Toda cuenta de cobro contiene un número único, por lo general consecutivo, que sirve para individualizar el documento y ser usado como referencia cuando se requiera.
Normalmente, este número se ubica en la parte superior derecha de la cuenta de cobro; sin embargo, su ubicación corresponde al criterio y gusto de quien la crea. Se recomienda que el formato elegido se mantenga, especialmente cuando se envía de manera recurrente a un mismo cliente.
- Fecha:
La fecha del cobro corresponde al día en que se expide la cuenta de cobro al cliente. Esta permite mantener precisión en los libros contables.
De igual manera, permite hallar fácilmente la referencia de un trabajo anterior. Dentro de la cuenta de cobro también se deja registro de una fecha límite para realizar el pago.
- Información de contacto:
La información de contacto que se debe indicar de manera clara dentro de la cuenta de cobro corresponde a los datos del vendedor y del cliente, tales como nombres y apellidos o razón social de la empresa, dirección, teléfono y datos fiscales. Estos datos permiten dar solución a inconvenientes y garantizan la legalidad del documento.
- Descripción:
La cuenta de cobro debe contener una descripción del producto o servicio de manera detallada, con características, medidas y cantidades.
Cada producto o servicio debe individualizarse y quedar registrado dentro del documento como un ítem independiente que incluya el precio por unidad, las tasas impositivas y el costo total.
- Términos de pago:
Para evitar confusiones entre el cliente y el comprador, la cuenta de cobro debe incluir unos términos de pago, entre los que se incluye una fecha límite, descuentos, detalles del pago anticipado y cobros por cuentas pendientes.
¿Cómo hacer una cuenta de cobro?
Para elaborar una cuenta de cobro solo debes seguir unos pasos sencillos que te mostraremos a continuación:
- Enumera la cuenta de cobro con un número único.
- Identifica al cliente.
- Indica los datos de la persona que realiza el cobro.
- Indicar el concepto y el precio.
Ejemplo de una cuenta de cobro
En este punto ya cuentas con la información necesaria para elaborar tu propia cuenta de cobro. Dejamos para ti un ejemplo con el cual podrás guiarte en caso de que te surja alguna duda al momento de su creación:
Cuenta de cobro número 03 – 2022
Medellín, 5 de diciembre de 2022
Distribución de Libros Ltda con NIT XXXXX debe a José Ramírez identificado con cédula de ciudadanía número XXXX la suma de $50.000 por la compra de 50 resmas de papel blanco para impresión.
Firma: ___________
C.C: ____________
Vale mencionar que en la práctica no se incluye la firma del cliente o deudor; sin embargo, se recomienda conseguirla con el objetivo de reconocer el origen de la deuda, de esta manera se facilita el cobro jurídico en caso de que exista una negativa para realizar el pago.
Formato Cuenta de Cobro en Excel
No existe una manera única de realizar un cobro; pero sabemos que con la información que acabas de leer ya cuentas con las bases suficientes para crear una cuenta de cobro con un estilo profesional.
Para ayudarte con el proceso de creación dejamos para ti un formato de cuenta de cobro en Excel, con el que podrás gestionar de manera rápida y sencilla los datos de tu negocio y los de tus clientes. De esta manera será posible realizar un seguimiento detallado de tus transacciones comerciales.
Descarga el formato y guardarlo en un lugar de fácil acceso, ya que es un documento de mucha utilidad al que acudirás en varias oportunidades.
