Arqueo de caja
En negocios donde existe un constante movimiento de clientes y efectivo, así como rotaciones de personal, es necesario llevar un control frecuente sobre el flujo de dinero de las cajas con el fin de identificar pérdidas o ingresos extraordinarios. Es por esto que se realiza un arqueo de caja.
En este artículo te explicaremos de qué se trata este concepto, cómo aplicarlo correctamente a tu negocio, y te enseñaremos qué herramientas puedes utilizar para implementarlo.
¿Qué es un arqueo de caja?
Un arqueo de caja es un documento contable en el que se registra el flujo de ingresos y egresos de un cajero. Al realizar este registro, se realiza un proceso de comparación entre el dinero efectivo o virtual y las cifras almacenadas en las bases de datos, los cuales deben ser iguales.
En un arqueo de caja se incluyen pagos en efectivo y con tarjetas bancarias, descuentos, egresos inesperados debido a una emergencia u otro tipo de circunstancia, y los ingresos totales por ventas diarias.
Este procedimiento se realiza diariamente e, incluso, varias veces al día, como en el cambio de turnos de personal. En este caso, se procura llevar un control constante del flujo de caja del negocio.
Al realizar un arqueo de caja, la diferencia de los valores registrados en el sistema y el efectivo disponible en la caja, puede resultar, en casos donde no haya habido ningún error por parte del personal, un sobrante o un faltante:
- Arqueo de caja con sobrante: en este caso, la caja registra un monto mayor al registrado en el sistema. Este sobrante se considera como un ingreso normal del día.
- Arqueo de caja con faltante: el monto disponible en la caja es menor al registrado en la base de datos. El faltante, por lo tanto, se considera como un gasto, el cual, en la mayoría de gastos, debe ser pagado por el encargado de la caja.
¿Para qué sirve un arqueo de caja?
El arqueo de caja es uno de los documentos más útiles dentro de los procesos contables de negocios donde existe un frecuente flujo de efectivo, es decir, bancos, pequeñas tiendas, supermercados o almacenes. Esto se debe a que en este tipo de empresas es necesario llevar una constante supervisión de la entrada y salida de efectivo manejado por el personal. En este caso, esta cuenta permite:
- Identificar posibles irregularidades en el manejo del dinero.
- Registrar el monto recibido por ventas diarias.
- Conocer el método de pago más utilizado por los clientes.
- Verificar los procesos llevados a cabo por el personal.
Importancia de los arqueos de caja
La importancia de los arqueos de caja radica en su calidad de documento supervisor, es decir, como un medio para conocer el nivel de confianza que los dueños de negocio pueden tener con respecto a sus empleados. Este es uno de los aspectos fundamentales de este tipo de cuentas, pues garantiza que las actividades no presenten irregularidades y en el caso de que si existan, identificarlas y solucionarlas rápidamente.
Esto no solo permite conocer el comportamiento de los empleados, sino también de la misma administración de la empresa por parte de sus gerentes y contadores, al momento de identificar si la misma cuenta con los soportes oportunos que justifiquen los faltantes y los sobrantes en los estudios del libro de contabilidad.
Tipos de arqueo de caja
Existen varios tipos de arqueo de caja, algunos de los más comunes son:
Arqueo de caja completo
En este tipo de arqueo de caja, se determina el monto de todo el conjunto de entradas y salidas efectuadas en el cajero y, posteriormente, se compara dicho resultado con los valores registrados en la base de datos, con el fin de verificar si son iguales.
Arqueo de caja parcial
En este caso, no se determina el monto final resultante de todo el flujo de efectivo, pues sólo se consideran aquellas entradas y salidas de mayor valor. A diferencia de un arqueo de caja completo, no se comparan los valores resultantes del conteo de efectivo y los valores del sistema.
Arqueo de caja abreviado o resumen
Únicamente se consideran los valores totales del flujo de efectivo, sin hacer un conteo individual de cada uno de sus elementos. Al igual que el arqueo de caja parcial, no se realiza comparación.
¿Cómo hacer un arqueo de caja?
Pasos para elaborar un arqueo de caja
Los arqueos de caja pueden ser realizados por el personal encargado de cada una de las cajas o por un auditor. Para ello, se deben considerar todos los elementos que componen el flujo de efectivo de la caja y los valores registrados en el sistema.
- Valores del sistema: se calculan los ingresos por ventas efectuadas en el día (en donde se incluye el saldo inicial registrado en el sistema) y se restan los egresos. En este se incluyen:
- Notas de crédito: es un documento que se emite para informar sobre la anulación de un ingreso debido a un descuento o devolución.
- Notas de débito: se refiere a un documento que se entrega a un cliente para informar un cargo a la cuenta del mismo.
- Valores en efectivo: ahora, se calculan los ingresos disponibles en efectivo, teniendo en cuenta pagos con tarjetas, cheques, vales, entre otros métodos de pago. Este conteo se hace por cada denominación monetaria que compone el monto total del efectivo. Por ejemplo, se cuentan las monedas de un centavo, y se calcula su valor total, repitiendo el proceso con las demás monedas y billetes.
- Comparación: los valores del sistema y los valores en efectivo se comparan realizando una resta entre los dos. En caso de que el resultado sea diferente de 0, el arqueo de caja ha dado como resultado un sobrante o un faltante.
Arqueo de caja ejemplos
Ejemplo arqueo de caja con faltante
Para el presente ejemplo, una sucursal de una franquicia de supermercados ha realizado el primer cambio de turno de la jornada laboral, por lo que es necesario realizar un arqueo de caja. En una de ellas, se ha presentado una pérdida de 5 dólares al realizar la diferencia entre los valores registrados en el sistema y el efectivo disponible en la caja.
En este caso, de acuerdo a la normativa de la empresa, se decide asumir el gasto. Esto es común en ciertas circunstancias, en especial, en negocios más liberales y cercanos a establecer relaciones duraderas con el empleado. Sin embargo, cuando la pérdida de efectivo es recurrente, se iniciará un proceso disciplinario contra el cajero, el cual deberá costear el valor con su nómina.
Ejemplo arqueo de caja con sobrante
En el mismo arqueo de caja del ejemplo anterior, con respecto a otro cajero de la sucursal, se evidenció un sobrante de 25 dólares, el cual se supone surgió debido al cobro de un producto el cual tenía un descuento que no se realizó. Esto se tomará como uno de los ingresos del día.
¿Cómo se hace un arqueo de caja en Excel?
Microsoft Excel es una de las herramientas más utilizadas en el marco de la contabilidad y las finanzas, tanto por sus funciones financieras y matemáticas, como por las opciones que ofrece al diseñar un documento contable. Para hacer un arqueo de caja en Excel, solo debes seguir estas instrucciones:
- La mayoría de documentos contables incluyen un encabezado que especifica la naturaleza de los mismos. Posteriormente se añade un apartado de Datos generales y, en el caso del arqueo de caja, unos espacios para ingresar los datos relacionados con la Saldo inicial, el Flujo de efectivo, Efectivo y equivalentes, y Firmas y totales.
En Datos generales se incluyen:
- Fecha.
- Caja.
- Número de arqueo.
- Hora de apertura.
En el Saldo inicial se ingresa el monto de efectivo con el que la caja empezó su jornada.
En el apartado de Flujo de efectivo, se debe añadir los Ingresos y Egresos efectuados en la caja, considerando los siguientes elementos:
- Facturas.
- Notas de crédito.
- Notas de débito.
En Efectivo y equivalentes, se agregan las diferentes denominaciones de las Monedas y Billetes que se manejan en la caja, además de los equivalentes como Cheques, Tarjetas y Vales.
Por último, en el apartado de Firmas y totales se especifica el Valor teórico total, registrado en la base de datos de la caja, y el Valor Total del Arqueo de Caja, además de la diferencia entre los dos valores.
Estos datos se pueden organizar de cualquier manera, siguiendo el orden anteriormente descrito. En primera instancia, solo escribiremos las etiquetas del documento.
- En algunas de las etiquetas, podemos utilizar la herramienta Combinar y centrar, ubicada en el apartado de Alineación de la barra de herramientas de Inicio. Solo debemos seleccionar un rango de celdas y aplicar la opción. Esto permite resaltar algunos de los títulos frente a otros e iniciar un nuevo grupo de datos.
- Ahora, podemos utilizar las diferentes herramientas de personalización que ofrece Excel, con las cuales podemos modificar la fuente y tamaño del texto, así como centrar al mismo, y cambiar el color de las celdas. Todas estas opciones se encuentran en el apartado de Fuente, de la pestaña Inicio.
- Para delimitar los diversos espacios que conforman el documento, debemos utilizar la herramienta Bordes. Podemos utilizar Todos los bordes para añadir una cuadrícula y Borde exterior grueso para delimitar los diferentes grupos de datos.
- Podemos modificar el formato de los valores numéricos del documento mediante la herramienta Formato de número, ubicada en la parte central de la cinta de opciones de Inicio. Seleccionamos la celda a modificar y escogemos la opción, en este caso, Moneda.
- Al realizar los diferentes cálculos requeridos en el documento, podemos utilizar varias fórmulas. En el caso de las sumas, podemos utilizar la función SUMA. Esta la podemos escribir, una vez seleccionada la celda, en la barra de fórmulas de Excel, y posteriormente, seleccionando el rango de celdas a sumar.
- Por último, podemos exportar nuestro documento como PDF o imprimirlo directamente. Sin embargo, antes de ello, debemos organizar las márgenes del archivo. Para esto, debemos dirigirnos a la pestaña Diseño de página y, posteriormente, seleccionar la herramienta Márgenes, en específico, Márgenes personalizados.
- Aparecerá una nueva ventana en nuestra pantalla. En este caso, debemos reducir las márgenes inferior y derecha a 0. De esta manera, la plantilla aparecerá completa en el PDF.
Formato Arqueo de Caja en Excel
En Excel Para Todos queremos que aproveches las herramientas que la actualidad ofrece para que logres optimizar tus labores y obtener mejores resultados. Por esta razón, hemos diseñado el Formato de Arqueo de Caja en Excel Gratuito, con el cual podrás llevar un control preciso del flujo de caja de tu negocio y garantizando el correcto manejo del mismo. Solo debes descargarlo e ingresar los datos necesarios ¡eso es todo!
