Base de datos en Excel
El correcto análisis de la información inicia con la gestión de una base de datos organizada y con información relevante para tu emprendimiento, el trabajo o profesión que estés desempeñando. Una base de datos nos va a permitir gestionar la información relevante y consultarla para acceder a la información rápidamente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa o de tu emprendimiento.
Y es que una empresa, emprendimiento o área de trabajo sin base de datos tendrá muchos problemas para acceder a la información de sus clientes, ventas, proveedores o cualquier otra área de la empresa. Es por esta razón que hoy queremos enseñarte como hacer una base de datos en Excel para que puedas gestionar toda la información y llevarla a otro nivel.
Qué es y para qué usar una base de datos
La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para gestionar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos de manera fácil, y además, podemos adaptarlas a nuestros objetivos y necesidades.
Por ejemplo, puedes usar una base de datos para registrar la asistencia en clase de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la de enseñar. Puedes tener una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar contactos, teléfonos, email, etc.
También podemos usarla para llevar un registro de los libros leídos, no leídos, pendientes de comprar, etc. Otro de los usos que le puedes dar a una base de datos es para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud, podrás registrar los avances que tienes cada semana o cada cierto periodo de tiempo.
Y si nos vamos a un plano más profesional o laboral, las bases de datos siempre las vamos a poder utilizar para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras, reservas, fechas, ciudad, etc. Además, podemos utilizar una base de datos para organizar nuestro trabajo, controlar horarios y turnos laborales e incluso controlar y gestionar el inventario o el stock de los almacenes.
Como podemos observar, si tenemos una base de datos podemos gestionar la información de casi cualquier cosa que deseemos, ya que su importancia radica en que puedes:
- Acceder a la información rápidamente.
- Ingresar información.
- Estructurar la información.
- Darle acceso a varios usuarios para que puedan acceder a la misma información.
- Y depurar, agregar o eliminar información (Mantenimiento).
- Entre otras funcionalidades que irás descubriendo a medida que vayas implementando una base de datos en Excel.
Ventajas y desventajas de crear una base de datos en Excel
¿Qué tan buena es la idea de crear una base de datos en Excel?, veamos algunas ventajas y desventajas que debes considerar al trabajar tus bases de datos con Microsoft Excel.
Ventajas de las base de datos en Excel
- Una de las ventajas de hacer una base de datos en Excel es la facilidad con que puedes organizar y estructurar la información. Además, podrás buscar y filtrar la información, lo cual, facilita encontrar los datos que necesitas de manera rápida.
- Otra de las ventajas que tienes, es la posibilidad de trabajar en la nube. Si tienes el archivo en One Drive puedes hacer que varias personas puedan trabajar con la misma base de datos. Por lo cual, podrán ver toda la información y editarla al mismo tiempo.
- Si ya cuentas con el programa de Microsoft Excel no tendrás que comprar y gastar dinero extra en otras plataformas.
Desventajas de las bases de datos en Excel
- Dentro de las desventajas encontramos que la automatización de los procesos se debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio y esto puede tomarte un poco de tiempo a ti o a tu equipo. Así mismo, al ser editable es posible que se puedan cometer errores humanos, sobre todo cuando compartimos la base de datos en la nube.
- Otra de las desventajas que encontramos, es que debes saber al menos un mínimo del funcionamiento de la herramienta de Excel, de lo contrario se te va a dificultar bastante la manipulación de la base de datos en Excel.
Elementos de la base de Datos
Antes de ver cómo crear una base de datos en Excel, analicemos primero, cuáles serían esos posibles elementos que no deberían faltar en nuestra base de datos y empecemos por el elemento principal, el cual le dará forma a la base de datos.
- Las tablas. Este formato podemos aplicarlo a un determinado rango de celdas con el fin de que tengan relación entre sí. Recordemos que una tabla tiene dos componentes, las columnas y las filas. En las columnas podemos colocar el tipo de información que se desea gestionar y en las filas introducir los registros individuales, es decir la información.
- El identificador o llave primaria. Tener un identificador único en cada fila, un número de serie, el número de identificación o un código, son opciones que se pueden considerar para organizar nuestra base de datos.
- Consultas. Esta es una de las funciones más útiles de Excel y la cual, nos permite buscar y relacionar la información de diferentes tablas o distintas bases de datos.
- Filtros. Es una de los elementos más fáciles de usar y más útiles al trabajar una base de datos en Excel.
- Macros y Módulos. Si quieres ir un poco más avanzado, estos elementos te ayudarán a potenciar tus bases de datos en Excel, optimizar y automatizar las consultas que desees hacer.
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Cómo crear y usar una base de datos en Excel
Si vas a crear una base de datos en Excel lo primero que debes tener en cuenta, es saber o identificar que datos tendrá la tabla y por consiguiente cuantas columnas necesitaremos, esto dependerá mucho del uso o la temática para la cual se quiere construir la base de datos. Por ejemplo, en el caso de llevar registros de ventas, podemos seleccionar datos como: Fecha, número de identificación, nombre, concepto, forma de pago, importe, IVA, total.
Esto nos permitirá filtrar rápidamente la información y validar cuales fueron las ventas de determinado día, las compras que ha realizado un determinado cliente o cual es el método de pago más usado en nuestro negocio.
En el caso de crear una base de datos de clientes, podemos añadir al ejemplo anterior datos como el número de teléfono, dirección, nombre de la empresa, etc. Podemos agregar o solicitar datos tanto como necesitemos y así tener una base de datos mucho más completa.
Veamos entonces, cómo crear una base de datos en Excel que te permita organizar la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin ningún contratiempo.
Crear una base de datos en Excel
Crear una base de datos es tan sencillo como crear un documento en Excel, solo tendrías que hacer lo siguiente:
- Crear un documento o libro en Excel.
- En la hoja de Excel que puedes nombrar (Registros o de cualquier otra manera) puedes crear una tabla de datos.
- Agrega encabezados o títulos para organizar la información
- Crea filtros para esa tabla de datos.
- Agrega fórmulas de Excel.
- Y crea los registros en cada una de las filas.
Recuerda que puedes hacer tu propia base de datos en Excel con la información que necesites y no necesariamente con la que aquí te estamos mostrando. Los valores, datos y pasos, son solo para ilustrar cómo se puede crear una base de datos en Excel.
Ahora, si necesitas crear una base de datos y ver el paso a paso, te compartimos el siguiente instructivo que te dirá cómo hacerla.
Personaliza tu base de datos
Antes de pasar a personalizar la base de datos, debemos tener claro, que lo primero que hay que hacer, es identificar los datos que tendrán nuestra tabla y posteriormente a ello, vamos a crear una tabla de datos en Excel. Para el ejemplo, vamos a continuar con nuestro primer ejercicio, donde hemos sacado una tabla de datos con valores y datos que corresponden a una base de datos de ventas, valga la redundancia.
Una vez que hayas creado los campos, puedes ir colocando los diferentes datos en cada columna e ir personalizando tu base de datos. Es decir, que puedes darle formato y colocar los títulos o encabezados más grandes, darle color, negrita, etc.
De igual manera, puedes ir rellenando tu hoja de Excel sin ningún tipo de límite. Sin embargo, es importante que los campos coincidan con los encabezados de cada columna, al momento de diligenciarlos. Esto es muy importante con el fin de mantener organizada la información y poderla filtrar de manera adecuada.
Una opción muy útil para mantener la información organizada, es poder utilizar la lista desplegable. Esto es algo muy fácil de usar, cuando vayas a llenar una nueva fila puedes hacer clic derecho en la casilla correspondiente y escoges la opción elegir de la lista desplegable. Aquí se te mostrarán todas las opciones disponibles que hay específicamente en esa columna y te ayudará a minimizar los posibles errores que se pueden presentar al crear una base de datos en Excel.
Crear Filtros
Luego de crear nuestra tabla de datos e ingresar algunos datos, podemos crear filtros para buscar algo concreto en nuestra base de datos. Por ejemplo, para nuestro ejemplo, podemos filtrar las ventas que hayamos generado, por fecha, por número de identificación, nombre, productos, etc.
Para crear los filtros debemos:
- Seleccionar los encabezados o títulos de nuestra base de datos
- Vamos al menú de Inicio
- Buscamos la opción de ordenar y filtrar – filtro
Una vez que damos clic en filtro se nos va a crear en cada columna una flecha, la cual, si seleccionamos y damos clic en ella, nos va a permitir elegir la opción que queremos consultar de nuestra base de datos.
Búsquedas avanzadas en la base de datos de Excel
El ejemplo que hemos estado trabajando, es un ejemplo sencillo, de hecho ninguna base de datos en Excel va a tener esa cantidad de registros. Normalmente las bases de datos tienen montones o miles de registros y allí puede dificultarse un poco más la búsqueda de datos. En ese caso, podemos recurrir a una súper herramienta que nos brinda Excel y es el BUSCARV de Excel.
La fórmula BUSCARV de Excel te va a facilitar la búsqueda de información en tu base de datos en Excel de una manera fácil y rápida, con esta función de Excel tendrás la información que solicitas casi que al instante. Te invito a que des clic en el siguiente enlace
Y conozcas una de las funciones más importantes en todo el Excel y la cual te ayudará a potenciar tu base de datos sin importar la cantidad de registros que tengas.
Esperamos que este paso a paso de cómo crear una base de datos en Excel sea de gran ayuda para ti.
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