Base de datos en Excel
El correcto análisis de la información inicia con la gestión de una base de datos organizada y con información relevante para tu emprendimiento, el trabajo o profesión que estés desempeñando. Una base de datos nos permite gestionar la información y consultarla para acceder a un conjunto de datos fácilmente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa o de tu emprendimiento.
Y es que una empresa, emprendimiento o área de trabajo, sin una base de datos, tendrá muchos problemas para acceder a la información de sus clientes, ventas, proveedores o cualquier otra área de la empresa. Es por esta razón que queremos enseñarte cómo hacer una base de datos en Excel, para que puedas gestionar toda la información y llevarla a otro nivel.
¿Qué es una base de datos y para qué sirve?
Una base de datos en Excel es una herramienta que podemos utilizar para gestionar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos fácilmente. Además, podemos adaptarlas a nuestros objetivos y necesidades.
Las bases de datos en Excel se pueden definir como una tabla, en la que la información se clasifica en diferentes categorías o criterios, mediante columnas y filas. De esta manera, el conjunto de datos se condensa en un solo lugar, lo que permite realizar modificaciones rápidas sobre el mismo.
Entre las utilidades que las bases de datos brindan a los usuarios para sus labores ofimáticas, se encuentran:
- Acceder a la información rápidamente.
- Ingresar información.
- Estructurar la información.
- Darle acceso a varios usuarios para que puedan acceder a la misma información.
- Depurar, agregar o eliminar información (mantenimiento).
Las bases de datos ofrecen muchas más funciones, que permiten realizar una gran cantidad de tareas, y las cuales puedes aprender a utilizar fácilmente durante el desarrollo de tus actividades.
Por ejemplo, puedes usar una base de datos para registrar la asistencia en clase de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la enseñanza. Puedes tener una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar contactos, teléfonos, email, etc.
También podemos usarla para llevar un registro de los libros leídos, no leídos, pendientes por comprar, etc. Otro de los usos que le puedes dar a una base de datos es para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud, podrás registrar los avances que tienes cada semana o cada cierto periodo de tiempo.
Y si nos vamos a un plano más profesional o laboral, las bases de datos siempre las vamos a poder utilizar para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras, reservas, fechas, ciudad, etc. Además, podemos utilizar una base de datos para organizar nuestro trabajo, controlar horarios y turnos laborales e incluso controlar y gestionar el inventario o el stock de los almacenes.
Ventajas y desventajas de crear una base de datos en Excel
¿Qué tan buena es la idea de crear una base de datos en Excel? Veamos algunas ventajas y desventajas que debes considerar al trabajar tus bases de datos con Microsoft Excel.
Ventajas de las base de datos en Excel
- La información se puede organizar y estructurar fácilmente.
- Puedes encontrar los datos que necesitas de manera rápida.
- Se puede filtrar la información considerando diversos criterios, lo que permite realizar mejores búsquedas.
- Trabajar en equipo es más sencillo, pues si el archivo se encuentra en un servicio de alojamiento, como Onedrive, las demás personas pueden modificar e ingresar información a la base de datos, de manera simultánea.
- La mayoría de computadores tienen, por defecto, Microsoft Excel instalado, por lo que no tendrás que comprar ni gastar dinero extra en otras plataformas.
- Microsoft Excel ofrece una gran cantidad de herramientas, las cuales puedes implementar para realizar cambios, consultas, filtros y ordenamientos de los datos.
Desventajas de las bases de datos en Excel
- La automatización de los procesos se debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio, lo que puede tomarte un poco más de tiempo desarrollar las actividades concernientes.
- Es susceptible a errores, pues al ingresar los datos de manera manual, se puede incurrir en equivocaciones. Asimismo, cuando la base de datos se encuentra compartida en la nube, las demás personas pueden cambiar la información, sufriendo inconsistencias significativas.
- Debes saber, de manera previa, algunas de las funciones y herramientas básicas de Microsoft Excel, por lo que si eres principiante, puede que no puedas desarrollar una base de datos fácilmente.
Elementos de la base de Datos
Antes de comprender de qué manera crear una base de datos en Excel, analicemos, en primera instancia, cuáles son los elementos que la conforman:
- Las tablas: este formato podemos aplicarlo a un determinado rango de celdas, con el fin de que tengan relación entre sí. Recordemos que una tabla tiene dos componentes, las columnas y las filas. En las columnas, podemos colocar el tipo de información que se desea gestionar, y en las filas introducir los registros individuales, es decir la información.
- El identificador o llave primaria: tener un identificador único en cada fila, un número de serie, el número de identificación o un código, son opciones que se pueden considerar para organizar nuestra base de datos.
- Consultas: esta es una de las funciones más útiles de Excel y la cual, nos permite buscar y relacionar la información de diferentes tablas o distintas bases de datos.
- Filtros: es una herramienta mediante la cual se puede filtrar la información de acuerdo a un criterio específico. De esta manera, podemos encontrar cierto tipo de información rápidamente, por ejemplo, considerando el color de la celda, el texto que contiene u otra característica.
- Macros y Módulos: si quieres avanzar en este aspecto, estos elementos te ayudarán a potenciar tus bases de datos en Excel, optimizar y automatizar las consultas que desees hacer.
¿Cómo crear y usar una base de datos en Excel?
Si vas a crear una base de datos en Excel, primero debes identificar los datos que tendrá la tabla y, por consiguiente, cuántas columnas necesitaremos. Esto dependerá mucho del uso o la temática para la cual se quiere construir la base de datos. Por ejemplo, en el caso de llevar registros de ventas, podemos seleccionar datos como: Fecha, número de identificación, nombre, concepto, forma de pago, importe, IVA, total.
Esto nos permitirá filtrar rápidamente la información y validar cuales fueron las ventas de determinado día, las compras que ha realizado un determinado cliente o cual es el método de pago más usado en nuestro negocio.
En el caso de crear una base de datos de clientes, podemos añadir al ejemplo anterior datos como el número de teléfono, dirección, nombre de la empresa, etc. Podemos agregar o solicitar datos tanto como necesitemos y así tener una base de datos mucho más completa.
Veamos entonces, cómo crear una base de datos en Excel que te permita organizar la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin ningún contratiempo.
Crear una base de datos en Excel
Crear una base de datos es tan sencillo como crear un documento en Excel. Para ello, solo debes hacer lo siguiente:
- Crea un documento o libro en Excel.
- Una vez creado el documento, puedes diseñar una tabla en una de las hojas (en primera instancia, esta se llama Hoja1, aunque puedes cambiar su nombre).
- Agrega encabezados o títulos para organizar la información.
- Crea filtros para esa tabla de datos.
- Agrega fórmulas de Excel.
- Crea los registros en cada una de las filas.
Recuerda que puedes hacer tu propia base de datos en Excel con la información que necesites y no necesariamente con la que aquí te estamos mostrando. Los valores, datos y pasos, son solo para ilustrar cómo se puede crear una base de datos en Excel.
Ahora, si necesitas crear una base de datos y ver el paso a paso, te compartimos el siguiente instructivo que te dirá cómo hacerla.
Personaliza tu base de datos
Antes de pasar a personalizar la base de datos, debemos tener claro que, lo primero que hay que hacer, es identificar los datos que hemos recopilado y, posterior a ello, vamos a crear una tabla de datos en Excel. Para este ejemplo, vamos a continuar con nuestro primer ejercicio, donde hemos diseñado una tabla con valores que corresponden a una base de datos de ventas.
Una vez que hayas creado los campos, puedes ir colocando los diferentes datos en cada columna e ir personalizando tu base de datos. Es decir, que puedes darle formato y colocar los títulos o encabezados más grandes, darle color, negrita, etc.
De igual manera, puedes ir rellenando tu hoja de Excel sin ningún tipo de límite. Sin embargo, es importante que los campos coincidan con los encabezados de cada columna, al momento de diligenciarlos. Esto es muy importante con el fin de mantener organizada la información y poder filtrarla, de manera adecuada.
Una opción muy útil, para mantener la información organizada, es poder utilizar la lista desplegable. Esto es algo muy fácil de usar, cuando vayas a llenar una nueva fila puedes hacer clic derecho en la casilla correspondiente y escoges la opción elegir de la lista desplegable. Aquí se te mostrarán todas las opciones disponibles que hay específicamente en esa columna y te ayudará a minimizar los posibles errores que se pueden presentar al crear una base de datos en Excel.
Crear Filtros
Luego de crear nuestra tabla de datos e ingresar algunos datos, podemos crear filtros en Excel para buscar algo concreto en nuestra base de datos. Para nuestro ejemplo, podemos filtrar las ventas que hayamos generado, por fecha, por número de identificación, nombre, productos, etc.
Para crear los filtros debemos:
- Seleccionar los encabezados o títulos de nuestra base de datos.
- Vamos al menú de Inicio.
- Buscamos la opción de Ordenar y Filtrar – Filtro, la cual se ubica en la parte derecha de la cinta de opciones.
Una vez que damos clic en Filtro, se nos va a crear en cada columna una flecha, la cual, si seleccionamos y damos clic en ella, nos va a permitir elegir la opción que queremos consultar de nuestra base de datos.
Ejemplos de bases de datos en Excel
Las bases de datos tienen un amplio rango de implementación, desde aplicaciones simples donde se realiza un registro de los usuarios de un servicio, hasta estructuras informáticas más complejas, como los sitios e-commerce. En general, se busca que, a través de ellas, exista una constancia en la información que se maneja, así como la posibilidad de realizar cambios sobre la misma.
En el ámbito comercial, las bases de datos se utilizan para realizar registros de inventario, así como de flujo de efectivo por concepto de compras y ventas. Esto se puede observar mediante el siguiente ejemplo:
En este caso, una librería, como parte de su ejercicio operativo, realiza una revisión de la cantidad de productos recibidos durante el día. Todo este registro se lleva a cabo mediante una base de datos, que se evidencia en la imagen a continuación:
A partir de esta base de datos, se puede modificar otra que contiene los productos que ya se contaban, previamente, en el inventario, con el fin de sumar aquellos que han sido recibidos. En Microsoft Excel, las bases de datos con las que se trabaja pueden estar en hojas distintas, y realizar cálculos entre ellas sin problema alguno.
Al momento de sumar los valores de una base de datos a otra, como en este ejemplo, se referencian las celdas de la siguiente manera:
De esta manera, al escribir en la barra de fórmulas de Excel la sintaxis de la anterior operación, se tiene en cuenta los valores de la columna Inventario inicial, los cuales se suman a los de la tabla que se encuentra en la Hoja1.
Finalmente, al terminar la revisión y realizar el conteo de los productos recibidos junto a los que se tenían en el inventario, la base de datos de los productos que se encuentran en la librería sería la siguiente:
Descargar base de datos en Excel
Como se ha mencionado en varias ocasiones, las bases de datos son utilizadas en diversos campos profesionales y académicos, pues brindan seguridad y confianza al momento de gestionar grandes bloques de información.
En Excel Para Todos conocemos la importancia de implementar este tipo de herramientas en cualquier que sea el campo en el cual te desempeñes. Por esta razón, hemos desarrollado una serie de plantillas para bases de datos en diferentes contextos, que te pueden ser útiles en tus labores cotidianas.
Base de datos de productos en Excel
La plantilla Base de datos de productos en Excel te permite llevar un registro preciso de los productos con los cuales comercializas, teniendo en cuenta los aspectos más significativos de los mismos.
A partir de esta herramienta, puedes llevar un control eficiente sobre los precios de cada unidad, con el fin de hacer registros que te permiten validar, en todo momento, el funcionamiento del negocio.
Base de datos de proveedores en Excel
En el ámbito comercial, es sumamente importante conocer el estado de las transacciones y negocios que se encuentran en desarrollo, con el fin de evitar incurrir en posibles deudas y problemas entre los proveedores.
Es por ello que la plantilla Base de datos de proveedores en Excel es una herramienta fundamental para la seguridad económica de cualquier negocio y para el afianzamiento de las relaciones comerciales. Esta te permite llevar un registro preciso sobre el estado de los procesos de compraventa con tus proveedores en todo momento y mantener una buena relación con ellos.
Base de datos de clientes en Excel
Conocer a los clientes de tu negocio supone el éxito del mismo y el establecimiento de relaciones duraderas entre ellos y tu emprendimiento. Por ello, hemos desarrollado la plantilla Base de datos de clientes en Excel, a partir de la cual puedes llevar un registro constante de los clientes con los que has comercializado, con el fin de implementar estrategias respecto al comportamiento de los mismos.
Afianzar las relaciones entre tu público objetivo y tu negocio es una parte fundamental para que éste prospere y, por esta razón, te recomendamos aprovechar esta herramienta para asegurar, de esta manera, el éxito económico y comercial de tu emprendimiento.
Base de datos para ventas en Excel
La plantilla Base de datos para ventas en Excel supone un importante apoyo para la gestión de las ventas de tu negocio y, de esta manera, conocer la rentabilidad del mismo. Las ventas son la principal fuente económica de un emprendimiento y, por esta razón, es importante conocer el progreso y estado de las mismas, para implementar estrategias valiosas.
Esta plantilla te ofrece una visión completa acerca de las ventas que tu negocio ha logrado y, a partir de la misma, puedes llevar a cabo, fácilmente, tus análisis contables, y realizar presupuestos precisos para tus próximos proyectos. En resumen, podrás hacer que tu negocio crezca de manera constante.
Base de datos para inventario en Excel
La plantilla Base de datos para inventario en Excel te permite conocer la cantidad de unidades de las que dispones para llevar a cabo tu actividad comercial. De esta manera, podrás saber, rápida y fácilmente, el volumen de producción que debes suplir para la próxima etapa comercial de tu negocio y seguir rentabilizando al mismo.
Esta plantilla supone una base confiable para conocer en qué momento debes aumentar tus niveles de producción para aumentar tus ventas. Es muy fácil de utilizar y no requiere de un gran conocimiento de Excel para emplearla. ¡Optimiza tus procesos y ahorra tiempo con Excel, generando más ganancias y haciendo que tu negocio progrese!
Base de datos de empleados en Excel
La gerencia de una empresa se encuentra estrechamente relacionada a la gestión del capital humano contratado, y supone un conocimiento pleno sobre el mismo. La plantilla Base de datos de empleados en Excel, por su parte, permite llevar una gestión precisa del personal empleado, lo que facilita el estado de la nómina que se debe liquidar.
Base de datos de alumnos en Excel
Los docentes deben tener en cuenta una gran cantidad de información respecto a sus estudiantes, desde sus datos personales hasta sus notas académicas. Por esta razón, la plantilla Base de datos de alumnos en Excel supone una importante herramienta a la hora de llevar a cabo tus procesos educativos y poder evaluar, correctamente, a tus estudiantes.
Tanto profesores como todo aquel personal involucrado en la educación, puede aprovechar los beneficios que esta plantilla ofrece, pues permite realizar un seguimiento claro de los estudiantes y tener un control sobre su asistencia.
Búsquedas avanzadas en la base de datos de Excel
El ejemplo en el que hemos estado trabajando, es un ejemplo sencillo, de hecho ninguna base de datos en Excel va a tener esa cantidad de registros. Normalmente, las bases de datos tienen miles de registros, lo que puede dificultar más la búsqueda de datos. En ese caso, podemos recurrir a una súper herramienta que nos brinda Excel y es la función BUSCARV.
La fórmula BUSCARV de Excel te permite realizar búsquedas de información en tu base de datos, de una manera fácil y rápida. Con esta función, tendrás la información que solicitas casi que al instante. Te invitamos a que des clic en el siguiente enlace para conocer más sobre este tema:
Conocerás una de las funciones más importantes en todo Excel, la cual te ayudará a potenciar tu base de datos sin importar la cantidad de registros que tengas.
Conclusiones y recomendaciones
Esperamos que este paso a paso de cómo crear una base de datos en Excel sea de gran ayuda para ti. Microsoft Excel es una de las herramientas más versátiles que existen en la actualidad y el conocer cómo utilizarla puede mejorar, potencialmente, tu vida y perfil profesional.
Recuerda también que si deseas aprender Excel puedes hacerlo a través de nuestro curso, en el cual te enseñaremos Excel desde lo básico hasta lo avanzado. Puedes ingresar directamente aquí 👉 Curso de Excel.
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