Contabilidad de costos
La base para el desarrollo de una empresa es la producción de sus bienes, lo que implica una inversión por parte de la misma en las diferentes áreas que participan en este tipo de procesos. Es por esta razón que una correcta gestión de los costos es fundamental para evitar un exceso de los mismos y destinar los recursos eficazmente. Todo esto se logra mediante la contabilidad de costos.
La contabilidad de costos es una de las ramas más importantes de la contabilidad, y en este artículo te explicaremos todo lo relacionado a este concepto, incluyendo su importancia, clasificación y aplicación en una empresa.
¿Qué es contabilidad de costos?
La contabilidad de costos es aquella que registra, clasifica y analiza los diferentes costos necesarios para que una empresa opere a nivel productivo y comercial. Por lo tanto, se enfoca en los costes que intervienen en las diversas áreas que participan en las actividades operativas, como lo son la administración, producción y la distribución.
De esta manera, esta rama de la contabilidad se enfoca en el cálculo de las inversiones o salidas de efectivo realizadas para obtener o emplear un bien durante la producción de la empresa. Con esto, se busca tanto conocer lo que se ha gastado como establecer los valores necesarios para que tal inversión suponga una ganancia.
Objetivos de la contabilidad de costos
- Planificar los presupuestos correspondientes para los próximos periodos de producción.
- Administrar los recursos de la empresa y destinarlos, correctamente, según los costos necesarios para la producción.
- Controlar los ingresos frente a los costos, calculando el beneficio neto obtenido por la empresa para un periodo de tiempo determinado.
- Proporcionar datos respecto a los costos de las diversas áreas de la empresa con el fin de analizar los estados financieros de la misma.
- Definir los precios de los productos fabricados a partir de los gastos de producción, buscando establecer un margen de utilidad razonable.
- Brindar información relevante para el análisis de rentabilidad, eficiencia y viabilidad de la empresa o un proyecto.
- Determinar las áreas o departamentos de la empresa que requieren de una mayor inversión de recursos económicos o capital humano.
- Controlar los costos relacionados al proceso de producción de la empresa, así como establecer rutas de acción y estrategias para reducir sobrecostos.
Importancia tiene la contabilidad de costos
La contabilidad de costos es una de las etapas más importantes dentro del ejercicio contable de una empresa, y gran parte de esta importancia radica en su capacidad para brindar información relevante tanto para conocer el estado contable actual del negocio, como para la planificación financiera del mismo.
En consecuencia, la contabilidad de costos es la base para una correcta gestión de los recursos de los que dispone la empresa, evitando la existencia de sobrecostos y, por lo tanto, pérdidas financieras. Por otra lado, esto sugiere que garantiza que los recursos, efectivamente, sean invertidos en las áreas en las que son necesarios.
Finalmente, un análisis financiero parte, en una considerable medida, de los resultados derivados de la contabilidad de costos, por lo que la definición de presupuestos, indicadores financieros y proyecciones, que se requiere, no es posible sin haber realizado este ejercicio.
Características de la contabilidad de costos
- Analiza los diferentes costos que intervienen en una empresa de manera individual, es decir, según la clasificación o el área relacionada a los mismos.
- Clasifica los costos en los elementos más importantes dentro de la producción de la empresa.
- Se enfoca, principalmente, en los costos de producción, para su posterior análisis en los estados de resultados.
- Permite realizar comparaciones entre dos periodos de tiempo distintos.
- Se utiliza en la planificación financiera de la empresa, es decir, en la definición de presupuestos y la implementación de cambios en el plan de negocio.
Elementos de la contabilidad de costos
La contabilidad de costos se compone de ciertos elementos, principalmente enfocados en los procesos de producción de la empresa. Estos suministran información relevante al momento de determinar y fijar los respectivos precios de los productos o servicios comercializados, con el fin de cumplir con los objetivos establecidos y garantizar el retorno de los beneficios.
Los principales son:
Materias primas
Las materias primas son aquellos elementos que, durante la etapa de producción de una empresa, son transformados a través de diferentes procesos industriales, con el fin de fabricar un producto. En cada una de las etapas de la producción de la empresa, estos sufren un cambio, obteniendo el material o la parte indispensable para construir el bien a comercializar, por lo que es necesario recurrir a varios tipos de materiales.
El costo de las materias primas se determina a partir de las cantidades empleadas para la fabricación del producto, ya sea considerando sus magnitudes físicas (metros, litros, centímetros, kilogramos) o las unidades.
Mano de obra directa
La mano de obra directa es el personal o conjunto de trabajadores que intervienen, directamente, en las distintas etapas de los procesos de producción de un producto, por lo que están cualificados para realizar cada una de las tareas necesarias dentro de dichas actividades. También se le conoce como capital humano directo.
Los costos de mano de obra directa hacen referencia, en general, al salario de cada uno de los empleados que participan en estas actividades productivas, de acuerdo al área en el que se desempeñen.
Gastos indirectos de fabricación
Los gastos indirectos de fabricación, también llamados gastos generales, son aquellos gastos que, aunque no participan directamente en la producción (es decir, en la transformación de la materia prima y la fabricación del producto), son importantes para el funcionamiento general de la empresa.
Estos no se pueden cuantificar ni identificar en el producto final, pues no se ven reflejados en el mismo. Sin embargo, se deben tener en cuenta al momento de definir el precio de venta o final. Ejemplo de ellos son los costos por alquiler, pago de licencias, servicios públicos o impuestos.
Clasificación de la contabilidad de costos
La contabilidad de costos se puede clasificar de diversas maneras, según ciertos criterios como la razón o motivo de los mismos, su comportamiento durante las actividades económicas de la empresa o el control que se pueda llevar a cabo sobre ellos, entre otros. A continuación, te explicaremos cada uno de estos criterios y los tipos en que se divide.
Según la razón por la cual se produce
Una de las principales clasificaciones de la contabilidad de costos se basa en la razón por la cual estos son generados. Esto permite identificar, fácilmente, las áreas específicas de la empresa donde se deben realizar inversiones, logrando un mayor control sobre cada una de ellas.
Costos de producción
Los costos de producción son aquellos que resultan del proceso productivo de la empresa, es decir, de la transformación de la materia prima en el producto final. Por lo tanto, estos involucran tanto los costos de la mano de obra directa, como de la materia prima, la revisión de maquinaria, entre otros que influyen sobre esta área.
Gastos de distribución
Los gastos de distribución son el conjunto de gastos en los que la empresa debe incurrir para comercializar los productos fabricados, involucrando tanto el proceso de ventas de los mismos como su promoción en el mercado. Algunos de estos son los derivados del transporte de los bienes, almacenamiento, marketing, salario de los vendedores o embalajes.
Gastos de administración
Los gastos de administración son aquellos gastos generados por la dirección del negocio a nivel ejecutivo o, como su nombre lo indica, administrativo. Estos incluyen los gastos derivados por los insumos de las oficinas (tales como papelería), salario de los administradores, gerentes y ejecutivos, o pagos por capacitaciones o consultoría.
Respecto a su conducta en relación a la actividad
En general, los costos de una empresa se clasifican en costos fijos y costos variables. Esta clasificación se caracteriza por tener en cuenta el nivel de influencia o relación entre estos elementos y la actividad productiva, y la manera en que el valor de los mismos depende de esta última.
Costos fijos
Los costos fijos son el conjunto de costos cuyo valor es independiente de los volúmenes de producción de la empresa, es decir, permanece constante durante extensos periodos de tiempo. Algunos de estos son el arrendamiento de los locales o el pago de las obligaciones fiscales y servicios públicos.
Costos variables
Los costos variables son aquellos cuyo valor es directamente proporcional a los volúmenes de producción de la empresa. De esta manera, estos varían dependiendo la cantidad de unidades producidas, por lo que el aumento o disminución de este número supone una fluctuación del monto total a pagar. Entre estos se pueden mencionar la materia prima o la mano de obra.
Conforme su reconocimiento
Durante la actividad productiva, existen una gran cantidad de factores involucrados y que suponen una inversión por parte de la empresa, tales como el capital humano empleado, la materia prima, la administración, entre otros, que pueden estar directa o indirectamente relacionados a la producción de los bienes. Así, los costos también se pueden clasificar en:
Costos directos
Los costos directos son aquellos costos relacionados directamente al proceso productivo de la empresa, por lo que se pueden identificar y cuantificar al final de la etapa. Estos se tienen en cuenta al momento de determinar el precio unitario o precio de venta del producto.
Costos indirectos
Los costos indirectos son el conjunto de costos que influyen, de manera indirecta, en la producción de la empresa y, en general, permiten que esta continúe su funcionamiento y actividades operativas. Estos no se pueden identificar ni cuantificar en el precio final del producto. Algunos ejemplos son el salario de los administradores o ejecutivos, servicios públicos o arrendamiento.
Según el momento de cálculo
En general, durante el ejercicio contable de una empresa, se realiza un análisis histórico de los resultados de un periodo de tiempo determinado, con el fin de evaluar y establecer una aproximación o el presupuesto necesario para los próximos periodos. Asimismo, este análisis supone la estimación de aquellos costos a los que, de una manera u otra, se debe incurrir y cuyo valor se puede conocer de antemano.
Costos históricos
Los costos históricos son aquellos costos generados por los procesos de producción o la prestación de un servicio durante un periodo de tiempo determinado (generalmente, años o meses). Las estimaciones de este tipo se basan en registros históricos de los precios pagados en el pasado, y permiten calcular los montos a pagar en el presente o en el futuro.
Costos predeterminados
Los costos predeterminados o estimados son aquellos que se estima que serán necesarios para el proceso de producción de una empresa, por lo que sus valores, en principio, solo se basan en suposiciones. Al final de la etapa productiva, se hace una comparación entre lo presupuestado y el monto real. El costo de mano de obra por unidades de tiempo trabajado es un ejemplo de este tipo de costos.
En función de la capacidad de control que se produzca en los costes
Las empresas están sujetas a una gran cantidad de factores tanto internos como externos y, en especial sus costos. En algunos casos, estas pueden tener la capacidad de controlar la variación de los gastos, debido a que pueden ser evaluados, nuevamente, y ajustados de acuerdo a las necesidades del momento. Sin embargo, esto no siempre es posible. Así, los costos se pueden clasificar en:
Costo controlable
Los costos controlables son todos aquellos costos que, después de la aprobación de los gerentes y el personal administrativo de la empresa, pueden ser reducidos u omitidos por una decisión unánime.
Costo no controlable
Los costos no controlables o incontrolables son aquellos sobre los cuales no se puede ejercer ningún control por parte de los gerentes o administradores de la empresa, debido a que sus valores están sujetos a factores y decisiones externas, tales como el costo del combustible necesario para los vehículos de transporte o el arriendo del local (cuyo monto depende de la estimación del propietario).
¿Cómo se puede aplicar la contabilidad de costos?
La contabilidad de costos se realiza durante el ejercicio contable de una empresa, lo que implica que se deban tener en cuenta diversos registros relacionados a los costos y los gastos durante un periodo específico. En general, se pueden seguir los pasos a continuación:
- Registra y enumera todos los recursos necesarios para que la producción de un producto pueda llevarse a cabo, teniendo en cuenta la cantidad a producir y los elementos que intervienen en el proceso.
- Calcula el costo de la materia prima, detallando cada uno de los materiales necesarios para la fabricación del producto, así como las cantidades empleadas de los mismos. Finalmente, determina el costo total.
- Calcula el costo de la mano de obra directa, es decir, la nómina correspondiente a los empleados que participan, directamente, en la producción de la empresa o la prestación del servicio, según sus profesiones.
- Calcula los gastos indirectos de producción, teniendo en cuenta los impuestos a pagar durante el periodo de producción, los servicios públicos empleados, el salario de los administrativos y otros costos que no están contemplados en la etapa productiva de la empresa.
- Finalmente, calcula el total de los costos de producción, teniendo en cuenta los anteriores cálculos. A partir de su resultado, podrás realizar comparaciones con periodos anteriores, establecer el precio del producto, entre otros análisis.
Por lo general, la aplicación de la contabilidad de costos supone la implementación de un sistema de costos, mediante el cual se puede obtener cierta información específica. Así, estos se clasifican en:
- Sistema de costos por órdenes de producción: consiste en la identificación de los costos de cada lote u orden de producción emitida por un cliente, lo que hace necesario tener en cuenta las especificaciones del mismo y, a partir de esto, calcular el monto total.
Una de las ventajas que ofrece este tipo de sistema de costos es la comunicación entre los clientes y la empresa, lo que permite satisfacer sus necesidades y peticiones de manera personalizada. Por esta razón, generalmente se utiliza en empresas industriales.
- Sistema de costos basado en actividades (ABC): se basa en la asignación de costos (tanto directos como indirectos) de cada una de las actividades, en las que se divide en proceso de producción, distribución y venta, al costo final de los productos o servicios.
Es utilizado, principalmente, para realizar una gestión moderna de los costos, debido a que, en ocasiones, el sistema de costos tradicional no brinda tanta adaptabilidad a los procesos productivos de las empresas actuales.
Ejemplo de contabilidad de costos
Veamos un ejemplo práctico de la manera en que se debe realizar la contabilidad de costos de una empresa. En este caso, una empresa fabricante de cuadernos, como parte de su ejercicio contable y, principalmente, con el fin de determinar el precio unitario de cada uno de los cuadernos fabricados, realiza su respectiva contabilidad de costos. Así, se tienen las siguientes cuentas:
| Materia prima | Importe |
| Papel | 20.000 |
| Cartón | 10.000 |
| Argollas | 5.000 |
| Tintas | 2.000 |
| Total | 37.000 |
Por otra parte, el costo total por mano de obra fue de 20.000 euros, mientras que los gastos indirectos de fabricación sumaron 10.000. Por lo tanto, se tiene que el costo total de producción de los cuadernos fue de:
37.000 + 20.000 + 10.000 = 67.000 euros.
Con esta información, se pueden calcular una gran cantidad de valores, tales como el precio unitario, la utilidad operacional, y se utiliza para realizar el análisis de estados financieros de la empresa.
Ventajas y desventajas de la contabilidad de costos
Ventajas
- Permite calcular y definir el precio final del producto, con base en los costos en los que se incurrieron durante su producción y el margen de utilidad que se desea obtener.
- Propicia una correcta toma de decisiones respecto a las estrategias y medidas a implementar para lograr los objetivos planteados.
- Facilita la proyección y planificación financiera de la empresa, al momento de definir presupuestos de producción y presupuestos de ventas.
- Permite determinar la rentabilidad y viabilidad de un proyecto, como lo puede ser una nueva línea de producción.
- Brinda a los contadores y gerentes información relevante respecto a la situación de la empresa, así como de los estados financieros.
- Ayuda a identificar excesos respecto a los gastos y costos, a partir de lo cual se pueden reducir.
- Se puede llevar a cabo un control más efectivo respecto a los diversos costos involucrados en el funcionamiento de la empresa, facilitando la identificación de una gran cantidad de factores que pueden afectar las áreas de producción.
- Permite analizar cada una de las áreas de la empresa de manera individual, por lo que se pueden destinar recursos de manera más precisa evitando pérdidas o excesos.
Limitaciones
- Gran parte de los resultados de la contabilidad de costos depende de la labor del contador encargado, por lo que la interpretación de los mismos puede variar y, en consecuencia, la planificación financiera solo se basa en estimaciones de los datos ofrecidos.
- En algunos casos, la contabilidad de costos no es suficiente para definir los precios de los productos, pues puede no reflejar, con precisión, la totalidad de los gastos involucrados en su producción. Esto hace necesario realizar un ajuste o un análisis adicional sobre el producto final.
- Aunque abarca la mayoría de áreas involucradas en una empresa, únicamente permite realizar una evaluación exhaustiva de los procesos productivos, aportando poca información respecto a otros elementos de igual importancia. En consecuencia, es necesario realizar otros análisis para conocer, con exactitud, la situación financiera.
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