Nómina: ¿Qué es? Y mucho más

Nómina en Excel

La elaboración de un recibo de nómina es un proceso importante para que un empleado reciba su pago a tiempo y garantizar que este sea justo; para lograrlo, debemos estar al tanto de sus devengos y deducciones.

En los párrafos siguientes, vamos a profundizar sobre su concepto, así como comprender sus elementos y tipos; además, aprenderás cómo se calcula una nómina ¡y mucho más!

¿Qué es la nómina?

Sin necesidad de haber sido empleado o empleador, cuentas con una idea general que abarca el concepto de lo que es una nómina. Pero si te preguntan qué es, seguramente las palabras no te llegarán para definirla. A partir de las próximas líneas, todo será diferente.

La nómina es un término usado en contabilidad para referirse a los pagos que el empleador realiza a sus trabajadores de planta. Los pagos se realizan, por lo general, cada 15 días o una vez al mes; sin embargo, existe la posibilidad de realizar este pago cada semana. Todo dependerá de la libertad de las voluntades dentro de la estipulación contractual.

Estos pagos comprenden todo lo que el empleado percibe como retribución a su trabajo. Los cuales pueden ser, entre otros:

  • Salario: 

Es la contraprestación principal que recibe un empleado por ejercer sus labores dentro de una empresa a la cual está vinculado por un contrato de trabajo. La ley de cada país determina un salario mínimo mensual vigente, y este se actualiza cada año. El trabajador, por una jornada completa, no recibirá menos del valor estipulado por su Gobierno.

  • Comisiones:

Se refieren a esos valores adicionales que el empleado recibe por concepto de sus ventas, o el cumplimiento de objetivos comerciales. 

  • Horas extras:

Estás son las horas que se trabajan de más; es decir, las que exceden la jornada o se realizan en los días de descanso obligatorio, tal como ocurre con trabajos realizados los días domingos y feriados.

  • Recargos:

Cuando se trabaja un día que la ley contempla como día de descanso, independiente de si este es una hora extra o no, ese tiempo se debe calcular en la nómina con un valor adicional, el cual corresponde al recargo. Por ejemplo, si el recargo por trabajar un festivo es del 75%, esas horas trabajadas se liquidan dentro del comprobante de nómina en un 175% en comparación con un día sin recargo.

  • Prestaciones sociales:

Las prestaciones sociales son dineros adicionales al salario que se incluyen en el recibo de pago de nómina. Estas prestaciones son un pago adicional que la empresa debe realizar al empleado con el fin de que el último pueda atender necesidades o cubrir riesgos originados por su actividad laboral. Comúnmente, se consideran prestaciones sociales a las cesantías y la prima de servicios.

  • Auxilios:

Son un pago adicional que el empleador hace al empleado, por imposición legal o mera liberalidad, para contribuir con su bienestar y disminuir cargas en sus gastos diarios, tales como son el auxilio de transporte y el de alimentación.

Características que deben de aparecer en una nómina

Cada persona dentro de una empresa está invitada a conocer la importancia de la nómina, la cual se comprende desde sus características. Estas son:

  1. Es un documento que demuestra y refleja los pagos recibidos por el empleado, los cuales constan de salario, prestaciones sociales, comisiones, recargos, horas extras, deducciones de nómina, entre otros conceptos.

  2. Un sistema de nómina que atiende a una periodicidad, y puede liquidarse de diferentes maneras, atendiendo las condiciones del contrato. Generalmente, se liquida cada semana, quincenal o mensual.

  3. Los varios tipos de nómina deben cumplir con un formato que se ajuste a las estipulaciones legales. De acuerdo a ellas, se incluirá dentro del documento el nombre de la empresa, el nombre de la persona que recibe el pago, el periodo con este se realiza, las deducciones, bases de cotización, el valor a recibir y el lugar donde se emite.

Elementos de la nómina

Los elementos son esos conceptos que nos ayudan a entender la estructura de la nómina y a través de sus partes se integra el proceso de cómo calcular una nómina. Conocerlos, será de utilidad. 

Empiezan por el encabezamiento donde se incluyen los datos de la empresa y los datos del empleado, y continúa con la información relevante para realizar la liquidación correspondiente, como los devengos y deducciones.

Encabezamiento de una nómina

El encabezamiento de la nómina hace alusión a la información que debe contener el formato dentro de su primer bloque, donde se incluirán los datos principales de la empresa y del trabajador. 

En ese orden de ideas, cuando intentamos entender cómo hacer una nómina, primero debemos tener en cuenta los datos a incluir en el encabezamiento:

Datos de la empresa

  • Nombre o razón social
  • Domicilio
  • Número de registro tributario

Datos del empleado

  • Nombre y apellidos
  • Número de identificación
  • Dirección

Adicional a estos datos, debemos incluir otros que ayudan a ser más determinantes y específicos en relación al empleado:

  • Categoría profesional: 

Esto es lo relacionado a su profesión y al papel que desempeña dentro de la empresa de acuerdo a su nivel académico.

  • Puesto de trabajo:

Es la labor concreta que el empleado desarrolla dentro de la empresa, y por la cual percibe su salario.

  • Tiempo que lleva laborando para la empresa: 

El tiempo dentro del recibo de nómina o formato es importante incluirlo porque este puede ser influyente para determinar pagos o bonos extras por antigüedad, u otros premios por consideración de la empresa.

Devengos de la nómina

Estos son los pagos que se realizan al empleado por derecho. Es un ingreso que incluye los pagos correspondientes a prestaciones sociales, prestaciones laborales, horas extras y recargos.

Los devengos que se incluyen dentro del recibo de nómina se pueden establecer de acuerdo a las categorías profesionales, las cuales se fijan a partir de un convenio colectivo. Esto marca una diferencia entre un empleado y otro, y se clasifican como veremos a continuación:

  • Personales: estos se determinan de manera individual y corresponden o atienden a factores personales como la antigüedad dentro de la empresa, el conocimiento especial, y todos aquellos que se consideren determinantes.

  • Puesto de trabajo: dependiendo del cargo ocupado, de su nivel de peligro, dificultad y especialidad, se autoriza un pago adicional. Aplica, por ejemplo, para personal que trabaja en alturas, en la noche, o cuentan con un cargo de responsabilidad especial.

  • Calidad /cantidad: cuando los objetivos son alcanzados, o el trabajo es adicional en horas y desempeño, se incluye un incentivo por este concepto.

  • Vencimiento periódico que supera al mes: acá se incluyen los pagos extras, o pagos adicionales como beneficios por cumplir cierto tiempo dentro de la empresa.

  • En especie: además de dinero, los devengos se pueden realizar en especie. De esa manera, el trabajador puede percibir pagos en forma de vivienda y alimentación.

Deducciones de nómina

Hace referencia a las retenciones que por ley son realizadas al trabajador y hacen parte del concepto de nómina. Luego de estas deducciones, se determina el ingreso líquido del empleado.

Un ejemplo son las retenciones de dinero, que son un porcentaje del salario, las cuales cumplen con el pago de la seguridad social. Por ley, una parte la paga el empleador y la otra la paga el empleado a través de la deducción.

La parte que paga el empleador, que comprende el sueldo y las prestaciones labores, son conceptos que se abarcan sobre lo que se denomina impuesto sobre nómina, también conocido como impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al trabajo.

Tipos de nómina

Los tipos de nómina se clasifican en atención a su forma de pago, los cuales serán por tiempo, por cargo o puesto de trabajo, y por tipo de incidencias.

Nóminas por tiempo

Uno de los elementos a tener en cuenta para entender cómo calcular una nómina, es la periodicidad. Es decir, cada cuánto se realizará el pago correspondiente por el trabajo realizado y se incluirá dentro del formato de nómina, dando claridad en si el pago se hace semanal, quincenal o mensual.

  • Nómina semanal

El salario se recibe cada semana.

  • Nómina quincenal

Cada 15 días el empleado recibe su pago.

  • Nómina mensual

Una vez al mes, se paga el salario correspondiente por el total de este tiempo. De acuerdo al caso específico, se puede pagar un 28, 29 o 31 del mes en curso.

Nómina por cargo o puesto de trabajo

La nómina por cargo o puesto de trabajo se refiere a aquellas que se pagan en diferencia del cargo que ocupa una persona. Estas son de dos tipos, los cuales veremos a continuación:

  • Nómina ejecutiva o de altos cargos

Estos salarios son manejados de manera discreta dentro de las empresas, dado que son los pagos que se realizan al personal ejecutivo, es decir, aquellos que ocupan los cargos más altos, como lo son los directores de área.

  • Nómina para trabajadores

Esta hace referencia a la nómina general, es el ejemplo de nómina con un grado de confidencialidad menos cerrado y es fácil de conocer. Son los pagos que se realizan al personal de operaciones.

Nómina por tipo de incidencias

Existen situaciones que alteran o generan un cambio que afecta al pago de la nómina. Son aquellas incidencias que por lo general se relacionan con inasistencias, pagos de incentivos, descuentos, entre otros, donde tenemos:

  • Nómina con horas extras

Por ley, el salario abarca un mínimo de horas laboradas a la semana, pero cuando estas horas se pasan, el pago se debe realizar como horas extras, con su recargo incluido.

  • Nómina con pagas prorrateadas

Son pagos que normalmente se dan una o dos veces al año, como una prima de servicios, pero sus valores se dividen en 12 meses, por ejemplo, y se pagan mes a mes en lugar de una o dos veces al año.

  • Nómina con baja por enfermedad

Cuando el empleado no puede asistir al trabajo por una enfermedad, se le pagarán estos días y en la nómina quedará el reflejo. Luego, la empresa, si es el caso, solicitará el repuesto del dinero a la Seguridad Social.

Cómo calcular una nómina 

Para realizar el cálculo de nómina debemos calcular el salario base y realizar las correspondientes deducciones.

Para su cálculo se tendrá en cuenta:

  • Horas extras
  • Contingencias comunes
  • Formación profesional
  • Anticipos
  • Pagos prorrateados
  • Deducciones para la seguridad social
  • Deducciones por préstamos
  • Y un largo etcétera 

Ejemplo de nómina

Una ilustración detallada de lo que es una nómina, nos permitirá comprender mejor lo expuesto. Veamos el siguiente ejemplo, donde se liquidará el salario base de un trabajador, con sus comisiones, pagos de horas y extras y auxilio de transporte:

Ejemplo liquidación de nómina

Las deducciones de nómina serán las siguientes, descontando un 4 % del salario para el ítem de salud y pensión. Estos valores los da la ley y no incluyen el auxilio de transporte:

Deducciones de nómina

Adicionalmente, a los ítems vistos, los trabajadores que tengan descuentos por libranzas u otro tipo de obligaciones que puedan deducirse, se les debe incluir estas deducciones en la liquidación de la nómina.

Plantilla formato de nómina en Excel

Si aparte de saber cómo hacer un recibo de nómina, quieres una herramienta para ahorrar tiempo en su elaboración, revisión y preparación, puedes realizar el recibo de nómina en Excel, usando esta plantilla que dejamos para ti.

Plantilla Nómina en Excel calcula masivamente la nómina de tus empleados

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