Metodología Lean
La metodología Lean es una práctica de gestión de proyectos aplicada en startups o emprendimientos, así como en grandes empresas, para ahorrar recursos y encontrar los factores que contribuyen a la generación de desperdicios. Con esta metodología puedes potenciar el crecimiento de tu emprendimiento o empresa y optimizar los procesos de la línea de producción de manera constante.
En este artículo te explicaremos todos los detalles para que puedas implementar eficazmente esta metodología y, en consecuencia, mejorar la productividad y obtener mejores resultados.
¿Qué es la metodología Lean startup?
La metodología Lean, a veces conocida como Enfoque Lean Startup o Lean Manufacturing, es uno de los métodos más importantes dentro de lo que se denomina metodologías ágiles. Mediante esta estrategia se identifican aquellos elementos que no tienen un valor especial en el desarrollo de un proyecto e, incluso, aquellos que afectan negativamente a la productividad del equipo.
Lean significa, en español, delgado, lo que desde otra perspectiva se podría llamar como moderado. Una de las características de Lean Manufacturing es, por lo tanto, el ahorro de recursos y esfuerzos. Esto se logra mediante el anterior proceso de depuración.
Los procesos Lean se caracterizan por utilizar, únicamente, los recursos más necesarios e importantes para la productividad de un proyecto. A partir de estos recursos, se busca potenciar su utilidad y mejorar los resultados de los procesos que impliquen su empleo.
El pensamiento Lean se puede resumir en la siguiente premisa: menos es más, siempre y cuando el mínimo cumpla con todas las características que permiten que el desarrollo del proyecto mantenga una mejora continua y un crecimiento constante tanto en el ámbito de la productividad como en el mercado.
Diferencia entre Lean y Agile (Ágil)
Aunque en un principio mencionamos que esta metodología es uno de los tipos de metodologías ágiles, existe cierta diferencia entre los dos conceptos que es importante aclarar antes de finalizar nuestra explicación: mientras la mayoría de metodologías ágiles se enfocan, principalmente, en el cliente como base para el desarrollo del proyecto, la metodología Lean se centra en la optimización de su parte productiva.
Cabe destacar que, aunque el cliente no sea el foco principal de la metodología Lean, sí es una parte importante de la misma. Dentro del contexto de este método, al cliente ideal se le define como el buyer persona. Al considerar este concepto se evalúa la rentabilidad de un proyecto en el mercado, y se identifican los clientes potenciales para invertir en los procesos que contribuyen a la manufacturación o desarrollo de productos de su interés.
La gestión lean y ágil de proyectos se realiza cíclicamente, con el fin de garantizar la mejora continua de los procesos y los resultados del proyecto. La repetición y la constancia con que se aplique esta metodología son las responsables de que los procesos estén sujetos a constantes modificaciones en pro de un mejoramiento y perfeccionamiento de los medios empleados en la línea de producción.
Objetivos metodología Lean
La base de todo objetivo que busca cumplir la implementación de la metodología Lean en la gestión de proyectos es el ahorro de recursos. En todo proceso existen, en ciertos momentos, elementos que aparentemente contribuyen a la productividad, pero que realmente no lo hacen, o resultados que en realidad no traen ningún beneficio consigo. Al depurar todos estos elementos, se ahorran recursos y se implementan de mejor manera.
Los objetivos de la metodología Lean, por lo tanto, son:
- Encontrar al buyer persona o cliente ideal.
- Reducir los desperdicios, como productos que no se venden o procesos que no dan resultados rentables.
- Identificar los procesos improductivos.
- Agilizar la producción mediante la depuración de obstáculos.
- Simplificar los procesos, de manera que se puedan invertir en ellos según su relevancia.
Los 5 principios del método Lean
La identificación, la planificación y el análisis son las constantes de los cinco principios del método Lean. Durante todo el ciclo en que se implementa esta metodología, se deben tener en cuenta esos tres aspectos, pues garantizan la rigurosidad que exige una correcta optimización de los procesos.
1. Identificar el valor
El proyecto o producto a desarrollar debe ser relevante para el público al que está dirigido. En este principio entra en juego el concepto de buyer persona pues, a partir de su identificación, se pueden establecer las maniobras comerciales y productivas, reducir los gastos y ahorrar recursos, para invertirlos en el objetivo de satisfacer a ese público objetivo identificado.
2. Mapear el flujo de trabajo
Al inicio de cada proyecto, se establecen unas rutas de actividades y procesos que se conservarán durante la ejecución del proyecto. Una vez puesto en práctica este plan, se realiza una comparación entre él y lo que se está realizando en el momento. Esto permite identificar aquellos procesos improductivos que han surgido durante la marcha y los problemas de producción.
El objetivo es identificar las desviaciones del flujo de trabajo en ejecución con respecto al planeado en un principio, y eliminarlas rápidamente a partir del análisis realizado.
3. Mantener un flujo continuo
Una vez identificados los desperdicios, se planifica nuevamente el flujo de trabajo de manera que se adopten métodos y rutas más eficientes. Es importante tener en cuenta qué ha funcionado y qué no hasta el momento.
4. Aplicar el sistema pull
El sistema pull se refiere a un método de trabajo en que la finalización de una actividad supone el inicio de otra al instante. De esta manera, se agilizan los procesos productivos y se conserva una secuencia de los resultados individuales de cada uno de los miembros o partes del equipo que conforma el proyecto.
5. Buscar la mejora continua
La mejora continua de una empresa depende de la frecuencia con que se aplique la metodología. Por esta razón, a cada término de la implementación de este método, se comienza una nueva aplicación, de manera que se conserva un ciclo de análisis recurrente.
Los 3 pasos del método Lean startup
La implementación de la metodología Lean, en proyectos Startup, se puede resumir en los siguientes pasos:
1. Desarrollo de un producto mínimo viable
Un producto mínimo viable hace referencia a un prototipo del producto a desarrollar, cuyo fin es el de ser sometido a prueba bajo las exigencias de los usuarios. Con esto se espera mejorar el desarrollo del producto final, considerando las opiniones de los clientes. Es un concepto similar a los Sprints de la metodología Scrum. Este prototipo se lanza periódicamente, con ciertas mejoras, para analizar la respuesta del público.
2. Retroalimentación y ajuste del producto
Una vez que el prototipo ha sido lanzado entre un pequeño sector del mercado para probar su funcionamiento y estudiar las opiniones del público, se atraviesa por un proceso de retroalimentación. A partir de los comentarios de los clientes, se realizan las modificaciones pertinentes del producto y se continúa su desarrollo.
3. Aprendizaje del producto desarrollado
Durante todo el desarrollo del producto, se aprende de la experiencia, de la observación e identificación de los errores, y del mercado. Este proceso de aprendizaje es un aspecto importante en la evolución de una empresa, pues garantiza la capacitación del capital humano frente a las nuevas exigencias del público.
Metodología Lean Ventajas y desventajas
Los beneficios del método Lean
- Es una metodología flexible y puede ser implementada junto a otros métodos de gestión de proyectos.
- Permite reducir los procesos improductivos para invertir en aquellos que sí contribuyen a la productividad.
- Optimiza la producción.
- Reduce gastos innecesarios y los desperdicios generados por los procesos improductivos.
- Incrementa la capacidad productiva del equipo.
- El tiempo se emplea de manera eficiente.
- Propicia la búsqueda e identificación de un público objetivo.
Las desventajas del método Lean
- Requiere de llevar a cabo un análisis constante sobre la línea de producción.
- Ciertas partes del equipo que conforman el proyecto pueden no estar de acuerdo con los cambios a implementar a partir del análisis realizado.
- Los procesos están sujetos a constantes cambios de acuerdo a lo que se considere efectivo o no en un tiempo determinado.
Pasos para aplicar la metodología Lean a un proyecto
Al comenzar un proyecto, puedes implementar la metodología Lean de la siguiente manera:
- Analizar el mercado: en este paso identificas a tu buyer persona y la manera en que puedes generar valor para que tu producto sobresalga y le interese a tu público objetivo.
- Realizar una prueba: una vez identificado tu buyer persona, debes desarrollar tu primer producto mínimo viable. Su lanzamiento debe ser realizado en un sector pequeño del mercado, pues de esta manera no generarás tantos gastos pensando en grandes públicos. El objetivo es analizar la respuesta de los clientes a partir del lanzamiento del prototipo.
- Medir los resultados: en esta etapa se analizan tanto las respuestas de los clientes como los procesos desarrollados. En este último aspecto, es recomendable utilizar KPI o Indicadores Clave de Rendimiento, pues permite documentar numéricamente el progreso del proyecto en términos de producción y ganancias.
- Aprender: todo el equipo atraviesa por un proceso de aprendizaje de donde se extrae información que indica la efectividad de los procesos, y qué se tiene que cambiar, qué nuevas técnicas se pueden implementar, cómo evitar los errores y qué quiere el cliente.
- Repetir: la metodología Lean es cíclica, por lo que se desarrolla nuevamente un prototipo a partir del proceso de aprendizaje efectuado y se lanza nuevamente para analizar la respuesta del mercado.
- Encontrar errores e implementar cambios: por último, se efectúan las modificaciones pertinentes en los métodos y estrategias implementadas, así como en la concepción del producto.
Ejemplo de la metodología Lean
Podemos ilustrar la implementación de la metodología Lean mediante un breve ejemplo que te ayudará a comprender, de manera sencilla, la utilidad de su aplicación en los procesos productivos de una empresa.
Una empresa de bebidas ha notado que, aunque la línea de producción genera la cantidad de productos preestablecidos, no obtiene los beneficios esperados de tal producción. Evidentemente, existe una falla, ya sea en la producción o en la promoción de las bebidas. Para identificar este problema se implementará la metodología Lean.
El problema radica únicamente en una de las marcas de bebidas de la empresa. Por lo tanto, se exploran todas las posibilidades debido a las cuales se producen estas pérdidas.
- Se analiza el mercado: al observar el público objetivo que se había definido en principio, se ha notado que este no es el indicado para el producto que se había desarrollado desde entonces. En cambio, se identifica un nuevo público, a cuyas exigencias la marca se puede adaptar fácilmente y generar valor de manera eficiente.
De este análisis se puede extraer que el “desperdicio” fue una mala elección del buyer persona, pues aunque se conservara la productividad de la empresa de manera estable, las ventas no se realizarían debido a que el producto no tenía un valor perceptible para ese público.
- Se realiza una prueba: se ha identificado un nuevo público. Ahora se desarrolla una bebida con unas características específicas que pueden generar valor, según el análisis realizado. Se hace un breve lanzamiento de la bebida sin demasiada promoción, con el fin de recopilar los comentarios de un pequeño sector del público.
Se obtuvieron comentarios positivos sobre la bebida, aunque también se presentaron ciertas opiniones dispares sobre algunos de los ingredientes empleados para su producción, como el nivel de azúcar y algunos conservantes.
- Se miden los resultados: la empresa analiza todas estas consideraciones, así como los procesos internos. Se realiza una evaluación de la eficacia de la línea de producción y se documenta de manera estadística.
- Se aprende de la experiencia: todos los miembros del equipo de trabajo aprenden de las exigencias del público y los errores presentados. Por ejemplo, qué ingredientes pueden ser utilizados en reemplazo de los que no gustaron y cómo disminuir los niveles de azúcar sin afectar el sabor de la bebida.
- Se implementan modificaciones y se repite el proceso: por último, se implementan las mejoras sobre la bebida así como en los procesos productivos, y se repite el proceso nuevamente, atravesando por las cuatro etapas anteriores de manera cíclica.
Herramientas para la gestión de proyectos Lean
La metodología Lean puede integrarse con otros métodos de gestión de proyectos para mejorar los resultados y lograr mayor eficacia. Algunos de estos métodos son el Ciclo Deming, o PDCA, y el método Kanban.
El Ciclo de Deming (PDCA – PHVA)
El Ciclo Deming es una serie de pasos aplicados en la gestión de proyectos para tener un mayor control sobre las actividades y llevar una mejor administración sobre los equipos y los objetivos. Este método se define en cuatro pasos:
- Planificar.
- Hacer.
- Verificar.
- Actuar.
Por su enfoque en los procesos productivos de la empresa, su integración con la metodología Lean puede lograr un gran impacto sobre la optimización del proyecto, pues mientras se obtiene un panorama general del desempeño y los requisitos de la producción en cada momento, se realiza un proceso de depuración que agiliza la ejecución de las actividades.
Método Kanban
El método Kanban es un esquema visual que representa la importancia de las tareas por realizar mediante tarjetas visuales. Por su carácter gráfico, es una herramienta fácil de implementar en la gestión de proyectos y, junto a la metodología Lean, facilita llevar un mayor control de los hitos del desarrollo empresarial.
