Matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower destaca como una poderosa herramienta para la organización de tareas, gestión del tiempo y mejora de la productividad. Su amplia popularidad se debe a su sencillez y eficacia en su aplicación.
Su nombre se debe a que el presidente Eisenhower de los Estados Unidos, fue quien presentó la idea, que dió origen a la matriz.
Así que, si te encuentras luchando con problemas de productividad, es el momento adecuado para incorporar la Matriz de Eisenhower en tu rutina.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower también conocida como matriz de “Urgente – Importante” o matriz de administración de tiempo, funciona como una herramienta de gestión de tareas según su prioridad para optimizar el tiempo de ejecución de cada una, por lo tanto, mejora ostensiblemente la productividad.
Esta matriz, básicamente se trata de un cuadro de prioridades urgente – importante, compuesto por 4 cuadrantes, en los cuales se ubican las tareas a ejecutar en orden de prioridad de cada una.
¿Para qué sirve la matriz Eisenhower o matriz de administración del tiempo?
La Matriz de Eisenhower se convierte en un recurso esencial para optimizar tanto la eficacia personal en tareas individuales como para impulsar el rendimiento de equipos de trabajo.
Visualmente, resalta la urgencia y prioridad de las tareas, lo que facilita la rápida identificación y clasificación de cada una en función de su nivel de importancia.
En resumen, la Matriz de Eisenhower se presenta como una herramienta fundamental para aumentar la productividad personal y grupal, permitiendo un enfoque más efectivo en las tareas esenciales.
¿Cómo funcionan los cuatro cuadrantes del método Eisenhower?
Los 4 cuadrantes de la Matriz de Eisenhower funcionan de la siguiente manera:
Cuadrante 1: urgente e importante (Hacer)
En este cuadrante debe registrarse las tareas o actividades que requieren atención inmediata y de manera prioritaria, debido a que tienen un impacto significativo para el proyecto en desarrollo y/o resultado del mismo.
En este caso, esta tarea es prioritaria, por lo tanto, debe realizarse de manera inmediata o lo más pronto posible.
Cuadrante 2: importante no urgente (Programar)
En este espacio se deben registrar las tareas que son importantes, su realización tiene un impacto significativo para el proyecto, pero que no son urgentes.
Por lo anterior, puedes programarlas dentro del calendario o dejarlas como tareas secundarias, para realizarlas tan pronto se hayan resuelto las prioritarias.
Es recomendable realizarlas antes de que su estado pase a “urgente”, esto permite una mayor productividad, evita el estrés y minimiza errores.
Cuadrante 3: urgente no importante (Delegar)
En este cuadrante se registran aquellas tareas que son urgentes (no se realizaron a tiempo), pero que no generan un impacto directo o importante dentro del proyecto y que pueden ser delegadas a otros para su elaboración.
Ejemplo de estas tareas podría ser el pago de servicios públicos, es importante realizarlas, pero no dedicarles demasiado tiempo, ya que pueden convertirse en distracciones que quitan el tiempo a tareas importantes.
Cuadrante 4: no urgente no importante (Eliminar)
En esta sección van las tareas que no son importantes ni urgentes.
Es decir, no aportan nada a tus resultados, ni requieren de atención inmediata. Son tareas que generalmente pueden parecer “entretenidas o divertidas”, pero que te alejan del enfoque debido.
Son tareas que pueden ser eliminadas porque no te generan ningún resultado, o pueden planearse para hacerse luego, cuidando de no dedicarles demasiado tiempo de ejecución.
Cómo diferenciar entre tareas urgentes e importantes
Aunque “urgente” e “importante” pueden parecer similares, en realidad poseen matices distintos que es crucial reconocer.
Tareas Urgentes: Actuación Inmediata Requerida
Una tarea urgente es toda aquella tarea que no se realizó a tiempo y que actualmente tiene una fecha límite cercana, por lo tanto, requiere de atención inmediata.
La característica más significativa de estas tareas, es que de no realizarse en el tiempo límite, suele implicar consecuencias negativas, como, penalizaciones, pérdida de oportunidades favorables, retrasos en otras acciones, etc.
Tareas Importantes: Inversión en Metas a Largo Plazo
Las tareas importantes, por otro lado, impactan directamente en los objetivos a mediano y largo plazo. Estas acciones desempeñan un papel significativo en el progreso y logro de metas dentro del proyecto global.
La ejecución de estas tareas implica planificación y dedicación temporal, dado su potencial efecto transformador en el proyecto.
En conclusión, discernir entre tareas urgentes y tareas importantes resulta esencial. Las urgentes requieren acción inmediata para evitar repercusiones negativas, mientras que las importantes, son fundamentales para el éxito a largo plazo, y exigen inversión planificada de tiempo y esfuerzo.
Ventajas y desventajas de la Matriz de Eisenhower
Aunque la Matriz de Eisenhower es una excelente herramienta, también tiene sus pros y sus contras, a continuación enumeramos las ventajas y desventajas.
Ventajas:
- Fácil clasificación de tareas según su prioridad.
- Permite un mayor enfoque en las tareas importantes.
- Facilita la planeación de tareas a mediano y largo plazo.
- Evita el estrés y reduce el error a causa de la urgencia.
- Ayuda a la toma de decisiones de manera informada.
- Facilita la identificación de cumplimiento de plazos.
Desventajas:
- Excesiva simplificación, de tareas generales que requieren de atención minuciosa.
- Algunas tareas puede que no encajen fácilmente dentro de las 4 categorías.
- La matriz no posee un diferencial entre tareas profesionales o proyectos personales.
- No existe una clasificación clara de urgente e importante, lo que puede variar entre una persona y otra.
- Requiere de actualización constante y que incluya los cambios o tareas realizadas.
Pasos para realizar una matriz de Eisenhower
Crear una Matriz de Eisenhower es un proceso muy sencillo, para llevarlo a cabo de manera efectiva, sigue los pasos que se describen a continuación:
1. Identificación y categorización de tareas
Empieza realizando una lista de las tareas que tienes pendiente. Sé minucioso en la tarea y utiliza cualquier herramienta que tengas a mano o que mejor se adapte a ti.
Categoriza cada tarea determinando si es urgente, importante o ambas.
Como consejo puedes hacerte preguntas como: ¿Tiene impacto en tus objetivos? ¿Tiene fecha límite? ¿Puede delegarse? … etc.
2. Colocación de las tareas en los cuadrantes apropiados
Ubica cada tarea dentro de uno de los 4 cuadrantes de la matriz: Urgente e importante, urgente pero no importante, importante pero no urgente, no urgente no importante.
3. Establecimiento de prioridades dentro de cada cuadrante
Luego de ubicar las tareas en cada cuadrante, identifica las tareas por importancia o prioridad dentro de cada uno de los cuadrantes.
Identifica la prioridad de cada acción y categorízala, de esta manera podrás ejecutar más fácilmente cada tarea.
4. Planificación de acciones basadas en las prioridades
Planifica tus acciones según las prioridades que hayas identificado, empezando por los cuadrantes más urgentes hasta los menos urgentes.
Puedes apoyarte de herramientas digitales como calendarios y planificadores online, usa alarmas, recordatorios y traqueadores de tiempo.
Ejemplo de matriz de Eisenhower
- Listado de tareas
Realizar el listado de las tareas pendientes.
- Escribir 4 artículos para el mes.
Art #1: publicación 04 agosto
Art #2: publicación 11 agosto
Art #3: publicación 18 agosto
Art #4: publicación 25 agosto
- Realizar la programación de publicaciones Instagram del mes septiembre.
- Pagar recibo de energía, vencimiento pasado mañana.
- Comprar insumos para la cafetería.
- Ubicar tareas en cuadrantes apropiados
Ubicar cada tarea en el cuadrante respectivo según la identificación de prioridades
- Establecer prioridades en cada cuadrante
Después de asignar las tareas a los cuadrantes, determina la prioridad dentro de cada uno. Identifica cuáles merecen atención prioritaria y categorízalas en función de su importancia.
Por ejemplo, en el cuadrante de “Importante No Urgente”, los 3 artículos importantes para realizar en el mes, se han categorizaron por orden de importancia.
Así sucesivamente en cada cuadrante se realiza el mismo proceso. A partir de esta información es importante empezar a ejecutar las tareas según el orden de prioridad y urgencia.
- Ejecución Basada en Prioridades
Comienza ejecutando las tareas del Cuadrante 1, ya que son tanto urgentes como importantes para evitar problemas. Luego, avanza hacia el Cuadrante 2, atendiendo a los artículos en función de sus prioridades. Posteriormente, atiende el Cuadrante 3 y finalmente, si el tiempo lo permite, aborda tareas del Cuadrante 4.
Recuerda revisar y ajustar tu matriz a medida que nuevas tareas surjan y las prioridades vayan cambiando.
Plantilla Matriz de Eisenhower en Excel
¿Te gustaría empezar a usar la Matriz de Eisenhower en tus propias tareas? en Excel Para Todos hemos desarrollado una plantilla que puedes usar fácilmente.
Accede a esta plantilla haciendo clic aquí en el botón de descarga.
