Comprobante de egreso
Todo movimiento, transacción u operación comercial debe ser registrada en documentos contables fiables, que evidencien sus motivos y las partes involucradas en la misma, así como los importes relacionados. De esto se puede inferir que, por lo tanto, todo egreso o salida de dinero se debe registrar en un documento específico, en este caso, un comprobante de egreso.
En este artículo, te explicaremos de qué se trata este importante documento contable, qué requisitos debe de cumplir y cómo realizar uno. Finalmente, encontrarás una eficaz herramienta para implementar este registro en tus actividades comerciales, de manera sencilla y rápida.
¿Qué es un comprobante de Egreso?
Un comprobante de egreso, o comprobante de pago, es un documento contable que registra y evidencia el pago de las obligaciones de una empresa, ya sean estas cuentas por pagar, facturas por la compra de activos, o cualquier otro motivo por el que se genere un egreso en efectivo.
¿Para qué sirve el comprobante de egreso?
Los comprobantes de egreso son verdaderamente útiles por diferentes motivos y, principalmente, por el control de los gastos que permiten llevar a cabo al momento de realizar el ejercicio contable de la empresa. De esta manera, los contadores pueden observar los diferentes movimientos de dinero efectuados durante el ciclo contable y cuantificar cuánto se ha gastado y qué activos se han adquirido.
Además de evidenciar dichos movimientos y generar un panorama contable de la empresa, tiene una validez legal, pues respalda un hecho que, posteriormente, se debe registrar como actividad de la empresa. Así, al momento de emitir un comprobante de egreso, se está cumpliendo, asimismo, con una obligación legal.
Requisitos para que un comprobante de egreso tenga validez
La validez de un comprobante depende de ciertos requisitos, es decir, algunos datos de importancia para evidenciar el hecho que supone la transacción u operación comercial entre dos empresas. Ten en cuenta, por lo tanto, incluir lo siguiente:
- Datos del beneficiario (es decir, la persona natural o jurídica que recibe el pago), los cuales se refieren a:
- Razón social de la empresa o nombre de la persona.
- NIT (Número de Identificación Tributaria).
- Dirección.
- Teléfono.
- Ciudad.
- Fecha en que se efectúa el egreso.
- Importe del egreso (en números y en letras).
- Fecha en que se emite el comprobante de egreso.
- Banco a través del cual se hace la transacción, incluyendo el tipo y número de cuenta del destinatario.
- Método de pago (efectivo, cheque, transferencia bancaria).
- Código de la cuenta según el Plan Único de Cuentas de cada país.
- Centro de costos o departamento de la empresa que genera el gasto.
- Número de factura.
- Deber y haber: los comprobantes de pago siguen el sistema de partida doble de la contabilidad moderna. Así, las cuentas se estructuran en dos columnas: el debe para todas las entradas de dinero; y el haber, para las salidas. Al final, los débitos (valores del debe) deben estar igualados a los créditos (valores del haber).
- Firmas del emisor, supervisor y el beneficiario.
¿Cómo llenar un comprobante de egreso?
Diligenciar un comprobante de egreso es una tarea bastante sencilla, sin embargo, se debe ser cuidadoso al momento de hacerlo, pues obviar alguno de los datos puede invalidar el documento. Por esta razón, te explicamos, paso a paso, cómo rellenar uno:
- Registra la razón social o nombre del beneficiario. Es decir, en caso de que se trate de una empresa, se debe especificar el nombre con el que se encuentra registrada legalmente, el cual incluye su nombre comercial y el tipo de sociedad. Si se trata de una persona, basta con su nombres y apellidos.
- Especificar el número de identificación tributaria del beneficiario. Si es una empresa, es un código específico que se genera al momento de registrar la misma. Si es una persona, simplemente es su número de identificación.
- Diligenciar algunos datos básicos del beneficiario y del comprobante, como la fecha, el número consecutivo del documento, teléfono, dirección y entidad bancaria.
- Determina el método de pago con el que se lleva a cabo la transferencia, es decir, si se hace en efectivo, cheque, transferencia bancaria o cualquier otro medio.
- Respecto a los datos de las cuentas, se debe especificar el código de cuenta según el Plan Único de Cuentas, así como el departamento relacionado a la compra del activo y el número o concepto de la factura.
- Finalmente, registra el importe por cada cuenta facturada, recordando que cada entrada (en este caso, un bien) supone una salida de dinero, que deben quedar asentadas en el debe y el haber y, posteriormente, igualadas.
Ejemplo de comprobante de egreso
Veamos un breve ejemplo de un comprobante de egreso emitido por una empresa ficticia denominada Papelería Diderot, por la compra de ciertos insumos para la producción de sus bienes. En este caso, se realiza la cancelación de dos facturas, así como el pago por concepto de impuestos, cuyos importes se evidencian en el debe y el haber del documento:
Como puedes observar, el encabezado del documento incluye los datos del acreedor y, posteriormente, algunos datos básicos del beneficiario y del comprobante de egreso como tal. Además, se puede evidenciar que, al final de sumar los débitos y los créditos, los valores son iguales, fundamental para que el ejercicio contable se realice correctamente.
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