Sistema de Facturación en Excel con Base de datos

Para utilizar la plantilla de facturación en Excel debes seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Hoja facturación:

Para utilizar la plantilla de facturación en Excel, empieza por ubicarte en la hoja “Facturación” y  diligencia los siguientes datos para el encabezado fijo de tus facturas:

• Registra Nombre fiscal.
• Logo.
• Dirección.
• Email.
• Teléfono
• Página web.

Revisa y garantiza que tu encabezado cumpla con los requisitos legales contables de tu país.

Paso 2. Proceso de creación de facturas:

Partimos desde la hoja “FACTURACIÓN” que será el sitio donde se realizarán las facturas. 

Para iniciar una nueva factura, debes hacer clic en el ícono “nueva” y de manera automática refresca el formato, mueve el consecutivo + 1 y permite el inicio de una nueva factura. 

1. DETALLE DEL CLIENTE: para ingresar los datos del cliente a facturar, primero debes crearlo. Ubícate en la hoja 👉CLIENTES e ingresa los datos de cada uno de tus clientes; Id de cliente (NIF, NIT etc.), nombre del cliente y datos generales.

Este proceso es obligatorio para todos y cada uno de tus clientes, pues se requiere que la plantilla emita un número de identificación para cada cliente.

Cuando hayas creado tu cliente, debes “llamarlo” a la factura. Para esto, te ubicas frente a la casilla *CLIENTE ID, y seleccionas el ícono 📁 de folder (carpeta) que aparece en color azul. 

Esta acción te mostrará una lista desplegable con todos los clientes que tengas creados, selecciona el cliente al que vas a realizar la facturación y ¡listo! En el detalle del cliente aparecerá toda la información con la que hayas creado el cliente.

2. MONEDA: Escoge la moneda en la cual vas a realizar la facturación, haciendo clic en la lista de opciones a desplegar.

3. VENDEDOR: Escoge el vendedor que corresponde en la lista desplegable. 

Para crear esta lista debes dirigirte a la hoja 👉VENDEDORES, en la cual debes registrar el nombre de los vendedores de tu empresa y adjudicar un ID a cada uno. 

Esto será primordial para realizar un seguimiento de ventas por cada vendedor.

4. DETALLE DE FACTURACIÓN o Cuerpo de la factura: Encontrarás claramente identificados los campos necesarios para realizar la facturación de un producto: Código, descripción, cantidad, precio, subtotal, impuesto y total.

 5. PRODUCTOS: Para ingresar el detalle del producto, dentro del cuerpo de la factura es necesario que crees los productos que ofreces en la hoja 👉PRODUCTOS. 

En esta hoja ingresa todos los productos de tu empresa y adjudica un código o ID único para cada uno de ellos. Este código puede ser inventado a tu gusto o  utilizar el código de barras (EAN).

Nota importante: la plantilla de facturación te ofrece la posibilidad de indicar 2 clases de tarifas de precio para un producto; por ejemplo si vendes a mayoristas o minoristas.

6. INGRESAR PRODUCTO: Luego de haber creado tu lista de productos, para realizar la facturación de los mismos solo debes:

• • Ubicarte en la fila CODIGO: Puedes escribir el código del producto o hacer doble clic sobre la celda vacía y esta te despliega la lista de productos. 
  • Puedes buscar el producto en la lista o empezar a escribir su nombre para filtrar la lista. 
  • Selecciona el producto a facturar. 

Tan pronto hayas seleccionado el producto a facturar, la plantilla rellenará de manera automática; Código, descripción y precio del producto. 

7. PRECIO DEL PRODUCTO: Como ya se había mencionado, la plantilla tiene la opción de elegir el precio del producto según 2 tarifas; tarifa general y tarifa especial. 

Esto lo puedes realizar identificando en la esquina superior derecha, en la casilla LISTA DE PRECIOS, la clase de tarifa que manejas para ese cliente en especial. 

Los dos tipos de tarifas se identifican como precios especiales para clientes preferentes. De lo contrario, indicar solo el precio en tarifa general.

8. CANTIDAD: Ingresa la cantidad a facturar y la plantilla basada en la lista de precios, rellenará automáticamente, el PRECIO, SUBTOTAL, IMPUESTO Y TOTAL.

9. IVA: El iva del producto se registra en la parte inferior derecha de la factura, antes del total de la factura, de esta manera se calcula tanto en el resumen de la factura, como de manera individual para cada producto. 

10. ELIMINAR FILA: Si en algún momento debes eliminar un producto de la factura antes de emitirla, solamente te ubicas sobre la fila a eliminar y vas al botón ELIMINAR FILA que se encuentra frente al menú del detalle de la factura.

11. TERMINAR FACTURA: Finalmente, para terminar la factura, tras haber ingresado todos los productos, vas al menú derecho y ubicas el ícono SAVE (guardar).

Saldrá un cuadro de advertencia, recordándote que la factura se guardará en la base de datos. Da clic en ACEPTAR. 

Aparecerá otra ventana emergente preguntando si deseas IMPRIMIR o guardar en PDF.

Cada factura emitida quedará almacenada en PDF en el mismo sitio donde se guardó la plantilla.

Paso 3. Guardar las facturas en PDF y en la base de datos:

Luego de tener realizado todo el proceso de facturación, para guardar la factura en PDF y en la base de datos solo tienes que dar clic en el botón 👉”SAVE”.

 Automáticamente guardará el detalle de la factura en la base de datos y preguntará si desea guardarla en PDF para posteriormente imprimirla.

Paso 4. Eliminar productos de la factura:

Seleccione el código del producto que desea eliminar y haz clic en el botón eliminar fila.

Paso 5. Modificación y eliminación de facturas:

Si requieres modificar una factura, después de su emisión, solo debes dirigirte al menú de íconos a la derecha al ícono 👉MODIFICAR. 

Con esta acción se desplegará una lista de las facturas ya emitidas. Aquí tienes la opción de modificar o eliminar. Elige la que deseas modificar o eliminar y le das clic en aceptar. 

Con la acción anterior, se habilitará de nuevo la factura en modo creación y podrás eliminar, y modificar detalles de la facturación. 

Para hacer efectivo los cambios necesarios, debes volver a guardar la factura en la base de datos  con el botón 👉SAVE.

Paso 6. DASHBOARD de ventas:

Con la información de las facturas generadas, tendrás a tu disposición un dashboard con el resumen detallado de tus ventas. Esta información será imprescindible para realizar el análisis de datos.

El dashboard ofrece visualizaciones de detalle de ventas por periodos, vendedores, clientes, productos. Dashboard totalmente interactivo y dinámico.

Dentro del dashboard tienes acceso directo a todas las opciones de la plantilla.

Cuando desees reiniciar la plantilla, para arrancar de cero, debes dar clic en el botón reiniciar programa.