Reporte de Incidencias
Gestiona y resuelve los incidentes en tu empresa con nuestra Plantilla de Reporte de Incidencias en Excel. Esta herramienta te permite llevar un control preciso y organizado de los problemas que surgen, facilitando su seguimiento y solución. ¡Descárgala ahora y mantén un entorno laboral seguro y eficiente!
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Formato de Reporte de Incidencias Laborales
Nuestro Formato de Reporte de Incidencias en Excel es una herramienta esencial para gestionar y solucionar de manera eficiente los problemas que puedan surgir en los procesos operativos de una empresa. Esta plantilla te permite documentar y realizar un seguimiento detallado de cada incidente, desde accidentes laborales hasta inasistencias o conflictos, proporcionando un registro claro que facilita la intervención rápida y efectiva del área de Recursos Humanos.
Con un formato estructurado y fácil de usar, esta plantilla permite clasificar las incidencias según su prioridad e impacto, asignar responsables y registrar las fechas de apertura y resolución. Además, incluye opciones de filtrado y gráficos estadísticos que te ayudan a analizar los datos de manera visual, permitiendo una comprensión rápida del estado de cada incidente y del progreso en su resolución. La plantilla es totalmente personalizable, lo que te permite adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa, asegurando que todas las incidencias sean tratadas de manera adecuada y en tiempo oportuno.
¿Qué es un reporte de incidencias y para qué sirve?
Un reporte de incidencias es un documento en el que se registran los accidentes, incidentes y diversos problemas que pueden afectar el desarrollo normal de las actividades de la empresa y la seguridad de las personas involucradas en las mismas.
Por lo tanto, en un reporte de incidencias se pueden registrar tanto accidentes generados por el manejo de las máquinas, inasistencias por parte de personal, conflictos laborales, entre otros.
Estos documentos pueden ser redactados por el área específica donde se presenta el problema, con el fin de buscar soluciones óptimas al mismo y tener un registro, o historial, que permita llevar a cabo un seguimiento de los incidentes a tratar en todo momento, así como de los responsables a resolverlos.
De esta manera, el área de Recursos Humanos dispone de un panorama general de los problemas internos de la empresa y, así, conocer en todo momento el estado de los mismos, posibilitando la mejora continua de la empresa respecto a sus estándares laborales y de seguridad.
Tipos de incidencias
Las incidencias o problemas que se pueden presentar durante el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en una empresa se pueden clasificar en dos tipos, según la previsión que se tenga, o no, de los mismos. Así, estos son:
Imprevistas
Las incidencias imprevistas son aquellas que la empresa no puede prever, debido a que son espontáneas y ocurren por una serie de sucesos que, por lo general, no se pueden identificar fácilmente hasta que se produce el accidente o un poco antes del mismo. Además, son las más riesgosas pues, al no tener un control sobre ellas, pueden generar un mayor impacto sobre la seguridad de las personas.
Previstas
Las incidencias previstas son aquellas que la empresa supone pueden ocurrir y que, de alguna u otra manera, deben tratarse en algún momento. Por lo tanto, de manera previa, ya se tienen las rutas de acción a seguir en el momento de la incidencia. En general, hacen referencia a las ausencias por vacaciones o días libres de los que disponen los trabajadores.
Cómo realizar un reporte de incidencias
Al momento de realizar un reporte de incidencias, se deben llevar a cabo una serie de pasos específicos, sumamente importantes para hacer una correcta revisión y proposición de soluciones de los problemas a resolver. A continuación, te explicamos de qué se tratan cada uno de estos pasos:
1. Tener un formato preestablecido de reporte de incidencias
La documentación y el registro de cada una de las incidencias y problemas a resolver es indispensable para poder llevar a cabo un seguimiento de los mismos. Sin embargo, es necesario que se tenga un formato preestablecido para facilitar el proceso y, además, mantener organizada la información en los archivos de la empresa.
Estos formatos pueden variar de una a otra empresa, no obstante, siempre deben incluir:
- Problema y descripción del mismo.
- Fecha de notificación.
- Nombre del supervisor o quien notifica el problema.
2. Llevar un control de asistencia
El control de la asistencia del personal de la empresa es fundamental para relacionar los accidentes reportados y la presencia de cada uno de los trabajadores en el entorno donde se presentan los incidentes.
3. Identificar el tipo de incidente
Ahora, se debe definir el tipo de incidente a tratar, es decir, determinar si este estaba previsto o no. De esta manera, se pueden establecer las rutas de acción adecuadas para resolver el problema teniendo en cuenta su prioridad, ya que, por lo general, debido a la índole de los incidentes imprevistos, estos requieren de una mayor atención por suponer un mayor riesgo para la seguridad de las personas.
4. Proponer estrategias y medidas de prevención o solución
El fin del reporte de incidencias es la proposición de soluciones y estrategias para resolver dichos problemas. Por lo tanto, al finalizar el registro de los incidentes, el equipo de supervisores y coordinadores debe reunirse con el fin de plantear nuevos sistemas de seguridad que prevengan a las personas de los riesgos potenciales y eviten futuros accidentes.
Existen diversas guías de salud ocupacional, así como otros estándares de seguridad que las empresas pueden revisar al momento de plantear las soluciones pertinentes a los problemas que presenten.
5. Enviar el reporte con las áreas interesadas
Finalmente, se debe enviar el reporte al área de Recursos Humanos, en caso de que su redacción haya sido realizada desde un área diferente. Los directores de RR.HH., posteriormente, deben realizar un revisión de los problemas, así como de las soluciones propuestas, con el fin de disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias.
Características del Formato de Incidencias
Estructura Completa y Organizada: La plantilla está diseñada para incluir todos los elementos necesarios para el reporte de incidencias, como la descripción del problema, fecha de notificación, nombre del supervisor, prioridad del incidente, estado actual, y responsables asignados.
Registro de Incidencias: Cada incidencia se registra con un número de identificación único, lo que facilita su seguimiento y documentación, asegurando que ninguna incidencia pase desapercibida.
Clasificación de Prioridad: La plantilla permite clasificar las incidencias según su prioridad (baja, media, alta) utilizando un sistema de color para facilitar la identificación rápida de los problemas más urgentes.
Opciones de Filtrado: Incluye herramientas de filtrado que te permiten ordenar y visualizar la información según diferentes criterios, como la prioridad del incidente, el estado de resolución o la fecha de reporte, facilitando el análisis de los datos.
Tablero de Seguimiento: La plantilla cuenta con un tablero de seguimiento que te permite monitorizar el progreso de cada incidencia, mostrando el número total de incidentes, su estado actual (abierto, en proceso, cerrado), y el impacto de cada uno a través de gráficos visuales.
Gráficos Estadísticos: La plantilla incluye gráficos estadísticos, como gráficos de barras y gráficos circulares, que representan visualmente el nivel de impacto y la cantidad de incidencias, ayudando a comprender rápidamente la situación general y a tomar decisiones informadas.
Personalizable: Puedes adaptar la plantilla a las necesidades específicas de tu empresa, añadiendo o modificando campos según lo requiera el tipo de incidencias que deseas registrar y gestionar.
Cómo usar el Formato de Reporte de Incidencias
Sigue estos pasos para registrar y gestionar las incidencias en tu empresa de manera efectiva.
- Accede a la Plantilla: Una vez descargada, abre la plantilla en Excel y dirígete a la hoja principal donde encontrarás el Tablero de Seguimiento y el Tablero de Registros.
- Tablero de Seguimiento:
- Cantidad Total de Incidencias: En este apartado, la plantilla contabiliza automáticamente el total de incidencias registradas, mostrando el estado de cada una (cerrada, bloqueada, sin empezar, en proceso) mediante un gráfico de barras.
- Nivel de Impacto de Incidencias: Aquí, se presenta un gráfico circular que muestra el impacto de las incidencias en función de su gravedad, permitiendo visualizar rápidamente las áreas que requieren mayor atención.
- Creado por: Registra los nombres de las personas encargadas de reportar las incidencias. Al agregar una incidencia, puedes seleccionar rápidamente al supervisor responsable desde un menú desplegable.
- Responsables y Total Cerrados: En esta sección, puedes registrar a las personas encargadas de resolver los problemas y llevar un control del total de incidencias que han sido cerradas exitosamente.
- Tablero de Registros:
- Número de Registro (No.): Cada incidencia se registra automáticamente con un número único, facilitando su seguimiento y archivo.
- Incidencia / Problema: Describe brevemente el problema o la incidencia que se está reportando.
- Prioridad / Impacto: Selecciona la prioridad del problema (baja, media, alta) utilizando el menú desplegable. La celda cambiará de color según la prioridad seleccionada.
- Fecha de Apertura: Registra la fecha en la que se reportó la incidencia en formato DD/MM/AA.
- Creado por: Selecciona el nombre de la persona que reportó la incidencia desde el menú desplegable.
- Asignado a: Indica quién es responsable de resolver el problema seleccionando su nombre desde el menú.
- Fecha de Resolución: Una vez resuelto el problema, registra la fecha de resolución en formato DD/MM/AA.
- Estado: Utiliza el menú desplegable para seleccionar el estado actual de la incidencia (sin empezar, en proceso, bloqueado, cerrado).
- Cierre del Caso (C): Si el problema ha sido resuelto y cerrado, marca esta celda con el símbolo de revisado.
- Filtrado de Información: Utiliza las herramientas de filtrado en la parte superior de la tabla de registros para mostrar las incidencias según su prioridad, estado, fecha, o cualquier otro criterio relevante.
- Revisión y Análisis: Revisa regularmente el Tablero de Seguimiento para monitorizar el progreso de las incidencias y analizar los gráficos estadísticos que te ayudarán a tomar decisiones informadas sobre las acciones a seguir.
¡Así de fácil es utilizar el Formato de Reporte de Incidencias en Excel para llevar un control preciso y organizado de los incidentes en tu empresa!
Beneficios de usar el Formato de Reporte de Incidencias Laborales
Descubre cómo esta plantilla puede ayudarte a gestionar y resolver incidencias de manera eficiente en tu empresa.
- Control y Seguimiento Preciso: La plantilla permite llevar un control detallado de cada incidencia, desde su registro hasta su resolución, asegurando que todas las incidencias sean gestionadas de manera oportuna y efectiva.
- Análisis Visual de Datos: Con gráficos estadísticos integrados, puedes visualizar rápidamente el impacto y estado de las incidencias, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la priorización de acciones correctivas.
- Organización Eficiente: La plantilla organiza la información de manera clara y estructurada, permitiendo a los responsables de recursos humanos y otros departamentos acceder rápidamente a los datos necesarios para gestionar las incidencias.
- Facilidad de Uso y Personalización: Diseñada para ser fácil de usar, la plantilla no requiere conocimientos avanzados de Excel. Además, es completamente personalizable, lo que te permite adaptarla a las necesidades específicas de tu empresa.
- Optimización del Tiempo: Al automatizar el registro y seguimiento de incidencias, la plantilla te ahorra tiempo y esfuerzo, permitiéndote concentrarte en la implementación de soluciones y mejoras continuas en lugar de en tareas administrativas.
- Mejora Continua de la Seguridad: Con un registro detallado y un análisis constante de las incidencias, puedes identificar patrones y áreas de mejora, lo que te ayuda a implementar medidas preventivas que mejoran la seguridad y el bienestar en el entorno laboral.
- Gratuita y Accesible: Esta herramienta está disponible para su descarga gratuita, lo que la convierte en una solución económica y accesible para cualquier empresa que desee mejorar su gestión de incidencias.
