Formato de Requisición de Compra en Excel

Controla y organiza las solicitudes de compra en tu empresa con nuestra Plantilla de Requisición de Compra en Excel. Facilita el proceso de solicitud entre departamentos y asegura un seguimiento claro y eficiente. ¡Descárgala gratis y optimiza tu gestión de compras hoy mismo!

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Nuestro Formato de Requisición de Compra en Excel es una herramienta esencial para gestionar de manera eficiente las solicitudes de compra internas dentro de tu organización. Este formato, diseñado para uso interno, te permite centralizar y organizar todas las solicitudes de materiales, insumos o equipos, asegurando que cada petición esté documentada y controlada de forma clara y profesional.

Cada requisición de compra incluye elementos claves como el número de requisición, la fecha de la solicitud, la identificación del solicitante, el departamento correspondiente y una descripción detallada de los artículos requeridos. Además, la plantilla permite especificar la procedencia de los productos (nacionales, importados o internos) y adjuntar información sobre proveedores sugeridos, lo que facilita al departamento de compras procesar las solicitudes de manera más efectiva.

Una vez completada, la plantilla se puede exportar a PDF para su impresión o archivo, lo que facilita el seguimiento y la documentación de cada solicitud.

Esta plantilla es ideal para cualquier empresa o negocio que busque mejorar la organización y control de sus procesos de compra interna, asegurando que todas las solicitudes sean gestionadas de manera ordenada y eficiente.

¿Qué es una requisición de compra?

Es una solicitud de compra que se realiza internamente dentro de una empresa u organización, por ejemplo; comprar un computador para el departamento de marketing por deterioro o daño.

El departamento de marketing no debe realizar la compra directamente, debido a que no debe tener la autonomía para realizarlo.

Con el objetivo de controlar y monitorear las compras, el departamento de marketing realiza su formato de requisición de compra del computador y se lo remite al departamento de compras.

Ojo, no debes confundir requisición de compra y orden de compra, debido a que la primera es de uso estrictamente al interior de las organizaciones, para solicitar una compra. La segunda constituye un pedido en firme a un proveedor específico.

Estructura de la requisición de compra

Toda requisición de compra debe contar con unos elementos claves:

Número de requisición: debe ser un número o código consecutivo, al cual se le pueda realizar un seguimiento, a su vez que una priorización de compra.
Fecha: Determina la fecha real en la que se realizó la solicitud, con este dato y dependiendo de la urgencia de la compra, se podrá determinar la prioridad de compra.
Identificación de persona quien solicita: Debe definir claramente quien realiza la solicitud; nombre completo y cargo.
Departamento: al que pertenece el solicitante y hacia dónde va dirigida la compra.
Artículos: Debe indicar la descripción y cantidad de los artículos.

Adicionalmente en la requisición de compra se pueden incluir las observaciones que se desee, ya que entre más específica sea la compra, mejor para el comprador.

Por ejemplo, si se realiza la requisición para comprar un computador para un editor de video, tendrá características diferentes a las de un computador para un contable; programas, capacidad de memoria, complementos… etc.

Características del Formato Hoja de Requisición de Compra

Centralización de solicitudes: Organiza y centraliza todas las solicitudes de compra internas en un solo documento, facilitando el control y seguimiento.

Elementos claves: Incluye campos para número de requisición, fecha de solicitud, identificación del solicitante, departamento, y descripción detallada de los artículos requeridos.

Procedencia de productos: Permite especificar si los productos son nacionales, importados o de traslado interno, lo que ayuda a gestionar mejor la logística de las compras.

Información de proveedores: Incluye un espacio para adjuntar información sobre proveedores sugeridos, facilitando el proceso de compra.

Exportación a PDF: Una vez completada, la plantilla se puede exportar a PDF para su impresión o archivo, asegurando que todas las solicitudes estén documentadas.

Diseño profesional: Presenta un formato claro y profesional, adecuado para cualquier tipo de empresa o sector.

Cómo usar el Formato de Requisición de Compra

Utilizar la Plantilla de Requisición de Compra en Excel es sencillo y te ayudará a gestionar las solicitudes de compra de manera eficiente. Sigue estos pasos:

Navega hasta la hoja “Requisición de compra”: Abre la plantilla y dirígete a la hoja específica donde podrás comenzar a diligenciar la información necesaria.

Almacén de entrega: Especifica el almacén o lugar donde se deben entregar los elementos solicitados.

Procedencia de los productos: Indica si los productos solicitados son nacionales, importados o si se trata de un traslado entre dependencias. Selecciona la opción correspondiente en el menú desplegable.

Identificación del solicitante: En el bloque correspondiente, ingresa el nombre, correo electrónico y extensión telefónica interna del solicitante.

Fecha de la requisición y fecha preferente de entrega: Registra la fecha en la que se realiza la requisición y la fecha preferente en la que se requiere la entrega de los productos.

Información detallada del pedido:
- Especifica el departamento de compra y el tipo de material. Detalla si los materiales solicitados están asociados a un pedido de cliente u orden de producción.
- En el bloque “EN CASO DE SER NECESARIO…”, proporciona detalles adicionales sobre el tipo de producto y las características esperadas.

Cuerpo de la requisición: En la tabla principal, ingresa las cantidades, ID, descripción y costos estimados de los productos solicitados para obtener una valoración orientativa de la requisición.

Proveedores sugeridos: En el pie de la plantilla, puedes sugerir un proveedor para cumplir con los materiales requeridos.

Autorización: Finalmente, la plantilla requiere la firma del solicitante y la de su jefe inmediato para autorizar la requisición de materiales.

Exportación a PDF: Una vez completada, puedes exportar la plantilla a PDF para facilitar su archivo, impresión o envío.

Este proceso te permitirá gestionar las solicitudes de compra de manera organizada, asegurando que todas las requisiciones sean documentadas y procesadas de forma efectiva.

Beneficios del Formato Hoja de Requisición de Compra

Al utilizar la Plantilla de Requisición de Compra en Excel, obtendrás los siguientes beneficios:

Control centralizado: Organiza todas las solicitudes de compra internas con un formato que facilita el seguimiento y la gestión de cada requisición.

Documentación clara: Asegura que cada solicitud esté documentada con detalles precisos, desde la procedencia de los productos hasta los proveedores sugeridos.

Facilita la toma de decisiones: Con la información detallada de cada solicitud, el departamento de compras puede tomar decisiones más informadas y eficientes.

Eficiencia en la gestión: La plantilla ayuda a mantener un flujo de trabajo ordenado, evitando confusiones y mejorando la comunicación entre departamentos.

Exportación y archivo sencillo: Guarda las requisiciones en formato PDF para su impresión o archivo, asegurando que toda la información esté disponible cuando se necesite.