Archivo CSV
La organización y presentación de los datos que conforman un bloque de información se pueden realizar mediante diferentes formatos de archivos, entre los cuales se encuentran los archivos CSV. En estos últimos, los datos se disponen de manera tabular, lo que facilita los procesos ofimáticos y el control de la información.
En este artículo exploraremos el concepto de los archivos CSV y todas las consideraciones para que puedas utilizar este tipo de formato en cualquier ámbito en el que te desempeñes.
¿Qué es un archivo CSV?
Un archivo CSV (Comma Separated Values o Valores Delimitados por Comas) es un formato de archivo que representa una cantidad de datos mediante una tabla dividida por comas o, en algunos casos, según el país o región, puntos y comas.
Los archivos de texto diseñados a partir del formato CSV organizan su información mediante filas y columnas. Cada columna corresponde a un encabezado que define la categoría en que se enmarca un tipo de dato en específico. Estas columnas están delimitadas por las comas. Las filas, por otra parte, son cada una de las líneas de la tabla y corresponden a los datos que conforman el bloque de información a tratar.
El formato CSV puede ser visualizado en casi cualquier aplicación, por lo que una de sus características principales es su carácter de multiplataforma. Esto quiere decir que los archivos CSV se pueden tratar, modificar y almacenar en diferentes plataformas y programas informáticos.
¿Para qué sirve un archivo CSV?
La utilidad de los archivos CSV se traslada al tratamiento de información en los procesos en los que se hace necesario llevar un registro de datos en cada momento. Además, su esquema permite clasificar la información fácilmente, dando lugar a un mayor control de los datos.
Una de las principales ventajas que brinda el uso de este tipo de archivos es que facilita el intercambio de datos en distintos programas. Los procesos se agilizan gracias a que los datos se pueden analizar independientemente del software que se esté utilizando.
Los grandes bloques de información pueden ser condensados en estos archivos sin ocupar un espacio considerable de almacenamiento, lo que en procesos administrativos llevados a cabo en softwares supone una optimización de los programas para abordar una gran cantidad de datos sin recurrir excesivamente a la RAM del ordenador.
¿Cómo crear un archivo CSV?
El proceso de creación de un archivo CSV se puede llevar a cabo en cualquier editor de texto, por ejemplo, el Bloc de notas. Estos son los pasos a seguir:
- Definir los encabezados: se refiere a la definición de las categorías en que se dividirá la información a tratar. Cada categoría reúne unas características que se deben tener en cuenta al momento de clasificar los datos.
- Definir el contenido: ahora, se lleva a cabo la recopilación de datos y su posterior clasificación de acuerdo a las categorías definidas.
- Separar cada encabezado mediante comas o puntos y comas: los encabezados se disponen en la parte superior de la tabla y se ordenan de manera horizontal. Cada uno de ellos se separa mediante comas o puntos y comas. El contenido también se separa mediante los mismos símbolos de acuerdo a la categoría a la que pertenezcan.
- Guardar el archivo: por último, se guarda el archivo y al hacerlo, se escribe la extensión .csv al lado derecho del nombre del documento.
Crear archivo CSV en Excel
Este proceso también se puede realizar en Microsoft Excel de la siguiente manera:
- Una vez tengamos nuestra tabla de datos diseñada, entramos en el apartado Archivo ubicado en la parte superior izquierda de la interfaz del programa.
- En las opciones de la izquierda, escogemos la opción Exportar.
- Clickeamos sobre la sección Cambiar el tipo de archivo.
- Por último, seleccionamos la opción CSV y guardamos el archivo.
Archivo CSV ejemplo
Para mayor claridad con respecto a la creación de un archivo CSV, te explicamos un breve ejemplo aplicado en un posible contexto real. Una entidad de salud requiere de organizar un registro de los usuarios afiliados con sus respectivos datos. Se definen cinco categorías:
- Nombre del usuario.
- Edad.
- Número de documento.
- Empresa a la que pertenece.
- Enfermedad o condición especial.
Por lo tanto, el archivo creado es el siguiente:
¿Cómo importar un archivo CSV a Excel?
Para importar un archivo CSV a Excel, solo hay que seguir los siguientes pasos:
- Dirigirse al apartado Datos ubicado en la parte superior de la interfaz de Excel y seleccionar Nueva Consulta.
- Ir a la opción Desde un archivo y seleccionar Desde un archivo CSV.
- Seleccionamos nuestro archivo CSV. Luego, se mostrará una ventana donde podremos modificar ciertos aspectos de la tabla. Para terminar solo apretamos en Cerrar y cargar.
¿Cómo abrir un archivo CSV en Excel?
Al crear un archivo CSV en el Bloc de notas, lo podemos abrir al instante si nuestro equipo cuenta con Microsoft Excel instalado, pues el documento se configurará para poder ser tratado en ese programa.
Otra manera de hacerlo es desde la interfaz de Excel.
- Nos dirigimos al apartado Datos y clickeamos sobre la opción Obtener datos externos ubicada en la parte izquierda de la interfaz.
- Seleccionamos la opción Desde un archivo de texto.
- Por último, se mostrará la ventana de Documentos y seleccionamos el archivo.
¿Cómo modificar un archivo CSV en Excel?
También podemos modificar nuestro archivo CSV en Excel, por ejemplo, cambiando los separadores utilizados en primera instancia por otros o el formato de los datos (Texto, Fecha). Este proceso se puede realizar mediante la herramienta Texto en columnas. Hay que tener en cuenta que la organización de los datos se debe conservar en todo momento.
En algunos casos, será necesario definir si hemos utilizado comas o puntos y comas para separar las columnas con el fin de que, al abrir el archivo, se visualice correctamente. Solo debemos hacer lo siguiente:
- Ir a Datos, seleccionar una de las columnas de la tabla y dirigirse a Texto en columnas.
- Una vez hecho lo anterior, se nos mostrará una ventana donde debemos elegir el tipo de archivo que utilizamos. Seleccionamos la opción Delimitados y apretamos en Siguiente.
- Ahora, podemos elegir si hemos utilizado comas o puntos y comas.
- Por último, apretamos en Finalizar.
Conclusiones y recomendaciones
Los archivos CSV son una herramienta eficaz tanto para la transmisión de información como para la recopilación de la misma en grandes cantidades. Su importancia en las labores administrativas es destacable, pues permite optimizar los procesos y tener en cuenta sus datos de manera simultánea en distintas partes.
Cabe destacar que el concepto de los archivos CSV está íntimamente ligado con las hojas de cálculo de Excel, pues ambos representan la información mediante celdas. Los dos formatos pueden convertirse en el otro, de acuerdo a tus necesidades u objetivos. Te recomendamos los siguientes artículos donde profundizamos en este aspecto.
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