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¿Te gustaría llevar un control de actividades de ejecución en la obra? El formato de Bitácora de Obra, es un documento que contiene la información de las actividades relevantes de un proyecto de construcción.
¿Cómo usarlo? Es tu decisión. Puede ser redactado en un formato o proceso que ya hayas establecido previamente o puedes recolectar la información de manera sencilla y legible para ser almacenado.
Una de las mayores ventajas de implementar el uso de bitácoras de Obra, es la facilidad con que se puede cuantificar los avances de un proyecto por ende, el destino del dinero.
¿Qué es una bitácora de obra?
Una Bitácora de obra es un registro detallado que se realiza en un documento, de las actividades, decisiones y eventos más relevantes correspondientes al avance de construcción de una obra.
En dicho documento, pueden registrarse los avances diarios que realiza cada contratista, qué materiales fueron utilizados, la cantidad, los retrasos, las condiciones climáticas, incidencias y cualquier clase de evento o situación que esté directamente conectada al desarrollo de la obra.
Este documento adicionalmente permite llevar un control de los costos, avances, plazos de entrega y ser un documento de evidencia de trabajo realizado.
¿Para qué sirve una bitácora de obra?
Llevar una Bitácora de obra, es más que llenar un formato, este pueder servir para:
- Mantener un control y seguimiento del avance de la obra.
- Evidenciar la eficiencia del trabajo de los contratistas.
- Vigilar el gasto y la utilización de los materiales.
- Demostrar la inversión del tiempo.
- Registrar contratiempos o situaciones ajenas.
- Identificación y solución de problemas.
- Cumplimiento de proveedores.
Estructura de una bitácora de obra
Una Bitácora de Obra, generalmente contiene los siguientes módulos de información:
Nombre de Empresa: Permite registrar el nombre de la Empresa responsable del Proyecto, o también llamado contratista.
Nº Folio: Es la resolución de aprobación del Expediente técnico y/o firma del Convenio para la ejecución de la obra.
Datos de la Obra: Generalmente son los datos más importantes del Proyecto: Nombre de la Obra, Dirección, Nº de contrato, Nº de Obra, las fechas de programación de inicio y final de la Obra.
Datos del Contratista: Hace referencia a la información completa del responsable de la ejecución de la Obra. Nombre o Razón Social, Nº de documento, domicilio y los teléfonos de contacto.
Actividades a Desarrollar: En este apartado es donde se inicia el verdadero control que permite la bitácora. Esta sesión sirve para ampliar el orden de actividades cronológicas del desarrollo del Proyecto. Similar a los objetivos específicos del Proyecto, y su posterior cumplimiento.
Anotaciones: Esta es la parte medular de una bitácora de obra, ya que allí encontraremos la información relevante a cada una de las actividades llevadas a cabo durante la jornada de trabajo y las observaciones si los responsables cumplen o no, con sus obligaciones.
Además de la descripción, es posible detallar mediante un croquis (dibujo a mano alzada) o una ilustración que permita ilustrar las áreas que se describen.
Responsables de la Obra: En esta parte específica la firma, nombre y documentos del contratista y el cliente que solicita la Obra.
Características del formato bitácora de obra
En el formato Bitácora de Obra de Excel Para Todos, podrás encontrar las siguientes características:
- 1. Muestra la información completa de acuerdo a los requerimientos de una Bitácora de Obra.
- 2. El orden de registro de la información está diseñado de manera profesional y entendible para cualquier persona.
- 3. Solicita de manera específica la información relevante referente a los procesos o actividades y responsables.
- 4. Cuenta con un espacio de 8 celdas para registrar actividades y check list para marcar la conformidad de su realización.
- 5. Suficiente espacio para anotaciones adicionales.
- 6. Permite guardarse como soporte de control de calidad, registro histórico y condiciones de las actividades del Proyecto.
Cómo utilizar el formato de bitácora de obra en Excel
Navega por los menús del principio de esta plantilla, dando clic sobre 👉FORMATO BITÁCORA DE OBRA:
- Digita el nombre de la Empresa y el Nº de Folio o folios de las aprobaciones de la Obra.
- En la sección “Datos de la Obra”: Digita Nombre de la Obra, Dirección, Nº de Contrato, Nº de obra y las diferentes fechas de programación y finalización en cada campo.
- En la sección “Datos del contratista” digita el Nombre o Razón social del contratista, su número de documento, Domicilio y teléfonos de contacto.
- En la sección “Actividades a Desarrollar”: Debes escribir de manera general y en orden cronológico las actividades principales del proyecto.
El formato está previamente formulado para identificar la ejecución de las actividades. En la parte inicial (Izquierda) de cada actividad puedes seleccionar el “✔” si la actividad ya fue realizada o seleccionar la “✖” para las actividades pendientes por realizar.
- En la sección “Anotaciones” debes digitar en orden cronológico el tipo de Nota, Fecha y observaciones o croquis del proyecto.
También se tiene la opción de anexar imágenes o planos en la herramienta de imagen.
Debes seleccionar el “Icono de Imagen”, luego las opciones de “Desde un Archivo” o “Imágenes de Archivo”, ir a la ubicación de la imagen o plano y dar click en Aceptar.
- En las sesiones siguientes escriba el nombre, Documento y la firma de acuerdo a cada responsable “Contratista” y “Cliente o Compañía” que solicita la Obra. De esta manera el documento se convertirá en evidencia y control de desarrollo de la obra.
NOTA IMPORTANTE
- Las Celdas sombreadas con rosado son campos Obligatorios.
- La contraseña para desproteger la hoja “BITACORA DE OBRA” es 1234
(Dar click derecho sobre la hoja, seleccionar Desproteger hoja y digitar la contraseña)
Ejemplo de bitácora de obra “Construcción”
Vamos a suponer que somos un contratista y que tenemos la labor de vaciar el concreto en la losa de piso de un proyecto, por lo tanto, en la bitácora de obra vamos a registrar lo siguiente:
- Trabajamos para la empresa DP Construcciones SAS, por lo tanto, lo registramos en el nombre de la empresa y el N° Folio.
- La obra se realiza en el Edificio El Limoncito, cuyos datos registramos en la dirección, N° contrato y N° obra.
- Tenemos 1 día de retraso de actividades, por lo tanto, las fechas de programación de inicio y finalización no concuerdan con las fechas reales de inicio y finalización.
- En la sección Datos del contratista se registraron los datos de “nosotros” como contratistas.
En la imagen anterior, podemos observar los datos registrados en el formato.
5. El siguiente paso es registrar las actividades del día. Para este ejemplo tenemos una única tarea y es vaciar el concreto en el piso 7
6. En las anotaciones se registraron las actividades más relevantes.
- Demora en llegada del concreto.
- vaciado de concreto.
- Atasco en la bomba lanzadora.
- Pago de horas extras para terminar actividad.
De esta manera, en nuestra bitácora de obra hemos registrado todas las actividades del día.
Beneficios y ventajas de usar el formato de bitácora de obra
- Utiliza un formato amigable y fácil de usar.
- Permite diligenciar, registrar y controlar las actividades y avances de una Obra de manera sencilla.
- Permite registrar los inconvenientes que ocurren
- Controla la eficiencia de los equipos de trabajo, proveedores, equipos, entre otros.
- Documento exportable a PDF
- Formato configurado para impresión inmediata.
Tecnología aplicada al formato bitácora de obra
Hemos desarrollado esta plantilla con la siguiente tecnología:
- Formatos de celda
- Formatos condicionales
- Listas desplegables
- Seguridad de Rangos de Campos
- controles de formulario
- Macros VBA.
Plantilla aplicable para Excel en sistemas operativos Windows y Mac.
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Equipo Excel Para Todos.
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